Archivierung Archive - Datenträger EDV GmbH

Langzeitarchivierung: Daten effizient und sicher aufbewahren

Marketing — Mon, 07 Feb 2022 10:17:43 +0000

Manche Dokumente wollen Unternehmer aufbewahren, andere müssen sie aufbewahren. Prospekte, Kataloge, Fotos oder Image-Broschüren können zur Dokumentation der Firmenhistorie dienen, Verträge, Rechnungen oder Zertifikate sollten so lange greifbar sein, wie sie benötigt werden bzw. der Gesetzgeber es vorschreibt. Das gilt ebenso für Entwicklungs- und Fertigungsunterlagen, wie Konstruktionszeichnungen, Rezepturen oder Qualitätsnachweise.

Auf immer und ewig?

Dabei stehen immer zwei Fragen im Raum: Wie lange müssen die Dokumente aufbewahrt werden – und wie lange will das Unternehmen sie behalten? Bei der Antwort gilt für Dokumente das Gleiche wie für Brautpaare. Die erhalten zur Hochzeit viele Glückwünsche unter dem Motto „auf immer und ewig“, obwohl alle wissen: Viele Ehen werden irgendwann geschieden, die Brautpaare gehen wieder getrennte Wege. Genauso trennen sich Unternehmen und Behörden im Laufe der Jahre von den allermeisten Dokumenten. Manche Dokumente müssen zwar einige Jahre, teilweise Jahrzehnte lang aufbewahrt werden. Viele werden aber nach und nach gelöscht, um Speicherkosten zu sparen und unnützen Informationsballast loszuwerden, der die Suche nach Dokumenten erschwert.

Man spricht bei dieser langjährigen Aufbewahrung der Dokumente von Langzeitarchivierung. Gemeint ist eine Vorrichtung, in der Aufbewahrenswertes zeitlich unbegrenzt untergebracht, zugänglich gemacht und erhalten wird. Hinzu kommt ein Management der Dokumente über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Vom Eingang in das Archiv über etwaige Änderungen und Ergänzungen oder das Weitergeben bis hin zur Vernichtung.

Langzeitarchivierung – was ist das?

Langzeitarchivierung dient dazu, Dokumente, Akten, Bücher, Fotografien oder Unterlagen von kulturellem, historischem, materiellem oder informellem Wert dauerhaft zu erhalten. Langzeitarchive finden sich unter anderem in Bibliotheken, Unternehmen und in der öffentlichen Verwaltung. Ihr Zweck ist es, das Archivgut nicht nur über Jahrzehnte aufzubewahren, sondern es auch zu schützen, zu erhalten und bei Bedarf jederzeit verfügbar zu machen.

Abschied vom Papier

In der Vergangenheit hat sich die Archivierung auf Papier bestens bewährt, denn es eignet sich auch hervorragend als Träger für Informationen, die rechtskonform und vor allem auch revisionssicher archiviert werden müssen. Wird säurefreies Papier richtig gelagert, kann es mehrere hundert Jahre überdauern.

Doch mittlerweile liegen immer mehr Daten nur noch in elektronischer Form vor: Steuerdokumente, Verträge, Entwicklungsunterlagen oder Umsatzstatistiken. Und an die Stelle des Briefes oder des Fax-Dokuments treten E-Mails und Messages. Deshalb ist längst elektronische Schriftgutverwaltung empfehlenswert. Also die sichere, unveränderbare Langzeitarchivierung von jederzeit wieder reproduzierbaren elektronischen Informationen und Dokumenten mit einer Archivierungssoftware. Optimalerweise mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS).

Die Langzeitarchivierung mit dem DMS automatisiert den Prozess einer langfristigen Erfassung von Daten und Informationen, deren Aufbewahrung und der Bereitstellung der dauerhaften Verfügbarkeit. Dabei spielen drei Aspekte eine entscheidende Rolle, die bei der Aufbewahrung bzw. Archivierung von Dokumenten über kurze Zeiträume zu vernachlässigen sind:

Der Inhalt muss lesbar sein,
das Medium muss die Information bewahren und
es muss diese zur Verfügung stellen können.

In diesem Zusammenhang lohnt sich die Rückbesinnung auf die Anfänge der Schrift: Die sumerische Keilschrift ist die ägyptischen Hieroglyphen. Damals sollten die Gesetze, die das alltägliche Leben und das Handeln miteinander regelten, eindeutig und dauerhaft festgelegt werden, so dass sie bei Streitigkeiten jederzeit zu Rate gezogen werden konnten.

Ohne digitale Transformation keine Transformation

Die Erfindung von Papyrus und Archivierung auf Papier (und später Mikrofilm) machte dann vieles im Sinne des Wortes leichter. Noch viel leichter wird die Langzeitarchivierung, wenn sie zeitgemäß elektronisch erfolgt. Denn ganz nebenbei legt die elektronische Archivierung auch den Grundstein für die Digitale Transformation, setzt sie doch voraus, dass Informationen digital abruf- und verarbeitbar sind. Das heißt: Ohne digitale Informationen keine Transformation.

Die Ursache ist offensichtlich: Abgelegt im physischen Ordner und verstaut im Schrank ist Papier zwar geduldig, aber nicht ein lebendiger Teil des digitalen Informationsflusses. Mit einem elektronischen Archivierungssystem dagegen werden Informationen über und aus Dokumenten in den digitalen Informationsfluss mit eingebracht. Die Langzeitarchivierung sorgt dann dafür, dass wirklich alle – auch sehr alte –Dokumente immer und überall abrufbar sind. So werden Dokumente dann zum integralen Bestandteil des digitalen Transformationsprozesses.

Damit der Zahn der Zeit nicht am Langzeitarchiv nagt, sind in Anbetracht der rasanten IT-Entwicklung einige wichtige Faktoren zu beachten. Sonst droht im Laufe der Jahre eine Sammlung veralteter Informationen bzw. von unverständlichem Informationsmüll zu entstehen. Denn unabhängig davon, aus welchem Grund ein Unternehmen oder eine Behörde Dokumente archiviert, ist der Prozess komplexer als es auf den ersten Blick scheint.

Langzeitarchivierung – aber richtig

Der erste Punkt, den es berücksichtigen gilt, ist das Speichermedium des Langzeitarchivs. Es kommt nur ein Medientyp in Betracht, der mindestens so lange lesbar ist, wie es die Aufbewahrungsfrist vorschreibt. Ein hochwertiges Magnetband sollte zehn Jahre oder länger halten; regelmäßiges Umspeichern kann ein Ausweg sein. Im Gegensatz dazu halten optische Speichermedien 30 bis 50 Jahre.

Auch das Speichersystem sollte überlegt ausgewählt sein. Früher wurden Archive gern auf Zip-Disketten gespeichert, weil die relativ preiswert waren und man – seinerzeit gigantische – 100 MB auf einer einzigen Diskette unterbringen konnte. Heute sind Zip-Disketten jedoch so gut wie ausgestorben – und es gibt kaum noch Laufwerke. Würde man ein altes finden, könnte man es nicht an den Rechner anschließen, denn wie die Zip-Laufwerke selbst sind auch die benötigten parallelen Anschlüsse am Rechner ausgestorben.

Leider lässt sich nicht vorhersagen, welche Arten von Speichermedien die Zeit überdauern werden. Dennoch ist es wichtig, sich bei der Langzeitarchivierung für die Geräte zu entscheiden, die die besten Chancen haben, langfristig unterstützt zu werden. Wie beim Magnetband kann Umspeichern eine Lösung sein, in dem Fall auf ein anderes Medium.

Regelmäßige Überarbeitung der Archive

Wie die verwendeten Speichersysteme werden sich im Laufe der Zeit auch die Archivierungsrichtlinien zweifellos ändern. Es empfiehlt sich daher, die Archive mindestens einmal im Jahr überprüfen. So lässt sich feststellen, ob etwas auf ein anderes Speichermedium migriert werden muss – und ob sich die Richtlinien und Aufbewahrungsfristen geändert haben.

Für Unternehmen ist die Langzeitarchivierung aus mehreren Gründen unverzichtbar. Zum einen erfordern gesetzliche Vorgaben wie das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), dass Firmen Geschäftsdaten bis zu zehn Jahre lang aufbewahren. Diese Daten müssen Firmen Behörden, etwa dem Finanzamt, bei Bedarf umgehend und in einem maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen.

Eine Langzeitarchivierung von Daten bietet weiterhin die Möglichkeit, auf vorhandenes Know-how zurückzugreifen oder dieses bei Bedarf an Interessenten zu verkaufen (Verwertung von Patenten). Für öffentliche Einrichtungen wie Bibliotheken oder staatliche Archive ist die Langzeitarchivierung von Dokumenten die Grundlage ihrer Tätigkeit. Bei Geschäftsunterlagen beträgt der laut HGB und GOB vom Gesetzgeber vorgegebene Archivierungszeitraum bis zu zehn Jahre, bei Patientendaten sind es bis zu 30 Jahre.

Was unter Langzeitarchivierung fällt, ist Ansichtssache

Für Gebäudepläne, Katastereinträge und Unterlagen für medizinische Geräte gilt, dass sie über den gesamten „Lebenszeitraum“ der Objekte hinweg aufbewahrt werden müssen. Anderes Beispiel: Eine der zentralen Anforderungen an die Pharma- und Lebensmittelindustrie sowie die Reinraumüberwachung stellt die Langzeitarchivierung von Produktionsdaten gemäß nationalen und internationalen Anforderungen dar, wie beispielsweise GAMP5, FDA 21 CFR Part 11, VDI 2083 und DIN ISO 14644.

Drittes Beispiel: Aufbewahrungsfristen sind national geregelt. In den USA und in Frankreich sind die Aufbewahrungsfristen von Bankunterlagen von Kunden beispielsweise auf fünf Jahre beschränkt. In der Versicherungsbranche, bei Lebensversicherungen und Todesfallpolicen werden die Dokumente von dem Zeitpunkt des Abschlusses der Versicherung bis zu mehreren Jahren nach dem Tod des Kunden (mindestens fünf Jahre) aufbewahrt. Im Vereinigten Königreich werden Dokumente zum Rentenbezug 40 Jahre lang aufbewahrt, beginnend ab dem Tag der Unterschrift oder der Erneuerung des Vertrags durch den Kunden.

Die Langzeitarchivierung dient ganz nebenbei auch der Beweissicherung, beispielsweise im Rahmen eines Schadenersatzprozesses wegen angeblicher Konstruktionsfehler eines Produkts. Dann müssen auch noch nach Jahrzehnten die Originalunterlagen vorgelegt werden – also ist Revisionssicherheit gefragt; das bedeutet nebenbei bemerkt, dass auch die Verfahrensdokumentation archiviert werden muss.

Damit ein archiviertes elektronisches Dokument als Beweismittel zugelassen wird, ist es allerdings erforderlich, über kryptografisch signierte Dokumente den Beweiswert zu sichern und nötigenfalls zusammen mit den Metadaten, Signaturen und Beweissicherungen sogenannte „Evidence Records“ zu erstellen. Details dazu hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in der Technischen Richtlinie (TR) 03125 festgelegt – und auch schon beweiswerterhaltende Langzeitarchivierungslösungen zertifiziert.

Fazit: Langzeitarchivierung macht sich nicht nebenbei

Aufbewahrungsfristen, ablaufende Speichermedien und die digitale Transformation machen Langzeitarchivierung zu einer Aufgabe, die immer wieder Aufmerksamkeit erfordert. Prüfen Sie Ihre Dokumente regelmäßig, damit aus dem Archiv keine Müllhalde wird!

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Leitfaden zur E-Mail-Archivierung in Unternehmen

admin — Wed, 09 Sep 2020 19:54:22 +0000

Sie ist schnell, unkompliziert und weltweit äußerst beliebt: die E-Mail. Ob privat oder beruflich genutzt – jeden Tag werden über 280 Milliarden Mails versendet, Tendenz steigend. Für Unternehmen kann sich das mittlerweile tatsächlich zu einer Herausforderung entwickeln. Denn nach den GoBD sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, ihre gesamten Geschäftsprozesse zu archivieren. Und dazu gehören nicht nur Rechnungen. Von der Angebotsanfrage über die Auftragserteilung bis hin zur Rückabwicklung sind auch alle E-Mails wichtig. So gibt es seit 2017 die Pflicht zur Mailarchivierung. Und das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Hinzu kommen die Vorgaben der DSGVO – und das Chaos ist perfekt.

Doch das muss nicht sein. Denn mit den richtigen Methoden und der passenden Software geht die Mailarchivierung fast wie von selbst. Worauf Sie dabei achten sollten und wie die Mailarchivierung ohne Schwierigkeiten funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Mailarchivierung – darum ist sie so wichtig

Zugegeben, so richtig spannend klingt das Thema Mailarchivierung nicht. Dennoch ist es extrem wichtig für kleine, mittlere und große Unternehmen. Sie alle erhalten jeden Tag eine Fülle an E-Mails, die bearbeitet werden wollen. Nur ist es damit allein nicht getan. Aus rechtlichen Gründen muss jede E-Mail, die entweder steuerlich relevant ist oder geschäftsrelevante persönliche Daten enthält, gespeichert und für viele Jahre archiviert werden.

So regeln in Deutschland unter anderem § 257 des Handelsgesetzbuches sowie § 147 der Abgabenordnung die Aufbewahrungspflicht von E-Mails. Abhängig vom Dokumententyp schreiben sie vor, dass geschäftsrelevante E-Mails zwischen sechs und zehn Jahren archiviert werden müssen – und zwar so, dass sie im Falle eines Audits oder einer sonstigen Prüfung schnell, unkompliziert und vor allem unverändert aufzufinden sind. Eine korrekte Mailarchivierung ist dafür entscheidend.

Hinzu kommen die Vorgaben der DSGVO, die einen transparenteren Umgang mit Daten ermöglichen wollen. Die DSGVO verpflichtet Unternehmen dazu, auf Nachfrage detaillierte Auskunft über gespeicherte persönliche Daten geben zu können. Eine strukturierte Mailarchivierung trägt auch in diesem Fall dazu bei, alle von der DSGVO festgesetzten Anforderungen zu erfüllen.

Backup oder Mailarchivierung? Nicht das gleiche, aber gleich wichtig

Wer denkt, ein regelmäßiges Backup aller E-Mails sei die Lösung, um jede gesetzliche Anforderung zu erfüllen, liegt leider falsch. Denn Achtung: Backup und Mailarchivierung sind nicht das gleiche. Wichtig ist jedoch beides.

Während das Backup Daten bzw. E-Mails nur für einen bestimmten Zeitraum sichert, damit sich diese im Bedarfsfall wiederherstellen lassen, gewährleistet die Mailarchivierung eine ständige und auf Wunsch jahrzehntelange Verfüg- und Wiederauffindbarkeit jeder E-Mail. Zudem wird jede eingehende E-Mail durch eine digitale Archivierung sofort erfasst, verschlagwortet, indexiert und gesichert. Bei einem reinen Backup passiert das nicht, und so lassen sich E-Mails ganz einfach löschen, verändern oder manipulieren. Das ist weder sicher noch gesetzeskonform. Hinzu kommt, dass das Backup auf einem Server extrem viel Speicherplatz benötigt, der wiederum Kosten produziert.

Die Vorteile der digitalen Mailarchivierung

Fest steht, irgendwann stoßen Server an ihre Grenzen, und die enorme Menge an E-Mails kann nicht mehr gesichert werden. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens extrem viel Zeit mit dem Sortieren von E-Mails verbringen. Das ist weder effektives Arbeiten noch kann es die Pflicht zur Mailarchivierung zufriedenstellend erfüllen – ganz zu schweigen von den Nerven, die die Mailschwemme die Mitarbeiter kostet.

Wer also seine E-Mails korrekt und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend archivieren will, der sollte auf eine automatische Mailarchivierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) setzen. Das digitale DMS erkennt vollautomatisch alle geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails und legt sie mit einem fachlichen sowie sachlichen Zusammenhang mit anderen Dokumenten, wie beispielsweise Scans oder elektronischen Rechnungen, im digitalen Archiv ab. Informationsinseln, die typisch für die Arbeit mit E-Mails sind, haben so keine Chance.

Effektiveres Arbeiten ohne Mehraufwand

Durch eine Ergänzung von Indexbegriffen sowie eine intelligente Volltextsuche sorgt das digitale DMS dafür, dass sich E-Mails und deren Anhänge schnell und einfach wiederfinden lassen. Relevante Unterlagen, z.B. zu einem Kunden, sind mit einem Klick verfügbar – und das inklusive der gesamten E-Mail-Korrespondenz. Für die Mitarbeiter eines Unternehmens bedeutet das eine erhebliche Zeitersparnis, die sie wiederum in andere gewinnbringende Projekte investieren können. So fördert die Mailarchivierung stressfreies und vor allem effektives Arbeiten. Hinzu kommt, dass die Mailarchivierung mittels digitalem DMS durch den verringerten Zeitaufwand für Ablage und Suche dabei hilft, dass Unternehmen einen wesentlichen Teil ihrer internen Kosten einsparen können.

Die Archivierung der E-Mails im txt-Dateiformat garantiert, dass alle Dateien über viele Jahre hinweg lesbar sind und somit auch sämtliche rechtliche Anforderungen erfüllen. Hinzu kommt das Thema der Business Continuity. Denn was passiert bei einem Serverausfall? Wer seine E-Mails nur sporadisch per Backup sichert, hat spätestens dann ein Problem. Im Zweifel lassen sich verlorene Korrespondenzen nicht wiederherstellen. Anders ist es bei der Mailarchivierung mittels digitalem DMS. Durch die sofortige, vollautomatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails entstehen keine Lücken in der Ablage. So hält sich das Chaos nach einem Serverausfall in Grenzen und der Betrieb kann schnell weitergeführt werden. Das ist maximaler Datenschutz.

Tausendsassa DMS – das sollte eine Software zur Mailarchivierung können

Wer den Schritt von der manuellen zur digitalen Mailarchivierung gehen möchte, muss sich darüber im Klaren sein, dass er nicht nur neue, sondern auch einige bereits existierende Mails zu verarbeiten hat. Deswegen ist es in erster Linie wichtig, dass die gewählte Software zur Mailarchivierung dazu in der Lage ist, alle schon vorhandenen E-Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordnern, Shared Boxes oder Mailboxes zu identifizieren und abzulegen. Zudem sollte sie mit allen gängigen Mailprogrammen kompatibel sein. Ebenfalls sollten entsprechende Zertifizierungen die Rechtssicherheit des DMS bestätigen.

Wichtig bei der Wahl einer Software für die automatische Mailarchivierung ist zudem ihre Installation und Inbetriebnahme. Beide sollten so unkompliziert wie möglich sein, damit ein Unternehmen schnellstmöglich und effektiv mit dem System arbeiten kann. Sind diese Punkte alle erfüllt, so stellt sich schnell heraus, dass die digitale Mailarchivierung nicht nur aus sicherheitstechnischen, sondern auch aus betriebswirtschaftlichen Gründen eine gute Wahl ist – und überquellende Postfächer auf überlasteten Servern keine Chance mehr haben.

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Revisionssicherheit im Archiv

admin — Thu, 27 Feb 2020 21:54:24 +0000

Unter einem revisionssicherem Archiv versteht man nicht etwa Archive, die vor den Zugriff von Revisoren geschützt sein sollen, sondern das Gegenteil. Revisoren – oder landläufig Wirtschaftsprüfer – sollen möglichst einfach Zugriff auf alle digitalen Unterlagen erhalten, welche sie zur Durchführung ihrer Prüfung benötigen. Diese müssen nicht nur wiederauffindbar und sicher, sondern vor allem auch nachvollziehbar und unveränderbar archiviert sein.

Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um geschäftliche Korrespondenz und meist Belege wie Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, Aufträge, Verträge und andere Unterlagen, die einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen. Diese sind in Steuer- und Handelsrecht begründet.

Nicht nur die vereinfachte Vor- und Nachbereitung von Unternehmensprüfungen, sondern auch pragmatische Gründe wie die schnelle und vollständige Auffindbarkeit aller Unterlagen in Bezug auf einzelne Vorgänge oder Projekte sind hilfreich. Insbesondere wenn die zur Beweisführung bei Streitigkeiten herangezogen werden müssen.

Bei der fortschreitenden Digitalisierung aller Prozesse und Inhalte geht es zwar in erster Linie um Kosten- und Prozesseffizienz, doch Aspekte wie Qualität, Compliance und Rechtssicherheit gewinnen zunehmend an Bedeutung. Insgesamt versuchen die Unternehmen mithilfe von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), ihre Auskunftsfähigkeit zu verbessern – gegenüber Kunden und Lieferanten, aber auch gegenüber Banken, Versicherungen und Behörden.

Was bedeutet revisionssicher?

Die Frage ist: Was bedeutet bei all dem „revisionssicher“? Die Antwort ist einfach: Vor unberechtigtem Zugriff, Änderungen oder Manipulationen geschützt. Denn Dokumente könnten – falls Sicherheitsmaßnahmen nicht ausreichend wären – sowohl in digitaler Form als auch ganz konventionell auf Papier, unbeabsichtigten oder gar böswilligen Manipulationen ausgesetzt sein. Deshalb wurden vom Gesetzgeber Regelungen für die Handhabung von geschäftlichen Dokumenten im Zusammenhang mit der Revisionssicherheit erlassen.

Moderne DMS-Lösungen tragen erheblich zur Einhaltung der Revisionssicherheit bei.. Voraussetzung dafür ist die adäquate Implementierung des DMS, inklusive entsprechender Funktionalitäten, wie zum Beispiel Versionierung oder Vertragsmanagement. Um das volle Potential der Software nutzen zu können, sollten Nutzer und Administratoren entsprechend eingewiesen werden. Intuitive Bedienkonzepte und vorgefertigte Workflows erleichtern nicht nur das tägliche Arbeiten mit dem DMS-System, sondern stellen durch Workflows auch die Einhaltung definierter Prozesse sicher.

Dank automatischer Versionierung werden die ursprüngliche Fassung und alle Evolutionsstufen eines Dokuments weiter vorgehalten, um auch im Nachhinein Nachverhandlungen oder andere Anpassungen nachvollziehen zu können. Dabei dokumentiert das DMS dann automatisch, wer was wann geändert hat.

Qualität, Compliance und Rechtssicherheit

Schauen wir genauer auf den Begriff Revisionssicherheit. Im Wirtschaftslexikon Gabler ist er definiert als „Zustand innerhalb von Unternehmen, dessen Systeme und operative Prozesse im Lichte gesetzlicher (…) Vorschriften als ordnungsgemäß bzw. angemessen angesehen werden kann.“ Der speziellere Begriff Revisionssicherheit eines DMS orientiert sich im technischen und organisatorischen Kontext am allgemeinen Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht; gemeint sind aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente.

In Deutschland spielen dabei drei gesetzliche Vorgaben die Hauptrolle: Das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB, also die Aufbewahrung von Unterlagen und die Führung der Handelsbücher), die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoDB, vormals GoBS und GDPdU).

Auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar, verfälschungssicher

Revisionssicherheit beim DMS-Einsatz meint das Verfahren der Aufbewahrung von Dokumenten – also nicht nur die einzelnen Hardware- und Software-Bestandteile, sondern auch deren Zusammenspiel und ihre Nutzung. Revisionssicherheit setzt sichere Abläufe, eine angemessene Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens, den sicheren DMS-Betrieb und eine exakte Verfahrensdokumentation voraus.

Das wesentliche Merkmal revisionssicherer Systeme ist, dass alle Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Revisionssichere Archivierung ist daher ein zentraler Bestandteil aller Bestrebungen, die Compliance von Informationssystemen sicherzustellen. Abgeleitet von HGB-Vorschriften sind folgende Kriterien entscheidend für die Revisionssicherheit:

Richtigkeit
Vollständigkeit
Sicherheit des Gesamtverfahrens
Schutz vor Veränderung und Verfälschung
Sicherung vor Verlust
Nutzung nur durch Berechtigte
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Dokumentation des Verfahrens
Nachvollziehbarkeit
Prüfbarkeit

Legt man die GoBD zugrunde, die seit Anfang 2017 gelten, müssen aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen wie folgt gespeichert werden: im Original, unverlier- und unveränderbar, jederzeit sofort und lückenlos verfügbar und nicht zuletzt maschinell auswertbar. Das geht also weit über die Anforderung „revisionssicher“ hinaus. Und: Sämtliche Geschäftsvorgänge müssen chronologisch geordnet und materiell mit dem richtigen, erkennbaren Inhalt festgehalten werden.
„Im Original“ besagt, dass bei digitalen Dokumenten die Ursprungsdatei erhalten bleiben muss. Wird etwa eine Word-Datei nachträglich bearbeitet oder in ein PDF-Dokument umgewandelt, so muss die ursprüngliche Word-Datei auf jeden Fall archiviert bleiben. Ein gescanntes Papierdokument muss nicht aufbewahrt werden, wohl aber der Original-Scan.

Wertvolle Tipps von VOI und Bitkom

„Unverlierbar“ soll heißen, dass keine Dokumente verloren gehen dürfen, weder im Archiv noch auf ihrem Weg dorthin. „Maschinell auswertbar“ bedeutet, dass alle Programme, die ein Dokument lesbar abbilden, dauerhaft vorgehalten werden müssen, zum Beisiel Word, PowerPoint oder Acrobat Reader. Weil das insgesamt eine große Fülle sehr detaillierter Vorschriften ist, sind Merksätze und Tipps hilfreich, wie sie von VOI oder Bitkom veröffentlicht worden sind.

Die erste Version der Merksätze des VOI zur revisionssicheren digitalen Archivierung wurde bereits in den 1990er Jahren veröffentlicht und über die Jahre entsprechend angepasst. In der letzten Neuauflage vom Mai 2019 wurde im Titel der Begriff der Archivierung durch den Begriff der Aufbewahrung ersetzt, um dem Cloud-Trend und den zunehmenden Compliance-Erfordernissen Rechnung zu tragen.

Auch der Digitalverband Bitkom hat in Kooperation mit dem Verband elektronische Rechnung (VeR) die Richtlinien der GoBD in 10 Merksätzen für das revisionssichere elektronische Ablegen von Dokumenten zusammengefasst. Sie stellen die gesetzlichen Vorgaben für die IT-gestützte Buchführung kurz und kompakt dar und geben Tipps für die Unternehmerpraxis.

Verfahrensdokumentation gefordert

Zusätzlich zu den oben genannten Kriterien schreibt der Gesetzgeber bei der rechtskonformen Archivierung eine Verfahrensdokumentation vor. Diese Dokumentation muss alle Archivierungsvorgänge und deren Kontrollmechanismen sowohl technisch als auch organisatorisch beschreiben. Die Inhalte einer solchen Dokumentation reichen vom

Erfassen, Empfangen und Digitalisieren über das
Indizieren, Verarbeiten, Wiederfinden und Ausgeben bis hin zum
Aufbewahren und Vernichten von Dokumenten.

Praktische Tipps für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation liefert die 2015 erstellte Bitkom-Checkliste für die Auswahl von Dokumentenmanagement-Systemen. Darin werden u.a. auch die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen IT-Betrieb nach GoBD beschrieben.

Dokumente im direkten Zugriff, aber revisionssicher archiviert

Ein modernes DMS bietet vielfältige Funktionen zum Erfassen, Finden, Bearbeiten, Austauschen und Aufbewahren digitaler Dokumente. Dazu gehören nicht nur Archivierung und Output-Management, sondern auch Business-Process-, Workflow- und Dokumenten-Management sowie Collaboration-Features zur Unterstützung der Teamarbeit. Dazu können weitere Module kommen, etwa zur Verwaltung von Post- und Rechnungseingang, Verträgen oder Personalakten.

Heutige Dokumentenmanagement-Systeme fügen sich nahtlos in ERP-Systeme wie SAP, oder Steuersoftware wie die von DATEV und andere Lösungen ein. Aber auch CRM-Systeme, SharePoint oder Microsoft Office werden an DMS-Systeme angedockt. Die Anwendungsfälle sind kaum begrenzt und die Anbindung an Branchen- und Individualsoftware ist kein Problem. Unternehmen sind auf diese Weise in der Lage, Gesetze und Vorschriften bezüglich Nachweis- und Revisionssicherheit, echter Dokumentation und Aufbewahrungsfristen, einzuhalten.

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