Gut Ding will Weile haben, weiß der Volksmund. Das gilt auch und ganz besonders für die gelungene Einführung von digitalen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in Kleinunternehmen, also Digitalisierung aller Papierdokumente und Speicherung der Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv. Das ist ein gutes Projekt, weil die automatisierte Dokumentenverwaltung jedem Kleinunternehmen sehr viele Vorteile beschert. Angefangen bei der spürbaren Erleichterung alltäglicher Arbeitsabläufe. Allerdings muss man sich dafür auch die nötige Zeit für die Vorbereitung und Einführung des DMS nehmen, speziell auch für die Auswahl des passenden Produkts.

Das bringt ein DMS Ihrem Kleinunternehmen

Der Einsatz eines DMS in Kleinunternehmen bedeutet wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung Ihrer digitalen Dokumente. Denn die Arbeit läuft normalerweise dann am besten, wenn dank DMS die Erfassung, die Archivierung und die Verwaltung von Dokumenten automatisiert wird – also ebenso schnell, sicher und effizient erfolgt wie der Zugriff darauf. Ohne umständliche Workflows, ohne Schwierigkeiten bei der Suche nach Informationen, ohne Angst vor Datenverlust. So beseitigt ein DMS die Ineffizienzen der Arbeit mit Papierdokumenten und viele mühsame manuelle Abläufe, die sich negativ auf Produktivität und Motivation der Belegschaft auswirken.

Gründliche Vorbereitung gefragt

Allerdings sollten sich gerade Kleinunternehmen die nötige Zeit für eine gründliche Vorbereitung des DMS-Projektes nehmen. Denn es gibt durchaus Stolperfallen und Hürden, die es aus dem Weg zu räumen gilt. Das beginnt schon damit, zunächst viele unbegründete Vorbehalte aus dem Weg zu räumen. Oft gilt ein DMS zu Unrecht als kompliziert und kostspielig. Das führt dazu, dass viele Kleinunternehmen zu den Nachzüglern bei der Digitalisierung zählen, wie der Branchenverband Bitkom im „Digital Office Index 2020“ ermittelt hat. Betrachtet man die Unternehmensgröße, liegen hier die Großunternehmen (500 Mitarbeiter oder mehr) mit 67 Punkten deutlich vor den kleinen und mittleren Unternehmen mit 53 bzw. 59 Punkten.

Dabei liegen die Vorteile eines DMS auf der Hand: Es automatisiert viele Arbeitsschritte in den Geschäftsprozessen, andere kann es mit Hilfe vordefinierter Workflows IT-gestützt in wenigen Schritten digital abwickeln. Dank der Suchfunktion sind alle Dokumente in wenigen Sekunden auffindbar, das aufwendige Durchsuchen von Ordnern entfällt. Experten schätzen, dass ein DMS bis zu 50 Prozent der Bürokosten und 30 bis 40 Prozent der Arbeitszeit bei der Verwaltung der Informationen sparen kann, da diese zuvor in Dokumentensilos wie Aktenschränken und E-Mail-Konten verborgen waren.

Automatisch und individuell

Der Grund ist einfach: Das DMS sortiert die Dokumente automatisch nach individuellen Kriterien des Mitarbeiters und gleichzeitig gemäß der Vorgaben des Unternehmens. Falsche Ablagen gehören der Vergangenheit an. Eine optische Zeichenerkennung automatisiert die Archivierung und Verschlagwortung der Dokumente zusätzlich. Das hilft entscheidend mit, die Vorgaben des Finanzamtes und des Gesetzgebers bei der Buchführung zu erfüllen – neben AO, HGB, UStG vor allem die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Die GoBD gelten für sämtliche Unternehmer im Sinne des Einkommensteuer- und Umsatzsteuerrechts – auch für Kleinunternehmen. Werden die GoBD nicht eingehalten, droht bei einer Steuerprüfung die Schätzung – und die kann teuer werden.

Legt man die GoBD zugrunde, die seit Anfang 2015 gelten, müssen aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen wie folgt gespeichert werden:

• Im Original
• Unverlier- und unveränderbar
• Jederzeit sofort und lückenlos verfügbar
• Maschinell auswertbar

Und: Sämtliche Geschäftsvorgänge müssen chronologisch geordnet und materiell mit dem richtigen, erkennbaren Inhalt festgehalten werden. Ohne DMS kann das sehr schnell sehr aufwendig, zeitraubend und fehleranfällig werden. Vorschriften wie GoBD, aber auch die DSGVO lassen sich durch Funktionen wie Versionierung, Rechtevergabe und das Eingeben von Aufbewahrungs- und Löschfristen automatisch einhalten. Der Verband Bitkom hat – ausgehend von den Anforderungen der GoBD – eine Checkliste für konkreten Anforderungen an ein DMS zusammengestellt und gibt zusätzliche diverse Tipps für die Umsetzung innerhalb der Unternehmens-IT.

So finden Sie das passende DMS für Ihr Kleinunternehmen

Vor allem DMS-Anbieter, die sich auf Mittel- und Kleinunternehmen spezialisieren, werben mit individuellen Funktionen und der Ausrichtung auf den spezifischen Bedarf eines Unternehmens. Das kann zwar sehr von Vorteil sein, erhöht aber das Risiko, sich für eine Software zu entscheiden, die nicht ideal auf das eigene Unternehmen zugeschnitten ist. Daher sollte im Zweifel – oder wenn keine eigene Expertise im Unternehmen vorhanden ist – ein erfahrener Berater hinzugezogen werden, der dann auch die Einführungsphase begleitet.

Die Unterschiede bei Produkten im DMS-Markt sind ebenso groß wie die Spezialisierung auf Branchen und Aufgabenfelder (wie Buchhaltung, Personalwesen, Konstruktion oder Logistik). Neben Branche und Funktionsschwerpunkten können weitere Auswahlkriterien eine entscheidende Rolle spielen:

• Die Anzahl der Mitarbeiter
• Das Volumen der Dokumente oder die Frequenz ihrer Zugänge und/oder Änderungen
• Die Internationalität sowie die Art der Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern
• Die benötigte Hardware-Infrastruktur
• Die Art der Schnittstellen zu vorhandenen Systemen
• Mobilität und Cloud-Unterstützung

Am Anfang steht die Frage nach der Branche

Das ist bei der DMS-Auswahl für Ihr Kleinunternehmen wichtig. Auch wenn die DMS-Produkte im Allgemeinen nicht für bestimmte Branchen entwickelt werden, weil Hersteller (bzw. ihre Partner) mit Erfahrung in der Branche die jeweiligen Geschäftsprozesse schneller verstehen und die Implementierung reibungsloser gestalten.

Ein ebenfalls entscheidendes Kriterium ist die Anzahl der Mitarbeiter des Unternehmens. Die Frage ist auch: Benötigen alle einen Zugang für die Software? Falls nicht: Wie viele Zugänge werden in etwa benötigt? Das ist wichtig zu klären, denn nicht alle Mitarbeiter nutzen Dokumente auf dieselbe Art und Weise. Oft wird eine kleine Gruppe von „Administratoren“ die Dokumente verwalten und anpassen, andere Mitarbeiter werden Dokumente nur einsehen oder weiterleiten können. Bei der DMS-Auswahl für Kleinunternehmen ist es daher wichtig zu wissen, wie viele Benutzer Schreibrechte und wie viele nur Leserechte haben müssen. Schreibberechtigungen erfordern mehr Komplexität bei der Verwaltung und Absicherung der Zugriffe – und können letztlich auch teurer sein als die Lizenzen für Leserechte.

Die Frage ist auch: Welche Abteilungen sollen hauptsächlich mit dem DMS arbeiten – und welche Funktionen sind dabei am wichtigsten? Es macht einen Unterschied, ob Archivierung, Versionsverwaltung oder die Digitalisierung von Dokumenten den Einsatzschwerpunkt des DMS bilden. Oder ob Compliance (Standards und Gesetzgebung), Revisionssicherheit, Verbesserung der Zusammenarbeit und Workflow-Management, eine möglichst leistungsfähige Suchfunktion oder aber ganz spezielle Features besonders gefragt sind. Etwa bei Rechnungseingang oder Personalakte. Jedes DMS hat hier seine Stärken und Schwächen. Wer weiß, wofür er das DMS in seinem Kleinunternehmen einsetzen möchte, findet schneller diejenigen Anbieter, die sich dabei hervortun.

Integrationsfähigkeit gefragt

Aber auch technische Fragen spielen bei der Suche nach dem passenden DMS für Kleinunternehmen eine entscheidende Rolle: Läuft es auf der vorhandenen IT-Infrastruktur – oder müssen neue Server- und Speichersysteme angeschafft werden? Soll das DMS in andere Software integriert werden, z.B. in das ERP- oder CRM-System, in die Personalsoftware, den Webshop oder das Portal, soll eine Verbindung zum CAD-Programm oder Collaboration- bzw. E-Mail-System bestehen? Das ist bei der DMS-Auswahl wichtig, weil sich die Funktionen der verschiedenen Systeme überschneiden können. Zum Beispiel könnten kundenbezogene Dokumente wie Rechnungen auch im ERP-System verwaltet werden, wobei wichtige Informationen sich nicht an zwei verschiedenen Orten befinden sollten. Leider ist dies technisch nicht immer einfach zu realisieren – und einige Anbieter sind hier mehr geeignet als andere.

Andere typische Fragen, die vor der Auswahl beantwortet werden sollten, sind:

• Muss das DMS mobil genutzt werden können?
• Sollte die Offline-Arbeit damit möglich sein?
• Soll es für mehrere Niederlassungen – auch international – bereitgestellt werden?
• Gibt es spezielle Anforderungen, die zu berücksichtigen sind?

Durch die Beantwortung dieser Fragen wird die Suche nach dem passenden DMS für Ihr Kleinunternehmen zielgerichteter erfolgen können.

DMS in der Cloud – auch für Kleinunternehmen eine interessante Möglichkeit

Außerdem sollte darüber Klarheit herrschen, ob eine klassisch Server-basierte Software oder aber eine moderne Cloud-Lösung gesucht wird. Letztere weist deutlich mehr Flexibilität durch örtliche Unabhängigkeit und einfache Skalierbarkeit auf. Fällt die Wahl auf ein Cloud-basiertes System ist zu beachten, dass der Europäische Gerichtshof am 16. Juli 2020 das sogenannte „Privacy-Shield“-Abkommen gekippt hat, das den Datentransfer zwischen der EU und den USA erlaubt. Das wirkt sich auch auf Cloud-Dienstleister aus. Bevor Sie sich für ein Cloud-basiertes DMS in Ihrem Kleinunternehmen entscheiden, sind daher unbedingt die Datenschutzrichtlinien des Anbieters zu prüfen. Denn einige Dienstleister berufen sich weiterhin auf dieses Abkommen. Solange dies der Fall ist, machen Sie sich bei der Nutzung dieser Cloud-Dienste möglicherweise strafbar.

Egal, ob Server- oder Cloud-basiert: Um ein passgenaues DMS für Ihr Kleinunternehmen zu finden, müssen Sie sich über Ihre An- und Herausforderungen im Klaren sein. Weil niemand das Unternehmen besser kennt als die eigenen Mitarbeiter, sollten Externe die Aufgabe der DMS-Auswahl niemals allein übernehmen. Weil Bedienbarkeit, Skalierbarkeit und Kosten-Nutzen-Relation bei Kleinunternehmen immer zu den wichtigsten Auswahlkriterien gehören, sollte beim Dokumentenmanagement im Mittelstand eine Cloud-Lösung in der Regel besser passen als eine On-Premises-Installation.

Schon allein die Vielfalt der Fragen und der Umfang der einschlägigen Checklisten macht klar: Eile mit Weile ist das Gebot der Stunde, denn unnötige Hektik bei der DMS-Auswahl wird später bei Einführung und Betrieb unweigerlich zu Problemen führen. Gefragt ist also höchste Sorgfalt bei der Auswahl des am geeigneten Produkts. Diese Sorgfalt macht sich später bezahlt, weil unnötige Probleme vermieden werden. Dann lässt sich die DMS-Einführung problemlos in 90 Tagen meistern.