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E-Akte: So digitalisieren Sie Ihre Verwaltung richtig

Marketing — Tue, 18 Jan 2022 12:57:11 +0000

Den Strom der ein- und ausgehenden Informationen korrekt zu kanalisieren und möglichst schnell strukturiert zur Verfügung zu stellen: Das ist eines der Geheimnisse unternehmerischen Erfolges und das Prinzip des Verwaltungshandeln in jeder Behörde. Mit Hilfe der E-Akte wird dafür gesorgt, dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Dokumente stets zur Hand haben, die sie im Tagesgeschäft benötigen.

Jederzeit informiert, permanent auskunftsfähig

Elektronische Akten bringen also Struktur in die tagtägliche Flut der Informationen: Analog und digital, in Form von E-Mails, Briefen, Verträgen, Rechnungen, Lieferscheinen, Bestellbestätigungen, Reklamationen, Rückfragen und vieler anderer Belege. E-Akten schaffen Transparenz, bringen alle Beteiligten auf einen einheitlichen Wissensstand und sind im Gegensatz zu schweren Aktenordnern äußerst mobil und dezentral zugreifbar. Und das in unterschiedlichster Ausprägung, zum Beispiel als digitale Kundenakte, als digitale Personalakte oder als elektronische Vertragsakte.

Doch was genau ist eine E-Akte?

Elektronische Akten fassen alle sachlich zusammengehörigen Vorgänge und Dokumente in einem „digitalen Ordner“ zusammen, der durch ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bereitgestellt wird. Diese E-Akten enthalten dann alle relevanten E-Mails, sonstige elektronisch erstellte Unterlagen sowie gescannte Papierdokumente (Dateien). Sie stellen also die vollständige Information über einen bestimmten Sachverhalt bereit.

Die E-Akte kann, abhängig vom Bedarf, als eigenständige Lösung implementiert werden oder aber um Workflows zur elektronischen Vorgangsbearbeitung ergänzt werden. Das sind zum Beispiel Rechnungseingang oder Urlaubsantrag. Mögliche Ergänzungen bieten auch Collaboration-Tools, etwa zur Unterstützung von Projekt- und Gremienarbeit, und IT-Systeme wie ERP, HR oder CRM.

Auf diese Weise ersetzt die E-Akte – auch in Behörden – die Aktenführung auf Papierbasis. Die elektronische Akte gliedert sich typischerweise in die eigentliche Akte, den zugehörigen Vorgang bzw. Prozess und die entsprechenden Dokumente. Akte, Vorgang und Dokument werden durch ihre Metadaten beschrieben und haben typische Eigenschaften.

Die E-Akte gibt so beim Dokumenten-Management den formalen und inhaltlichen Rahmen der enthaltenen Vorgänge und Dokumente vor, die davon nicht abweichen dürfen. E-Akten werden mit Metadaten beschrieben (zum Beispiel Aktenzeichen, Aktentitel, Erstellungs-/Änderungstermin, Laufzeit/Aufbewahrungsfrist usw.) und sind chronologisch oder fachlich geordnet.

Der Vorgang als Teileinheit einer E-Akte ist die kleinste Sammlung zusammengehöriger Dokumente zur Bearbeitung eines Geschäftsprozesses. Er bildet den formalen, inhaltlichen Rahmen der enthaltenen Dokumente und wird ebenfalls durch Metadaten beschrieben (zum Beispiel Vorgangszeichen/-titel, Laufzeit usw.).

Dokumente werden im Vorgang bearbeitet und sind papiergebundene oder elektronisch erstellte Objekte wie Fax, E-Mail, Datenbank-Auszüge und andere Dateien (zum Beispiel Scans, PDF- oder Office-Dateien, Bilder) einschließlich aller ergänzenden Angaben, die zum Verständnis notwendig sind. Zu diesen Angaben gehören vor allem die Metadaten, z. B. Dokumentennummer, Absender, Betreff, Aktenzeichen oder Laufzeit.

Versionierung inklusive

Jedes Dokument ist bei allen Änderungen, Vermerken und Ergänzungen grundsätzlich einem Vorgang zugeordnet; die Versionierung und die Zugriffskontrolle wird automatisch sichergestellt. Alle Metadaten müssen sich in dem durch die Objekthierarchie vorgegebenen Rahmen bewegen. Enthält die Akte zum Beispiel eine Aufbewahrungsfrist, so kann die Aufbewahrungsfrist im Vorgang oder Dokument derjenigen der Akte nicht widersprechen.

Auch Papierdokumente können Bestandteil einer E-Akte sein. Man spricht dann von einer Hybridakte, bei der aus rechtlichen oder praktischen Gründen bestimmte papierbasierte Originale parallel in einer sogenannten „Papierrest-Akte“ geführt werden. Das ist dann eine simple, zum Beispiel chronologisch sortierte, Sammlung von Unterlagen, die entweder nicht gescannt werden können, zum Beispiel gebundene Eingänge, oder aufgrund von Formvorschriften im Original in Papierform aufbewahrt werden müssen.

Aus pragmatischen Gründen können scanbare Papierdokumente digitalisiert und als elektronische Kopien der E-Akte zugeordnet werden. Um Aktenvollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Beziehung zwischen Papierrest-Akte und vollständiger E-Akte zu gewährleisten, werden beiderseitig Verweise angelegt.

Elektronische Akten gibt es im Standardformat oder auch als Individuallösung, die im Rahmen eines Projektes auf Basis von DocuWare konzipiert und wahlweise On-Premises oder in der Cloud bereitgestellt wird. E-Akten ermöglichen es, Daten und Dokumente nach vordefinierten, flexiblen Ordnungskriterien und Aktenstrukturen zu organisieren und an spezifische Arbeitsabläufe, z. B. im Rahmen des Vertragsmanagements, anzupassen.

Branchen- und abteilungsspezifische Aktenstrukturen – Beispiele für die E-Akte

Die gute Nachricht: Es gibt längst branchen- und abteilungsspezifische Aktenstrukturen. Sie müssen also bei der digitalen Dokumentenverwaltung nicht bei null anfangen, sondern können auf das Know-how erfahrener Anwender zurückgreifen.

Ein typisches Beispiel ist die digitale Personalakte

Sie bildet heutzutage die Grundlage eines modernen Personalmanagements und ist wesentlicher Bestandteil zeitgemäßer HR-Prozesse. Die Gründe sind vielfältig: Sie ist revisionssicher, ermöglicht einen ortsunabhängigen Zugriff auch auf Dienstreise oder im Homeoffice und spart Zeit bei der Ablage und Suche. Auch die Versionierung der Dokumente kann automatisch erfolgen.

Digitale Vertragsakten

Digitale Vertragsakten sind inzwischen aus dem P2P-Prozess nicht mehr wegzudenken. Sie helfen unter anderem, Termine, Sonderkonditionen und Lieferbedingungen immer im Blick zu haben.

Die E-Akte Bund

Dieses dritte Beispiel ist ein Kernelement des 2013 verabschiedeten E-Government-Gesetzes (EGovG) zur Förderung der elektronischen Verwaltungsarbeit in den Bundesbehörden, von denen damals 70 Prozent noch keine elektronische Aktenführung betrieben.

Im § 6 EGovG heißt es deshalb: „Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen. […] Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden.“ Das erklärte Ziel: Ende 2025 sollen für gleiche Funktionen jeweils nur noch maximal zwei Basisdienste bzw. zwei Querschnittsdienste laufen. Die E-Akte Bund sollte den fachlichen Anforderungen der Ressorts sowie den organisatorischen Anforderungen genügen, die im „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ (OeV) beschrieben sind.

Dabei sind E-Akten weit mehr als nur die digitale Kopie einer Papierakte. Sie sind intelligent und stellen dem Anwender genau die Informationen zur Verfügung, die er für seine Aufgabe benötigt. Dank ergänzender Workflow- und Reporting-Features sorgen E-Akten ganz nebenbei für mehr Effizienz und Transparenz.

Die Personalakte als „intelligente Akte“

Das wird am Beispiel Personalakte deutlich: Adressänderungen, Arbeitsverträge oder Krankenversicherungsnachweise sind typische Vorgänge und Dokumente, die zu den E-Akten der Personalabteilungen gehören. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der HR-Abteilung müssen die Informationen in den Dokumenten und Formularen überprüfen und verschiedene Transaktionen nutzen, um die entsprechenden Stammdaten im ERP- und/oder HR-System einzusehen oder zu ändern.

Die Arbeit mit Papierdokumenten ist für die Personalabteilung mühsam, da zusätzliche Zeit benötigt wird, um die Dokumente in Ordnern und Regalen zu finden, die eingehenden Unterlagen zu sortieren und abzulegen und die gedruckten Daten mit den elektronischen Daten im ERP- bzw. HR-System abzugleichen oder sie dort einzutippen. Dieser Prozess wird noch komplizierter, wenn Mitarbeiterakten von einem Standort zum anderen geschickt werden müssen. Ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess, der gern auch als „Papiertourismus“ bezeichnet wird, weil „das Papier auf die Reise“ geht. Die E-Akte ist also weit mehr als nur ein „Informationsträger“. Der Zugriff auf die Dokumente in der E-Akte erfolgt bequem über die Anwendungsoberfläche oder einen Browser.

Wenn die Verwaltung digitalisiert werden soll, kommt es nicht nur auf eine detaillierte Planung und sorgfältige Implementierung an, die bestehende IT-Systeme und Prozesse berücksichtigt. Vor allem geht es aber darum, die Belegschaft ins Boot zu holen und durch ihre aktive Beteiligung an der Umsetzung Akzeptanz zu schaffen. Denn auch die beste E-Akte bringt keinen Vorteil, wenn sie nicht genutzt wird. Hier gilt es, unbegründete Vorbehalte – Stichwort „Jobkiller Digitalisierung“ – und Scheu vor der Technik durch Schulungen und praxisnahe Übungen aus dem Weg zu räumen. Das gelingt am besten, wenn die Vorteile für die tagtägliche Arbeit praxisnah kommuniziert werden.

Vorgehensmodell E-Akte Bund

Das Vorgehensmodell „E-Akte Bund“ ist ein gutes Beispiel für einen organisatorischen Handlungsleitfaden, aus dem nicht nur Großkonzerne, sondern auch Mittelständler die für ihr Umfeld relevanten Maßnahmen ableiten können. Darin ist die Einführung der E‐Akte in fünf überschaubare Projektphasen gegliedert:

Anbahnung
Initialisierung
Voraussetzungen
Durchführung
Abschluss

Phase 1, Anbahnung:

In dieser Phase legt das Management Ziele und Strategien fest, stellt personelle und finanzielle Ressourcen bereit und gibt das Projekt in Auftrag.

Phase 2, Initialisierung:

Zu Beginn arbeitet sich das Projektteam thematisch ein und setzt darauf aufbauend das Projektmanagement auf. Das Projektteam legt den Grundstein für Querschnittsaufgaben, die während des gesamten Projektverlaufs fortlaufend geprüft werden. Mit zunehmender Erfahrung können diese Aufgaben, z. B. Projektplanung und -controlling, Wissens- und Veränderungsmanagement sowie Risikomanagement, angepasst werden.

Phase 3, Voraussetzungen schaffen:

Anschließend geht es um die Erarbeitung eines Konzepts und den Aufbau spezifischen Wissens. Dafür sammelt das Projektteam Unterlagen und tauscht sich mit internen und externen Experten aus. Um den Wissenstransfer zu gewährleisten und Spezialprobleme zu behandeln und immer sonst, wenn verschiedene Fachleute zusammenarbeiten, kann die Methode des „Runden Tisches“ gewählt werden.

Phase 4, Durchführung:

Hier gilt es, das erforderliche Wissen für den User-Support aufzubauen, der entscheidende Beiträge zur Zufriedenheit der Userschar leistet. Erfahrungen werden geteilt und dokumentiert, um zu vermeiden, dass bei jeder neuen Rollout-Stufe die immer gleichen Fehler wiederholt werden. Treten Fehler und Probleme auf, werden Lösungswege und Prozesse definiert, um die Zusammenarbeit des Projektteams mit First-, Second- und Third‐Level‐Support effizient zu gestalten.

Phase 5, Abschluss:

Ist die E-Akte erfolgreich implementiert, geht es darum, das im Projektteam gesammelte Wissen allgemein nutzbar zu machen. Das erfolgt idealerweise sukzessive durch die Dokumentation im Projektverlauf. Das Projektteam prüft die gesammelten „Lessons Learned“ im Rückblick daraufhin, ob sie für zukünftige Projekte nützlich und verständlich dokumentiert sind. Außerdem wird ein Expertenregister angelegt, das dann auch gepflegt wird. Denn in der Praxis können sich diese Daten schnell ändern. Dauerhafte Aufgaben werden an die Fachbereiche und die IT-Abteilung übergeben.

Die E-Akte kann die digitale Transformation der Verwaltungsarbeit nicht allein stemmen

Ähnliche Überlegungen für eine Strategie zur Einführung der E-Akte finden sich im Kochbuch für E‐Government, das für die Digitalisierung der Verwaltungsarbeit auf kommunaler Ebene fünf Strategien empfiehlt:

Priorisierung nach Bedarfen und Bedürfnissen der Kunden
Priorisierung nach verwaltungsbezogenem Nutzen
Systematische Veränderung der Arbeitsweise gesamter Organisationseinheiten
Rechtlichen Vorgaben folgen
„Quick Wins“ nutzen

Diese Strategien stellen Typisierungen dar und können miteinander kombiniert werden. Im „Kochbuch“ befinden sich nähere Erläuterungen.

Mit einer reinen E‐Akte, d. h. einer elektronischen Ablage bzw. Dokumentenverwaltungssoftware, können die strategischen Ziele einer digitalen Transformation der Verwaltungsarbeit voraussichtlich nicht erfüllt werden. Somit ist die E‐Akte immer im Kontext zu den anderen Komponenten zu sehen. Dazu gehören neben den klassischen IT-Systemen rund um ERP, CRM und HR auch Collaboration-Software und virtuelle Arbeitsräume für die Teamarbeit sowie Workflow- bzw. RPA-Tools zu Dokumentenlenkung.

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Mit einem Aktenplan zur strukturierten Ablage

admin — Sun, 07 Jun 2020 20:54:24 +0000

Unter einem „Aktenplan“ versteht man die systematische Ordnung des gesamten Schriftgutes einer Behörde, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation – also der Akten. Geht es um die Digitalisierung in Behörden, lässt sich ein solcher Aktenplan ohne weiteres vollständig durch eine moderne Dokumentenmanagement-Software (DMS) oder ein Enterprise Content Management System (ECM) abbilden. Spezielle Systeme für das sogenannte Records Management, wie sie in den USA entwickelt worden sind, werden daher zur digitalen Schriftgutverwaltung oder Aktenführung heute nicht mehr benötigt.

Die Bedeutung eines Aktenplans steigt mit der Zahl der Personen, die arbeitsteilig einen Vorgang bearbeiten (z. B. in Projekten). Der Aktenplan wird aber auch immer dann wichtig, wenn Dokumente nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters noch gefunden und genutzt werden müssen.

Darum lohnt sich ein Aktenplan

Ein Aktenplan ist außerdem vor allem dann sinnvoll, wenn es viele unterschiedliche Arten von Dokumenten gibt, wenn die Dokumente nach mehreren Kriterien abgelegt werden können oder wenn häufig nach Dokumenten gesucht wird. Letzteres kommt meistens dann vor, wenn diese oft falsch abgelegt werden oder sich nicht rein alphabetisch oder numerisch zuordnen lassen. Allein die schiere Menge an Dokumenten, die täglich entsteht, kann Anlass dafür sein, über einen Aktenplan nachzudenken.

Wenn ein digitales DMS oder ein ECM eingeführt wird, kann der Aufbau eines Aktenplanes ein erster Schritt zur Strukturierung des digitalen Archivs sein. Ist die Ablage erst einmal strukturiert, lassen sich intelligent indexierte Dokumente aber auch über frei definierbare Ordnerstrukturen abbilden und schnell wiederfinden. Auch deshalb scheiden sich bei dem Thema Aktenplan in der Praxis die Geister.

Der Aktenplan in der Praxis

Heute übernimmt das DMS die Aufgaben, für die vor der Büroreform in den 1920er- und 1930er-Jahren die sogenannte Registratur zuständig war – als die mit der Schriftgutverwaltung eigens beauftragte Stelle. Kommt in der Verwaltung bereits ein Aktenplan zum Einsatz, wie es bei Behörden die Regel ist, sollte dieser in das digitale Dokumenten-Management übernommen werden.

Wird aber ein Aktenplan in der Praxis nicht „gelebt“, muss dessen Übernahme in das DMS nicht zwingend erfolgen, denn mit einem DMS können sogar Aufbewahrungs-/Aussonderungsfristen schon direkt bei Anlage einer digitalen Akte automatisch mitgegeben werden. Sie müssen also nicht über den Aktenplan geregelt werden, beispielsweise zur Abdeckung von HGB- oder GOBD-Anforderungen. Also lohnt es sich, sich bei der Produktauswahl für ein DMS zu entscheiden, das sowohl Aktenpläne abbilden kann als auch eine geordnete Ablage ohne Aktenplan unterstützt. So kann auf die unterschiedlichen Bedürfnisse einzelner Abteilungen besser reagiert werden.

Das DMS als ganzheitliche Lösung

Integrierte DMS-Lösungen zeichnen sich durch einen ganzheitlichen Ansatz aus; Records Management ist dabei nur einer von vielen Bausteinen, mit denen das DMS den Prozess der Dokumentenverarbeitung durchgängig unterstützt – vom Eingang der Dokumente über Änderungen und Weitergabe bis hin zur Löschung.

Vorteilhaft ist dabei die gemeinsame Benutzung der Dokumente in unterschiedlichsten Anwendungen (z.B. Workflow, Desktop-Bearbeitung, Records Management, Search, Publishing, Archivierung etc.) und die breite Unterstützung von Server-Plattformen und Speichersystemen sowie ERP- und CRM-Programmen.

Aus Anwendersicht ist hier darauf zu achten, dass das DMS die Anforderungen an ein Records Management auch tatsächlich und vollumfänglich erfüllt, denn oft wird lediglich die ohnehin vorhandene Funktionalität der elektronischen Archivierung als Records Management tituliert.

DMS und Records Management

Spezialisiert auf dieses Thema sind Records Management-Systeme, die ihre Wurzeln meistens im anglo-amerikanischen Markt haben. Sie verfügen logischerweise über sämtliche Kernfunktionen: Aktenplan, Life-Cycle-Regeln, Berechtigungsschemata und Metadatenverwaltung.

Das ist bei der Aktenführung per DMS anders, falls das DMS auch Records Management „kann“ und die wichtigen Merkmale der Aktenführung unterstützt. Neben Aufbewahrungsfristen, Vernichtungsregeln sowie langfristig stabilen und neutralen Berechtigungen zählen dazu vor allem einheitliche Metadaten für alle Objekte. Um die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen zu erfüllen, sind darüber hinaus folgende Eigenschaften und Funktionen wichtig:

Aktenpläne: Ein aufgabenbezogenes, mehrstufiges Ordnungssystem mit hierarchischer Gliederung erlaubt das Bilden und Kennzeichnen von Akten und das Zuordnen von Schriftstücken.
Visualisierung der Ordnungsstrukturen: Anwender können über eine grafische Oberfläche gezielt zu Dokumenten oder anderen Objekten navigieren.
Kontrollierte Ordnungs- und Begriffsbildung: Änderungen werden entweder ausgeschlossen oder aber kontrolliert und bleiben nachvollziehbar.
Audit-Trails: Information über alle Aktivitäten, die einen Einfluss auf die Records haben, werden so gespeichert, dass eine Rekonstruktion dieser Aktivitäten möglich ist.
Medien- und Formatunabhängigkeit in Bezug auf die verwalteten Objekte.
Ordnungsmäßigkeit: Regional und branchenspezifische gesetzliche bzw. regulatorische Anforderungen werden erfüllt.

kkkkkkkkkkkk

Der Aktenplan schafft Ordnung

Der Aktenplan wird durch das Hinzufügen von Ebenen aufgebaut, die aus Kategorien und Ordnern bestehen. Dabei gelten die folgenden Regeln:

Die oberste Ebene des Aktenplans kann nur Datensatzkategorien enthalten.
Eine Kategorie kann andere Kategorien und Ordner enthalten.
Ein Ordner kann nur Datensätze enthalten.

Nur wenige Benutzer erhalten überhaupt die Möglichkeit, Ordner und Kategorien hinzuzufügen. Dies wird streng kontrolliert, um sicherzustellen, dass die Ablage konform zum Aktenplan bleibt. Manche Benutzer dürfen nur Ordner, aber keine Kategorien erstellen, andere können lediglich Datensätze hinzufügen. Diese Fähigkeiten, die einer Benutzerrolle zugewiesen werden, sind nicht dasselbe wie Berechtigungen.

Fähigkeiten definieren generell, was man im DMS tun darf, während Berechtigungen spezifisch für Abschnitte des Aktenplans sind und auf Kategorie- und Ordnerebene angewendet werden. Sie entscheiden darüber, welche Benutzer einen Abschnitt des Aktenplans sehen können – und ob sie in diesem Abschnitt nur lesen oder auch ablegen dürfen.

Aufbau eines neuen Aktenplans

Vor dem Aufbau eines neuen Aktenplans steht immer die Bestandsaufnahme: Welche Dokumente fallen überhaupt an – Lieferscheine, Verträge, Bestellungen? Dann werden alle Sachbegriffe erfasst, zu denen Dokumente abgelegt werden, z.B. Kunden, Produkte oder Regionen. Anschließend werden sinnvolle Hauptgruppen gebildet, zum Beispiel Kontinente oder Branchen. Hier kann es Synonyme geben; deshalb muss sich das Team beim Aufbau des Aktenplans bei den Gruppen sowie Unter- bzw. Sachgruppen immer auf eine Begrifflichkeit einigen, beispielsweise entweder auf „Holland“ oder „Niederlande“. Dann wird der Aktenplan um zusätzliche Arbeitshilfen ergänzt, zum Beispiel um Ablageregeln, Stichwortregister oder Hinweise zu Aufbewahrungsfristen.

Fazit

Ablage und Archiv effektiv nutzbar machen heißt also: Standards entwickeln und durchsetzen – mit einem Aktenplan. Darin wird festgehalten, wo welches Dokument abgelegt wird. Und das unabhängig davon, ob das auf Papier oder in einem digitalen Speichersystem erfolgt. Die Struktur dieses Aktenplans ergibt sich aus den Sachgebieten (= Haupt- oder Obergruppen), entsprechenden Untergruppen und Stichworten. Außerdem wird eindeutig festgelegt, wie die Dokumente benannt werden und nach welchem Ordnungssystem abgelegt wird – zum Beispiel alphabetisch, numerisch, zeitlich oder geografisch.

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Skonto dank elektronischer Rechnungsverarbeitung

admin — Mon, 04 May 2020 20:54:24 +0000

Wer in seinem Unternehmen auf eine analoge Rechnungsverarbeitung setzt, halst sich damit viele Probleme auf. Neben hohen Kosten für Druck, Lagerung und Archivierung ist es vor allem der langwierige und intransparente Verarbeitungsprozess, der Zeit und Geld kostet. Hinzu kommt der finanzielle Verlust durch ungenutzten Skonto. Das muss nicht sein, denn dank elektronischer Rechnungsverarbeitung können Sie durch Skonto bares Geld sparen. Wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Darum sind Papierrechnungen alles andere als praktisch

Alles hat seine Zeit. Das gilt auch für papierbasierte Rechnungsdokumente. Was viele Jahrhunderte lang die beste Methode war, um Informationen und Daten sicher zu speichern und aufzubewahren, hat durch elektronische Technologien einen würdigen Nachfolger bekommen. Die Vorteile letzterer sind dabei so immens, dass jedes Unternehmen über kurz oder lang Abschied vom Papier nehmen sollte – vor allem, wenn es weiterhin erfolgreich am Markt bestehen möchte. Das liegt insbesondere an den Möglichkeiten, den Skonto auszuschöpfen. Doch dazu später mehr.

Um die Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung genau eruieren zu können, geht es an erster Stelle darum, zu verstehen, was die Nachteile einer analogen, papierbasierten Rechnungsverarbeitung sind. Da wäre zunächst die formale und sachliche Prüfung aller eingehenden Dokumente zu nennen. Diese gestaltet sich in den meisten Fällen extrem komplex und damit sehr zeitaufwändig. Eine Rechnung muss zur Bezahlung viele Fachabteilungen und Zuständigkeitsbereiche durchlaufen, bis sie endlich vollständig geprüft, freigeben und bezahlt ist. Das beansprucht wertvolle Mitarbeiterkapazitäten und kostet Zeit, die am Ende fehlt, um einen möglichen Skonto zu nutzen.

So umgehen Sie das Risiko von ungenutztem Skonto

Hinzu kommt, dass die papierbasierte Rechnungsverarbeitung sehr fehleranfällig ist. Schätzungen zufolge gehen in der Unternehmenspraxis rund 0,5 Prozent aller Papierrechnungen verloren. Was dabei an Skonto verfällt, ist eine immense Summe. Das lässt sich vermeiden: durch die Nutzung einer elektronischen Rechnungsverarbeitung.

Wer beim Rechnungswesen auf die Arbeit mit elektronischen Rechnungen und damit auf ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) setzt, profitiert in erster Linie von automatisierten Prozessen. Ein digitales DMS erfasst Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle und kann Rechnungsbeträge leicht splitten – unabhängig davon, ob eine Rechnung als E-Mail, Fax oder Scan in das Unternehmen gelangt. Zudem helfen selbstlernende Services, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferantendaten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Sucht ein Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. Mit wenigen Klicks findet er so die passende Datei. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb der Buchhaltung aus. So lässt sich wertvolle Zeit einsparen, die dem Unternehmen in Sachen Skonto positiv zu Buche schlägt.

Geld sparen und Skonto effektiv nutzen mittels elektronischer Rechnungen

Zusätzlich zu dem Fakt, dass die Arbeit mit papierbasierten Rechnungen viel Zeit und durch Porto, Hardware und Lagerung auch viel Geld kostet, ist sie oft unübersichtlich. Hierfür reicht es schon aus, dass ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist: Schon bleibt eine Rechnung liegen, die Zeit vergeht und die Frist, um den Skonto auszuschöpfen, ist verstrichen. Mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung sieht das ganz anders aus. Hier fallen nicht nur Material- und Lagerkosten sowie unnötige Arbeitsschritte (Stichwort: sortieren, scannen, ablegen) weg. Denn mittels elektronischem DMS gestaltet sich die Rechnungsverarbeitung einfach, schnell und übersichtlich. Und daraus ergeben sich weitere Einsparpotentiale.

Zunächst hat die elektronische Rechnung den großen Vorteil, dass sie schneller an die richtige Verarbeitungsstelle gelangt. So lässt es sich vermeiden, dass Skonti oder andere Frühzahlerrabatte verfallen. Automatisierte Workflows und entsprechende Programmierungen stellen sicher, dass es keine Verzögerungen gibt und dass alle erforderlichen Prüfungen und Genehmigungen schnell erledigt sind. Damit lassen sich Rechnungen direkt begleichen. Mit dieser zügigen Bezahlung können Unternehmen so in der Regel zwischen zwei und drei Prozent Rabatt auf die Gesamtsumme erzielen. Bei Rechnungen von zig hunderttausend Euro summiert sich daraus ein beachtlicher Betrag, der die Liquidität Ihres ganzen Unternehmens verbessert. Zusätzlich hilft die Arbeit mit elektronischen Rechnungen, Überbezahlungen zu vermeiden. Die positive Folge ist eine konsequente Cashflow-Kontrolle.

Eine Theorie, die in der Praxis funktioniert

Verfallen Skonti nicht, so lässt sich die Profitabilität eines ganzen Unternehmens steigern. Denn die elektronische Rechnungsverarbeitung überzeugt durch präzise Schnelligkeit. Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass jede Eingangsrechnung sofort und ohne Umwege an die richtige Stelle gelangt. Dadurch ist es möglich, dass eine Rechnung, die am Morgen im Unternehmen eintrifft, bereits abends bezahlt sein kann – auch wenn mehrere Mitarbeiter das Dokument prüfen und abzeichnen müssen. Für den Buchungsalltag ist das eine erhebliche Erleichterung.

Demgegenüber stehen die Anschaffungskosten einer neuen Software, die die elektronische Rechnungsverarbeitung unterstützt, sowie der damit einhergehende Betriebsaufwand. Dennoch sollten die Implementierung des neuen Systems, Schulungen der Mitarbeiter und anfallende Wartungskosten nicht allein als Argument für oder gegen ein digitales Dokumentenmanagement-System gelten. Wichtiger ist an dieser Stelle die Ermittlung des langfristigen Returns on Investment, den ein Unternehmen durch die neue Software generieren kann. Denn der ROI entwickelt sich durch digitale Prozesse garantiert in eine positive Richtung: Verläuft die Rechnungsverarbeitung automatisch und digital, kann ein Unternehmen nicht nur Skonti für sich ausnutzen. Hinzu kommt nämlich auch die Arbeitszeit, die die Mitarbeiter sparen, indem ihnen das digitale DMS zeitintensive Standardaufgaben abnimmt. Diese gewonnene Zeit lässt sich wiederum in andere, strategisch gewinnbringende Projekte investieren und der ROI steigt. Damit amortisieren sich die Kosten für die Software.

Den richtigen Weg finden, um Skonti zu nutzen

Was einfach klingt, will jedoch gut vorbereitet sein. Denn eine erfolgreiche Umstellung von analoger auf elektronische Rechnungsverarbeitung klappt nur dann, wenn jeder Schritt detailliert geplant ist. Dazu gehören neben der umfassenden Analyse des Ist-Zustandes Ihrer Buchhaltungsabteilung auch eine genau Erhebung über den Optimierungsbedarf Ihrer Rechnungsverarbeitung sowie die Einbindung und Schulung Ihrer Mitarbeiter. Nur wenn alle an Ihrem Unternehmen Beteiligten bei der Umsetzung mithelfen, kann die Umstellung von Papier- auf elektronische Rechnungen gelingen – langfristiger und nachhaltiger Erfolg durch genutzte Skonti inklusive.

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Elektronische Aktenführung – Vorteile und Herausforderungen

admin — Fri, 21 Feb 2020 21:54:23 +0000

Eine Software zur elektronischen Aktenführung hilft, Zeit und Kosten zu sparen, denn Prozesse werden verschlankt und die Suche nach Dokumenten vermieden. Idealerweise ist die E-Akte integraler Bestandteil eines Dokumentenmanagement-Systems. Das DMS verhindert, dass Akten verlegt werden oder verloren gehen, weil die Akten wirklich „unverlierbar“ dauerhaft gespeichert sind.

Der Begriff Akte leitet sich von dem lateinischen Wort acta ab – also „die Geschehnisse“ oder vielmehr die Aufzeichnungen darüber. Akten haben sich zur Ordnung von Dokumenten bestens bewährt. Als Form von Schriftlichkeit in der Verwaltung des öffentlichen Dienstes gibt es sie bereits seit dem späten Mittelalter. Im 16. Jahrhundert haben sie sich dann überall in Europa durchgesetzt.

Die Verwaltung von Akten auf Papier kann schnell zeitaufwendig und platzraubend werden. Und: Diese Art der Aktenverwaltung strapaziert die Nerven der Mitarbeiter, die unter Umständen täglich mehrere Runden durch die Archive machen müssen. Selbst wenn die Akten in Schränken in ihrem Büro aufbewahrt werden, müssen sie erst einmal den richtigen Ordner heraussuchen, viele Papiere durchblättern, um das gesuchte Dokument zu finden bzw. das bearbeitete Dokument abzulegen und den Ordner dann wieder an den Aufbewahrungsort zurückbringen. Wird dieser Vorgang mehrmals am Tag wiederholt, kann er jede Woche mehrere Stunden Zeit kosten.

Papier als Kostenfaktor

Allein die Kosten für verloren gegangene Dokumente können sich schnell in beträchtliche Höhen aufsummieren. Einer viel zitierten Studie von Coopers & Lybrand (heute PricewaterhouseCoopers) aus dem Jahr 1998 zufolge gehen 7,5 Prozent aller Papierdokumente einer Organisation verloren – und weitere 3 Prozent werden falsch abgelegt. Es kostete damals schon Arbeitszeit im Wert von 120 Dollar, ein einziges verlorenes Dokument zu finden, und 220 Dollar Arbeitszeit, es wiederzubeschaffen bzw. zu rekonstruieren. Und allein die Ablage eines einzigen Papierdokumentes kostet demnach 20 Dollar.

Mittlerweile ist hinlänglich bekannt, dass elektronische Aktenführung hier Abhilfe schafft, zumal sich viele bereits vorhandene Dokumente automatisch importieren lassen. Die Digitalisierung der Akten im „papierlosen Büro“ macht sie dauerhaft bzw. „unverlierbar“, einfacher zu sichern und weitaus bequemer zu verwalten. DocuWare hat ermittelt, dass ein DMS einem zum Beispiel in der Eingangsrechnungsverarbeitung 95 Prozent der Dateneingaben erspart und insgesamt Schnelligkeit und Präzision im gesamten Prozess steigert.

Vorteile elektronischer Aktenführung

Ein Software-System zur elektronischen Aktenführung hilft auch, Dokumente auf verschiedene Weise gleichzeitig zu organisieren. Auch das trägt dazu bei, Dateien schnell zu finden und Zeit zu sparen – durch Volltextsuche nach Stichworten, mithilfe des Index oder des Aktenplanes, aber auch durch die Suche nach Metadaten wie z.B. Bearbeiter, Zeitpunkt der Erstellung, der letzten Änderung oder letzten Benutzung.

Deshalb setzt sich die elektronische Aktenführung immer weiter durch. In Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung, im Medizin- und Pflegebereich: Überall werden Dokumente mittels eines DMS digitalisiert, um schnell, mobil und zuverlässig Zugriff darauf zu haben. Ganz typische Beispiele für elektronische Akten: Personalakte, Kundenakte, Lieferantenakte, Projektakte oder Patientenakte.

Neben der einfachen und schnellen Suche gibt es viele weitere Vorteile beim DMS-Einsatz:

Die Akten lassen sich schnell und automatisiert anlegen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dokumente zu organisieren.
Die Struktur der Akten kann leicht vereinheitlicht und jederzeit flexibel angepasst werden.
Zugriffskontrolle auf Dokumentenebene und andere Sicherheitsfunktionen.
Die Akten können gleichzeitig und mobil von mehreren Personen genutzt werden.
Sichere Zusammenarbeit bei der Überprüfung und Änderung von Dokumenten.
Dokumentversionen lassen sich verfolgen und nachvollziehen.
Automatische Weiterleitung von Dokumenten zur Überprüfung, Genehmigung usw.
Das Wissen wird zentral allen berechtigten Personen zur Verfügung gestellt.
Geschäftsprozesse können mit digitalen Dokumenten effizient automatisiert werden.
Per Datensicherung sind die Dokumente vor versehentlicher oder absichtlicher Zerstörung optimal geschützt.

Die elektronische Aktenführung über ein DMS ist der effizienteste Hebel zur Digitalisierung, denn damit werden die Informationen wirklich nutzbar. Unabhängig davon, welche Geschäftsregeln in einer Abteilung und in einer spezifischen Situation auch immer gelten mögen: Die elektronische Aktenführung macht es einfach, diese Regeln direkt in das System zu implementieren. Zum Beispiel kann ein Audit-Trail als Funktion im Hintergrund jede Aktion eines Benutzers innerhalb des Systems sowie jede vom System ausgeführte Aktion verfolgen. Passwortschutz, Versionskontrolle und sichere Dateifreigabe sind ebenfalls Funktionen, die in viele elektronische Aktenführungssysteme integriert sind und helfen, Vorschriften automatisch einzuhalten.

Sicherheit und Compliance gewährleisten

Es ist und bleibt schwierig, den Zugang zu Papierdokumenten zu kontrollieren. Im Allgemeinen wird am Ende die Erlaubnis stehen, entweder auf alle Dokumente oder aber auf keines von ihnen zuzugreifen. Wird ein modernes DMS verwendet, können verschiedenen Benutzern bestimmte Rollen zugewiesen werden.

Einige Mitarbeiter erhalten möglicherweise Zugang zu Buchhaltungsdokumenten, andere zu HR-Dokumenten, und einigen Mitarbeitern kann nur ein sehr eingeschränkter Zugang gewährt werden. Rollenbasierte Sicherheit sorgt für die Sicherheit der Akten. Ganz gleich, ob in der Personalabteilung, der Buchhaltung oder einem anderen Bereich: Ein digitales DMS folgt bewährten Verfahren, um Sicherheit und Compliance zu gewährleisten.

Das Risiko im Griff behalten

Allerdings: DMS-Projekte sind durchaus komplex und bergen ein erhebliches Risiko des Scheiterns. Das Risiko wird oft dadurch verursacht, dass man sich zu sehr auf die Produktauswahl und zu wenig auf die Implementierung konzentriert. Schon vor der Einleitung von Beschaffungsaktivitäten sollten die Projektleiter laut Gartner Group drei Punkte beachten, die schon bei der Auswahl des Projektpartners für den Implementierungserfolg entscheidende Weichen stellen:

Die für den Implementierungsumfang notwendigen organisatorischen Fähigkeiten bewerten.
Das Risikoprofil des Projekts bewerten, um die notwendigen Maßnahmen zur Risikominderung der Partnerschaft zu erkennen und zu definieren.
Einen für dieses Risikoprofil geeigneten Partnerschaftsansatz wählen, um Fehler während der Partnerschaft zu vermeiden.

Eine sorgfältige Planung hilft nicht nur, böse Überraschungen während des Projektablaufs zu vermeiden, sondern klärt quasi noch ganz nebenbei wichtige Unternehmensfragen und legt das Fundament für die zielgerichtete Einführung des DMS.

Beantwortet werden sollten vor Projektbeginn die folgenden Fragen: Was sind die Geschäftsziele? Was soll bzw. wird sich im Unternehmen durch die Einführung des DMS ändern? Was sollte mit einem solchen „papierlosen Büro“ besser werden? Welche Ziele sollten mit der DMS-Einführung erreicht werden? Welche Risiken können sich während und nach der Einführung ergeben? Haben wir genügend interne Ressourcen, um das Projekt zu planen, zu managen und durchzuführen?

Interne Kommunikation und Change-Management gefragt

Ein solches Projekt benötigt Zeit. Interne Kommunikation und Change-Management sind zwei essenzielle Faktoren in diesem Projekt, an die man nicht immer direkt denkt. Entscheidend ist aber vor allem eine Erkenntnis: Die DMS-Einführung im Unternehmen (oder auch zunächst nur in einzelnen Abteilungen) ist mehr als nur ein IT-Projekt, denn damit wird ein Change-Prozess im Unternehmen angestoßen! Warum? Weil es das Ziel des Projektes sein wird, mit der elektronischen Aktenführung „etwas“ zu optimieren, besser zu machen, effizienter zu gestalten. Dafür werden bisher gewohnte Dinge und Prozesse aus dem Arbeitsalltag hinterfragt, und es wird in die Tiefe der jeweiligen Arbeitsabläufe geschaut und ein „besseres“ Arbeiten ohne lästiges Suchen vorbereitet!

Tipp vom Experten: Zunächst einzig und allein den größten Pain-Point im Unternehmen adressieren, der mit dem neuen DMS beseitigt werden soll. Daraus kann dann eine Art „Pilot-Projekt“ werden, dass – sobald es sich etabliert hat – auf weitere Anwendungsfälle / Abteilungen ausgeweitet wird. So können Sie schon bald papierlos in die Zukunft starten.

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