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10 Vorteile einer Low-Code-Plattform für die Unternehmensdigitalisierung: Digital durchstarten & IT Ressourcen entlasten

Marketing — Wed, 19 Jan 2022 13:04:03 +0000

Low-Code-Plattformen gewinnen rasant Marktanteile – und es ist kein Ende in Sicht. So prognostiziert das Marktforschungsunternehmen Gartner ein Wachstum im Bereich der Plattformtechnologien für das Jahr 2021 mit insgesamt 13,8 Milliarden US-Dollar. Dies entspricht einer Steigerung von 23 Prozent im Vergleich zum Vorjahr und sogar 42 Prozent gegenüber 2019. Auch das Analyseunternehmen Forrester bestätigt diese Prognosen: 33 Prozent der IT-Verantwortlichen in Deutschland planen den Einsatz von Low-Code-Plattformen, während 24 Prozent bereits 2019 Erfahrungen mit Low-Code-Development oder Low-Code-Plattformen vorweisen konnten. Warum entscheiden sich Unternehmen immer häufiger für ein Low-Code-Tool? Wir zeigen Ihnen anhand von zehn Vorteilen, wie Sie vom Einsatz einer Low-Code-Plattform profitieren.

Vorteile von Low-Code-Plattformen beflügeln die Unternehmens-IT

Das Marktforschungsunternehmen Gartner sagt weiterhin voraus, dass bis 2024 jedes Unternehmen im Durchschnitt vier unterschiedliche Low-Code-Tools nutzen wird. Doch warum so viele? In erster Linie beschreibt Low-Code nur die zugrundeliegende Technologie, also den grafischen Entwicklungsansatz, und nicht den Anwendungsfall der jeweiligen Software. Während sich einige Plattformen auf spezifische Geschäftsprozesse und Datenbanken fokussieren, sind andere universeller und bilden unterschiedlichste Workflows auf Low-Code-Basis ab.

Als Low-Code-Entwicklung beschrieb Forrester Analyst John Rymer bereits 2014 eine neue Art, Applikationen zu entwickeln und gleichzeitig den Anteil an „hartem Code“ drastisch zu reduzieren:

Seitdem hat sich der Begriff etabliert und mit der verstärkten Nutzung von Low-Code-Plattformen an Bedeutung gewonnen. Sie verändern die Zusammenarbeit von Entwicklern, Fachanwendern und Entscheidern bei der Digitalisierung von Workflows, Anwendungen und Geschäftsprozessen. Die IT rückt mehr und mehr in den Mittelpunkt des Unternehmens, da die Teilhabe an Entwicklungsprozessen für eine größere Mitarbeiterzahl möglich – und verständlich – wird.

Zehn wichtige Vorteile von Low-Code-Plattformen

Hat ein Unternehmen die richtige Low-Code-Plattform für den eigenen Anwendungsfall gefunden, kann es durch den effizienten Einsatz und eine kluge Digitalstrategie zahlreiche Vorteile ausschöpfen. Die herkömmliche Art zu programmieren, bei der viele Zeilen Code neu geschrieben werden müssen, kann dieses Potenzial nicht erreichen:

1. Einfachheit = mehr Engagement

Grafische Entwicklungswerkzeuge, Tabellen oder Flussdiagramme unterstützen die schnelle Entwicklung von Anwendungen – ohne dass zwingend neuer Code produziert werden muss. Die Teams arbeiten agiler, benötigen kaum Einarbeitung und können bereits in kürzester Zeit erste Erfolge verbuchen. Durch Bibliotheken und das Hineinziehen der gewünschten Elemente per Drag-and-Drop fühlen sich auch ungeübte Fachanwender sicher und modellieren an der Benutzeroberfläche oder der Business Logik. Die IT wird ein Stückweit entmystifiziert und in den Büroalltag integriert.

2. Geschwindigkeit = mehr Digitalisierung

Ein weiterer Vorteil von Low-Code-Plattformen ist, dass Entwickler keinen neuen Code schreiben müssen, sie fügen Elemente zusammen. Das bedeutet, dass sie viel Zeit bei der Erstellung von Anwendungen einsparen. Einige Plattformen werben mit 80 Prozent Zeitersparnis gegenüber gewöhnlichen Programmiermethoden. Dadurch können mehr Aufgaben in der gleichen Zeit erledigt werden. Einsatzbereite Applikationen und Prozesse entstehen in wenigen Tagen oder Stunden: Die Effizienz steigt, was mit einer deutlichen Zunahme des durchschnittlichen Digitalisierungsgrads eines Unternehmens einhergeht.

3. Ressourceneffizienz = mehr Produktivität

IT-affine Mitarbeiter aus den Fachabteilungen werden durch die Visualisierung von Low-Code-Plattformen besser abgeholt und bekräftigt, um eigene Anwendungen zu erzeugen. Diese sind nah am Business Case, da das Knowhow des Anwenders in die Anwendungserstellung unmittelbar einfließt. Professionelle Entwickler können sich anderen Aufgaben widmen, die mehr Tiefenkenntnisse erfordern und werden in ihrer Arbeit nochmals produktiver. Viele Ziele können nun mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern erreicht werden. In Zeiten des Fachkräftemangels ist Low-Code-Entwicklung die perfekte Chance für nachhaltiges Unternehmenswachstum und Mitarbeiterbindung.

4. Visualisierung = mehr Ideen

Low-Code-Plattformen bilden die Brücke zwischen den Ideen aus der Fachabteilung und deren praktischer Umsetzung durch eine bereitgestellte Technologie. Diese liefert mit Bibliotheken, Schnittstellen und Algorithmen das Fundament, um zügig einen grafischen Eindruck von der Idee zu erhalten. Daraus können sich wiederum leichter Analysen ableiten, Schwachstellen entdecken oder Verbesserungen herausarbeiten lassen.

5. Wiederverwendbarkeit = mehr Code

Dank des Einsatzes von Low-Code-Plattformen kann sich die fachliche Qualität einer Anwendung deutlich verbessern – denn der Fachanwender arbeitet produktiv an der Softwareerstellung mit. Möglich wird das unter anderem durch Elemente, die professionell programmiert wurden und über Bibliotheken immer wieder verwendet werden können. Diese Vorlagen können selbstverständlich weiter angepasst und auf den spezifischen Anwendungsfall optimiert werden. Bei dieser Art der Zusammenarbeit sinkt der Aufwand für Optimierung und Wartung. Die Qualität des Endprodukts steigt und wertvoller Code geht nicht verloren.

6. Einheitliche Codequalität = mehr Sicherheit

Jede Digitalisierung von Geschäftsprozessen oder Anwendungen nimmt Auswirkungen auf die Unternehmensstruktur. Low-Code-Plattformen erleichtern es, Kontrolle und Nachvollziehbarkeit über die Qualität der neuen Applikationen zu wahren. Unternehmen sind nicht mehr davon abhängig, ob ein professioneller Entwickler die Code-Richtlinien und -Standards einhält oder einer nachvollziehbaren Logik folgt, die Plattform übernimmt diese Funktionen bis zu einem gewissen Grad: Sie generiert Quellcode automatisch nach der gleichen Struktur, stellt geprüfte und wiederverwendbare Elemente zur Verfügung und gibt den Entwicklern je nach Kompetenz gewisse Berechtigungen, vollständige Dokumentation inklusive! Sofern die Anwendung optimiert werden muss, Schnittstellen zu weiteren Systemen benötigt oder komplexere Abhängigkeiten abbilden muss, werden beispielsweise erfahrene Programmierer einbezogen, die neuen Code produzieren. In Problem- oder Wartungsfällen kann der Fehler somit viel schneller identifiziert werden.

7. Integration = mehr Leistung

In der Regel bringen Low-Code-Plattformen integrierte Konnektoren mit oder eine flexible REST API, um Drittsysteme, Legacy-Systeme oder Insellösungen anbinden und den Datenaustausch im gesamten Unternehmen ermöglichen zu können. Dadurch lassen sich diese Plattformen einerseits einfach in die bestehende IT-Infrastruktur einfügen, andererseits erweitern sie die Performance und Reichweite der eingesetzten Softwares. Systemadministratoren können sich auf die gesicherte Codequalität der Low-Code-Plattform verlassen, während Fachanwender von neuen Funktionen und einer schnellen Wartung/Aktualisierung profitieren.

8. Flexibilität = mehr Spielraum

Weniger Code verspricht geringeren Aufwand bei Anpassungen, Aktualisierungen, Wartungen und Einsatzmöglichkeiten. Und das wiederum sichert einen bedeutenden zeitlichen Vorsprung, der besonders bei gewandelten Markanforderungen ausschlaggebend sein kann. In vielen Fällen reichen die Konfigurationsmöglichkeiten der bestehenden Elemente, um neue Anforderungen oder Features nach und nach zu integrieren. Native Programmierung bleibt aber weiterhin die Option der Wahl bei komplexeren Herausforderungen. Zudem skalieren Low-Code-Plattformen oft auf unterschiedlichsten Ebenen und geben Unternehmen viel mehr Spielraum in ihrem Unternehmenswachstum.

9. Kontrolle & Governance = mehr Einsicht

Ob bereits voll digitalisierte Geschäftsprozesse oder noch papierbehaftetes Tagesgeschäft: Mitarbeiter schaffen sich ihren Büroalltag gerne nach eigenen Komfortvorstellungen – abseits der Unternehmensrichtlinien. Schatten-IT, Open-Source, verschiedene Programmiersprachen und -stile oder unübersichtliche Entwicklungsprozesse können die Kontrolle und Governance negativ beeinflussen. Low-Code-Plattformen bieten einheitliche Elemente an, die nach einem festen Regelwerk aufgebaut sind und den Anforderungen sowie Richtlinien des Unternehmens entsprechen. Hierzu zählt auch eine vollständige Dokumentation, bestehend aus einem zugrundeliegenden Rechte- und Rollen-Management und Zugriffskontrollen bei der Verwendung von nicht autorisierter Software.

10. Kosteneinsparungen = mehr Projektabschlüsse

Digitalisierungsprojekte entscheiden sich oft an der Kostenfrage: Budgetierung und Praxis fallen in mehr als der Hälfte der Fälle so weit auseinander, dass Entscheider immer wieder Angst davor haben, mit einem Projekt oder einer Software zu starten. Insbesondere die Kosten für Integrationsmaßnahmen, überlange Projektlaufzeiten, Mitarbeiterschulungen, Anforderungsanpassungen und externe/interne Ressourcen können den Rahmen sprengen. Der Vorteil von Low-Code-Plattformen besteht darin, dass die erwähnten Vorteile eins bis neun sich aufaddieren: Einfachheit, Geschwindigkeit, Integration, Ressourceneffizienz, Sie haben allesamt eine positive Auswirkung auf das Unternehmensbudget. All diese Vorteile reduzieren das Potenzial für Fehler und nicht kalkulierte Kosten, geben dem Unternehmen Autonomie bei der Gestaltung der Prozesse und der zeitlichen Umsetzung.

Low-Code-Plattformen sind die Antwort auf viele Probleme

Die Anforderungen an Unternehmen, um innerhalb ihres Geschäftsbereichs erfolgreich zu bleiben, sind über die Jahre immer gleichgeblieben: Kosten reduzieren, Effizienz steigern, Business vergrößern. Ihre Dringlichkeit ist aber exponentiell gestiegen und mit den technischen Erweiterungen haben sich die Rahmenbedingungen gewandelt. Low-Code-Plattformen geben den Unternehmen mehr Zeit, mehr Effizienz, mehr Autonomie bei der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Anwendungen und Geschäftsprozesse. Damit bringen sie den Werkzeugkasten mit, aus dem Entscheider schöpfen und ihr Fundament weiter ausbauen können – trotz der zugespitzten Marktsituation. Doch das Angebot an Low-Code-Plattformen wird immer unübersichtlicher, da mehr und mehr Player hinzukommen. Es bleibt folglich jedem Unternehmen selbst überlassen, bei der Digitalstrategie praxisgerecht zu prüfen, welche Lösung wirklich passt und das Low-Code-Versprechen tatsächlich einhält.

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Prozesse digitalisieren im Mittelstand Tipps und Beispiele aus der Praxis

Marketing — Tue, 19 Oct 2021 08:33:21 +0000

Für jedes modern aufgestellte Unternehmen gibt es mittlerweile keinen Zweifel mehr daran, dass die Zukunft der Prozessautomatisierung gehört. Dank entsprechender Softwarelösungen können strukturierte Abläufe im Betrieb deutlich schneller und präziser umgesetzt werden. Für permanent identisch ablaufende und fehleranfällige Prozesse ergeben sich durch eine Prozessautomatisierung effizientere und ressourcenschonende Lösungen, die der Unternehmensführung wie den Mitarbeitern gleichermaßen zugutekommen. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich fehlerfrei und kostengünstig erledigen, unternehmerische Optimierungspotenziale für eine bessere Wettbewerbsfähigkeit schnell umsetzen.

Automatisierungsprozesse administrativer Aufgaben, oft auch als Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet, können eine ineffiziente Verwaltungsspirale durchbrechen und bislang vergeudete Kapazitäten freisetzen. Mehrere Untersuchungen haben aufgezeigt, dass viele Betriebe in Deutschland bei der Business Process Automation und beim Einsatz entsprechender Software-Bots noch ganz am Anfang stehen oder sich mit der Thematik noch gar nicht näher auseinandergesetzt haben. Zwar kommen deutlich positiverer Signale aus den Organisationen in jüngster Zeit, trotzdem gibt es in diesem Bereich nach wie vor eine Menge Luft nach oben.

Wie auch Sie Ihr Unternehmen jetzt mit einer durchdachten und individuell implementierten Prozessautomatisierung fit für die digitale Zukunft machen, um auch künftig erfolgreich am Markt agieren zu können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist Prozessautomatisierung?

Beginnen wir mit der Definition der Prozessautomatisierung: Der vom lateinischen Wort „procedere“ abgeleitete Begriff Prozess beschreibt ein dynamisches Vorgehen, ein Geschehen. In Verbindung mit einem auf technischen Abläufen basierenden System bewirkt dieser Prozess eine Veränderung des Zustands materieller Devices, von Energien oder Informationen. Dabei wird also eine Anfangsgegebenheit überführt in eine Endgegebenheit.

Bei einer Prozessautomatisierung werden selbständig arbeitende technische Systeme eingesetzt mit dem Ziel, Vorgänge mit Hilfe entsprechender Informationsverarbeitungseinheiten zu digitalisieren und damit eben zu automatisieren. Die Prozessautomatisierung ermöglicht es Unternehmen aber nicht nur, manuelle Aufgaben zu automatisieren, sondern auch überflüssige Arbeitsschritte zu eliminieren. In der Phase der Vorabdefinition der notwendigen Schritte, sind einige wichtige Überlegungen erforderlich. Nur so ist es möglich, den Fokus aller relevanten Arbeitsabläufe auf strategische und gewinnbringende Projekte zu richten.

Unter einem Unternehmens-internen Prozess sind demnach auch zusammenhängende oder sich gegenseitig beeinflussende Tätigkeiten innerhalb eines Betriebs zu verstehen, die wiederum dazu dienen, ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Der konkrete Leistungsumfang eines Unternehmens setzt sich deswegen aus vielen einzelnen Prozessen zusammen, die sich alle gegenseitig beeinflussen.

Ganz gleich um welche Art von Prozessen, also beispielsweise Produktionsprozesse oder Verarbeitungsprozesse, es sich handelt, fallen bei jedem davon auch diverse Dokumente an. Und die gilt es zu bearbeiten – schnell, effektiv und fehlerfrei. Doch gerade in Buchhaltungs- oder Personalabteilungen setzt ein Großteil aller Unternehmen noch immer auf eine manuelle, papierbasierte Bearbeitung. Dabei wird in den meisten Fällen viel Zeit und Geld verloren – was sich mittels digitaler Prozessautomatisierung vermeiden lässt.

Wie profitieren Unternehmen von Prozessautomatisierungen?

Während der Analyse der innerhalb des Unternehmens bereits bestehenden Prozesse gilt es, eng mit den Fachabteilungen zusammenzuarbeiten, um die Optimierungspotenziale, die sich aus neuen oder erweiterten Prozessautomatisierungen ergeben können, zu definieren. Zur Automatisierung von Abläufen eignen sich insbesondere zyklische Prozesse mit regelbasierten Entscheidungskriterien und gleichbleibenden Informationsgrundlagen. Auch Vorgänge mit einer gesteigerten Fehleranfälligkeit, einem hohen manuellen Arbeitsquotienten oder einer langfristigen Produktionszeit mit prognostiziert geringen Kalibrierungen bieten sich für die Implementierung von Prozessautomatisierungen an.

Zu den sich aus digitalen Automatisierungsprozessen ergebenden unternehmerischen Vorteilen gehören unter anderem:

Eine Steigerung der Prozess-basierten Produktivität und Geschwindigkeit
Gewinnsteigernde Optimierung der Personal-Ressourcen
Anstieg der Mitarbeiterzufriedenheit
Reduzierung potenzieller Fehlerraten
Kumulation der Produktivitätsphasen ohne personelle Urlaubs- oder Krankheitszeiten
Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit
Herstellung der Transparenz für Audits

So erzeugt eine durchdachte digitale Prozessautomatisierung zeitliche Ressourcen für die Unternehmensführung und die Mitarbeiter und damit für strategische Konzepte und gewinnbringende Prozesse. Alle Mitarbeiter können ihre individuellen Talente und Qualitäten besser für das Unternehmen nutzen, indem sie sich auf punktuelle und divergente Aufgaben konzentrieren anstatt auf sich permanent wiederholende Vorgänge, die sich auch von einer Prozessautomatisierung umsetzen lassen. So eröffnen sich ganz neue Werte- und Wachstumschancen für ein Unternehmen.

Aber auch der Datenschutz ist beim Thema Prozessautomatisierung natürlich von hoher Relevanz. So garantiert etwa ein automatisierter Rechnungsworkflow eine Maximierung der Datensicherheit. Daten werden in digitalisiert automatisierten Vorgängen nicht nur vollständig, fehlerfrei und sicher erfasst – vertrauliche Informationen gelangen außerdem auch nur an die Mitarbeiter, die über eine Befugnis für die jeweilige Datenverarbeitung verfügen. Auch die automatisierte Überprüfung und Protokollierung von Vorgängen trägt zu einem höchstmöglichen Datenschutz bei.

Nicht zuletzt werden gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungspflichten von Daten sowie die Datenschutzrichtlinien der DSGVO oder der GoBD ohne fehleranfälligen manuellen Aufwand sichergestellt. Sie haben permanent einen perfekten Überblick über Ihr Business und sind dank hoher Transparenz auch für Betriebsprüfungen jederzeit bestens vorbereitet.

Alle Vorteile der Prozessautomatisierung richtig nutzen

Ein intelligentes DMS oder ECM sorgen zunächst dafür, dass Ihre Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mit Hilfe weniger Klicks können sie alle relevanten Rechnungsdaten abrufen. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern auch Nerven.

Wie bereits erwähnt, unterstützt ein DMS oder ECM Ihr Unternehmen außerdem dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. So sorgt die Prozessautomatisierung dafür, dass fehleranfällige und mühsame Routineaufgaben schnell und effizient erledigt sind.

Prozesse im gesamten Unternehmen schnell und einfach optimieren

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist somit ein wichtiger Teil der digitalen Transformation. Für die Buchhaltungsabteilung und die Personalabteilung ergeben sich also erhebliche Vorteile aus der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Mit dem richtigen DMS oder ECM lassen sich hier nämlich alle eingehenden Rechnungen automatisch erfassen und direkt zur Bearbeitung weiterleiten. Auch Fehler und Ausnahmen sind so schnell identifiziert und an das Buchhaltungsprogramm übermittelt.

Ihrem gesamten Unternehmen gibt das die Kontrolle über jeden Bearbeitungsschritt – vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Das wiederum sorgt dafür, dass alle Informationen sicher, vertraulich und gemäß Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien gespeichert sind. So entsteht aus beschleunigter Rechnungsverarbeitung und vollständigen sowie korrekten Daten ein umfassender Mehrwert – und das ab dem ersten Tag der implementierten Prozessautomatisierung.

Ähnlich verhält es sich mit der Prozessautomatisierung in der Personalabteilung. Sie gehört zu den wichtigsten Abteilungen in jedem Betrieb, denn hier dreht sich alles um die Mitarbeiter, die jeden Tag am Erfolg Ihres Unternehmens arbeiten. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um administrative als auch um strategische Aufgaben. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, mit denen sich jede Personalabteilung im Arbeitsalltag befassen muss – eine Aufgabe, die viel Potential zur Automatisierung bietet.

Setzt ein Unternehmen hier auf die Arbeit mit digitalen Personalakten, haben die Angestellten in der Personalabteilung alle wichtigen Dokumente eines Mitarbeiters an einem Ort sicher zusammengefasst. Das erlaubt allen Verantwortlichen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die benötigten Dokumente. Daten sind schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich zügiger bearbeiten. Prozessautomatisierung mittels DMS oder ECM beschleunigt hier den digitalen Workflow und macht das Arbeiten wesentlich flexibler.

Prozessautomatisierung – wann lohnt es sich?

Zwar steht auf der einen Seite die Investition für die Einrichtung des entsprechenden Systems, doch die lohnt sich auf lange Sicht allemal. Schließlich lässt sich durch die Prozessautomatisierung einiges an Zeit und damit auch an Kosten sparen.

Auch nicht zu vernachlässigen im Zusammenhang mit Prozessautomatisierung ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Können diese ihre Arbeitskraft für anspruchsvollere Aufgaben nutzen, so sind sie auf Dauer zufriedener in ihrem Job und setzen sich mehr für den Erfolg des Unternehmens ein. Hier können Sie übrigens auch beim Recruiting neuer Mitarbeiter punkten: Setzen Sie bereits bei Bewerbungsgesprächen oder Einstellungstests auf automatisierte und digitalisierte Prozesse, präsentieren Sie sich als attraktiver und innovativer Arbeitgeber – laut Studien ein wichtiges Kriterium für potenzielle Arbeitnehmer. Denn diese legen in Zeiten von New Work viel Wert auf die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens.

Und auch für Sie als Unternehmer liegen hier entscheidende Vorteile. Je schneller Sie nämlich Bewerbungsprozesse bearbeiten und abschließen können, desto eher können Sie von den Potenzialen Ihrer neuen Mitarbeiter profitieren.

Fazit

Selbst für kleinere und mittlere Unternehmen lohnt es sich also ganz zweifellos, primär wiederkehrende Abläufe im Daily Business über eine Prozessautomatisierung zu optimieren. Betriebskosten lassen sich im Zuge dieses Bereichs der digitalen Transformation minimieren, sich wiederholende Aktionen können deutlich effizienter gestaltet, Fehlerquellen vermieden werden. Prozessbezogene Daten werden überwacht und verwaltet, Up- und Cross-Selling-Möglichkeiten maximiert sowie die Compliance sichergestellt. Die oft artikulierte Furcht davor, dass die menschliche Arbeitskraft durch den Einsatz von Prozessautomatisierung überflüssig werden könnte, ist dabei übrigens unbegründet. Denn für die Mitarbeiter werden dank Investitionen in die Prozessautomatisierung zeitliche Ressourcen frei, die sie anstatt in monotone und ständig wiederkehrende Aufgaben besser in kreative oder strategische Überlegungen zum gesunden Wachstum ihres Unternehmens investieren können.

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Dokumente archivieren – einfach und effizient

admin — Mon, 18 May 2020 20:54:23 +0000

Spätestens seit dem Einsturz des Kölner Stadtarchivs ist das Thema Dokumente archivieren von öffentlichem Interesse. Hinzu kommen die Fragen nach der korrekten Archivierung, dem richtigen Vorgehen und der Dringlichkeit eines sicheren Archivsystems. Das gilt nicht nur für die Archive größerer und kleinerer Städte, sondern vor allem auch für die Ablagen und Sicherungen von Unternehmen. Dokumente archivieren und digitalisieren ist gerade bei letzteren eine wichtige alltägliche Aufgabe. Wie Sie dabei korrekt vorgehen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Vorteile Dokumentenarchivierung: Warum Dokumente archivieren?

Unumstritten ist, dass ein digitales Dokumenten-Archiv gegenüber einem papierbasierten Archiv einiges an Platz spart. Ersteres benötigt weder Ordner und Regale noch zusätzliche Räumlichkeiten. Hinzu kommt eine deutliche Reduktion von Arbeitszeit und Kosten, denn ein digitales Archiv kostet keine Miete und ist durch umfassende Filterfunktionen und Verschlagwortung schnell durchsuchbar. Das erleichtert Mitarbeitern insofern die alltägliche Arbeit, als dass es ein zügiges Auffinden von Dokumenten begünstigt. Doch das Archivieren von Dokumenten ist trotz aller Vorteile kein Prozess, der sich von heute auf morgen umsetzen lässt.

Eine gute Vorbereitung ist das A und O, wenn ein Unternehmen seine Dokumente archivieren und dabei die Umstellung auf ein papierloses Büro vornehmen möchte. Dabei gilt es in jedem Fall zu beachten, dass ein papierloses Büro kein statisches IT-System ist, sondern vielmehr eine Art lebendes Ökosystem. Mit wachsender Menge an Daten vergrößert sich auch das Archiv. Deswegen ist es von Anfang an wichtig, sich für ein Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM)– System zu entscheiden, das auf eine permanente Weiterentwicklung ausgelegt ist. Damit steht man vor einer wichtigen Frage, die sich jedes Unternehmen stellen muss, wenn es seine Dokumente digitalisieren will.

Die Wahl der passenden Archivierungssoftware:

Ist also die Entscheidung zugunsten digitalem Dokumentenmanagement gefallen, geht es mit der Suche nach der richtigen Hardware weiter. Viele der in einem Unternehmen vorhandenen Dokumente liegen oftmals nur auf Papierbasis vor und müssen in eine digitale Form gebracht werden. Zur Digitalisierung eignet sich am besten ein Scanner. Je nach Anforderungen und Größe Ihres Büros können Sie entweder einen mobilen oder einen Arbeitsplatz-Scanner wählen. In jedem Fall sollte die Hardware einfach zu bedienen sein und eine zügige Arbeit begünstigen. Der Blatteinzug sollte mehrere Papiergrößen- und -stärken verarbeiten können und alle Dokumente gerade und fehlerfrei einziehen. Diverse Elektronikhersteller bieten hier unterschiedlichste Produkte an, die sich in der Regel zum Archivieren von Dokumenten eignen.

Ohne Software gibt es keine digitale Archivierung. Denn sie macht neben der Hardware einen entscheidenden Part aus, wenn es darum geht, Dokumente zu archivieren. Sie ist ein essenzieller Bestandteil einer reibungslosen Digitalisierung von Papierdokumenten. Aus diesem Grund sollte sie unterschiedliche Dateiformate verarbeiten können. Zur langfristigen Archivierung digitaler Dokumente empfehlen sich TIF- oder PDF/A-Formate. Diese sind über viele Jahre mit allen möglichen Betriebssystemen kompatibel, sodass die gesetzlichen Anforderungen zur Datenspeicherung erfüllt sind. Außerdem sollte die gewählte Scannersoftware eine OCR-Funktion beinhalten. Diese erkennt den Textinhalt eines Dokuments und stellt ihn separat als Volltext zur Verfügung. Mit Hilfe der Erzeugung eines 2-Ebenen-PDF, das ein originalgetreues Abbild der Papiervorlage sowie den gesamten erkannten Text enthält, ist das digitale Dokument vollständig durchsuchbar und lässt sich schnell auffinden

Die Struktur für das digitale Archiv aufbauen

Haben Sie alle Dokumente digitalisiert, geht es darum, eine Struktur für das digitale Archiv zu finden. Diese sollte vor allem einheitlich, konsequent und einfach sein. Unbedingt abzuraten ist beim Dokumente archivieren von Bezeichnungen, die so kompliziert sind, dass sie sich niemand merken kann. Wählen Sie daher am besten Bezeichnungen, die auch nach mehreren Jahren noch nachvollziehbar und leicht auffindbar sind. Gerade Dateinamen mit Datumsbezeichnungen und eindeutige Titel nach dem Schema Jahr-Monat-Tag-Thema bieten sich an dieser Stelle an.

Wichtig ist zudem, dass Sie jeden Mitarbeiter ausreichend schulen. Auch wenn das mit entsprechenden Kosten verbunden ist, sollten sie diese Investition nicht missachten. Sind nämlich alle Mitarbeiter mit dem digitalen Arbeiten vertraut, lernen sie schnell die Vorteile des Systems zu schätzen und ein digitales Dokumenten-Archiv zur erheblichen Effizienzsteigerung zu nutzen. In einer direkten Gegenüberstellung von Schulungskosten und gesamten Einsparungen durch ein digitales Archiv zeigt sich dabei schnell, wie sinnvoll eine solche Investition ist.

Rechtliche Aspekte der Dokumenten Archivierung

Dokumente zu archivieren bedeutet auch gesetzliche Vorgaben und Richtlinien zu beachten. Dabei ist es zunächst wichtig für die digitale Archivierung, jedes Dokument gemäß rechtlicher und auch unternehmensinterner Anforderungen aufzubewahren, denn je nach Branche unterscheiden sich die verarbeiteten Dokumente. Aus diesem Grund ist es für Sie empfehlenswert, eigene spezifische Regeln für Ihr Unternehmen aufzustellen. So garantieren Sie die sicherste und beste Archivierung Ihrer Dokumente.

Verhindern sollten Sie beim Papierdokumente archivieren auf jeden Fall, dass auch nur ein Dokument auf dem Weg ins Archiv verlorengeht. Zur Archivierung müssen also alle Dokumente vollständig erfasst sein. Um diesem Anspruch zu genügen, eignet sich insbesondere die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle. So können Sie zudem kontrollieren, wer wann auf das Archiv zugegriffen hat und Änderungen an bereits archivierten Dokumenten verhindern. Darüber hinaus gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Einrichtung von internen Zugriffsbeschränkungen. Diese regeln, dass nur bestimmte Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens auf bestimmte Dokumente zugreifen können – ein Faktor, den Sie beim Dokumenten archivieren nicht außer Acht lassen dürfen. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage, die das von Ihnen gewählte ECM- oder DMS-System berücksichtigen muss. Über eine Versionierung können Mitarbeiter auf die komplette Historie eines Dokuments zugreifen.

Dokumente archivieren erfordert eine Anpassung von Arbeitsabläufen

So wie alle Veränderungen in einem Unternehmen bedeutet das digitale Archivieren von Dokumenten zunächst ein wenig Mehrarbeit. Gerade wenn es sich um eine komplette Umstellung auf ein papierloses Büro handelt, müssen etliche Prozesse und Arbeitsabläufe angepasst und auf die neue Arbeitsweise eingestellt werden. Keine Frage, dass Sie und Ihre Mitarbeiter deswegen einiges an Arbeit investieren müssen. Dennoch sollte das Dokumente archivieren weder Ihren Arbeitsalltag beeinträchtigen, noch die Mitarbeiter bereits im Vorfeld demotivieren, weil sie die Vorteile eines digitalen Archivs nicht direkt erkennen.

Aus diesem Grund sollten Sie von Anfang an einen erfahrenen Experten hinzuziehen, der Sie beim Dokumente archivieren unterstützt. Als Berater hilft er Ihnen, zu erkennen, was Ihr Unternehmen wirklich braucht, was die beste Lösung für Sie ist und wie Sie diese am besten in Ihrem Unternehmen implementieren. Er gibt Ihren Mitarbeitern zudem die nötige Unterstützung in Bezug auf Dokumente archivieren und begleitet sie in ihrem Arbeitsalltag. So lassen sich mögliche Schwierigkeiten direkt umgehen und Probleme sofort und in der Praxis lösen. Damit ist auch die Umstellung auf ein digitales Archiv keine Behinderung in Sachen Effizienz und Effektivität im Betriebsablauf – und Sie können sich sicher sein, dass Ihre Dokumente korrekt archiviert sind.

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In 4 Schritten zum funktionierenden Dokumentenmanagement-System

admin — Tue, 14 Apr 2020 20:54:24 +0000

Für viele Unternehmen, die den digitalen Wandel erfolgreich bestreiten wollen, heißt es Abschied nehmen. Abschied von manuellen Prozessen, Abschied vom Papier. Denn wer auf lange Sicht effizient, produktiv und agil arbeiten will, sollte auf automatisierte Workflows und digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) setzen. Welche Vorteile das hat und aus welchen vier wichtigen Schritten Ihr DMS-Einführungskonzept bestehen sollte, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wieso eigentlich papierlos arbeiten?

Seit Jahrtausenden arbeiten Menschen zwecks Dokumentation mit Papier. Zweifelsohne ist das eine Methode, die sich lange bewährt hat und auch heute sicherlich nicht nur schlecht ist. Trotzdem haben papierbasierte Prozesse einige Nachteile, die sich nicht von der Hand weisen lassen. Denn Papier ist träge und schwer. Es bremst die Produktivität von Unternehmen erheblich. Gleichzeitig werden Wettbewerber stetig schneller. Nur wer agil ist, kann da Schritt halten. Mit anderen Worten: Die Agilität eines papierlosen Büros ist entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Hier empfiehlt es sich, bei alltäglichen Routineaufgaben auf die Arbeit mit einem digitalen Dokumentenmanagement zu setzen. Damit das ein Erfolg wird, sollten Sie bei Ihrem DMS-Einführungskonzept diese vier Schritte berücksichtigen:

1. Die Erfassung des Ausgangszustandes

Eines vorab: Wenn Sie den Abschied vom Papier wirklich vornehmen wollen, ist es wichtig, dass Sie einen Zeitrahmen für Ihr DMS-Einführungskonzept und den damit zusammenhängenden Umstieg definieren. Hierbei hat sich die Wahl eines zeitlichen Rahmens von 90 Tagen bewährt. Das ist ein durchaus erreichbares Ziel und gleichzeitig ein überschaubarer Zeitraum für Ihre Mitarbeiter, die Sie auf jeden Fall mit ins Boot holen sollten. Denn nur wenn sich alle gleichermaßen in die Umstellung von Papier auf digital einbringen, kann es am Ende ein Erfolg werden. Zudem haben Sie so die Möglichkeit, ein Quartalsziel abzustecken, dass alle gemeinsam verfolgen können. Das stärkt den Teamzusammenhalt und die Dynamik im ganzen Unternehmen.

Zunächst legen Sie den ersten Schritt fest, den Ihr DMS-Einführungskonzept beinhalten sollte: die Erfassung des Ausgangszustandes Ihres Unternehmens und die Zusammenstellung von Teams. Dieser erste Schritt legt die Basis für Ihre erfolgreiche 90-tägige Digitalisierungsphase. Hierbei geht es darum, Zuständigkeiten für die Umsetzung zu definieren und zu analysieren, auf welchen unterschiedlichen Wegen Rechnungen bei Ihnen ankommen. Dokumentieren Sie genau, was bereits in digitaler Form, also beispielsweise per E-Mail oder als Webformular, in Ihr Unternehmen gelangt, und was als Papierdokument ankommt. So haben Sie alle möglichen Eintrittspunkte im Überblick und können die Möglichkeiten ausmachen, Daten mittels DMS intelligent zu erfassen.

So profitieren Sie von den Vorteilen eines DMS in der Rechnungsverarbeitung

Ein digitales DMS zur Rechnungsverarbeitung erfasst unabhängig vom Format alle eingehenden Rechnungen automatisch und gleicht sie direkt ab. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, kann das DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung, bei der Kerndaten ausgelesen und die einzelnen Daten als Indexwerte gespeichert werden, bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. Die Indexierung ist somit der entscheidende Schritt beim Transformieren von Dokumenten in verwaltbare Informationen. Die Indexwerte beschreiben den Zweck und Inhalt des Dokuments und sorgen für höchste Effizienz beim Durchsuchen und Organisieren von Dokumenten.

Sie möchten noch mehr DMS Vorteile haben? Dann berücksichtigen Sie zusätzlich selbstlernende Software-Tools bei Ihrem DMS-Einführungskonzept. Sogenannte Machine-Learning-Technologien speichern die Struktur eines jeden Dokuments sowie die von Ihnen gemachten Indexkorrekturen für sich ab. Je mehr Dokumente erfasst werden, umso stärker steigen Genauigkeit, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit des Tools. Mit zunehmender Nutzung von Machine-Learning-Technologien müssen Sie weniger Zeit für die manuelle Dateneingabe aufwenden. Gleichzeitig ist es wichtig, bei der Umsetzung von Ihrem DMS-Einführungskonzept darauf zu achten, dass Ihre DMS-Lösung mit anderen Systemen kommunizieren, Daten abrufen und Datensätze füllen kann. Für eine lückenlose Synchronisation Ihrer Geschäftsdaten ist das entscheidend.

2. Das Optimierungspotenzial Ihrer Workflows erkennen

Wer seine alltäglichen Arbeiten mittels DMS erledigen will, sollte das Ziel haben, langwierige manuelle und papierbasierte Arbeitsschritte durch automatisierte digitale Workflows abzulösen. Diese erlauben ein zügiges Überprüfen, Weiterleiten und Freigeben von Dokumenten sowie Informationen – und das für alle Teammitglieder, die zuständig sind. Das spart viel Zeit und ermöglicht ein effizienteres und produktiveres Arbeiten. Deswegen sollte der zweite Schritt von Ihrem DMS-Einführungskonzept die Auswahl einer geeigneten DMS-Lösung sein.

Wichtig ist dabei, dass das von Ihnen gewählte DMS mehrere nützliche Funktionen erfüllt. So sollte es sich zunächst um eine Software handeln, die ein Tool zur Visualisierung Ihrer Prozesse beinhaltet. Das ist dann von Vorteil, wenn Sie Konsensfindung, Planung und Prozessabläufe verbessern möchten. Weiterhin sollte die von Ihnen gewählte Software über bestimmte Webformulare verfügen. Als Tool zur Vereinfachung, Optimierung und Beschleunigung der Datenerfassung helfen diese Ihnen, den Papiereinsatz weiter zu reduzieren. Außerdem sorgen sie für eine Verbesserung der Benutzererfahrung und treiben die Digitalisierung Ihres Unternehmens voran. Dabei sollten die Workflows für jeden Nutzer auf jedem Gerät verfügbar sein. Ebenfalls wichtig ist es, dass Ihre DMS-Software es mittels mobiler Funktionen ermöglicht, Dokumente ganz einfach von unterwegs zu erfassen, weiterzuleiten und freizugeben. Für Ihre Mitarbeiter im Homeoffice oder im Außendienst ist das eine erhebliche Arbeitserleichterung, die Ihr DMS-Einführungskonzept auf jeden Fall berücksichtigen sollte.

3. Archivierung und Abruf koordinieren mit dem DMS-Einführungskonzept

Fest steht, dass Finanzaufsichten und -kontrollen im letzten Jahrzehnt stark zugelegt haben. Somit sind interne und externe Audits essenziell für präzise Berichte und ein gesundes Unternehmensverhalten. Deswegen sollte Ihr DMS-Einführungskonzept ein großes Augenmerk auf das Thema Archiv legen. Denn hier spielt sich nach der Bearbeitung das restliche „Leben“ Ihrer Dokumente ab. Penible Sorgfalt ist beim Dokumente archivieren ein Muss, um im Falle eines Audits schnell alle geforderten Informationen abrufen und dem Auditor zur Verfügung stellen zu können.

Wenn Sie Ihre Dokumente digitalisieren, ist es somit bedeutsam, dass Dokumente nach dem Weiterleiten über einen automatisierten Workflow richtig archiviert und mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen problemlos abrufbar sind. Das stellt kein Problem dar – sofern Sie sich in der Erfassungsphase an die bewährten Methoden für die Datenindexierung gehalten haben. Dann sind Ihre digitalen Dokumente gut organisiert, leicht auffindbar und vor allem im Falle eines Audits für das Unternehmen nutzbar.

Eine wichtige Rolle spielt in diesem Zusammenhang auch die Sicherheit. Diese sollte Ihr DMS-Einführungskonzept in jedem Fall berücksichtigen. Denn effektive Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten nicht nur die Wiederherstellung von Informationen im Katastrophenfall, sondern schützen auch vor unerwünschtem Zugriff. Außerdem helfen sie, wichtige Compliance-Anforderungen wie HIPAA und die DSGVO einzuhalten.

4. Denken Sie an die Arbeit mit Cloud-Lösungen

Cloud-Services sind die Zukunft aller Unternehmen, die schnell, agil und flexibel auf Marktgeschehnisse reagieren wollen. Deswegen sollte jedes DMS-Einführungskonzept auch an Cloud-Lösungen denken. Als komplett digitale Plattform zur Datenspeicherung ermöglichen diese ihren Nutzern den Verzicht auf zusätzliche Hardware. Die Zeiten von externen Festplatten, die unnötig Platz beanspruchen, sind damit vorbei. Wer seine Daten in der Cloud speichert, profitiert von einem unbegrenzt skalierbaren Speicherplatz, der sich mit wenigen Klicks nahezu unendlich erweitern lässt. Doch das ist längst nicht alles. Etliche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht.

Und auch in Sachen Sicherheit können Cloud-Lösungen überzeugen. Denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen, sodass niemand die abgelegten Dokumente einsehen kann. Zudem hosten diese ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören ebenfalls regelmäßige Back-ups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und sichere Speichermethode beispielsweise auch für elektronische Rechnungen. Für ein umfassendes DMS-Einführungskonzept ist das Thema Cloud also nahezu ein Muss.

Haben Sie diese vier Schritte in Ihr DMS-Einführungskonzept integriert, kommt es jetzt darauf an, Ihre Mitarbeiter entsprechend der neuen Technologien zu schulen. Geben Sie ihnen genügend Zeit, sich einzuarbeiten. Das ist vor allem vor dem Hintergrund wichtig, dass das papierlose Büro ein Ökosystem ist. Es wird stetig weiterentwickelt und erfordert regelmäßige (Nach-)Schulungen. Nur so kann es das Optimum an Effizienz und Produktivität für Ihr Unternehmen garantieren.

Der Beitrag In 4 Schritten zum funktionierenden Dokumentenmanagement-System erschien zuerst auf Datenträger EDV GmbH.

Lohnt sich die Prozessautomatisierung für Ihr Unternehmen

admin — Sun, 29 Mar 2020 20:54:23 +0000

Wer hat als Kind nicht davon geträumt – ein Roboter, der Hausaufgaben macht und das Zimmer aufräumt? Der Wunsch nach einer Automatisierung zeitintensiver, aber notweniger Aufgaben ist wohl uralt. Heute, im Zeitalter der Digitalisierung zeigt er sich nicht nur bei Kindern, sondern vor allem bei großen Unternehmen: in der Prozessautomatisierung. Welche Vorteile Firmen durch digitale und automatisierte Prozesse haben und wann sich die Prozessautomatisierung auch für Sie und Ihr Unternehmen lohnt, lesen Sie in diesem Beitrag.

Prozesse definieren und ihre Potenziale erkennen

Geht es in einem Unternehmen darum, manuelle Aufgaben zu automatisieren und überflüssige Arbeitsschritte zu eliminieren, so ist die passende Prozessautomatisierung gefragt. Doch um die zu finden, sind im Vorfeld einige wichtige Schritte und Überlegungen zu machen. Nur so ist es möglich, den Fokus aller relevanten Arbeitsabläufe auf strategische und gewinnbringende Projekte zu richten. Aus diesem Grund geht es an erster Stelle darum, festzulegen, was sich überhaupt hinter dem Begriff des Prozesses verbirgt.

Im Allgemeinen meint ein Prozess einen Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens, die wiederum dazu dienen, ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Der konkrete Leistungsumfang eines Unternehmens setzt sich deswegen aus vielen einzelnen Prozessen zusammen, die sich alle gegenseitig beeinflussen. Ganz gleich um welche Art von Prozessen, also beispielsweise Produktionsprozesse oder Verarbeitungsprozesse, es sich handelt, fallen bei jedem davon diverse Dokumente an. Und die gilt es zu bearbeiten – schnell, effektiv und fehlerfrei. Doch gerade in Buchhaltungs- oder Personalabteilungen setzt ein Großteil aller Unternehmen noch auf eine manuelle, papierbasierte Bearbeitung. Dabei verlieren sie in den meisten Fällen viel Zeit und Geld, was sich mittels Prozessautomatisierung vermeiden lässt.

Die Vorteile der Prozessautomatisierung richtig nutzen

Stellen Sie sich einmal folgendes Szenario vor: Im alltäglich anfallenden Papierwust hat Ihre Buchhaltung eine Rechnung übersehen. Nicht rechtzeitig bemerkt, drohen Ihrem Unternehmen nun Mahnkosten und im schlimmsten Fall Bußgelder. Das kann zwar passieren, ist jedoch ärgerlich und kostet im Zweifel viel Geld. Ein Problem, dass sich durch Prozessautomatisierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) schnell, einfach und sicher umgehen lässt. Ein intelligentes DMS oder ECM sorgen zunächst dafür, dass Ihre Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mit Hilfe weniger Klicks können sie alle relevanten Rechnungsdaten abrufen. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern auch Nerven.

In Sachen Betriebsprüfungen kann die Prozessautomatisierung Ihrem Unternehmen helfen, alle geforderten Daten schnell und vollständig elektronisch an den Auditor zu übermitteln und Fristen einzuhalten. So lassen sich mögliche Mahn- und Bußgelder ebenfalls vermeiden. Darüber hinaus unterstützt ein DMS oder ECM Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. So sorgt die Prozessautomatisierung dafür, dass fehleranfällige und mühsame Routineaufgaben schnell und effizient erledigt sind.

Prozesse im gesamten Unternehmen schnell und einfach optimieren

Klar ist, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein wichtiger Teil der digitalen Transformation. Zwei Abteilungen, die in jedem Unternehmen maßgeblich davon profitieren, sind zweifelsohne die Buchhaltungsabteilung und die Personalabteilung. Erstere zieht dabei erhebliche Vorteile aus der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Mit dem richtigen DMS oder ECM lassen sich hier nämlich alle eingehenden Rechnungen automatisch erfassen und direkt zur Bearbeitung weiterleiten. Auch Fehler und Ausnahmen sind so schnell identifiziert und an das Buchhaltungsprogramm übermittelt. Auf diese Weise sparen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit, die sie wiederum für andere gewinnbringende Projekte investieren können. Ihrem gesamten Unternehmen gibt das die Kontrolle über jeden Bearbeitungsschritt – vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Das wiederum sorgt dafür, dass alle Informationen sicher, vertraulich und gemäß Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien gespeichert sind. So entsteht aus beschleunigter Rechnungsverarbeitung und vollständigen sowie korrekten Daten ein umfassender Mehrwert und das ab dem ersten Tag.

Ähnlich verhält es sich mit der Prozessautomatisierung in der Personalabteilung. Sie gehört zu den wichtigsten Abteilungen in jedem Unternehmen, denn hier dreht sich alles um die Mitarbeiter, die jeden Tag am Erfolg Ihres Unternehmens arbeiten. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um administrative als auch um strategische Aufgaben. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, mit denen sich jede Personalabteilung im Arbeitsalltag befassen muss – eine Aufgabe, die viel Potential zur Automatisierung bietet. Setzt ein Unternehmen hier auf die Arbeit mit digitalen Personalakten, haben die Angestellten in der Personalabteilung alle wichtigen Dokumente eines Mitarbeiters an einem Ort zusammengefasst. Das erlaubt allen Verantwortlichen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die benötigten Dokumente. Daten sind schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich zügiger bearbeiten. Prozessautomatisierung mittels DMS oder ECM beschleunigt hier den Workflow und macht das Arbeiten wesentlich flexibler.

Prozessautomatisierung – wann lohnt es sich?

Studien zeigen, dass viele Unternehmen sich aller Vorteile zum Trotz noch immer scheuen, ihre Prozesse durch Workflow Management gänzlich zu automatisieren. Hierfür gibt es mehrere Gründe, die sich jedoch schnell widerlegen lassen. Zum einen ist es in vielen Fällen die Größe eines Unternehmens, die Verantwortliche abschreckt, eine umfassende Prozessautomatisierung durchzusetzen. Dabei lohnt es sich bereits für kleine Unternehmen, alltägliche Arbeiten mittels DMS oder ECM zu erledigen. Zwar steht auf der einen Seite die Investition einer größeren Summe für die Einrichtung des entsprechenden Systems, doch die lohnt sich auf lange Sicht allemal. Schließlich lässt sich durch die Prozessautomatisierung einiges an Zeit und damit auch an Kosten sparen. Das kommt am Ende nicht nur den Mitarbeitern, sondern auch dem gesamten Unternehmen zu Gute.

Auch nicht zu vernachlässigen im Zusammenhang mit Prozessautomatisierung ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Können diese ihre Arbeitskraft für anspruchsvollere Aufgaben nutzen, so sind sie auf Dauer zufriedener in ihrem Job und setzen sich mehr für den Erfolg des Unternehmens ein. Hier können Sie übrigens auch beim Recruiting neuer Mitarbeiter punkten: Setzen Sie bereits bei Bewerbungsgesprächen oder Einstellungstests auf automatisierte Prozesse, präsentieren Sie sich als attraktiver und innovativer Arbeitgeber – laut Studien ein wichtiges Kriterium für potenzielle Arbeitnehmer. Denn diese legen mittlerweile viel Wert darauf, wie zukunftsfähig ein Unternehmen ist. Und auch für Sie liegen hier entscheidende Vorteile. Je schneller Sie nämlich Bewerbungsprozesse bearbeiten und abschließen können, desto eher können Sie von den Potenzialen Ihrer neuen Mitarbeiter profitieren.

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7 Erfolgsmethoden für das Dokumenten-Management

admin — Mon, 09 Mar 2020 21:54:24 +0000

Wenn Sie darüber nachdenken, wie digitales Dokumenten-Management in Ihrem Unternehmen implementiert werden soll – oder Ihr bereits bestehendes System erweitert werden kann – dann sollten Sie sich zuerst einmal auf die wesentlichen Aspekte konzentrieren. Wir zeigen Ihnen 7 Methoden, die garantiert zum Erfolg führen.

Ziele und Schlüsselkennzahlen festlegen

Viele Unternehmen entscheiden sich zwar für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS), nehmen sich aber nicht die Zeit, um Ziele festzulegen. Sie denken im Vorfeld nicht darüber nach, was sie erreichen und wie sie den Erfolg messen wollen. Dokumentenmanagement-Systeme verfügen über zahlreiche Möglichkeiten, Arbeitsabläufe in einem Unternehmen zu verbessern. Legen Sie vorab fest, was Sie erreichen wollen. Möchten Sie beispielsweise Anwendern dabei helfen, Dokumente schneller zu finden? Ist für Sie vorrangig, Archivierungskosten zu sparen? Oder möchten Sie die Zusammenarbeit verbessern? Vor der DMS-Implementierung sollten Sie auch die wichtigsten Leistungskennziffern, mit denen sich Fortschritte messen lassen, festlegen. So dauert die Bearbeitung einer Rechnung mit Ihrer bisherigen Methode 10 Minuten, aber nur drei Minuten nach dreimonatigem DMS-Einsatz. Dieser messbare Erfolg bietet eine hervorragende Möglichkeit, um die Akzeptanz des neuen Systems in anderen Abteilungen zu fördern.

Geschäftsprozesse automatisieren

Der Vorteil des digitalen Dokumenten-Managements liegt darin, komplette Abläufe zu automatisieren und somit Zeit zu sparen und den Arbeitsaufwand zu reduzieren. Um die Effizienz zu steigern, sollten Benutzer mit nur wenigen Klicks auf das DMS zugreifen, Informationen finden und das System anschließend wieder verlassen können. Automatisieren Sie zuerst Abläufe, die für das Unternehmen besonders wichtig sind, etwa kürzere Antwortzeiten bei Servicefällen oder die Prüfung von Eingangsrechnungen, um Skonti in Anspruch nehmen zu können. Ein Beispiel: Ein Hersteller entscheidet sich für den DMS-Einsatz, um schneller auf Anfragen reagieren zu können, wenn Kunden sich nach dem aktuellen Status ihrer Bestellung erkundigen. Vor der Automatisierung dieses Prozesses betrug die durchschnittliche Antwortzeit 6 bis 10 Stunden, abhängig davon, ob die Auftragsunterlagen am selben Standort vorlagen oder erst von einer Niederlassung angefordert werden mussten. Nach der Automatisierung mittels digitalem Dokumenten-Management lag die Antwortzeit bei weniger als 30 Sekunden.

Arbeitsabläufe nach Dokumenttypen steuern: Erstellen Sie Workflows, mit denen der Dokumenttyp, wie z.B Anfragen oder Bestellungen, erkannt und das Dokument automatisch an die richtigen Personen im Unternehmen weitergeleitet wird. Wenn das Dokument von mehreren Personen bearbeitet werden muss, kann auch dieser Prozess ohne manuellen Eingriff ablaufen, E-Mail-Benachrichtigungen informieren über die Abwesenheit einer Person. Der Arbeitsaufwand und Prozesszeiten werden dadurch deutlich reduziert.

Inhalte am Ursprungsort erfassen

Ihr System sollte in der Lage sein, elektronische Unterlagen zu erfassen, ohne dass ein Dokument erst ausgedruckt und eingescannt werden muss. Virtuelle Drucker und elektronische Formulare helfen Ihnen bei der automatischen Datenextraktion aus einem Dokument, was die manuelle Datenerfassung reduziert.

Papierbasierte Prozesse verbessern, nicht nachbilden

Viele Unternehmen machen den Fehler, papierbasierte Prozesse elektronisch nachbilden zu wollen, statt mit dem neuen Verfahren ineffiziente Schritte zu eliminieren. Fragen Sie sich beim Aufsetzen digitaler Prozesse, warum Sie in der Vergangenheit bestimmten Vorgehensweisen treu geblieben sind und ob diese Schritte in dem neuen Kontext tatsächlich noch nötig sind.

Richtig indizieren

Die richtigen Schlagworte beschleunigen Recherchevorgänge. Berücksichtigen Sie, dass zu viele Indizierungsfelder die Dokumentenerfassung unnötig verkomplizieren und Sie keinen Mehrwert davon haben. Dies gilt besonders dann, wenn die Angaben von Hand eingegeben werden müssen.

Benutzeroberfläche vereinfachen

Dokumentenmanagement-Systeme haben in der Regel einen großen Funktionsumfang und lösen viele Probleme im täglichen Geschäftsleben. Allerdings benötigt nicht jeder Anwender die komplette Funktionalität. Somit müssen nicht alle Funktionen für jeden Anwender – ob Sachbearbeiter oder Administrator – sichtbar sein, sondern nur die wirklich erforderlichen Elemente. Eine einfache Benutzeroberfläche erleichtert den Mitarbeitern die tägliche Arbeit.

Sie möchten mehr über Strategien zur Einführung eines ECM-Systems erfahren? Unser Leitfaden „Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg“ gibt Ihnen wertvolle Tipps.

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