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Buchhaltung digitalisieren: 6 Herausforderungen, die Sie mit Prozessautomatisierung überwinden

Marketing — Wed, 19 Jan 2022 14:14:17 +0000

Wer sich heute erfolgreich am Markt behaupten möchte, muss auf zahlreiche neue Herausforderungen und Unsicherheiten im Tagesgeschäft reagieren. Insbesondere in 2020 wurde der Digitalisierungsgrad zum Zünglein an der Waage: Vor allem Unternehmen mit papierbasierten Prozessen hatten Schwierigkeiten mit den gewandelten Anforderungen. Weitaus mehr, als digital aufgestellte Organisationen. Die digitale Transformation von Geschäftsmodellen und Prozessen führt seither die Prioritätenliste an.

CFOs, Controller, Fachkräfte im Rechnungswesen und Leiter der Buchhaltung, die bereits Software zur Prozessautomatisierung eingeführt hatten, konnten die Vorteile des digitalen Workflow-Managements längst ausschöpfen: Sie waren in der Lage, schnell auf Veränderungen zu reagieren und ihren Wettbewerbsvorteil auszubauen. Doch Unternehmen, deren Schwerpunkt auf der Buchhaltung und Rechnungsstellung liegt während sie noch in einer analogen Welt gefangen sind, fallen immer weiter zurück.

Entscheider unterschiedlichster Branchen mussten sich im jahr 2020 verstärkt mit der Frage auseinandersetzen, wie sie ihre Geschäftsprozesse automatisieren können, nicht zuletzt um Mitarbeiter im Homeoffice noch besser zu unterstützen. Wenngleich einige Führungskräfte Wege gefunden haben, die ihren Teams zu mehr Effizienz, Produktivität und Umsatz verhelfen, haben andere das Unvermeidliche hinausgezögert. Wieder andere stehen irgendwo dazwischen. Sie hadern damit, die richtigen Tools zu implementieren, können sich jedoch von einigen manuellen Prozessen nicht lösen. Obwohl sich einzelne Branchen 2021 bereits langsam erholen, suchen Führungskräfte in der Buchhaltung weltweit nach einer Lösung, um ihre Risiken effizient zu managen und ihre Abläufe für eine widerstandsfähigere Zukunft vollständig zu digitalisieren.

6 Herausforderungen in der digitalen Buchhaltung: Grenzen und Gefahren manueller Prozesse

Oft erkennen Unternehmen die hohen Kosten manueller Prozesse erst, wenn sie sehen, welcher Auswirkungen die geringe Produktivität auf ihren Geschäftserfolg hat. Denn selbst wenn das Unternehmen Wachstum erzielen kann, fällt es Führungskräften schwer, reibungslos zu skalieren. Folgende Herausforderungen können sich dabei negativ auf eine weitere Expansion des Unternehmens auswirken:

Gewandelte Compliance-Anforderungen.

Oft richten Teams Prozesse und Arbeitsabläufe nach geltenden staatlichen oder regionalen Vorschriften aus. Aber wenn sich diese Anforderungen kurze Zeit später ändern, müssen sie ihre Arbeitsabläufe drastisch überarbeiten.

Gehemmte Produktivität.

Manuelle Prozesse können umfangreiche Schulungen für neue Mitarbeiter bedeuten. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie eine Bestellanforderung ausfüllen oder Forderungen und Verbindlichkeiten verwalten müssen. Jedes Teammitglied wird die Aufgaben wahrscheinlich auf seine eigene Weise erledigen, was zu inkonsistenten Ergebnissen führt. Wenn diese das Unternehmen verlassen, nehmen sie wertvolles institutionelles Wissen mit.

Mehrbelastung durch Papierarbeit.

Von der Dokumentensuche bis hin zum Sammeln der richtigen Daten für Compliance-Audits: Papierbasierte Arbeit ist immer mit kostspieligen und inhärenten Verzögerungen verbunden. Zudem müssen Unternehmen oft für die Archivierung der Unterlagen und die externe Aufbewahrung bezahlen.

Mangelnde Übersicht.

Wie ist der Status einer überfälligen Rechnung? Wurde eine Bestellanforderung oder eine Kreditorenrechnung bereits genehmigt? Ohne Überblick über Projekte und Konten besteht die Gefahr, dass Manager fehlerhafte Transaktionen genehmigen oder wachsende Probleme nicht bemerken, bis es zu spät ist.

Folgenschwere Irrtümer.

Der Mensch ist das schwächste Glied im digitalen Zeitalter. Das gilt zwar für jede Branche, aber manuelle Fehler in der Buchhaltung können Kunden oder Lieferanten in arge Bedrängnis bringen und zu finanziellen Verlusten für das Unternehmen führen. Die Abteilung holt möglicherweise nicht ein, was ihr wirklich geschuldet wird, zahlt, wenn sie es nicht sollte, verwirrt Lieferanten oder verliert profitable Kunden.

Talentverlust und sinkende Arbeitsmoral.

Es ist mittlerweile sehr wahrscheinlich, dass eine Mischung aus Homeoffice und Bürotätigkeit zum Normalfall wird. Manuelle Prozesse unterstützen dieses Modell jedoch nicht. Hinzu kommt, dass die Kosten der Mitarbeitermotivation für einen analogen Arbeitsplatz im digitalen Zeitalter vergleichsweise hoch sind. Denn Mitarbeiter wissen, dass es verfügbare Tools gibt, die zeitraubende Aufgaben erleichtern können. So sind beispielsweise Mitarbeiter der Generation Z und Millennials besonders unzufrieden mit nicht digitalisierten Arbeitsplätzen. Das erste Mal, dass ein neuer Leiter der Buchhaltung einen Bericht durch manuelle Dateneingabe in eine Tabellenkalkulation erstellen soll, könnte Grund genug für ein Bewerbungsschreiben sein.

Anpassungsfähigkeit und Widerstandsfähigkeit: Die Buchhaltung digitalisieren in der Corona-Krise

Die Herausforderungen des vergangenen Jahres haben Schwachstellen in der Buchhaltung aufgedeckt, die von papierbasierten und manuellen Prozessen abhängt. Es wurde deutlich, dass Unternehmen, die ihre digitale Transformation bereits frühzeitig begonnen hatten, bereits zu Beginn der Krise besser aufgestellt waren: Sie konnten die Umstellung auf Homeoffice und den Bedarf an sicheren Remote-Prozessen zügig bewältigen. Dennoch mussten auch diese Unternehmen schnell handeln und kurzfristige Lösungen einführen, um ihren Betrieb aufrechtzuerhalten.

Folglich stand die Digitalisierung und Automatisierung dieser papierbelasteten Prozesse für diejenigen Unternehmen im Vordergrund, die sich in Pandemiezeiten als Vorreiter und Wegbereiter präsentieren konnten. Doch nicht alle waren gleichermaßen erfolgreich. Denn möchten Unternehmen ihre Buchhaltung durch eine Lösung zur Prozessautomatisierung digitalisieren, spielen viele Faktoren eine wichtige Rolle. Sie entscheiden über den Mehrwert der digitalen Prozesse und das Potenzial der modernisierten Abläufe.

8 wichtige Funktionen der digitalen Prozessautomatisierung:

Low-Code für schnelle und flexible Prozessautomatisierung, Validierung und Optimierung durch Citizen Developer
Mobile Funktionen zur Erfassung, Verarbeitung und Genehmigung von Dokumenten
Abgleich von Lieferantenrechnungen mit Bestellungen, Wareneingängen und Verträgen
Integration in Ihre bestehende (und zukünftige) IT-Landschaft
Dokumente erfassen, extrahieren, verarbeiten, erstellen, speichern und abrufen
Flexible Skalierbarkeit je nach Unternehmenswachstum
Kontrolle und Compliance mit Audit Trails sowie rollen- und regelbasierten Zugriffskontrollen

Und zu guter Letzt …

Die Lösung sollte einfach sein:

Einfach für Anwender mit Roll-outs, die schnell angenommen werden und wenig oder keine Schulung erfordern, anpassbare User-Dashboards und personalisierbare Sprachauswahl für Anwender in globalen Organisationen
Einfach für Manager mit voller Transparenz, automatischen Erinnerungen und Eskalationen sowie zahlreichen Möglichkeiten zur Datenanalyse für die Prozessanpassung und -optimierung
Einfach für Führungskräfte mit geplanten Echtzeit- und On-Demand-Berichten, die die datengesteuerte Entscheidungsfindung für das Unternehmen unterstützen

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Wo Dokumenten-Management sich besonders lohnt

admin — Mon, 16 Nov 2020 21:54:23 +0000

Wer einmal investiert, um seine laufenden Kosten zu senken, profitiert von Tag zu Tag immer mehr – die Ersparnisse summieren sich. Egal, ob in die Isolierung eines Hauses oder in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) investiert wird – die Anschaffungskosten im ersten Jahr werden vermutlich weder durch die Ersparnisse bei den Heizkosten noch durch die Effizienzsteigerung in den Geschäftsprozessen wieder eingespielt – langfristig jedoch auf jeden Fall. Das Schöne daran: Ab diesem Zeitpunkt wirft die Investition jedes Jahr Zinsen ab.

Damit dieser Zeitpunkt nach der Investition in ein DMS eher früher als später kommt, lohnt sich ein genauerer Blick auf die vielen Prozesse des Tagesgeschäftes: Wo lässt sich die meiste Zeit oder Arbeit sparen? Diese Prozesse versprechen den besten Return on Investment (ROI).

Lohnende Einsatzfelder sind die klassische Dokumentenverarbeitung und Genehmigungsprozesse. Hier verspricht mehr Effizienz im Dokumenten-Management die größten Spareffekte. Die durch das DMS gesparten Kosten lassen sich beispielsweise mit Hilfe des ROI-Rechners sehr gut abschätzen.

Genehmigungsprozesse definieren den üblichen Arbeitsablauf zum Anlegen bestimmter Belege, zum Beispiel Bestellungen oder Rechnungen, wobei die Genehmigung einer Führungskraft oder eines Vorgesetzten erforderlich ist. Mit dem DMS-System lässt sich festlegen, welche Dokumente genehmigt werden müssen, welche Mitarbeiter Belege genehmigen dürfen und welche Dokumente Teil des Prozesses sind. All das erfolgt automatisch, so dass hier Fehler und Irrtümer ausgeschlossen sind.

Viel Zeit und somit Geld lassen sich in der Buchhaltungsabteilung einsparen. Angenommen, sie bearbeitet täglich hundert Rechnungen und braucht dabei pro Rechnung im Durchschnitt jeweils drei Minuten für das Aufbewahren in einer Papierablage. Außerdem werden jeden Tag etwa zehn alte Rechnungen zum Vergleich aus dieser Papierablage herausgesucht. Das dauert im Durchschnitt jeweils fünf Minuten, hängt aber sehr stark von Alter und Fundstelle des Dokumentes ab. Das heißt: Die Buchhaltung verbringt mindestens 5,8 Stunden mit Dokumenten-Management, 300 Minuten für die Rechnungsablage auf Papier und 50 Minuten für die Suche nach alten Rechnungen.

Ein gutes DMS verkürzt die Zeit für die Suche oder Ablage eines Dokumentes auf durchschnittlich 30 Sekunden. Das würde in unserem Beispiel jeden Monat über 98 Stunden Arbeitszeit sparen, die für wichtige Aufgaben wie Liquiditätsplanung oder Controlling frei würde.

Außerdem beschleunigt ein DMS die Reaktionszeiten der Buchhaltung bei Anfragen von Kunden oder Lieferanten. Denn ein gewisser Prozentsatz der Rechnungen, typischerweise fünf bis zehn Prozent, braucht eine „Sonderbehandlung“. Sei es, weil einem Lieferanten irrtümlich zu wenig bezahlt wurde oder weil ein Kunde auf seiner Rechnung den zugesagten Rabatt vermisst.

In einer Papierablage muss der Buchhalter bei jeder Reklamation erst einmal die Rechnung und zugehörige Dokumente wie Bestellungen oder Lieferscheine suchen. Dazu muss er vielleicht in einen Nachbarraum gehen, dort den richtigen Aktenordner finden und darin die Dokumente. Erst nach diesem zeitraubenden Abstecher kann er zurückrufen und die Sache klären, wobei er danach die Dokumente wieder einsortieren muss.

Wenn der Buchhalter Glück hat, dauert das 15 oder 20 Minuten. Mit einem DMS verkürzt sich dieser Vorgang auf Sekunden, so dass er Rückfragen oder Reklamationen direkt am Telefon klären kann. Das spart nicht nur Arbeitszeit, sondern verbessert auch das Image des Unternehmens.

Ein anderes lohnendes Einsatzfeld für Dokumenten-Management ist die Vorbereitung von Angeboten im Verkauf. Bis ein Geschäft zustande kommt, werden die Angebotsunterlagen oft mehrfach überarbeitet. Erfolgt das mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Word, muss der Verkäufer zunächst die aktuelle Version des Angebots finden. Dann würde er es editieren, unter einem neuen Namen abspeichern und dem Kunden zuschicken. Das ist zeitraubend für den Verkäufer und hält ihn von seiner eigentlichen Aufgabe ab.

Wenn ein Angebot drei bis fünf Versionen durchläuft und jede Änderung 15 Minuten dauert, summiert sich das schnell. Mit einem DMS lässt sich die richtige Version eines Angebotes schneller und einfacher finden, ändern und sichern. Dabei erzeugt das DMS automatisch eine neue Version des Dokumentes, so dass die Verkäufer sich weder um die Namensgebung der Versionen noch um das Abspeichern an der richtigen Stelle kümmern müssen.

Unternehmen investieren aus den unterschiedlichsten Gründen in ein DMS. Einige wollen damit rasch wachsende Workloads bewältigen, andere mühsame und langweilige Aufgaben automatisieren und der Belegschaft Freiraum für kreatives Arbeiten und sorgfältige Planung verschaffen. Wer dabei auch den ROI im Blick hat, sollte die Einsparungen bei den hier erwähnten Prozessen einmal durchkalkulieren. Dann wird er die richtigen Prioritäten beim DMS-Projekt setzen – und auch die Kaufleute im Management überzeugen.

Soll elektronisches Dokumenten-Management Ihr Unternehmen nachhaltig verbessern? Aus unserem Whitepaper „Wie Sie von automatisierten Prozessen profitieren“ erfahren Sie, warum Automatisierung einen erheblichen Mehrwert bietet und nachweislich zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führt.

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Digitale Workflows für mehr Effektivität

admin — Wed, 09 Sep 2020 19:54:22 +0000

Die Digitalisierung betrifft alle Branchen. Ob industrielle Produktion oder Medizin, Logistik oder Einzelhandel, sie alle müssen sich früher oder später mit dem digitalen Wandel auseinandersetzen und digitale Workflows in ihren Unternehmen etablieren. Gerade in Sachen Human Resources und Buchhaltung verhilft ihnen das auf lange Sicht zu mehr Effektivität – ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht, den Anforderungen der digitalen Zukunft zu genügen. In welchen Bereichen digitale Workflows auch Ihrem Unternehmen zu mehr Effektivität verhelfen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die Vorteile digitaler Workflows

Nicht alle Betriebe sind gleich weit mit der Umsetzung digitaler Prozesse in ihren Abteilungen. So kommt es dazu, dass papierbasiertes Arbeiten in etlichen Unternehmen nach wie vor zum Arbeitsalltag gehört. Doch die Bearbeitung von Rechnungen, Krankmeldungen, Bewerbungen oder anderen Papierdokumenten ist umständlich und kostet viel Zeit. Diese fehlt den Mitarbeitern eines Unternehmens oftmals an anderen Stellen. Hier kann ein Workflow Management Abhilfe schaffen. Sie ersetzen manuelle, papierbasierte Arbeiten, indem sie bei alltäglichen und wiederholt anfallende Arbeiten auf Prozessautomatisierung setzen. So benötigen diese keine Bearbeitung durch eine menschliche Arbeitskraft und die Mitarbeiter können sich auf ihre eigentliche Arbeit und somit auf gewinnbringende Prozesse konzentrieren.

Zudem gestalten sich alle Geschäftsabläufe innerhalb eines Unternehmens durch digitale Workflows transparenter. Das fördert die Kontrolle über sämtliche Prozesse. Gerade in Abteilungen wie der Buchhaltung kommt eine solche Transparenz der Liquidität des ganzen Unternehmens zugute. Außerdem begünstigen digitale Workflows eine schnelle Reaktion auf Kundenwünsche und Marktgeschehnisse. Das verschafft einem Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile, was für die Zukunftsfähigkeit einer Firma nicht unwichtig ist.

Talente finden mit digitalen Workflows

Der Fachkräftemangel fordert heutzutage branchenübergreifend die Unternehmen. (Potenzielle) Bewerber sind heiß umkämpft. Klar im Vorteil sind deswegen Betriebe, die in Sachen Human Resources, Recruiting und Personalmanagement auf digitale Workflows setzen. Denn gerade in der Personalabteilung laufen viele Prozesse zusammen, die sich gegenseitig beeinflussen und letztendlich das ganze Unternehmen betreffen. Alleine die Recruiter müssen sich bei der Talentsuche mit verschiedensten Prozessen befassen: Mit welcher Methode machen sie Bewerber auf sich aufmerksam? Welche Plattformen nutzen sie? Und womit überzeugen sie neue Talente, in das Unternehmen zu kommen? An dieser Stelle setzen digitale Workflows an, indem sie für das reibungslose Zusammenspiel aller Recruiting-Prozesse sorgen.

Wer digitale Workflows nutzt und so beim Recuriting auf standardisierte und optimierte Prozesse setzt, schafft ein optimales, perfekt an das Unternehmen angepasstes Bewerbermanagement. Dazu gehört eine detaillierte Abstimmung der Anforderungsprofile potentieller Bewerber mit den betreffenden Abteilungen. Mittels Online-Bewerbungsformularen können sich diese schnell und einfach für einen Arbeitsplatz bewerben. Die eingegangenen Bewerbungen lassen sich umgehend von allen Berechtigten einsehen. Kommt es zu einem Bewerbungsgespräch gestaltet sich dessen Koordination und die Organisation von Terminabstimmungen wesentlich leichter. Das fördert einen reibungslosen Informationsfluss sowie die Effektivität der Kandidatensuche insgesamt.

Personalangelegenheiten effizienter und schneller bearbeiten

Von Einarbeitungen und Kündigungen, über die Verwaltung von Urlaubs- oder Krankheitstagen bis hin zum Bewerbermanagement – um alle Unterlagen schnell und effizient bearbeiten zu können, muss eine Personalabteilung mit jedem Bereich des Unternehmens vertraut sein. Dabei bieten vor allem alltägliche Routineaufgaben ein großes Potential zur Optimierung, handelt es sich hierbei doch überwiegend um Arbeiten, die regelmäßig ähnliche Unterlagen erfordern. Digitale Workflows helfen an dieser Stelle dabei, sämtliche Abläufe zu beschleunigen und unnötige Arbeitsschritte zu eliminieren. So verhindern sie beispielsweise mittels Standardisierung lange E-Mail-Ketten oder Zeitverluste durch langwierige Terminabsprachen. Mittels digitaler Workflows lassen sich letztere nämlich besser planen und organisieren. Das verschafft den Mitarbeitern zusätzliche Zeit, die sie gewinnbringend in andere Projekte investieren können.

Gleiches gilt auch für die Buchhaltung in einem Unternehmen. Hier gibt es ebenfalls eine Menge an Routineaufgaben, die durch digitale Workflows schneller und effizienter ablaufen. Denn Unternehmen sparen durch den Verzicht auf Papier nicht nur Platz, Zeit und Geld, sondern erfahren eine Erleichterung einzelner Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern. Digitale Workflows wandeln umständliche Verfahren in einfache und automatisierte Abläufe um. Verlorene Zeit gehört damit der Vergangenheit an. Digitale Workflows machen Platz für gut investierte Arbeit und wandeln Kosten in verfügbares Kapital um. Und das schon ab dem ersten Tag nach der Einführung.

Digitale Workflows sorgen für Effektivität in der Buchhaltung

Wer bei der Rechnungsverarbeitung auf digitale Workflows setzt, hat einen entscheidenden Schritt in Richtung gesteigerte Effektivität gemacht. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst formatunabhängig alle eingehenden Rechnungen automatisch und gleicht sie direkt ab. Es liest Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferantendaten, Rechnungsnummern oder Beträge, schnell und direkt aus und gleicht sie mit der Bestellung ab. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. Dokumente lassen sich ohne manuelle Dateneingabe erfassen und mittels automatisch vordefinierter Datenfelder indexieren. Das spart viel Zeit, was am Ende dem gesamten Unternehmen zugute kommt. Sind nämlich alle Dokumente jederzeit und schnell verfügbar, begünstigt das einen transparenten und reibungslosen Informationsfluss durch alle Abteilungen – ein wichtiger Faktor in Sachen Effektivität.

Wer für mehr Effektivität auf digitale Workflows setzt, kommt auch um Cloud-Lösungen nicht herum. Denn diese fördern eine effektive Arbeit. Zum einen entfallen durch die Datenspeicherung in einer Cloud die Bereitstellung und Betreuung von Speichersystemen und -medien im Unternehmen, da das ganze System in der Cloud läuft. Zum anderen bieten Cloud-Lösungen größtmögliche Sicherheit: Seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen, sodass niemand die abgelegten Daten einsehen kann. Zudem hosten sie ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören regelmäßige Back-Ups und Wiederherstellungsverfahren, falls es beispielsweise zu einem Serverabsturz kommt. Außerdem bieten Cloud-Lösungen einem Unternehmen unbegrenzten Speicherplatz. So kann ein Unternehmen als Nutzer von Cloud-Services seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Mit wenigen Klicks kann es mehr Speicherplatz bekommen. Manche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass ein Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht. Damit gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und effektive Speichermethode für digitale Daten.

Ganz gleich, ob es sich nun um die Personalabteilung, die Buchhaltung oder den Umgang mit Dokumenten allgemein handelt, wenn Unternehmen Prozesse digitalisieren, profitieren am Ende alle. Digitale Workflows fördern die Effektivität eines ganzen Unternehmens. Sie sorgen dafür, dass sämtliche Prozesse und Arbeitsabläufe erheblich schneller ablaufen. Die gesparte Zeit können Mitarbeiter in andere gewinnbringende Projekte investieren. Und das verhilft dem ganzen Unternehmen zu mehr Wirtschaftlichkeit und Erfolg.

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ECM – mehr Effizienz in der Buchhaltung

admin — Wed, 09 Sep 2020 19:54:22 +0000

Eine gute Buchhaltungsabteilung unterscheidet sich von einer mittelmäßigen durch automatisierte, effiziente Prozesse. Deutlich macht das eine Studie der Aberdeen Group, die bei mehr als 180 Unternehmen durchgeführt wurde. Im Bereich der Kreditoren ist der Unterschied zwischen den gut (obere 20 Prozent der Befragten) und den schlecht organisierten Abteilungen (untere 30 Prozent) beachtlich.

Die gut organisierten Abteilungen bearbeiteten eine Eingangsrechnung in durchschnittlich 4,1 Tagen; der Durchschnitt über alle Unternehmen lag bei 6,1 Tagen. Die Bearbeitung einer Rechnung kostete 2,70 €, während der Durchschnitt dafür fast das Doppelte (5 Euro) aufwendete. Außerdem nutzten hier 90 Prozent die möglichen Skonti – ebenfalls fast doppelt soviel wie der Durchschnitt.
Die Kreditorenbuchhaltung bei den Nachzüglern fiel dagegen deutlich ab. Die schlecht organisierten Buchhaltungsabteilungen verarbeiteten eine Rechnung in 16,3 Tagen, ließen sich das 13,34 Euro kosten und nutzten nur 18 Prozent der möglichen Skonti.

Die meisten Buchhalter können nicht annähernd so effizient arbeiten wie die Besten in dieser Studie. Das liegt daran, dass sie bei ihrer Arbeit umständlichen und fehlerträchtigen Prozessen folgen müssen, beispielsweise beim Rechnungseingang per Briefpost.

Arbeiten die Buchhalter noch mit Papier, erfordert das unnötig viel Raum und Zeit. Seine Arbeitszeit kann ein Buchhalter sinnvoller nutzen als mit dem Sortieren, Ablegen und Suchen von Dokumenten; das ist eine Vergeudung seiner Kompetenzen und der Ressourcen des Unternehmens.

Abhilfe schafft Enterprise Content Management (ECM). Damit kann die Buchhaltung Platz für das Archiv und Zeit für die Prozesse sparen. Und weil ein ECM-System nicht nur Rechnungen, sondern alle Dokumentarten elektronisch verwalten und per Mausklick bereitstellen kann, lässt sich der Einsatz problemlos auf andere Bereiche ausweiten.

In der Debitorenbuchhaltung etwa kann der direkte Zugriff auf alle Informationen über einen Kunden viele Vorteile und einen großen Zeitgewinn bedeuten. Säumige Zahler haben ja üblicherweise gute Ausreden; oft behaupten sie einfach, dass ihnen bestimmte Dokumente fehlen oder dass falsche Ware geliefert worden sei. Läuft der Informationsfluss noch auf Papier, kann der Buchhalter an dieser Stelle nicht weiter argumentieren, weil er die Fakten nicht kennt. Oft dauert es dann Tage, bis er die nötigen Details aus verschiedenen Abteilungen zusammengetragen hat.

Mit einem ECM-System hat er alle Fakten noch während des Telefonates parat – und kann die Sache klären oder die fehlenden Dokumente per Fax oder E-Mail sofort nachliefern. Das spart nicht nur Zeit und Geld, weil der Zahlungseingang beschleunigt wird, sondern schont auch die Nerven aller Beteiligten.

Sie möchten, dass Ihre Buchhaltungsabteilung so kosteneffizient wie möglich arbeitet? Unser Ratgeber „9 Tipps, um in der Buchhaltung Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken“ zeigt die einfache Lösung mit elektronischem Dokumenten-Management.

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Ein DMS allein reicht nicht zur effizienten Aktenführung

admin — Wed, 09 Sep 2020 19:54:22 +0000

Ein gutes System für die Aktenführung sorgt für Effizienz in der Buchhaltung. Stand der Technik ist hier modernes elektronisches Dokumenten-Management, auch wenn in der Vergangenheit diverse Verfahren und Systeme zur Verwaltung der Buchhaltungsunterlagen, etwa Schriftgutverwaltung bzw. Records Management, ausreichten. Viele Buchhalter müssen heute noch mit derartigen Oldtimern arbeiten – entweder weil es noch kein Dokumentenmanagement-System (DMS) im Unternehmen gibt oder weil es nicht genutzt wird.

Ein DMS in der Buchhaltung spart jedoch nicht nur bares Geld, weil dank der zügigeren Rechnungsbearbeitung mehr Skonti ausgenutzt werden und weniger Mahngebühren bzw. Säumniszuschläge anfallen. Die Software sorgt nebenbei auch dafür, dass die Buchhalter für etwaige Audits oder Steuerprüfungen nicht in wochenlanger Arbeit die erforderlichen Dokumente zusammensuchen müssen – mit einem elektronischen Dokumentenmanagement-System stehen alle Unterlagen schnell zur Verfügung. Außerdem sind alle Dokumente sicher vor unbefugtem Zugriff und werden durch Disaster-Recovery-Vorkehrungen der IT-Abteilung vor dem unwiderruflichem Verlust geschützt – sogar bei Feuer, Hochwasser oder anderen Katastrophen. Um all das müssen sich die Buchhalter nicht mehr kümmern.

Die Einführung von elektronischem Dokumenten-Management allein reicht aber bei weitem nicht für eine zeitgemäß effiziente Buchhaltung, denn in der alltäglichen Praxis werden immer wieder typische Fehler gemacht. Allen voran sind das die weiterhin manuelle Dateneingabe sowie schlecht bzw. gar nicht definierte Geschäftsprozesse.

Der Rückgriff auf die manuelle Dateneingabe für die Verwaltung der Buchungsunterlagen trotz aller DMS-Automatismen hat zwei Gründe: Eine unvollständige Datenbasis oder lückenhaft definierte Geschäftsprozesse. Beides ist ebenso schädlich wie unnötig. Die unvollständige Datenbasis ist auf die fehlende Historie (nach wie vor im Papierakten-Archiv), das unvollständige Scannen und Digitalisieren der nach wie vor auf Papier eingehenden Dokumente oder auf schlecht integrierte IT-Systeme, etwa kaufmännische Anwendungen, zurückzuführen.

Diese Mankos müssen die Buchhalter durch die Eingabe der Daten ausbügeln, die sie von Briefen, Druckerlisten oder aus Excel und anderen Anwendungen wie dem Warenwirtschaftssystem abtippen. Das ist nicht nur mühsam und nervig, sondern auch zeitraubend und fehleranfällig – also auch kostspielig.

Eine Digitalisierung der eingehenden Dokumente und der historischen Archive schafft Abhilfe. Das Abtippen erübrigt sich vollständig, sobald die Buchhaltungssoftware mit dem DMS integriert ist. Dann lassen sich alle relevanten Informationen automatisch importieren.

Auch lückenhaft definierte Geschäftsprozesse sind absolut kontraproduktiv in einer sauber strukturierten Buchhaltung. Manche Dokumente können dann nicht automatisch verarbeitet und abgelegt werden, so dass der Buchhalter sie von Hand den richtigen Kostenstellen zuordnen muss – von den Schwierigkeiten, alte Dokumente wiederzufinden, einmal ganz zu schweigen. Das macht die ordnungsgemäße Buchhaltung abhängig von einzelnen Personen und erschwert die nachweislich korrekte Abwicklung der Prozesse.

Sind die Geschäftsprozesse aber vollständig und korrekt in den Workflows des DMS abgebildet, erfolgen sowohl die Ablage als auch die Dokumentation aller relevanten Vorgänge in der Buchhaltung automatisiert. Beispielsweise stellen die Workflows dann durch die Weiterleitung der Dokumente an die zuständigen Stellen sicher, dass es für jede Rechnung die nötigen Kontrollen und Genehmigungen gibt. Das wird außerdem durch ebenfalls automatisch generierte Prüfprotokolle dokumentiert. So kann ein Unternehmen bei künftigen Audits auch seine Compliance ohne Probleme nachweisen.

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Finanzplanung und Steuerprüfung leicht gemacht

admin — Wed, 09 Sep 2020 19:54:22 +0000

Die Qualität der Finanzplanung eines Unternehmens hängt maßgeblich davon ab, wie die Buchhaltungsunterlagen verwaltet werden. Sind die nötigen Informationen schwer zugänglich, weil sie sich auf Papier in einem Aktenschrank stapeln, sind Probleme bei der Kosten-, Budget- oder Liquiditätsplanung ebenso vorprogrammiert wie Schwierigkeiten bei Audits oder Steuerprüfungen.

Jeder Gewerbetreibende in Deutschland ist gesetzlich verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Je nach Art der Dokumente betragen die Fristen sechs bzw. zehn Jahre. Dokumente länger als nötig aufzubewahren, ist aus zwei Gründen von Nachteil: Erstens fallen überflüssige Kosten für Speicherplatz und Dokumenten-Management an, zweitens erhalten die Prüfer unnötige Anhaltspunkte für etwaige Beanstandungen, da sie alle vorliegenden Unterlagen nutzen dürfen.

Auch wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, vernichten viele Unternehmen die Dokumente nicht. Oftmals erschwert die Art der Ablage bzw. Speicherung dieses, da es meistens ein mühsamer manueller Vorgang. Mit dem „Records Management“ eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) dagegen ist eine präzise Einhaltung der Aufbewahrungsfrist jedes Dokumentes automatisch möglich. Beispielsweise lassen sich die Metadaten eines Dokumentes bei der Aufnahme in das elektronische Archiv per Workflow um Erstellungs- oder Empfangsdatum sowie Dokumententyp, etwa Rechnung oder Bilanz, ergänzen.

Danach kümmert sich das DMS um das elektronische Dokument. Läuft seine Aufbewahrungsfrist ab, wird das alte Dokument automatisch gelöscht oder in ein separates historisches Archiv exportiert. Das erleichtert auch die Vorbereitung von Audits und Steuerprüfungen. Mit Papierdokumenten sind diese oft eine Tortur – sowohl für die Buchhalter als auch für die Prüfer. Sollen zum Beispiel alle Rechungen aus dem Jahr 2010 geprüft werden, erhalten die Prüfer die entsprechenden Aktenordner und arbeiten sich mühsam durch die Papierberge.

Mit einem DMS ist die Buchhaltung besser vorbereitet. Anfragen der Prüfer können damit so exakt beantwortet werden, dass keine unnötigen Belege mehr ausgehändigt werden müssen. Statt der Belege eines kompletten Jahrgangs im Ordner erhalten die Prüfer die gewünschten Informationen auf DVD – und ausschließlich nur diese Informationen; diese DVD wird einfach mit den Ergebnissen einer simplen Abfrage des DMS gebrannt. Das vereinfacht die Arbeit sowohl für die Buchhalter als auch für die Prüfer.

Außerdem verbessert ein DMS Datenschutz und Datensicherheit der vertraulichen Finanzdaten in der Buchhaltung. Damit lässt sich der Zugriff auf bestimmte Dokumente so einschränken, dass nur berechtige Personen damit arbeiten können. Einmal definierte Buchungskontrollen und Prüfpfade machen jederzeit transparent, wer welche Dokumente wann genutzt hat. Das ist wichtig in Bezug auf interne Kontrollsysteme (IKS) und Risikomanagementsysteme (RMS), die sowohl von KonTraG, GoBD, IFRS und HGB als auch vom amerikanischen Sarbanes-Oxley Act und seinen europäischen sowie japanischen Ablegern EuroSOX und J-SOX vorgeschrieben sind.

Kostenanalysen lassen sich mit dem DMS durch die Berücksichtigung von Informationen verbessern, die nicht im ERP-System vorliegen. Das können beispielsweise Details zu Zahlungen sein, die über Termin und Betrag hinausgehen, sich in den Rechnungsdokumenten oder im begleitenden Schriftwechsel befinden und im elektronischen Archiv abgelegt sind. Mit Hilfe des DMS lassen sich die Kostenstrukturen detaillierter analysieren, weil auch die Einflüsse anderer Faktoren – beispielsweise von Lieferverzögerungen oder Reklamationen – berücksichtigt werden können. Diese Zusatzinformationen helfen bei der Kostenplanung enorm; wer genau weiß, warum in der Vergangenheit mehr Geld ausgegeben wurde als vorgesehen wird auch bessere Entscheidungen über künftige Investitionen oder Einkäufe treffen.

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Fünf Ideen, mit denen Mittelständler ihre Buchhaltung digitalisieren können

admin — Wed, 09 Sep 2020 19:54:22 +0000

Große Unternehmen machen es schon lange vor: die Digitalisierung der Buchhaltung. Ganz ohne Papier und mit automatisierten Prozessen zeigen sie, wie die digitale Transformation funktionieren kann. Der deutsche Mittelstand hinkt in diesem Zusammenhang hinterher – noch, denn die Möglichkeiten, mit denen Mittelständler ihre Buchhaltung digitalisieren können, sind vielfältig. Fünf davon sowie die besten Tipps zur Umsetzung verrät Ihnen dieser Beitrag.

Den Innovationsmotor antreiben

Mittelständische Unternehmen gelten als der Motor der deutschen Wirtschaft. Sie wirken sich entscheidend auf das Wachstum und den Wohlstand des Landes aus, indem sie Arbeitsplätze schaffen, junge Menschen ausbilden und die Wettbewerbsfähigkeit auf den Märkten der Welt aufrecht erhalten. Ob kleiner Handwerksbetrieb, traditionsreiches Familienunternehmen oder Selbstständige, sie alle sind ein branchenübergreifend wichtiger Faktor für die Volkswirtschaft. Ihre Innovationen entscheiden über die Zukunftsfähigkeit von ganz Deutschland. Zu einer dieser Innovationen gehört zweifelsohne die Digitalisierung mit ihren vielen Facetten. Dabei ist es ein wichtiger Schritt, dass Mittelständler ihre Buchhaltung digitalisieren.

Wer seine Spitzenposition in der Wirtschaft behalten will, muss neue, kreative Wege gehen. Innovatives Denken gehört deswegen zur ersten Idee, mit der Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren können:

1. Setzen Sie auf eine Disruption vom Alltag

An zukunftsträchtigen Ideen mangelt es dem Mittelstand nicht. Doch der Arbeitsalltag, eingeschliffene Denkweisen und Zeitdruck wirken wie eine Bremse auf die Digitalisierung. Sie machen es unmöglich, Bestehendes grundlegend zu reflektieren, zu ändern und neue Ansätze zu wagen. Deswegen haben sich viele mittelständische Unternehmen bisher dagegen gewehrt, ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Nun sehen sie aber, dass es an der Zeit ist, zu handeln und sich von einer manuellen, papierbasierten Arbeit in der Buchhaltung zu verabschieden.

Der erste Schritt dorthin liegt in der Disruption vom Alltag. Geben Sie Ihren Mitarbeitern genügend Zeit, unabhängig von den täglich anfallenden Aufgaben, neue Denkwege zu gehen und sich mit den neuen Methoden der digitalen Buchhaltung auseinanderzusetzen. Ermitteln Sie gemeinsam mit den Arbeitskräften in Ihrer Buchhaltung, wo Verbesserungspotentiale liegen und an welchen Stellen sich wertvolle Arbeitszeit zu Gunsten anderer, gewinnbringender Projekte einsparen lässt. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter dabei aktiv in die Entscheidungsfindung ein. Denn nur, wenn Ihre Mitarbeiter verstehen, welche Vorteile ihnen das bringt und warum die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung absolut nötig ist, um zukunftsfähig zu bleiben, werden Sie sich gerne in den Prozess einbringen. Dass alle in Ihrem Unternehmen an einem Strang ziehen, ist essenziell, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren wollen.

2. Verabschieden Sie sich vom Papier – endgültig

Hier noch eine Rechnung aus dem Taxi, da noch ein Bewirtungsbeleg und nicht zu schweigen von den ganzen alten Rechnungen im Archiv. Keine Frage, Papier ist in vielen mittelständischen Unternehmen nach wie vor allgegenwärtig. Irgendwo kommt doch immer noch etwas angeflattert, das definitiv nicht digital ist. Doch wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren wollen, müssen Sie damit Schluss machen. Eliminieren Sie papierbasierte Vorgänge vollständig. Hier bietet es sich an, zunächst eine Bestandsaufnahme zu machen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihr Papier-Archiv und digitalisieren Sie alles, was noch nicht digital ist. So haben Sie am Ende Geschäftsbriefe, Rechnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen digital in einem zentralen Archiv gespeichert. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS).

Die Nutzung eines DMS kann Ihnen viel Arbeit sparen. Das betrifft vor allem Ihre Rechnungsverarbeitung. Generell kann eine Rechnung in verschiedensten Formen in Ihr Unternehmen gelangen: auf Papier, per E-Mail oder als Scan. Mittels DMS lässt sich die Arbeit bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Eine Indexierung der Eingangsrechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. Und Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, kann DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen.

3. Die Buchhaltung digitalisieren mittels Prozess-Automatisierung

Derzeit sieht es in vielen mittelständischen Unternehmen ähnlich aus: Etliche Prozesse sind durch Papier und softwaretechnische Insellösungen geprägt. Wer seine Buchhaltung digitalisieren möchte, kommt so allerdings nicht weiter. Denn die Basis des digitalen Erfolgs liegt in der Anbindung sämtlicher Unternehmensbereiche an ein zentrales System. Sind alle Abteilungen, wie zum Beispiel Produktion, Lagerorganisation, Vertrieb, Einkauf, Personalwirtschaft und Buchhaltung, miteinander verbunden, gestalten sich die Kommunikationsprozesse zwischen ihnen wesentlich unkomplizierter und effizienter. Keine langen E-Mail-Verteiler, keine zwischen den Zuständigkeiten herumirrenden Rechnungen, keine Verzögerungen der Bearbeitung im Urlaubs- oder Krankheitsfall – mittels digitalem Dokumentenmanagement-System ist das möglich.

Wichtig ist an dieser Stelle, dass Sie auf ein umfassendes DMS setzen, das ist in der Lage ist, verschiedene Informationen aus unterschiedlichsten Quellen aufzunehmen und zu verarbeiten. Das erleichtert Ihnen nicht nur die innerbetriebliche Kommunikation, sondern auch die zu Ihren Kunden, Lieferanten und Kooperationspartnern. Diese sollten Sie unbedingt einbeziehen, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren. Flexible Schnittstellen machen es möglich. Trotzdem können jederzeit Ausnahmen oder Fehler auftreten. Deswegen sollte ein DMS auch darauf ausgelegt sein, Unstimmigkeiten sofort zu erkennen. Digitale Prozesse sollten für ein sofortiges Abgleichen aller Pflichtangaben einer eingehenden Rechnung sorgen und Fehler oder Doubletten direkt identifizieren. So verhilft ein digitales DMS Ihrem Unternehmen nicht nur zu einer konsequenten Cashflow-Kontrolle, sondern spart Zeit und schaltet mögliche Fehlerquellen aus. Sie sehen: Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, sind auch die finanziellen Einsparungen nicht unbeachtlich.

4. Heben Sie räumliche Trennungen auf

Um Ihre Buchhaltung zu digitalisieren, empfiehlt es sich, auf eine standortübergreifende Vernetzung Ihrer Geschäftsbereiche sowie auf den Einsatz gemeinsam genutzter Software zu setzen. So verliert die räumliche Distanz zwischen Mitarbeitern und Abteilungen an Relevanz und Sie können viele neue Arbeitsmöglichkeiten schaffen. Ortsunabhängige Arbeitsteams oder eine Verknüpfung zu Mitarbeitern im Homeoffice schaffen Ihnen völlig neue Optionen zu Verteilung von Aufgaben. So lassen sich buchhalterische Prozesse effizienter verteilen und effektiver bearbeiten – und das ganz unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeiter gerade befinden. Damit gestaltet sich die gesamte Rechnungsverarbeitung mittels DMS wesentlich schneller. Davon profitiert am Ende Ihr ganzes Unternehmen.

5. Wählen Sie den richtigen Partner

Auf eigene Faust die Buchhaltung digitalisieren? Geht, ist aber nicht erfolgversprechend. Um die Umstellung von papierbasiert auf digital ohne großartige Zeitverzögerung und Störung der alltäglichen Arbeitsabläufe durchzuführen, bietet es sich an, einen kompetenten Partner zu engagieren. Dieser kann Sie von Anfang an bei der Wahl der richtigen Software unterstützen und Ihnen in der ersten Zeit der Anwendung wertvolle und praktische Tipps zu Ihrem digitalen Dokumentenmanagement-System geben. So können Sie schnellstmöglich mit dem Erfolg Ihrer digitalen Buchhaltung rechnen.

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Papierlose Buchhaltung dank elektronischem Dokumenten-Management

admin — Wed, 03 Jun 2020 20:54:24 +0000

Jedes Unternehmen, ob Industriebetrieb, Händler oder beispielsweise Dienstleister, erzeugt und erhält jede Menge Lieferscheine, Rechnungen und Bestellungen. All diese Dokumente müssen durch den Engpass Buchhaltungsabteilung geschleust werden. Ohne elektronisches Dokumenten-Management wird allein dabei jede Menge Zeit und Geld vergeudet.

Fragt man einen Buchhalter, wie lange er braucht, um ein Papierdokument aus dem Aktenschrank zu holen, wird er vielleicht zwei Minuten schätzen. Dabei vergisst er aber die Fälle, in denen das Dokument falsch abgelegt ist oder sich schon gar nicht mehr in der Buchhaltung vor Ort befindet, sondern beispielsweise in das Kellerarchiv ausgelagert wurde. Er könnte nach zehn Minuten mit dem Dokument aus dem Archiv zurück sein, falls er sich auf dem Weg nicht noch einen Kaffee aus der Kantine holt oder mit Kollegen plaudert, die er zufällig trifft. Dann kann der Suchvorgang schnell 20 Minuten dauern – oder länger. Vielleicht hat gerade jemand anderes dasselbe Dokument benötigt und es ruht auf irgendeinem Schreibtisch.

Papierlose Prozesse sparen Zeit und Geld

Glücklicherweise lässt sich das Papier in der Buchhaltung heute durch elektronisches Dokumenten-Management beziehungsweise Enterprise Content Management (ECM) ersetzen. Papierlos sind alle Prozesse in der Buchhaltung viel effizienter, was vor allem aus fünf Gründen viel Zeit und Geld spart.

1. Einfaches Dokumenten-Handling: Arbeitet die Buchhaltung noch mit Papier, ist beim Eintreffen der Post jedes Mal manuelle Arbeit des Sachbearbeiters erforderlich. Bei einer Bestellung wird unter Umständen eine neue Sammelmappe geholt und beschriftet, in der diese Bestellung abgelegt wird. Sobald dann die zugehörige Rechnung vorliegt, wird der Buchhalter diese Mappe wieder heraussuchen und die Rechnung dort ebenfalls archivieren. Ist die Rechnung genehmigt, wird er seine Ablage um eine Kopie der Zahlungsunterlagen ergänzen, den Bestellvorgang abschließen und die Sammelmappe ins Archiv schicken. Mit einem DMS dauern diese Aufgaben nur wenige Mausklicks.

2. Keine Raum- und Materialkosten: Aktenschränke, Ordner und Mappen sowie Papier und Tinte kosten ebenso Geld wie der Archivraum und eventuell die Heizung. Werden die Papierdokumente digitalisiert, fällt nur noch ein Bruchteil der Raum- und Materialkosten an.

3. Prompter Dokumentenzugriff: Elektronisch archivierte Unterlagen findet ein Buchhalter innerhalb von Sekunden. Er muss nicht mehr zu einem Aktenschrank oder ins Archiv gehen und dort das entsprechende Dokument suchen. Mit einer unternehmensweiten ECM-Lösung kann jeder Mitarbeiter am Arbeitsplatz auf benötigte Unterlagen zugreifen und so seine Aufgaben deutlich schneller erledigen.

4. Erhöhte Auskunftsbereitschaft: Greifen Buchhalter nicht mehr auf Papier zurück, können sie viele Fragen von Kunden oder Lieferanten zu Rechnungen oder Bestellungen direkt beantworten. Sie müssen bei einem Anruf nicht mehr ihre Arbeit unterbrechen, die Akten zu dem betreffenden Auftrag suchen und die Frage später per Rückruf beantworten, sondern können unmittelbar im DMS den Vorgang aufrufen und schon nach wenigen Mausklicks die gewünschte Auskunft erteilen.

5. Schnellere Rechnungsverarbeitung: Sowohl Zeitaufwand als auch Fehlerhäufigkeit in der Buchhaltung sinken drastisch, wenn die bisher auf Papier eingehenden Bestellungen und Rechnungen digitalisiert eintreffen. Dann werden beispielsweise der Scan-Prozess am Arbeitsplatz und die manuelle Datenerfassung in das Fibu- oder ERP-System überflüssig. Erfolgt die Rechnungsverarbeitung papierlos, kann dies positive Domino-Effekte im gesamten Unternehmen auslösen, die sowohl produktivitätssteigernd als auch kostensenkend wirken.

Doch trotz all dieser Vorteile bleibt das papierlose Büro oft noch Utopie, zeigt eine aktuelle Studie. Demnach drucken sogar 69 Prozent der Unternehmen elektronisch eingegangene Rechnungen zur Weiterbearbeitung auf Papier aus – auch weil sie unsicher sind in Bezug auf die Umsetzung der rechtlichen Anforderungen. Immerhin ergab die Studie, dass die Digitalisierung der internen Prozesse oftmals schon weit fortgeschritten ist: Über ein Drittel der Unternehmen bevorzugt bereits elektronische Rechnungen.

Ein Digitalisierungsprojekt in weniger als drei Monaten mit einem ECM-System erfolgreich durchführen? Wie`s geht, lesen Sie in unserem E-Book „Papierlos in 90 Tagen“.

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ECM – Turbo für den Rechnungseingang

admin — Wed, 13 May 2020 20:54:24 +0000

Enterprise Content Management gilt zu Recht als das mit Abstand beste Mittel, die Verarbeitung der Eingangsrechnungen effizienter und kostengünstiger zu gestalten. ECM, manchmal auch schlicht Dokumenten-Management genannt, gibt den Buchhaltern die nötigen Werkzeuge an die Hand, um den Rechnungseingang zu automatisieren und die Dokumente elektronisch zu bearbeiten, sicher zu archivieren und schnell wiederzufinden. Den größten Nutzen haben Unternehmen durch das automatisierte Weiterleiten der digitalen Rechnungen an die zuständigen Stellen und die daraus resultierende schnelle Rechnungsfreigabe. Skontofristen werden eingehalten, also zwei bis drei Prozent der Rechnungssumme eingespart.

Mit Dokumenten-Workflows wird viel Zeit eingespart, da Rechnungen automatisch beispielsweise dem Besteller oder der Geschäftsführung zur Prüfung vorgelegt werden. Dabei können auch Vertreter involviert werden, so dass Urlaub, Krankheit oder Dienstreisen keine Verzögerungen mehr bedeuten.

Macht die Rechnung diesen Weg auf Papier, kann das schnell eine Woche oder länger dauern. Mit den digitalen Workflows des ECM-Systems lassen sich darüber hinaus auch alle Hürden bei der Rechnungsprüfung entdecken und beseitigen, etwa durch automatisch generierte Erinnerungsmails an den zuständigen Mitarbeiter oder die Benachrichtigung seines Vorgesetzten nach Ablauf definierter Fristen.

Bei der Rechnungsfreigabe lassen sich Fehler vermeiden, die heute noch entstehen, wenn überlastete Mitarbeiter Rechnungen einfach durchwinken. Liegen Bestellungen und Preislisten nur auf Papier vor, ist es manchmal zu zeitraubend, sie mit der gebotenen Sorgfalt zu prüfen. Dann verlässt man sich darauf, dass die Lieferanten ehrlich und akkurat arbeiten – mit dem Risiko zu viel zu bezahlen.

In einem ECM-System dagegen sind alle für die Rechnungsbearbeitung relevanten Dokumente zentral abgespeichert und auf Knopfdruck genau dann verfügbar, wenn sie gebraucht werden. Der Prüfer gewinnt mehr Sicherheit bei der Genehmigung der Rechnung, weil sich jede offene Frage sehr einfach und schnell durch einen Blick auf Bestellung, Auftragsbestätigung oder Lieferschein beantworten lässt. So verbessert das ECM-System die Rechnungsprüfung, in dem es mehr Akkuratesse in den Prozess bringt und die Entscheidungsfindung erleichtert.

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Warum Buchhalter die ECM-Pioniere sein sollten

admin — Sun, 12 Apr 2020 20:54:24 +0000

Wichtige IT-Systeme wie ein Enterprise Content Management (ECM) werden üblicherweise Zug um Zug im Unternehmen eingeführt. Bei manchen Technologien liegt es auf der Hand, in welcher Abteilung oder bei welchem Projekt die Einführung beginnen sollte. Aber wie sollte eine ECM-Einführung priorisiert werden, von der letztendlich alle Unternehmensbereiche profitieren?

Die Frage stellt sich umso mehr, weil einer der Hauptgründe für ECM oder elektronisches Dokumenten-Management ja der Abschied von Papier auf dem Schreibtisch ist. Das Arbeiten mit Papier ist eine teure Last und ineffizient für jedes Unternehmen. Es ist eine Bürde, von der ein ECM-System jeden einzelnen Mitarbeiter entlastet – vom Geschäftsführer bis zum Azubi, von den Verkäufern über die Ingenieure und Sachbearbeiter bis hin zum Personalreferenten.

Gute Gründe sprechen dafür, dass ECM zuerst in der Buchhaltung eingeführt wird. Hier amortisiert sich die ECM-Investition am schnellsten, weil die Einführung in der Abteilung erfolgt, die üblicherweise das meiste Papier verarbeitet; viele Rechnungen treffen immer noch per Briefpost ein. Und wie oft erstellen die Buchhalter die Rechnungen zwar am Computer, drucken sie dann aber aus und verschicken sie per Post. Wenn es schnell gehen soll, wird die Rechnung gescannt und manuell per E-Mail zugestellt. Von elektronischem Dokumenten-Management ist das noch meilenweit entfernt.

Dazu kommen in der Buchhaltung aufwendige Verfahren für Berichtswesen und Dokumentation, die oft noch massenweise Papier verschlingen, digital aber viel einfacher, schneller und fehlerärmer sind.

Außerdem wird ECM den spezifischen Erfordernissen der Buchhaltung sehr gut gerecht: Der stringenten und klar strukturierten Arbeit, häufig mit Formularen und Spreadsheets oder mit gesetzlich definiertem „Content“. Behörden wie die Finanz- und Zollämter, mit denen es die Buchhalter zu tun haben, geben klipp und klar vor, wann und wie bestimmte Dokumente erstellt, gespeichert, aktualisiert und vorgelegt werden müssen. Bei der Einhaltung von Fristen und Terminen hilft ECM ebenfalls – nichts gerät mehr in Vergessenheit oder wird übersehen.

Um ihre „Compliance“ zu wahren, müssen die Buchhalter zwingend für Datensicherheit sorgen und den Zugriff auf viele Dokumente beschränken, um sie vor Diebstahl, Verfälschung oder Zerstörung zu schützen. All das leistet ein ECM fast automatisch nebenbei.

Hinzu kommt, dass ECM in der Buchhaltung hilft, Skonto-Fristen einzuhalten, da eingehende Rechnungen deutlich schneller verarbeitet werden. Durch die bessere Organisation werden auch Überzahlungen verhindert, die Kostenstruktur verbessert und der Cashflow verbessert. So trägt ECM in der Buchhaltung sehr unmittelbar zur Profitabilität des gesamten Unternehmens bei. Das ist das beste Argument für die Pole-Position der Buchhaltung bei der schrittweisen ECM-Einführung: Hier bringen ECM und der Abschied vom Papier schlicht und ergreifend die größten Vorteile. Nicht nur für die Mitarbeiter dieser Abteilung, sondern auch für das Unternehmen insgesamt.

Sie möchten mehr über Strategien zur Einführung eines ECM-Systems erfahren? Unser Leitfaden „Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg“ gibt Ihnen wertvolle Tipps.

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