Compliance Archive - Datenträger EDV GmbH

Komplexe Gesetzestexte einfach erklärt

admin — Tue, 26 Oct 2021 20:54:23 +0000

Um digitale Dokumente rechtskonform zu archivieren, müssen Unternehmen zahlreiche gesetzliche Bestimmungen einhalten. Dazu gehören unter anderem Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen. Manche Unternehmen schrecken jedoch vor komplexen Gesetzestexten zurück und scheuen deshalb die Einführung eines ECM-Systems. Dabei sind die wichtigsten Regelungen schnell erklärt.

Der neue Leitfaden des Digitalverbands Bitkom „Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ erläutert in zehn einfachen Sätzen die wichtigsten Regelungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und gibt Ratschläge für die digitale Archivierung in Unternehmen:

Elektronische Archivierung ist technologieneutral.
Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten. Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.

Weitere aktuelle Publikationen zur elektronischen Archivierung:

GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme
10 Merksätze für elektronische Rechnungen

Sie möchten mehr über Strategien zur Einführung eines ECM-Systems erfahren? Unser Leitfaden „Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg“ gibt Ihnen wertvolle Tipps.

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Das bedeutet die Archivierungspflicht für Ihr Unternehmen

Marketing — Wed, 20 Oct 2021 14:20:12 +0000

Viele Unternehmer streben eine hohe Produkt- und Service-Qualität an. Ein zentrales Thema im Zuge der Umsetzung entsprechender „Null-Fehler-Strategien“ ist die Archivierungspflicht – mit dem Ziel der besseren Nachverfolgbarkeit der Dokumente. Die Archivierung ist aber nicht nur fester Bestandteil des Qualitätsmanagements, sondern zu einem erheblichen Teil klipp und klar durch Gesetze geregelt.

Darüber hinaus gibt es in fast jedem Unternehmen ganz eigene Anforderungen an das Management der Dokumente. Sei es aufgrund branchenspezifischer Anforderungen, sei es aufgrund vertraglicher Regelungen mit Kunden, Lieferanten oder auch aufgrund eigener Ansprüche. Zu den wichtigsten gesetzlichen Vorgaben zählen in Deutschland HGB und BGB, aber auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD)-, die DSGVO und das „Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen“ (GeschGehG).

Außerdem sind die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) ebenso relevant wie die Abgabenordnung, definieren sie doch die Optionen und Sorgfaltspflichten bei der Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente. Ist das Unternehmen international aktiv, gilt es im Ausland weitere, auch völlig andere nationale Gesetzgebungen und Usancen zu beachten.

Gesetzliche und branchenspezifische Vorgaben

Dazu kommen dann noch branchenspezifischen Vorgaben. All diese Vorgaben lassen sich in ihrer Gesamtheit ohne ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) kaum noch erfüllen. Denn ein DMS kann alle Dokumente jeweils gemäß der gesetzlichen und sonstigen Anforderungen speichern und verarbeiten – und zwar vollautomatisch und hundertprozentig zuverlässig. Weil manipulationssichere Protokoll- und Dokumentationsfunktionen dazugehören, ist das Unternehmen auch für Audits bestens gerüstet.

Archivierungspflichten in der Lebensmittelindustrie

Als Beispiele für branchenspezifische Vorgaben bezüglich der Archivierungspflichten seien hier die Lebensmittelindustrie, das Gesundheitswesen und die Elektroindustrie angeführt. Nach Artikel 5 der Lebensmittelhygieneverordnung 852/2004 ist beispielsweise jeder Lebensmittelunternehmer zur Einrichtung, Durchführung und Aufrechterhaltung sowie zu stetiger Anpassung eines HACCP/Eigenkontrollsystems verpflichtet. HACCP steht dabei für „Hazard Analysis and Critical Control Points“, also für „Gefahrenanalyse und kritische Lenkungspunkte“. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist gegenüber der Lebensmittelüberwachungsbehörde nachzuweisen, wozu die Archivierungspflicht einen wichtigen Beitrag leistet.

Eine Verpflichtung zur Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen und Kontrollen schreibt das Gesetz selbst allerdings nicht vor; sie ist jedoch dringend anzuraten, um die Nachvollziehbarkeit gegenüber der Überwachungsbehörde zu ermöglichen.

Auch im Gesundheitswesen gelten spezielle Fristen

Vielfältig sind auch Archivierungspflichten im Gesundheitswesen. Wie die Kassenärztliche Vereinigung Bremen in einer Aufstellung für die unterschiedlichsten Dokumente dokumentiert, reichen sie von A wie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bis Z wie Zytologie (Präparate und Befunde). Die entsprechenden Fristen liegen oft zwischen ein und fünf Jahren, aber auch bei zehn und manchmal sogar bei 30 Jahren. Zum Beispiel bei der Röntgentherapie oder auch bei der Anwendung von Blutprodukten bzw. gentechnisch hergestellten Plasmarproteinen.

Immer handelt es sich um Mindestaufbewahrungsfristen. Zivilrechtliche Ansprüche eines Patienten gegen seinen Arzt verjähren gemäß BGB aber erst nach 30 Jahren. Daher wird empfohlen, die Dokumente mindestens so lange aufzuheben, bis eindeutig feststeht, dass aus der ärztlichen Behandlung keine Schadensersatzansprüche mehr erwachsen können.

Archivierungspflichten in der Elektronikindustrie

Angesichts der Fülle der Archivierungspflichten hat der „Zentralverband der Elektrotechnik- und Elektronikindustrie“ (ZVEI) bereits im Jahr 2009 einen Leitfaden zur „Aufbewahrung von Dokumenten“ für Hersteller, Lieferanten und Anwender von elektronischen Bauelementen und Baugruppen erstellt. Darin sind diejenigen Aufbewahrungsfristen genannt, die vom deutschen Recht gefordert bzw. daraus ableitbar sind. Darüber hinaus gehende Anforderungen können sich aus den Verträgen im Kunden-/Lieferantenverhältnis ergeben; sie sind insoweit zusätzlich zu beachten.

Genannt hat der ZVEI neben HGB und AO unter anderem

das Arbeitszeitgesetz
das Bundesbodenschutzgesetz
das Bundesgesundheitsrecht und die entsprechende -verordnung,
die Bundesimmissionsschutz- und die Gefahrstoffverordnung,
das Jugendarbeitsschutzgesetz,
das Produkthaftungsgesetz oder
das Kreislaufwirtschafts-/Abfallgesetz.

Aus dem Produkthaftungsgesetz beispielsweise leiten sich zwar direkt keine unmittelbaren Anforderungen zur Archivierung von Dokumenten ab. Im Schadensfall kann sich jedoch der Hersteller durch Vorlegen geeigneter Dokumente entlasten. Welche Dokumente das sein können, hängt von der Komplexität des Fertigungsprozesses und der Komponente ab. Empfohlen werden Nachweise über Konstruktion, Produktion und Instruktion.

Laut ZVEI ist anzuraten, dass der Hersteller mittels Risikoabschätzung den Umfang und die Detailtiefe der Dokumente nach eigenem Ermessen festlegt. Mittelbar folgt aus dem Produkthaftungsgesetz – falls sich der Lieferant abzusichern wünscht – eine maximale Archivierungsdauer der Dokumente von zehn Jahren. Aufzubewahren sind z. B. Fertigungsunterlagen, Reklamationen, Gesprächsprotokolle, Prozessakten, aber auch Marketingunterlagen wie Werbung, Fachartikel oder Presseinformationen.

Andere Branchen, andere Archivierungspflichten

Darüber hinaus kann jedes Unternehmen natürlich auch interne Festlegungen zu Dokumentenarchivierung treffen, die jedoch nicht den gesetzlichen Forderungen widersprechen dürfen – beispielsweise zur Dokumentation einer Vertragshistorie. Mit „Archivierung“ gemeint ist dabei implizit immer auch die Revisionssicherheit, also die wirksame Verhinderung unzulässiger Änderungen und die Sicherstellung der Reproduktionsfähigkeit der aufbewahrungspflichtigen Inhalte (bildlich oder inhaltlich) über die Dauer der Aufbewahrungsfrist. Gegebenenfalls zulässige Änderungen am Archivgut werden lückenlos protokolliert.

Die Schutzfunktion muss nachweislich implementiert und in Betrieb sein. Sie kann nicht alleine im Rahmen der Verfahrensdokumentation durch eine Arbeitsanweisung gegeben sein, weil ein „sachverständige Dritter“ dann nicht prüfen könnte, ob nicht doch Manipulationen stattgefunden haben. Die Schutzeinrichtung muss daher „prüfbar“ (und somit technischer nicht nur organisatorischer) Natur sein.

In anderen Branchen können noch ganz andere Archivierungspflichten hinzukommen, wobei oft Revisionssicherheit gefragt ist, sei es bei Banken und Versicherungen, sei es in der Chemieindustrie oder bei Behörden. Revisionssicherheit ist die Grundvoraussetzung für die Verarbeitung und Ablage geschäftlicher Korrespondenz. Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen dienen beispielsweise als Beleg dafür, dass ein Kunde die gewünschte Ware pünktlich erhalten und auch den korrekten Betrag dafür bezahlt hat.

Die Gesetze legen nicht fest, in welcher Form die Dokumente archiviert werden

Die Archivierung kann elektronisch in den unterschiedlichsten Text-, EDI-, ERP-, XML- oder Bild-Dateien erfolgen, aber natürlich immer auch noch ganz altmodisch auf Papier. Laut GoBD sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, sämtliche zu einem Geschäftsprozess gehörigen Dokumente zu archivieren. Also nicht nur Rechnungen, sondern auch Angebotsanfragen, die Angebote selbst oder der Auftrag. Weil diese heute oft per E-Mail erfolgt, gibt es seit 2017 die Pflicht zur Mailarchivierung. Und das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.

Aufbewahrungspflicht von E-Mails

So regeln in Deutschland unter anderem § 257 des Handelsgesetzbuches sowie § 147 der Abgabenordnung die Archivierungspflicht von E-Mails. Abhängig vom Dokumententyp schreiben sie vor, dass geschäftsrelevante E-Mails zwischen sechs und zehn Jahren archiviert werden müssen. Und zwar so, dass sie im Falle eines Audits oder einer sonstigen Prüfung schnell, unkompliziert und vor allem unverändert aufzufinden sind. Eine korrekte Mailarchivierung ist dafür entscheidend. Weil hier die Vorgaben der DSGVO zu beachten sind, kann die Mailarchivierung schnell komplex werden. Doch das muss nicht sein. Denn mit den richtigen Methoden und der passenden Archivierungssoftware geht die Mailarchivierung fast wie von selbst.

Wer also seine E-Mails korrekt und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend archivieren will, der sollte auf eine automatische Mailarchivierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) setzen. Das digitale DMS erkennt vollautomatisch alle geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails und legt sie mit einem fachlichen sowie sachlichen Zusammenhang mit anderen Dokumenten, wie beispielsweise Scans oder elektronischen Rechnungen, im digitalen Archiv ab. Informationsinseln, die typisch für die Arbeit mit E-Mails sind, haben so keine Chance.

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Die wichtigsten Regelungen zur elektronischen Archivierung

admin — Fri, 16 Jul 2021 20:54:23 +0000

Beim Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen müssen eine Reihe gesetzlicher Vorgaben beachtet wSerden. Für die elektronische Archivierung gelten dabei die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wie Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit. Unternehmen stellt sich oft die Frage, wie sie diese Anforderungen erfüllen können.

Die neue kostenlose „GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme“ des Digitalverbands Bitkom erklärt in fünf Kapiteln, wie Unternehmen bei der elektronischen Aufbewahrung mit Dokumentenmanagement-Systemen die geltenden Vorschriften einhalten. Der erste Teil geht der Frage nach, welche gesetzlichen Anforderungen genau erfüllt sein müssen. Dann wird an Beispielen erläutert, wie diese Bestimmungen in der Unternehmenspraxis umzusetzen sind. Dabei werden auch Besonderheiten und Eigenschaften von Dokumentenmanagement-Systemen berücksichtigt.

Worauf beim unternehmerischen Einsatz elektronischer Rechnungen zu achten ist, ist übersichtlich im Bitkom-Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ zusammengefasst.

Ein Digitalisierungsprojekt in weniger als drei Monaten mit einem ECM-System erfolgreich durchführen? Wie`s geht, lesen Sie in unserem E-Book „Papierlos in 90 Tagen“.

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Compliance-Alpträume Nicht mit einem DMS

admin — Mon, 14 Jun 2021 20:54:24 +0000

Schlechtes Dokumenten-Management verursacht unnötige Kosten. Viel schlimmer ist aber, dass dadurch vielerorts Compliance-Vorschriften Alpträume verursachen. Denn eine fehlerhafte Verarbeitung von Dokumenten hatte laut IDC bereits in drei von vier Unternehmen signifikante Geschäftsrisiken und Compliance-Vorfälle zur Folge. Genauer gesagt hatten 75,9 Prozent der Teilnehmer an der IDC-Studie bereits „gravierende Folgen“ auszubaden, 36,9 Prozent verfehlten ihre Compliance-Verpflichtungen. Jeweils knapp 25 Prozent hatten Verluste zu beklagen – entweder Verluste wichtiger Mitarbeiter oder großer Kunden.
Auch wenn die Dokumente je nach Branche, Land oder anderen Faktoren, etwa bestimmte Großkunden, durchaus unterschiedlichen Compliance-Bedingungen unterliegen können, gibt es zwei sehr allgemeine Herausforderungen: Steuern und Verträge. Diese beiden Beispiele zeigen, wie ein effektives DMS diese Herausforderungen verkleinern oder sogar ganz eliminieren kann.

Die Finanzämter eines Staates verlangen von den Unternehmen typischerweise bestimmte Belege und Zugriff für Prüfer auf diese Dokumente – auch für weiter zurückliegende Zeiträume. Kann ein Unternehmen das nicht leisten, muss es mit einer Geldstrafe rechnen. Deren Höhe hängt von der Schwere des Verstoßes ab; die Strafe kann sehr teuer werden, ebenso wie der Aufwand für das nachträgliche Beibringen der Belege.

Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System verhindert den Verlust oder das Verlegen von Belegen. Es hilft also, die finanziellen Compliance-Bedingungen zu erfüllen, denn jedes Dokument inklusive der zugehörigen Korrespondenz wird sicher im zentralen Dokumenten-Pool gespeichert. Diese zentrale Ablage beschleunigt nicht nur das Auffinden von Dokumenten, sondern erübrigt auch das langwierige (und manchmal vergebliche) Aufspüren falsch abgelegter Dokumente. Das DMS erlaubt den 24/7-Zugriff auf alle Dokumente ohne die Abhängigkeit von Buchhaltern oder Archivaren, die sich daran erinnern müssten, was sie irgendwann mit einem wichtigen Dokument gemacht haben.

Auch für die Dokumentation und die Verwaltung von Verträgen gibt es Vorschriften für die Unternehmen. Bei Meinungsverschiedenheiten oder gar bei einem Rechtsstreit mit Kunden oder Lieferanten müssen sie nachweisen können, dass sie sich zu der fraglichen Zeit vertragskonform verhalten haben. Dazu müssen sie den seinerzeit gültigen Vertrag vorlegen – also auch die Dokumentation der Korrespondenz zu allen Änderungen mit Unterschriften. In einem traditionellen papierbasierten Aktenarchiv kann das kostspielig und langwierig sein.

Elektronisches Dokumenten-Management macht den Prozess des Vertragsmanagements transparent. Es sind nur wenige Mausklicks nötig, um sich die komplette Vertragshistorie anzeigen zu lassen – inklusive datierter Versionen mit der begleitenden Dokumentation und Korrespondenz. Statt E-Mail-Systeme, Aktenordner und Dateisysteme zu durchsuchen, liefert ein DMS auf Knopfdruck den vollständigen Blick auf jedes Projekt, jeden Rechtsstreit und jede Diskussion mit Vertragspartnern.

Diese beiden Beispiele zeigen: Um die Compliance bestimmter Prozesse zu gewährleisten, empfehlen sich Workflows auf Basis eines Enterprise-Content-Management-Systems. Diese regelbasierten Workflows stellen sicher, dass alle Aufgaben in diesem Prozess auch wirklich korrekt und pünktlich erledigt werden – von der Genehmigung durch die zuständigen Stellen über die Qualitätssicherung bis hin zur Dokumentation. Auf diese Weise wird ein effektives DMS viele der üblichen Compliance-Probleme vermeiden helfen, so dass die Verantwortlichen wieder ruhig schlafen können.

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Revisionssicherheit im Archiv

admin — Sun, 21 Mar 2021 21:54:23 +0000

Unter einem revisionssicherem Archiv versteht man nicht etwa Archive, die vor den Zugriff von Revisoren geschützt sein sollen, sondern das Gegenteil. Revisoren – oder landläufig Wirtschaftsprüfer – sollen möglichst einfach Zugriff auf alle digitalen Unterlagen erhalten, welche sie zur Durchführung ihrer Prüfung benötigen. Diese müssen nicht nur wiederauffindbar und sicher, sondern vor allem auch nachvollziehbar und unveränderbar archiviert sein.

Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um geschäftliche Korrespondenz und meist Belege wie Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, Aufträge, Verträge und andere Unterlagen, die einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen. Diese sind in Steuer- und Handelsrecht begründet.

Nicht nur die vereinfachte Vor- und Nachbereitung von Unternehmensprüfungen, sondern auch pragmatische Gründe wie die schnelle und vollständige Auffindbarkeit aller Unterlagen in Bezug auf einzelne Vorgänge oder Projekte sind hilfreich. Insbesondere wenn die zur Beweisführung bei Streitigkeiten herangezogen werden müssen.

Bei der fortschreitenden Digitalisierung aller Prozesse und Inhalte geht es zwar in erster Linie um Kosten- und Prozesseffizienz, doch Aspekte wie Qualität, Compliance und Rechtssicherheit gewinnen zunehmend an Bedeutung. Insgesamt versuchen die Unternehmen mithilfe von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), ihre Auskunftsfähigkeit zu verbessern – gegenüber Kunden und Lieferanten, aber auch gegenüber Banken, Versicherungen und Behörden.

Was bedeutet revisionssicher?

Die Frage ist: Was bedeutet bei all dem „revisionssicher“? Die Antwort ist einfach: Vor unberechtigtem Zugriff, Änderungen oder Manipulationen geschützt. Denn Dokumente könnten – falls Sicherheitsmaßnahmen nicht ausreichend wären – sowohl in digitaler Form als auch ganz konventionell auf Papier, unbeabsichtigten oder gar böswilligen Manipulationen ausgesetzt sein. Deshalb wurden vom Gesetzgeber Regelungen für die Handhabung von geschäftlichen Dokumenten im Zusammenhang mit der Revisionssicherheit erlassen.

Moderne DMS-Lösungen tragen erheblich zur Einhaltung der Revisionssicherheit bei.. Voraussetzung dafür ist die adäquate Implementierung des DMS, inklusive entsprechender Funktionalitäten, wie zum Beispiel Versionierung oder Vertragsmanagement. Um das volle Potential der Software nutzen zu können, sollten Nutzer und Administratoren entsprechend eingewiesen werden. Intuitive Bedienkonzepte und vorgefertigte Workflows erleichtern nicht nur das tägliche Arbeiten mit dem DMS-System, sondern stellen durch Workflows auch die Einhaltung definierter Prozesse sicher.

Dank automatischer Versionierung werden die ursprüngliche Fassung und alle Evolutionsstufen eines Dokuments weiter vorgehalten, um auch im Nachhinein Nachverhandlungen oder andere Anpassungen nachvollziehen zu können. Dabei dokumentiert das DMS dann automatisch, wer was wann geändert hat.

Qualität, Compliance und Rechtssicherheit

Schauen wir genauer auf den Begriff Revisionssicherheit. Im Wirtschaftslexikon Gabler ist er definiert als „Zustand innerhalb von Unternehmen, dessen Systeme und operative Prozesse im Lichte gesetzlicher (…) Vorschriften als ordnungsgemäß bzw. angemessen angesehen werden kann.“ Der speziellere Begriff Revisionssicherheit eines DMS orientiert sich im technischen und organisatorischen Kontext am allgemeinen Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht; gemeint sind aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente.

In Deutschland spielen dabei drei gesetzliche Vorgaben die Hauptrolle: Das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB, also die Aufbewahrung von Unterlagen und die Führung der Handelsbücher), die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoDB, vormals GoBS und GDPdU).

Auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar, verfälschungssicher

Revisionssicherheit beim DMS-Einsatz meint das Verfahren der Aufbewahrung von Dokumenten – also nicht nur die einzelnen Hardware- und Software-Bestandteile, sondern auch deren Zusammenspiel und ihre Nutzung. Revisionssicherheit setzt sichere Abläufe, eine angemessene Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens, den sicheren DMS-Betrieb und eine exakte Verfahrensdokumentation voraus.

Das wesentliche Merkmal revisionssicherer Systeme ist, dass alle Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Revisionssichere Archivierung ist daher ein zentraler Bestandteil aller Bestrebungen, die Compliance von Informationssystemen sicherzustellen. Abgeleitet von HGB-Vorschriften sind folgende Kriterien entscheidend für die Revisionssicherheit:

Richtigkeit
Vollständigkeit
Sicherheit des Gesamtverfahrens
Schutz vor Veränderung und Verfälschung
Sicherung vor Verlust
Nutzung nur durch Berechtigte
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Dokumentation des Verfahrens
Nachvollziehbarkeit
Prüfbarkeit

Legt man die GoBD zugrunde, die seit Anfang 2017 gelten, müssen aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen wie folgt gespeichert werden: im Original, unverlier- und unveränderbar, jederzeit sofort und lückenlos verfügbar und nicht zuletzt maschinell auswertbar. Das geht also weit über die Anforderung „revisionssicher“ hinaus. Und: Sämtliche Geschäftsvorgänge müssen chronologisch geordnet und materiell mit dem richtigen, erkennbaren Inhalt festgehalten werden.
„Im Original“ besagt, dass bei digitalen Dokumenten die Ursprungsdatei erhalten bleiben muss. Wird etwa eine Word-Datei nachträglich bearbeitet oder in ein PDF-Dokument umgewandelt, so muss die ursprüngliche Word-Datei auf jeden Fall archiviert bleiben. Ein gescanntes Papierdokument muss nicht aufbewahrt werden, wohl aber der Original-Scan.

Wertvolle Tipps von VOI und Bitkom

„Unverlierbar“ soll heißen, dass keine Dokumente verloren gehen dürfen, weder im Archiv noch auf ihrem Weg dorthin. „Maschinell auswertbar“ bedeutet, dass alle Programme, die ein Dokument lesbar abbilden, dauerhaft vorgehalten werden müssen, zum Beisiel Word, PowerPoint oder Acrobat Reader. Weil das insgesamt eine große Fülle sehr detaillierter Vorschriften ist, sind Merksätze und Tipps hilfreich, wie sie von VOI oder Bitkom veröffentlicht worden sind.

Die erste Version der Merksätze des VOI zur revisionssicheren digitalen Archivierung wurde bereits in den 1990er Jahren veröffentlicht und über die Jahre entsprechend angepasst. In der letzten Neuauflage vom Mai 2019 wurde im Titel der Begriff der Archivierung durch den Begriff der Aufbewahrung ersetzt, um dem Cloud-Trend und den zunehmenden Compliance-Erfordernissen Rechnung zu tragen.

Auch der Digitalverband Bitkom hat in Kooperation mit dem Verband elektronische Rechnung (VeR) die Richtlinien der GoBD in 10 Merksätzen für das revisionssichere elektronische Ablegen von Dokumenten zusammengefasst. Sie stellen die gesetzlichen Vorgaben für die IT-gestützte Buchführung kurz und kompakt dar und geben Tipps für die Unternehmerpraxis.

Verfahrensdokumentation gefordert

Zusätzlich zu den oben genannten Kriterien schreibt der Gesetzgeber bei der rechtskonformen Archivierung eine Verfahrensdokumentation vor. Diese Dokumentation muss alle Archivierungsvorgänge und deren Kontrollmechanismen sowohl technisch als auch organisatorisch beschreiben. Die Inhalte einer solchen Dokumentation reichen vom

Erfassen, Empfangen und Digitalisieren über das
Indizieren, Verarbeiten, Wiederfinden und Ausgeben bis hin zum
Aufbewahren und Vernichten von Dokumenten.

Praktische Tipps für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation liefert die 2015 erstellte Bitkom-Checkliste für die Auswahl von Dokumentenmanagement-Systemen. Darin werden u.a. auch die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen IT-Betrieb nach GoBD beschrieben.

Dokumente im direkten Zugriff, aber revisionssicher archiviert

Ein modernes DMS bietet vielfältige Funktionen zum Erfassen, Finden, Bearbeiten, Austauschen und Aufbewahren digitaler Dokumente. Dazu gehören nicht nur Archivierung und Output-Management, sondern auch Business-Process-, Workflow- und Dokumenten-Management sowie Collaboration-Features zur Unterstützung der Teamarbeit. Dazu können weitere Module kommen, etwa zur Verwaltung von Post- und Rechnungseingang, Verträgen oder Personalakten.

Heutige Dokumentenmanagement-Systeme fügen sich nahtlos in ERP-Systeme wie SAP, oder Steuersoftware wie die von DATEV und andere Lösungen ein. Aber auch CRM-Systeme, SharePoint oder Microsoft Office werden an DMS-Systeme angedockt. Die Anwendungsfälle sind kaum begrenzt und die Anbindung an Branchen- und Individualsoftware ist kein Problem. Unternehmen sind auf diese Weise in der Lage, Gesetze und Vorschriften bezüglich Nachweis- und Revisionssicherheit, echter Dokumentation und Aufbewahrungsfristen, einzuhalten.

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Wie ECM für Compliance sorgt

admin — Wed, 23 Dec 2020 21:54:23 +0000

Im Einklang mit den Compliance- und Sicherheitsrichtlinien zu bleiben, ist für die Unternehmen einfacher gesagt als getan. Basieren ihre Prozesse noch auf Papier, wird das sogar zur großen Herausforderung. Meistert ein Unternehmen diese Herausforderung nicht, kann das fatale Konsequenzen haben – für die Gewinnmarge, für das Geschäftsrisiko oder auch für die Kundenzufriedenheit.

Heute gibt es aber dank moderner Lösungen für das elektronische Dokumenten-Management oder Enterprise Content Management (ECM) probate Mittel und Wege, sowohl die Unsicherheit bezüglich der Compliance zu verhindern als auch die Betriebskosten und das Risikopotential nachhaltig zu senken.

Eines der Hauptprobleme mit Papierdokumenten ist, dass ein Zugriff darauf manchmal gerade dann schwierig wird, wenn es dringend ist – beispielsweise bei einer Buchprüfung. Ein Steuererklärung oder ein Vertrag wird zwar irgendwo im Aktenarchiv sein – aber falls diese(r) nicht rechtzeitig vorgelegt wird, kann das zur Non-Compliance führen, also zur Verletzung von Verträgen oder Nichteinhaltung gesetzlicher Fristen. Das kann teuer werden.

Um es zu vermeiden, müssen die Mitarbeiter viel Zeit für das Kopieren, die Weiterleitung und die Ablage der Papierdokumente aufwenden; dazu kommen die Kosten für Papier und Drucke bzw. Kopien, für den Archivplatz und das Porto sowie die Hauspost. Außerdem bremst dieser Effizienzverlust die Geschäftsprozesse und beeinträchtigt die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Organisation.

Streng regulierte Branchen

Vor allem in streng regulierten Branchen wie Pharmazie oder Finanzdienstleistung kann das Papier riesige Probleme verursachen. Beispielsweise kann es Tage oder gar Wochen dauern, bis ein Finanzbroker einen neuen Kunden bedienen kann; damit kann er aber auch erst mit deutlicher Verspätung dessen Geld managen. Damit entgeht dem Broker nicht nur Umsatz – der Kunde ärgert sich über die Bürokratie und ihre Folgen.

Die Digitalisierung kann den Onboarding-Prozess für neue Kunden auf wenige Stunden verkürzen. Das macht nicht nur die Kunden zufriedener, sondern führt auch dazu, dass die ersten Courtagen früher verdient werden können. Weil in einer digitalen ECM-Umgebung gearbeitet wird, werden außerdem alle Regeln und Vorschriften nachweislich eingehalten – ein Riesenvorteil.

Das Risiko der Non-Compliance senken

Werden die digitalen Dokumente korrekt verschlagwortet, sind sie innerhalb von Sekunden über Suchfunktionen auffindbar. Dieser einfache Zugriff reduziert das Risiko der Non-Compliance enorm. Außerdem erleichtern automatisierte Workflows den Umgang mit Ausnahmefällen, indem dafür Regeln definiert werden. So wird der Sachbearbeiter beispielsweise automatisch aufgefordert, die für besondere Bestellungen oder Rechnungen erforderlichen Informationen auch tatsächlich einzugeben. Entsprechen Dokumente nicht den vorgegebenen Regeln, werden sie automatisch als „nicht-compliant“ markiert und einer gesonderten Prüfung zugeführt. Automatismen erleichtern auch die saubere Verwaltung aller Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus – bis hin zur Löschung nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist.

Indem das ECM-System viele Compliance-Lasten übernimmt und die Aufgaben automatisiert, eröffnet es auch neue Wachstumschancen für das Unternehmen. Weil ECM die Belegschaft von vielen mühseligen Routineaufgaben befreit, setzt es viel Energie und Kreativität der Mitarbeiter frei. Die lästige Aufgabe, das Archiv zu durchforsten und die Dokumente für einen Audit zusammenzusuchen, gehört der Vergangenheit an. ECM schafft zeitliche Freiräume und erlaubt den Mitarbeitern, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu fokussieren.

Ein Digitalisierungsprojekt in weniger als drei Monaten mit einem ECM-System erfolgreich durchführen? Wie`s geht, lesen Sie in unserem E-Book „Papierlos in 90 Tagen“.

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Sind Sie sicher vor Pannen im Rechnungswesen

admin — Wed, 28 Oct 2020 21:54:23 +0000

Wie oft verschwenden Unternehmen Geld für Produkte, die eigentlich niemand hätte kaufen dürfen? Und was kostet eine fehlerhafte oder ineffiziente Rechnungsbearbeitung, falls Bestellungen ordnungsgemäß genehmigt sind und auch die richtigen Produkte geliefert wurden? In der Praxis gibt es immer wieder drei typische Fehler im Rechnungswesen:

1. Unerlaubte Bestellungen werden bezahlt: Werden die Prozesse in der Buchhaltung nicht so stringent eingehalten wie es sein sollte, kann es vorkommen, dass ein Unternehmen auch solche Produkte und Dienstleistungen bezahlt, die von Mitarbeitern unbefugt eingekauft worden sind.

So lässt sich Fehler 1 verhindern: Elektronisches Dokumenten-Management sorgt jedoch dafür, dass ausnahmslos alle Prozesse im Bestell- und Rechnungswesen konsequent eingehalten werden. Für jede Bestellung oder Zahlung liegen also auf jeden Fall die erforderlichen Genehmigungen vor. Außerdem werden die Prozesse transparenter und schneller abgewickelt, beispielsweise durch die Automatisierung von Workflows und die Implementierung wichtiger Geschäftsregeln und -praktiken in Form von Software.

Beispielsweise kann ein DMS so sicherstellen, dass keine Bestellung erfolgt, die nicht mindestens von zwei Verantwortlichen geprüft und genehmigt worden ist. Ein Verantwortlicher übernimmt die fachliche Prüfung der Bestellung hinsichtlich der technischen Spezifikationen und des Preises, der andere prüft die Zahlungsmodalitäten und die Einhaltung des Budgetrahmens. Das DMS stellt zudem sicher, dass automatisch zusätzliche Genehmigungen durch die Abteilungsleitung oder die Geschäftsführung eingeholt werden, falls beispielsweise bestimmte Mengen- oder Kostengrenzen überschritten sind.

2. Überzahlungen: Das sind die wohl schmerzlichsten Pannen im Rechnungswesen. Sei es, weil irrtümlich ein zu hoher Rechnungsbetrag beglichen wird. Oder sei es, weil wegen der schleppenden Bearbeitung Skonti, Rabatte oder Boni verfallen und schlimmstenfalls zusätzlich zum Rechnungsbetrag auch noch Verzugszinsen und Mahngebühren zu zahlen sind.

So lässt sich Fehler 2 verhindern: Auch die Ursache für solche Pannen schaltet ein DMS praktisch aus. Der Buchhalter muss „nur“ die Rechnungssumme mit den entsprechenden Kaufverträgen, Bestellungen und Lieferscheinen abgleichen. Das ist aber leichter gesagt als getan und kann unnötig zeitraubend sein, wenn die Dokumente noch auf Papier vorliegen. Die Folge: Fehler durch den Zeitdruck oder aber die verzögerte Zahlung – beides kann teuer werden.

Abhilfe schafft ein Dokumentenmanagement-System, das alle wichtigen Dokumente elektronisch archiviert und den Buchhaltern diesen Abgleich der Rechnungssumme sowie die übrigen Prüfungen schnell und mühelos erlaubt.

3. Fehlende Rechnungen: Was geschieht, wenn der Buchhalter eine Rechnung vergeblich sucht, weil sie verlegt oder irrtümlich gar weggeworfen wurde? Allein schon aus Compliance-Gründen dürfen solche Pannen nicht passieren. Das Finanzamt beziehungsweise der Steuerprüfer legen viel Wert auf eine saubere Rechnungsverarbeitung und ordnungsmäßige Buchführung. Nur so lässt sich vermeiden, dass Unternehmen durch Scheinrechnungen ihre Umsätze oder Gewinne verfälschen.

So lässt sich Fehler 3 verhindern: Unternehmen investieren heute auch viel Geld in Backup und Betriebskontinuitätsmanagement. Selbst Naturkatastrophen oder Hacker-Angriffe haben dann keinen Verlust wichtiger Dokumente mehr zur Folge. Kleine Flüchtigkeitsfehler dürfen schon gar nicht derart gravierende Konsequenzen haben. Wer also unbefugte Bestellungen, teure Überzahlungen oder fatale Dokumentenverluste befürchtet, der kann diese Risiken durch die Einführung einer DMS- oder ECM-Lösung deutlich mindern und sich vor Pannen im Rechnungswesen schützen.

Sie möchten, dass Ihre Buchhaltungsabteilung so kosteneffizient wie möglich arbeitet? Unser Ratgeber „9 Tipps, um in der Buchhaltung Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken“ zeigt die einfache Lösung mit elektronischem Dokumenten-Management.

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5 Möglichkeiten, mit Dokumenten-Management Zeit zu sparen

admin — Mon, 11 May 2020 20:54:24 +0000

Vom geschäftlichen Standpunkt aus betrachtet ist es äußerst sinnvoll, sich Taktiken zur Erhöhung von Effizienz und Produktivität im Unternehmen zunutze zu machen. Insbesondere dann, wenn diese nicht nur für eine bestimmte Abteilung oder ein bestimmtes Projektteam gelten, sondern umfassendere Auswirkungen nach sich ziehen.

Dokumentenmanagement– beziehungsweise Enterprise-Content-Management-Systeme bieten zahlreiche Möglichkeiten zur Erhöhung der Effizienz. Da diese Systeme eng in Ihre übrige IT-Infrastruktur integriert sind, bergen sie das Potenzial für Zeiteinsparungen in Ihrem gesamten Unternehmen.

5 Beispiele:

Dokumente schnell finden: Der durchschnittliche Angestellte verschwendet jede Woche 3,5 Stunden mit der Suche nach Dokumenten, die er letzten Endes doch nicht findet. Zu diesem Ergebnis kommt eine IDC-Studie. Mit digitalem Dokumenten-Management reduziert sich die Zeit für die Suche auf Sekunden. Wenn Ihr System über eine leistungsstarke, automatische Indexierung verfügt, müssen Sie sich keine Sorgen mehr darüber machen, dass Dokumente verschwinden und ob Sie diese je wiederfinden.

Geschäftsprozesse beschleunigen: Ob Sie eine Rechnung weiterleiten, Bewerbungen bearbeiten oder Änderungen einer Preisliste verwalten: In der Regel arbeiten mehrere Mitarbeiter, oft abteilungsübergreifend, bis zur endgültigen Freigabe an einem Dokument. Einer IDC-Studie zufolge verbringt der durchschnittliche Angestellte jede Woche 4,3 Stunden damit, Genehmigungen zu verwalten. Mit einem ECM-System lässt sich diese Zeit beträchtlich reduzieren, da Prozessverantwortliche schnell erkennen, wo Dokumente aufgehalten werden und sofort entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Workflows automatisieren: Das Hin- und Herleiten von Papierunterlagen erfordert Zeit und birgt ein großes Potenzial an Fehlern. Ein digitaler Workflow hingegen gibt Ihnen die Möglichkeit, elektronische Dokumente mit Workflow-Regeln zu verbinden, die den Prozess automatisieren. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass alle Rechnungen über 5.000 € zur Freigabe automatisch an einen erfahrenen Mitarbeiter, dagegen Rechnungen über einen geringeren Betrag an einen anderen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Das Ergebnis sind weniger Fehler, erhöhte Transparenz sowie eine bessere Prozesseffizienz.

Unproduktive Arbeiten reduzieren: Mitarbeiter verbringen oft viel Zeit damit, Dokumente neu zu formatieren. Laut einer IDC-Studie braucht der durchschnittliche Angestellte jede Woche 2,4 Stunden, um Dokumente von einem Format in ein anderes umzuwandeln, und verbringt 3,8 Stunden mit der Formatierung mehrerer Formate in ein Dokumentformat. Mit digitalem Dokumenten-Management können Sie wertvolle Zeit einsparen, indem Sie die Dokumentformatierung automatisch gemäß Ihren Präferenzen standardisieren.

Sie könnten beispielsweise alle Dokumente automatisch in PDFs konvertieren lassen oder den ursprünglichen Dokumenttyp beibehalten, etwa Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder E-Mails. Dies ist abhängig davon, wie Sie die Dokumente zukünftig nutzen wollen. Erfordert der Inhalt voraussichtlich eine zusätzliche Bearbeitung, sollten Sie das ursprüngliche Dateiformat beibehalten. Wenn Sie beständige Aufzeichnungen möchten, würden Sie üblicherweise in PDF konvertieren und die Informationen in diesem Format weiterleiten.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern: Die Zusammenführung all Ihrer Dokumenttypen, einschließlich E-Mails und Papierunterlagen, erleichtert es Ihren Mitarbeitern, an Projekten zusammenzuarbeiten und Informationen zu teilen. Wenn Sie beispielsweise in einem Ingenieurbüro arbeiten, könnten Ihre Angebote ein Word-Dokument, eine CAD-Zeichnung sowie eine Tabelle enthalten. Bevor Sie dem Kunden ein Angebot machen, könnten Sie diese Dokumente „zusammenheften“ und zur Überprüfung an verschiedene Abteilungen senden. Anzeigesoftware – als Bestandteil Ihres Dokumentenmanagement-Systems – ermöglicht es den Teammitgliedern, die CAD-Datei anzuzeigen, selbst wenn sie keine CAD-Anwendung im Einsatz haben.

Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie Ihr Unternehmen Zeit sparen kann, indem es mit elektronischem Dokumenten-Management allgemeine Aufgaben und Geschäftsprozesse optimiert. Ein Dokumentenmanagement-System macht überdies die Notfallwiederherstellung wesentlich effizienter und bietet einen Audit Trail für erhöhte Finanz Compliance und Sicherheit. Und da Dokumenten-Management am besten funktioniert, wenn es in Ihre Unternehmens- und IT-Infrastruktur integriert ist, profitieren zahlreiche Personen und Abteilungen von den potenziellen Vorteilen.

Sie möchten mehr über Strategien zur Einführung eines ECM-Systems erfahren? Unser Leitfaden „Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg“ gibt Ihnen wertvolle Tipps.

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Tune your DATEV – so erhöht ein DMS die Performance Ihrer Finanzsoftware

admin — Wed, 18 Mar 2020 21:54:24 +0000

Ohne Buchhaltung geht es nicht. Das weiß jeder, der ein Unternehmen führt. Denn ganz unabhängig von ihrer Größe sind alle Betriebe dazu verpflichtet, eine Gewinnermittlung durchzuführen. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen bedeutet das jedoch einen zusätzlichen Zeitaufwand, der wiederum Kosten produziert. Im Vorteil ist deswegen, wer auf Software-Lösungen wie DATEV und DMS setzt.

Wie Sie mit Zusatzlösungen die Funktionalität Ihrer Finanzsoftware verbessern können und welche entscheidenden Vorteile eine Kombination aus DATEV und einem DMS hat, erfahren Sie in diesem Beitrag.

DATEV – das steckt dahinter

DATEV-Lösungen unterstützen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten bei der Buchführung. Da das Finanzamt genaueste Vorgaben dazu macht, wie eine korrekte Buchführung auszusehen hat, ist es für Unternehmen extrem wichtig, diese nicht nur zu kennen, sondern auch einzuhalten. Andernfalls drohen hohe Mahn- und Bußgelder.

Um das zu vermeiden, unterstützt DATEV bei einer rechtssicheren Bearbeitung aller buchhalterischen Aufgaben. So weist die Buchführungssoftware bei der Gewinnermittlung automatisch darauf hin, wenn Angaben falsch sind oder Informationen fehlen. Dennoch lässt sich die Performance einer DATEV Finanzsoftware steigern – mit der richtigen Zusatzlösung. Hier bietet es sich an, auf ein DMS zu setzen.

Das kann die Kombination von DATEV und DMS

Ein digitales Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, dient der Erfassung, Indizierung, Archivierung, Automatisierung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten. Einer der größten Vorteile dabei? Fehleranfällige manuelle Arbeiten entfallen zugunsten automatisierter Vorgänge. Das macht Unternehmen effizienter und fördert ihre Liquidität.

Doch was bedeutet das im Zusammenhang mit dem Thema DATEV? Wenn es um die Buchführung geht, haben die meisten Unternehmen ein Ziel: reibungslose Abläufe und einen störungsfreien Datenfluss. Genau das ist durch die Arbeit mit DATEV und einem DMS umsetzbar: Durch seine digitalen Workflows ermöglicht eine DMS Software eine zügige, automatisierte und rechtskonforme Bearbeitung sämtlicher Dokumente, mit denen sich ein Betrieb jeden Tag konfrontiert sieht.

DATEV in Kombination mit DMS – diese Vorteile sollten Sie kennen

Dass die Kombination von DATEV und einem DMS die Buchführung in Ihrem Unternehmen entscheidend verbessern kann, steht außer Frage – und das ab dem ersten Moment der Nutzung. Denn die reibungslose Integration des DMS in DATEV stellt eine systemübergreifende Datenintegrität sicher. Das verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick über alle Daten und bildet die Basis dafür, dass alle Kernprozesse der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sicher und fehlerfrei ablaufen. Das wiederum hilft Ihnen, Ihre Mitarbeiter effizienter einzusetzen, die gesamte Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern und Informationen besser zugänglich zu machen.

Wie genau das funktioniert und welche enormen Vorteile Sie durch eine entsprechende Zusatzlösung wie ein DMS haben, zeigen Ihnen die folgenden drei Punkte:

1. Keine Zeit vergeuden: Gemeinsam sorgen DATEV und DMS für einen zügigen Informationsfluss

Finanzleiter und ihre Teams müssen heute auf Knopfdruck Schlüsselkennzahlen liefern, die zeigen, wo das eigene Unternehmen im Marktvergleich steht und wie es um seine Wirtschaftlichkeit und Liquidität bestellt ist. Die Nutzung eines in eine DATEV-Lösung integrierten DMS spart Ihnen dabei eine Menge Zeit. Das betrifft vor allem die Rechnungsverarbeitung, genauer die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung. Sind DATEV und DMS nahtlos verbunden, lassen sich Rechnungen zeitnah verarbeiten. So behalten Sie Fälligkeiten und Statusänderungen stets im Blick und Sie erzielen spürbare Verbesserungen beim Cashflow-Management. Denn ein DMS verhilft Ihnen zu schnellen und akkuraten Abläufen und forciert auf diese Weise einen schnelleren Geldeingang.

Gerade wenn noch nicht alle Rechnungen in digitaler Form in Ihrem Unternehmen eintreffen, ist es wichtig, den Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Mittels eines in DATEV integrierten DMS ist die Rechnungserfassung jedoch kein Problem. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch und gleicht sie direkt ab. Eine entsprechende Schnittstelle überträgt die im DMS abgelegten Eingangsrechnungen direkt als Buchungsstapel in DATEV. Alle Belege müssen somit nur einmal erfasst werden. Dadurch entfällt eine erneute manuelle Verbuchung in DATEV. Das erspart die Doppelerfassung und verringert Fehlerquellen.

Schlüsseldaten, wie Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, kann ein DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. So sorgen die Verknüpfung und das Zusammenspiel von DATEV und DMS für die vollständige und ordnungsmäßige Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Sämtliche Buchungsbelege und dazugehörige E-Mails, Geschäftsbriefe oder Verträge lassen sich auch nach der Archivierung umgehend abrufen.

2. Mit dieser Lösung hat das Suchen ein Ende

Wer suchet, der findet – und zwar schnell. Denn die Kombination von DATEV und DMS eröffnet Unternehmen große Potenziale, wenn es um eine korrekte Archivierung und die einfache Wiederauffindbarkeit von Dokumenten geht. So sorgt ein digitales DMS dafür, dass alle Dokumente einheitlich verschlagwortet und so abgelegt sind, dass Ihre Mitarbeiter sie jederzeit mit wenigen Klicks wieder zur Hand haben – an jedem Arbeitsplatz und standortübergreifend.

Tolle Möglichkeiten eröffnen an dieser Stelle auch cloudbasierte DMS-Lösungen, bieten sie doch einen kompletten Funktionsumfang. Durch den Wegfall mühseliger Installationen auf Ihren Servern können Sie die Arbeit mit dem DMS direkt und schnell beginnen. Zudem garantieren cloudbasierte DMS-Lösungen eine hohe IT-Sicherheit, was entsprechende Zertifizierungen, wie beispielsweise SOC 2 oder ähnliche, beweisen. Weiterhin erfüllen sie alle gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Vorgaben zur Archivierung und Speicherung von Dokumenten. Außerdem sorgen regelmäßige Updates dafür, dass Sie immer die neueste Version des DMS nutzen.

Hinzu kommt der Vorteil des bedarfsabhängig skalierbaren Speicherplatzes. Wer ein DMS als Cloud-Lösung nutzt, kann den Speicher mit wenigen Klicks nahezu unendlich erweitern. Da etliche Anbieter auf flexible Kostenmodelle setzen, muss der Nutzer lediglich das zahlen, was er wirklich verbraucht. Aber: Eine Cloud-Lösung ist kein Muss. Denn ein DMS lässt sich auch als On-Premises-Lösung auf Ihrer eigenen Server-Infrastruktur installieren und problemlos an Ihr DATEV-Rechnungswesen anbinden.

3. Revisionssichere Archivierung: So finden Sie alle Dokumente wieder

Sobald es um die Archivierung von Dokumenten geht, taucht das Thema Gesetzeskonformität auf. Penible Sorgfalt ist ein Muss, um alle für die Buchführung nötigen Informationen abrufen und dem Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt zur Verfügung stellen zu können. An dieser Stelle kann ein DMS die Performance Ihrer Finanzsoftware verbessern, indem es alle Originaldokumente über einen automatisierten Workflow langfristig, revisionssicher und richtig archiviert sowie mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen problemlos abrufbar macht. Zudem können Sie Ihre Buchungen mit den archivierten Rechnungen verknüpfen und jederzeit aus DATEV heraus auf diese zugreifen.

Auch Ihr Steuerberater kann auf Wunsch ganz einfach per Web-Browser auf Ihre Rechnungen zugreifen, weitere Bearbeitungen vornehmen oder bereits Buchungen durchführen – und das ohne zusätzliche Installationen. Das vereinfacht Ihre Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erheblich. Durch die Digitalisierung aller Arbeitsprozesse profitieren Sie so von einer lückenlosen Nachvollziehbarkeit aller Arbeitsschritte – einen Schutz vor unerwünschten Zugriffen inklusive. Zudem hilft ein DMS dabei, wichtige Compliance-Anforderungen, wie z.B. Sarbanes-Oxley, GDPR, GoBD oder Basel II, einzuhalten.

Zeitersparnis und eine lückenlose Bearbeitung aller buchhalterischen Dokumente, höchste Sicherheit und ein ortsunabhängiges Arbeiten mittels Cloud sind also die größten Vorteile, die Sie durch die Kombination von DATEV und DMS haben können.

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Revisionssicherheit im Archiv

admin — Thu, 27 Feb 2020 21:54:24 +0000

Unter einem revisionssicherem Archiv versteht man nicht etwa Archive, die vor den Zugriff von Revisoren geschützt sein sollen, sondern das Gegenteil. Revisoren – oder landläufig Wirtschaftsprüfer – sollen möglichst einfach Zugriff auf alle digitalen Unterlagen erhalten, welche sie zur Durchführung ihrer Prüfung benötigen. Diese müssen nicht nur wiederauffindbar und sicher, sondern vor allem auch nachvollziehbar und unveränderbar archiviert sein.

Was bedeutet revisionssicher?

Qualität, Compliance und Rechtssicherheit

Auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar, verfälschungssicher

Richtigkeit
Vollständigkeit
Sicherheit des Gesamtverfahrens
Schutz vor Veränderung und Verfälschung
Sicherung vor Verlust
Nutzung nur durch Berechtigte
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Dokumentation des Verfahrens
Nachvollziehbarkeit
Prüfbarkeit

Wertvolle Tipps von VOI und Bitkom

Verfahrensdokumentation gefordert

Erfassen, Empfangen und Digitalisieren über das
Indizieren, Verarbeiten, Wiederfinden und Ausgeben bis hin zum
Aufbewahren und Vernichten von Dokumenten.

Dokumente im direkten Zugriff, aber revisionssicher archiviert

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