Die digitale Dokumentenablage ermöglicht nicht nur das einfache und schnelle Auffinden von Daten, sondern auch die Versionierung von Dokumenten und deren rechtssichere Aufbewahrung. Die digitale Dokumentenablage sorgt für einen zusätzlichen Effizienzschub, sobald Dokumenten-bezogene Prozesse wie der Rechnungseingang oder das Bewerbermanagement durch Workflows automatisiert werden. So wird eine Rechnung beispielsweise nach der Bearbeitung durch Kollegen A zur Prüfung direkt an Kollegen B weitergeleitet, der zusätzlich noch in einer Aufgabe mitgeteilt bekommt, was er nun genau zu prüfen hat und bis wann.

Abschied nehmen vom Papier

Mittels Collaboration lässt sich zusätzlich Zeit sparen, indem ein Team gemeinsam an einem Dokument arbeiten und in Echtzeit sehen kann, welche Korrektur ein Kollege in dem Moment vornimmt. Muss der Kollege – bevor die anderen weitermachen können – in Ruhe etwas überarbeiten, kann er per Checkout das Dokument so lange für sich exklusiv haben, bis er die Bearbeitung abgeschlossen hat. Das verhindert, dass die Kollegen mit unfertigen Passagen weiterarbeiten.

Wer die digitale Transformation erfolgreich gestalten will, muss also Abschied nehmen. Abschied von eingespielten manuellen Prozessen, Abschied vom geduldigen Papier. Denn auf lange Sicht führt an automatisierten Workflows auf Basis einer digitalen Dokumentenablage kein Weg vorbei. Workflows, die über eine Dokumentenmanagement-Software (DMS) bereitgestellt werden – wahlweise noch On-Premises im eigenen Rechenzentrum, im Outsourcing bei einem Dienstleister oder zeitgemäß aus der DMS Cloud, was immer populärer wird. Die innovativen DMS-Anbieter präferieren daher inzwischen ganz offensichtlich einen „Cloud First“-Ansatz.

Das führt zu einem produktiven, rechtskonformen und serviceorientierten Arbeiten im ganzen Unternehmen.

Das Organisieren aller wichtigen Informationen und Unterlagen in der digitalen Dokumentenablage bietet klare Vorteile

Von den zahlreichen DMS-Vorteilen profitieren letztlich alle Abteilungen eines Unternehmens im Tagesgeschäft. Suchzeiten reduzieren sich deutlich, da die Dokumente schnell gefunden werden können. Informationen in Dokumenten, die im DMS gespeichert sind, stehen ortsunabhängig bereit – und das natürlich auch unterwegs oder im Homeoffice. Für das Unternehmen insgesamt bringt die digitale Dokumentenablage neben dem schnellen Informationszugriff und den optimierten Arbeits-Workflows vor allem mehr Flexibilität und Transparenz, Fortschritte mit Blick auf Compliance und Risikominimierung, verbesserte Kundenbeziehungen und last not least eine positive Ökobilanz.

Weil mit einer Dokumentenverwaltungssoftware nicht nur digitale Dokumente abgelegt werden können, sondern sich auch Daten aus Papierdokumenten nach der Digitalisierung am Scanner mittels Texterkennung integrieren lassen, macht die Verwendung eines DMS die Papierablage überflüssig. Hinzu kommt, dass die Daten automatisch in andere Anwendungen des Unternehmens integriert werden können, zum Beispiel in das ERP, CRM oder die Buchhaltungssoftware. Nicht zuletzt erhöht sich durch die digitale Dokumentenverwaltung die Kundenzufriedenheit, da der Service durch schnellere Reaktionszeiten ebenfalls verbessert wird.

Rechtskonformität und Sicherheit

Alle Unternehmen sind verpflichtet, sich bei der Dokumentenverarbeitung und -archivierung an die jeweils geltenden nationalen und internationalen rechtlichen Vorgaben zu halten. Dazu ist eine ausreichende Dokumentation nötig. Rechnungen, Personalakten, Patente und Verträge sind sensible rechtliche Angelegenheiten, die es adäquat zu handhaben gilt. Granulare Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff zu sensiblen Dokumenten erhalten und diese auch bearbeiten können. Die Versionierungsfunktion dokumentiert, wer wann was verändert hat.

Alle Unterlagen werden in dem DMS inklusive aller Versionen und Änderungen dokumentiert und fristgerecht aufbewahrt, Rechnungen beispielsweise über die vom Finanzminister geforderten zehn Jahre. Nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist werden Dokumente automatisch gelöscht. Verträge beispielsweise dürfen nicht einfach verändert werden. Sollte das doch einmal irrtümlich geschehen, enthält jedes gute DMS für diesen Fall ein Wiederherstellungssystem, mit dem sich ältere Versionen einen Dokuments rekonstruieren lassen.

Wer seine Dokumente digital und automatisch managt, muss darauf achten, jedes Dokument gemäß der rechtlichen und unternehmensinternen Vorschriften aufzubewahren – Stichwort Compliance. Das bedeutet, dass kein Dokument auf dem Weg ins digitale Archiv verlorengehen darf – und darin erst recht nicht. Eine DMS-Software muss wirklich alle Dokumente vollständig erfassen. Die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle ist an dieser Stelle ein großer Pluspunkt.

Ein Unternehmen, das auf eine DMS-Software setzt, muss garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf das digitale Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz die Befugnis, alle relevanten Unterlagen anzusehen und auszuwerten; dazu gehören auch die Protokolle jeder Veränderung im Archiv und die Verfahrensdokumentation. Die wichtigsten Regelungen haben wir in einem Beitrag zur elektronischen Archivierung für Sie zusammengestellt.

Mit einer digitalen Dokumentenablage die GoBD im Blick behalten

Legt man beispielsweise die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zugrunde, die seit Anfang 2017 in Deutschland für steuerlich relevante Dokumente gelten, müssen aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen wie folgt gespeichert werden:

• Im Original
• Unverlier- und unveränderbar
• Jederzeit sofort und lückenlos verfügbar
• Maschinell auswertbar

Zudem muss die DMS-Software natürlich auch alle Sicherheitsbestimmungen erfüllen können. Diese beinhalten neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage.

Auf dem Weg zur digitalen Dokumentenablage sind viele große und kleine Schritte notwendig

Es gilt, eine konsistente Datei-Verzeichnisstruktur zu erstellen, Namenskonventionen und Regeln für das Erstellen von Metadaten festzulegen, Zugriffsberechtigungen und Zugriffsregeln zu definieren, die vorhandene Papierablage aufzuräumen, dann zu digitalisieren und dabei die neue digitale Ablagestruktur anwenden.

Ist die digitale Dokumentenablage erst einmal etabliert, werden sukzessive die wichtigen IT-Systeme und -Anwendungen angebunden und entsprechende Workflows aufgesetzt, um Automatismen zu schaffen. Natürlich muss parallel die Belegschaft im Umgang mit dem DMS geschult werden und für die regelmäßige Qualitätssicherung bzw. Optimierung der neuen DMS-Software muss gesorgt sein. Weil deren Einführung im Normalfall eine Einmalaktion ist, empfiehlt es sich, prozessunterstützend erfahrene DMS-Experten zu Rate zu ziehen – sei es der Hersteller selbst, ein spezialisierter Dienstleister oder ein DMS-Berater.

Ergänzend gibt es zahlreiche Checklisten, die eine Übersicht über diese vielen Maßnahmen schaffen und beim Aufbau einer zielführenden Roadmap für das DMS-Projekt helfen. Beispielsweise seien hier genannt:

• die „Starthilfe“ von AIIM-Guru John Mancini „Getting Started with ECM: The Complete List“
• die „GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme“ des Bitkom in der aktuellen Version 2.1,
• „10 Critical Steps for Successful ECM Implementation“ der Beraterin Courtney Wulf
• die kostenlosen „5 Tipps für die ECM-Auswahl“
• das kostenlose E-Book „Papierlos in 90 Tagen“

So gerüstet, sollten sich zeitraubende Um- und Irrwege bei der Auswahl und Einführung der digitalen Dokumentenablage-Software vermeiden lassen. Das E-Book „Papierlos in 90 Tagen“ beispielsweise zeigt Schritt für Schritt anhand bewährter Methoden auf, wie sich das Unternehmen in nur drei Monaten digitalisieren lässt – vom ersten Konzept bis zur finalen Inbetriebnahme.

Das volldigitale Büro wird zwar schon seit 30 Jahren propagiert, ist aber bis heute nur selten Wirklichkeit geworden. Wenn, dann in Großkonzernen oder aber in kleinen, dynamischen Start-ups – jedoch kaum im Mittelstand, dem Motor der deutschen Wirtschaft. Papierarme oder sogar papierlose Prozesse, Ablagen und Archive dagegen sind auch im Mittelstand längst tausendfach erfolgreich im Einsatz. Denn elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und die Automation der damit verbundenen Prozesse stehen weit oben auf der Prioritätenliste der meisten IT-Chefs.

Warum es sich lohnt, die Büro Ablage zu organisieren und zu digitalisieren, liegt auf der Hand: Schnellere Bearbeitung durch Wegfall von Hauspost und Liegezeiten auf den Schreibtischen, Zeiteinsparungen bei der Aktenorganisation, weniger Kosten und Raumbedarf für Papierakten. Gleichzeitig mehr Sicherheit und Compliance bei der Dokumentenbearbeitung, etwa durch die effiziente Erfüllung der rechtlichen – insbesondere steuerrechtlichen – Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen.

Papierdokumente werden gescannt, verschlagwortet und dann digital archiviert. Elektronische Formulare können einen Teil der heutigen Papierformulare ersetzen – und insgesamt wird weniger gedruckt und kopiert. Ein papierloses Büro spart nicht nur Kosten, sondern ist auch ökologisch sinnvoll.

Suche nach Informationen entfällt

Die zeitraubende Suche nach Informationen entfällt, denn in der elektronischen Kunden-, Personal- oder Projektakte können sämtliche Dokumente zu einem Kunden oder Interessenten, Mitarbeiter oder Entwicklungsprojekt gesammelt werden. Das Dokumentenmanagementsystem verwaltet dabei die unterschiedlichsten Ursprungsformate (Papier, Office-Dateien, CAD-Output, E-Mail, elektronisch erstellte Reports) und Dokumenttypen (Protokolle, Dokumentationen, Zeichnungen, Anträge, Prüfberichte, Standards und Normen) in einem gemeinsamen, thematisch geordneten Dokumenten-Pool mit einheitlicher Aktenstruktur.

Werden Inhalte in einer digitalen Büro Ablage organisiert, zentral gespeichert und korrekt indexiert, ist der Zugriff ganz einfach. Mitarbeiter müssen keine Zeit mehr auf die Suche nach diesen Dokumenten verwenden und können Informationen schnell weitergeben. Es sind keine Kopien mehr nötig – weder auf Papier noch digital. Damit entfällt auch der gravierende Nachteil der Redundanz. Zusätzlich wird vermieden, dass unter Umständen verschiedene Kopien dieser Dokumente durch Änderungen unterschiedliche Informationen enthalten können.

Compliance inklusive

Alle Zugriffe auf Dokumente können überwacht, Freigaben elektronisch gesteuert und Dokumentversionen verwaltet werden. Der Zugriff ist mit unterschiedlichen Endgeräten an beliebigen Orten zeitunabhängig möglich. Durch die geordnete, zentrale Bereitstellung aller relevanten Unterlagen quasi per Mausklick wird Zeit für das Suchen gespart, der Entwicklungsprozess beschleunigt und damit die „Time to Market“ reduziert, sei es zum Beispiel für neue Produkte, sei es für die Erledigungen von Kundenanfragen oder für die Erledigung von Reparaturarbeiten.

Das digitale Büro wird so zur Steuerzentrale der digitalen Transformation, konstatierte DocuWare-Gründer Jürgen Biffar bereits im Vorwort des Bitkom Digital Office Index 2018. Ökologisch höchst fragwürdige Papierberge wandern in die Cloud, die digitale Signatur ersetzt das Fax und Video-Meetings ermöglichen persönliche Gespräche trotz großer Distanz zu Kollegen oder Kunden – in Zeiten wie diesen ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Dazu kommen Vorteile wie aufgeräumte Büros, optimierte Workflows, geringere Kopier- und Druckkosten, mehr Agilität, weniger Geschäftsrisiken, bessere Kundenbeziehungen sowie erhöhte Transparenz – und last but not least eine positive Ökobilanz.

Von der Wunschvorstellung zur Wirklichkeit

Die Experten sind sich absolut einig: Die Digitalisierung von Büro-, Verwaltungs- oder kompletten Geschäftsprozessen verspricht ein erhebliches Effizienz- und Innovationspotenzial. Doch wie schon anfangs erwähnt – noch ist das digitale Büro vor allem im Mittelstand eine Wunschvorstellung und höchstens in Start-ups und einigen Großkonzernen gelebte Realität. Auch die Sachbearbeiter in den Behörden müssen aus unterschiedlichsten Gründen notgedrungen immer noch mit Papier arbeiten.

Dafür gibt es verschiedene Ursachen: Je größer das Unternehmen, desto größer in der Regel sein Dokumentenvolumen, desto höher die Komplexität der Organisationsstrukturen und desto stärker die Formalisierung der Abläufe. Das führt insgesamt zu mehr Rationalisierungspotenzial durch den DMS-Einsatz als bei kleineren Unternehmen, auch wenn diese ebenfalls stark mit der zunehmenden Papierflut zu kämpfen haben. Der Handlungsbedarf, die Büro Ablage zu organisieren und zu digitalisieren, war deshalb bis dato nicht ganz so hoch. So öffnet sich die Schere zwischen großen und kleinen Unternehmen aktuell immer weiter, wie sich beim Digital Office Index 2018 zeigt.

Auf einer Skala von 0 bis 100 Punkten erreichen die mehr als 1.000 dazu befragten Unternehmen einen Durchschnitt von 54 (2016: 50). Dabei steht 0 für „überhaupt nicht digitalisiert“ und 100 für „vollständig digitalisiert“. Großunternehmen mit über 500 Mitarbeitern erzielen demnach einen Indexwert von 63 Punkten (2016: 58), Mittelständler mit 100 bis 499 Mitarbeiten 58 Punkte (2016: 53) und Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern nur 53 Punkte (2016: 49). 

Viele Wege führen zum digitalen Büro

Dass sie strukturierter und formalisierter arbeiten, erleichtert Großunternehmen und Behörden den Weg zur Digitalisierung enorm. Daher sollten auch Mittelständler, die viel Wert auf ihre Dynamik und Flexibilität legen, vor der Digitalisierung erst die Büro Ablage organisieren. Entscheidend für eine erfolgreiche Digitalisierung ist ja, dass die Strukturen und die Prozesse stimmen, dann erst folgt die IT – ganz nach den Worten von Lufthansa-Vorstand Thorsten Dirks: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“

Für die vernünftige Organisation der Büro Ablage gibt es zahllose Ratgeber. Ein Prinzip steht bei allen ganz oben: Unwichtiges sofort wegwerfen! Das ist schon im Papierarchiv reiner Ballast – und sollte auf keinen Fall digitalisiert werden. Es spart zudem Speicherplatz und dient der Übersichtlichkeit.

Die Ablage optimieren

Völlig zu Unrecht wird die Büro Ablage bei der Organisation häufig stiefmütterlich behandelt, denn jedes Unternehmen und jedes Büro benötigt ein Archiv. Unterlagen müssen aufbewahrt werden, sei es aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, aus Dokumentationsgründen oder wegen firmeninterner Vereinbarungen. Alles, was darüber hinaus archiviert wird, schränkt die Übersicht ein und erfordert Platz, woraus höhere Raum- bzw. im digitalen Fall Speicherkosten resultieren.

Also muss im Unternehmen klargemacht werden, was genau und wie lange archiviert werden muss. Dann werden oft Berge von Akten und Unterlagen nicht mehr einfach sicherheitshalber archiviert, sondern verschwinden. Jeder Archivbehälter – Akte, Mappe oder Karton – wird deutlich mit dem „Verfallsdatum“ gekennzeichnet – also mit dem Datum, an dem die Unterlagen vernichtet werden können. Auch die Zuständigkeit für die Entsorgung sollte geklärt sein, denn wenn sich dafür niemand zuständig fühlt, bleiben die Unterlagen bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag archiviert.

Wenn aber Anwender einbezogen werden und die Büro Ablage beizeiten organisiert wird, dann wird die Digitalisierung des Büros auch im Mittelstand Nutzen stiften und das Leben eines jeden Beteiligten erleichtern. Erleichtert im wahrsten Sinne des Wortes wird die Digitalisierung des Büros aber auch durch Umzüge, sei es beim Wechsel eines Mitarbeiters in eine andere Abteilung oder Filiale, sei es bei Umzug einer ganzen Niederlassung zu einem neuen Standort. Dann muss dort nur der PC eingerichtet werden – und sofort sind sämtliche Akten im Zugriff. Den Papierballast gibt es ja nicht mehr! Oder zumindest kaum noch.