Was versteht man unter der Digitalisierung von Dokumenten?

Dokumente bezeugen unseren Arbeitsfortschritt: Egal ob papiergebunden oder digital, sie geben einen Einblick in den Dokumentenstatus und die erfolgten Aktionen, – beispielsweise ob ein Dokument noch in Bearbeitung ist oder bereits freigegeben wurde, ob es kommentiert werden darf oder nicht mehr veränderbar ist. Dabei durchlaufen Dokumente einen Dokumentenlebenszyklus, der je nach Dokumentenart, Format und Anwendungszweck unterschiedliche Schritte beinhalten kann. Hinzu kommt, dass Unternehmen Dokumente entsprechend ihrer Organisationsstruktur und der zugrunde liegenden Geschäftsprozesse bearbeiten und somit einen individuellen Zyklus definieren. Um nun eine passende und effiziente Lösung für die digitale Dokumentenarbeit zu finden, sollte der Dokumentenlebenszyklus schrittweise durchlaufen und geprüft werden, ob die Software der Wahl alle notwendigen Funktionen mitbringt. Wir stellen die sechs grundlegenden Phasen des digitalen Dokumentenlebenszyklus als kleine Hilfestellung vor.

Was ist ein Dokumentenlebenszyklus?

Mit Dokumentenlebenszyklus (document lifecycle) werden die unterschiedlichen Bearbeitungsphasen eines Dokuments beschrieben – von der Generierung, über dessen Verarbeitung bis hin zur rechtskonformen Archivierung und Löschung. Es gibt einen analogen Dokumentenlebenszyklus, einen digitalen Dokumentenlebenszyklus und eine Mischform. Die einzelnen Phasen unterscheiden sich jedoch kaum voneinander. Viel deutlicher wird der Unterschied zwischen einem analogen und digitalen Dokumentenlebenszyklus anhand der Bearbeitungsmodi und Möglichkeiten zur Kollaboration. Beim analogen Dokumentenlebenszyklus laufen viele Bearbeitungsschritte manuell ab oder werden von einer Person zur anderen übergeben. Dokumente werden gedruckt, eingescannt oder auf den Arbeitsplatz eines weiteren Verantwortlichen abgelegt. Der Status muss erfragt werden, die Aufbewahrung erfolgt in Aktenordnern, geschreddert wird an der entsprechenden Maschine. Kommt es zu Änderungen am Dokument, müssen viele der Schritte nochmals wiederholt werden, was die Abläufe stark verzögern kann. Beim digitalen Dokumentenlebenszyklus können diese manuellen Zwischenschritte automatisiert werden beziehungsweise das Unternehmen definiert feste Regeln, nach denen der Prozess abläuft, und welche Personen sowie Aktionen involviert sind. Die Transparenz steigt.

Die sechs Phasen des Dokumentenlebenszyklus

Sechs Phasen gliedern den Lebenskreislauf eines Dokuments beziehungsweise der Daten, die für eine Aktion verarbeitet werden. In jeder Phase gibt es eine Dokumentenposition und einen entsprechenden Dokumentenstatus, der im Dokumentenlebenszyklus variabel definiert wird. Sie hängen von den Anforderungen des Unternehmens an die Dokumentenarbeit ab und dem individuellen Dokumentenworkflow sowie von der Art des Dokuments und dem Zweck der Verarbeitung. Jeder Bearbeitungsschritt bringt zudem besondere Anforderungen an die Datenverwaltung und das zugrunde liegende Rechte- und Rollenmanagement. Damit umfasst der digitale Dokumentenlebenszyklus folgende Schritte:

1. Erstellen bzw. Generieren des Dokuments

In dieser Phase entsteht das Dokument oder es kommt dem Unternehmen zu (per Post oder Fax als Scan oder E-Mail). Es kann entweder manuell durch einen Benutzer erstellt werden – auf Papier, am Monitor oder am mobilen Endgerät – oder es wird aus unterschiedlichen Quellen und Daten automatisiert zusammengefügt. Dies ist möglich dank immer besserer Software zur automatisierten Texterkennung und Datenerfassung sowie elektronischen Weiterverarbeitung von Daten und Dokumenten. Wird das Dokument am PC erstellt, kommt zusätzliche Software wie Microsoft Word, PowerPoint oder Excel zum Einsatz, abhängig vom Dokumenttyp. Abschließend kann das Dokument an einem zentralen Speicherort abgelegt und für die Weiterverarbeitung vorbereitet werden.

2. Bearbeiten bzw. Nutzbarmachen der Inhalte und Verschlagwortung für Suche

Ist in der ersten Phase oft nur ein User beteiligt, so können bereits in der zweiten Phase mehrere Anwender zusammenarbeiten. Jetzt geht es darum, die Daten und Inhalte des Dokuments für andere nutzbar zu machen sowie Informationen abzustimmen, weiterzugeben, zu dokumentieren und sinnvoll zu verschlagworten. Dies bedeutet, dass Änderungen durch mehrere Personen aus gegebenenfalls unterschiedlichen Abteilungen parallel oder konsekutiv am Dokument vorgenommen werden können. In diesem Schritt spielen Revisionssicherheit, Versionierung, Synchronisierung und Freigabe eine bedeutende Rolle, um Sicherheit und Transparenz in den Kollaborationsprozess zu bringen. Dafür ist eine effiziente Suche (nach Volltext, Metadaten, Parametern), ein geregeltes Ablagesystem sowie die strukturierte Datenverarbeitung und Zugriffskontrolle zwingend. In einem digitalen Dokumentenlebenszyklus ist es zudem möglich, Daten, verknüpfte sowie untergeordnete Dokumente sowie Ausdrucke und Informationen in weiteren Systemen zu vernetzen und in Arbeitsverzeichnissen abzuspeichern. So nimmt der Nutzen eines Dokuments für das Unternehmen stetig zu.

3. Verbreiten des Dokuments

Sobald die interne Vorbereitung und Bearbeitung abgeschlossen sind, kommt das Dokument wieder in Umlauf. Ob es intern zur Verfügung gestellt wird, oder mit externen Partnern geteilt werden muss, ist von untergeordneter Bedeutung. Ausschlaggebend ist, dass die Version freigegeben ist und alle vorherigen Schritte abgeschlossen wurden. So teilen Verantwortliche das Dokument, je nach Typ und Verwendungszweck, weiter. Rein informative Dokumente wie Bedienungsanleitungen oder Notizen legen Beteiligte beispielsweise in elektronischen Akten ab, während Verträge oder Eingangsrechnungen komplexere Geschäftsprozesse durchlaufen und viele Abteilungen sowie involvierte Mitarbeiter vernetzen. Dies regelt im besten Fall eine Software, die alle Zwischenschritte auf Basis eines definierten Ablaufs anstößt, Dokumentversionen kontrolliert und sichert und die Freigaben entsprechend der Freigabematrix einholt. Manuelle Zwischenschritte bringen an dieser Stelle viel Unsicherheit und Ineffizienz in den Dokumentenlebenszyklus. Hinzu kommt, dass die Inhalte jederzeit und von überall abrufbar sein sollten – in einem papiergebundenen Prozess fast unmöglich. Dokumentenmanagementsysteme oder Workflow-Management-Systeme erlauben hingegen den Dokumentenzugriff von jedem Endgerät aus, webbasiert oder über einen speziellen Dokumentenzwischenspeicher. Darüber hinaus werden Wiedervorlagen an zuständige Angestellte automatisiert eingeplant und ausgeführt, lästiges Nachfragen entfällt.

4. Aktive Nutzung des Dokuments

Sieben Positionen eines Dokuments im Dokumentenlebenszyklus

In Bearbeitung

Das Dokument wird entweder neu erstellt oder es wird eine neue Version eines bestehenden Dokuments angelegt, die bearbeitet werden darf.

Vorgelegt

Das Dokument muss geprüft und ggf. freigegeben werden, einschließlich aller Daten und begleitenden Dokumente.

Genehmigt

Die Dokumentenversion wurde genehmigt, weitere Objekte oder Daten können nicht mit dieser Version verknüpft werden.

Freigegeben

Die Dokumentenversion ist freigegeben und mit allen Dateien definiert. Änderungen an dieser Version sind nicht möglich. 

Abgelehnt

Diese Version des Dokuments wurde nicht akzeptiert. Das Dokument geht in den Bearbeitungsstatus zurück oder wird terminiert.

Zurückgezogen

Bereits freigegebene Dokumente können wieder zurückgezogen werden. Damit wird die bestehende Version blockiert und steht nicht länger zur Verfügung.

Abgelaufen

Die Version des Dokuments steht im Dokumentenlebenszyklus nicht merh aktiv zur Verfügung, so dass keine Folgeaktionen (Druck, Bearbeitung, Versionierung) auf das Dokument durchgeführt werden können.

Um diese Positionen optimal zu bearbeiten, gibt es Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sowie Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM), die den Dokumentenlebenszyklus digital begleiten und die Daten entsprechend bereitstellen. Dabei sollte jedoch betont werden, dass viele Funktionen zur digitalen Dokumentenarbeit mittlerweile auch in Workflow-Management-Systemen und Systemen zur Kollaboration integriert sind. Dadurch ist eine Insellösung für das Dokumentenmanagement in den meisten Fällen nicht mehr notwendig.

Wie funktioniert der digitale Dokumentenlebenszyklus?

Was währt schon ewig? Ein Dokument jedenfalls nicht, selbst wenn es archiviert wurde. Das machte die traurige Katastrophe des Kölner Stadtarchivs deutlich, bei der wertvolle historische Dokumente unwiederbringlich verloren gingen. Gottseidank konnten die meisten aber so gerettet werden, dass sie sich rekonstruieren lassen – selbst wenn das noch dreißig Jahre dauern wird. Innovative Verfahren zur Digitalisierung von Dokumenten leisten dabei wertvolle Hilfe.

Bei digitalen Archiven der Unternehmen und Behörden stellt sich die Frage nach der „Lebensdauer“ bzw. den Aufbewahrungsfristen von Dokumenten gleichermaßen, auch wenn sie – anders als klassische Aktenarchive in Papierform – nicht die räumlichen Grenzen in den Gebäuden zu sprengen drohen. Denn auch Speicherplatz kostet Geld – und mit jedem Terabyte wächst bei der Suche nach Dokumenten auch die Wartezeit, bis der Rechner das Ergebnis anzeigt.

Sollten Dokumente ewig leben?

In einigen Branchen ist die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten für die Unternehmen existenziell wichtig. Wussten Sie, dass es in der Versicherungsbranche Dokumente mit Aufbewahrungsfristen von 100 Jahren gibt? Und dass vor der Industrie gefordert wird, die medizinischen Unterlagen von Personen, die mit Gefahrstoffen arbeiten, mindestens 30 Jahre lang aufzubewahren? Oder denken Sie an Behörden, wie Grundbuch- oder Standesamt. Durch Datenverlust sollte weder eine Ehe annulliert werden noch ein Eigenheim verloren gehen.

So makaber es klingt, aber Dokumente können diejenigen überdauern, die sie erstellt haben. Und auch die Technologien, mit denen sie erstellt wurden. Denken Sie an Microsoft Works, das 2009 eingestellt wurde. Natürlich sind zwölf Jahre keine Ewigkeit, aber wenn man erst einmal googeln muss, wie man ein altes Works-Format öffnet, kann einem das wie eine Ewigkeit vorkommen. Erst recht die Zeit, bis man dann endlich mit diesem Dokument arbeiten kann. Haben Sie Dokumente auf Medien wie Disketten, FloppyDisks oder QIC Cartridge gespeichert, wird es erst recht schwierig.

Die Frage nach dem Zeithorizont von Aufbewahrungsfristen

Wer sich über die Zukunft seiner Dokumente Gedanken macht, muss keineswegs in Jahrhunderten denken. Was passiert mit gescannten Forderungen in fünf Jahren? Mit Finanzunterlagen in drei Jahren? Oder mit einem Arbeitsvertrag nach sechs Monaten? Auch für Versicherungspolicen, Marketingunterlagen (Fotos wie Videos) und viele Dokumente aus Konstruktion und Fertigung sollte man sich Gedanken über die Mindestdauer, aber auch die maximale Zeitspanne der Archivierung machen.

Ein triftiger Grund: Es gibt viele gesetzliche bzw. vertragliche Vorgaben für die Dokumentenverwaltung, die manchmal sehr lange Aufbewahrungsfristen von Dokumenten erfordern. Denn wer braucht schon schlechte Karten bei einer Abmahnung wegen der Patente oder des Copyrights eines Produktes? Wer will schon vom Finanzamt geschätzt werden, weil die Steuerunterlagen unvollständig sind? Und wer braucht die Klage eines ehemaligen Mitarbeiters wegen Datenschutzverstößen?

Bei den Aufbewahrungsfristen der Dokumente ist minimale und maximale Dauer der Archivierung zu beachten. Das heißt zum Beispiel: Bestimmte Personalunterlagen dürfen nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht länger aufbewahrt werden. Aber auch andersherum wird ein Schuh daraus: Steuerlich relevante Dokumente sollten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von sechs oder zehn Jahren tunlichst gelöscht werden, um bei einer etwaigen Steuerprüfung keine unnötigen Stolpersteine zu hinterlassen.

Ein DMS hat die Aufbewahrungsfristen für Sie im Blick

Hier kommt das Schöne an einem digitalen Archiv voll zum Tragen: Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) können jedem Dokument die Aussonderungs- und Aufbewahrungsfristen direkt bei der Archivierung mitgegeben werden. Zu gegebener Zeit wird dieses Dokument dann automatisch gelöscht. Über die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen muss sich dann niemand mehr Gedanken machen – die ist vollautomatisch sichergestellt. Dank digitaler Dokumentenablage können Fristen automatisch eingehalten werden – etwa bei Versicherungsschutz, Produkthaftung, Patenten oder Copyright.

Das DMS kann entsprechend klare Prozesse zur Löschung dieser Dokumente etablieren, sicher steuern und weitgehend automatisieren. Die Richtlinien betreffen in der Regel auch die Sicherheitsempfindlichkeit und andere wichtige Parameter. Nehmen wir zum Beispiel geschäftliche Dokumente wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Belege, Verträge oder Geschäftsbriefe: All das muss in Deutschland den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD, letzte Neufassung vom 1. Januar 2020) genügen – und zwar unabhängig davon, ob die Dokumente auf Papier oder in digitaler Form als Datei oder E-Mail aufbewahrt werden. Laut GoBD ist zusätzlich die Erstellung der Verfahrensdokumentation für alle Geschäftsprozesse absolute Pflicht für jedes Unternehmen. Die GoBD gelten für alle Unternehmer im Sinne des Einkommensteuer- und Umsatzsteuerrechts. Auf den Umfang – haupt- oder nebenberuflich – kommt es nicht an. Ebenso unerheblich ist die Art der Gewinnermittlung (Bilanzierung oder Einnahmenüberschussrechnung). Die GoBD gelten in jedem Fall.

Aufbewahrungsfristen immer im Blick

Mit einer modernen DMS Software sind die durch die GoBD definierten Aufbewahrungspflichten und -fristen kein Problem. Ein- und Ausgangsrechnungen etwa müssen zehn Jahre, Geschäftsbriefe wie Bestellungen und Lieferscheine sechs Jahre aufbewahrt werden. Danach sollten sie aber gelöscht werden. Diverse Branchen habe wie die Versicherungen zusätzlich noch eigene Aufbewahrungsfristen; in der Braubranche gelten für manche Unterlagen zum Beispiel bis zu dreißig Jahre.

Anderes Beispiel: Auch die Personalabteilung muss verschiedene Richtlinien im Blick behalten. Sobald ein Mitarbeiter ausscheidet, sollten Dokumente in Personalakten in der Regel noch drei Jahre danach verfügbar bleiben, um die im BGB geregelte Verjährungsfrist abzudecken. Gehaltsabrechnungen – da steuerlich relevant – bleiben sechs Jahre gespeichert. Abgelehnte Bewerbungen dürfen maximal sechs Monate aufbewahrt werden, außer der Bewerber willigt einer längeren Nutzung ein.

Ziehen Sie Dokumente aus dem Verkehr, sobald sie nicht mehr nützlich sind

Das schafft freien Speicherplatz und spart Ressourcen. Eine ordnungsgemäße Vernichtungs- oder Löschungspolitik ist jedoch von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass nichts, was für eine spätere Verwendung archiviert werden sollte, versehentlich gelöscht wird. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass alle geltenden Vorschriften bekannt sind. Die Dokumente müssen dementsprechend behandelt werden, sodass die Einhaltung aller Vorschriften immer gewährleistet bleibt. Deshalb empfiehlt es sich, auch die Dokumente zu digitalisieren, die auch heute immer noch in Papierform archiviert werden.

Die automatische Löschung veralteter Dokumente kann zwar eine auf den ersten Blick durchaus beängstigende Aussicht sein, ist aber die effektivste Methode, um Platz zu schaffen. Sicherungskopien, Kopien, Informationen, die an vertrauenswürdige Dritte weitergegeben wurden, und alle anderen Orte, an die sie kopiert wurden, müssen nachverfolgt und vernichtet werden. Für die Vernichtungsregeln sollten Sie strenge Prozesse definieren, befolgen und prüfen, um sicherzustellen, dass dies auch wie erwartet geschieht.

Archivierung oder Vernichtung?

Es ist also absolut unpraktisch, archivierte Dokumente auf unbestimmte Zeit zu speichern. Vielmehr sollte von Anfang an ein Plan stehen, der automatisch sicherstellt, dass die Dokumente mit Ablauf der Aufbewahrungsfristen entsorgt werden. Auch die Versionierung der Dokumente muss hier einfließen, denn beispielsweise kann eine Änderung des Vertrages eine Verlängerung seiner Aufbewahrungsfrist zur Folge haben.

Falls die Aufbewahrungsfristen nicht an die Gesetzgebung gebunden oder vertraglich geregelt sind, legen in der Regel die Dokumenteneigentümer die Aufbewahrungsdauer „ihrer“ Dokumente fest. Es sollten dabei auch schon Überprüfungszeitpunkte festgelegt werden, etwa wenn Personen das Unternehmen verlassen oder ihre Rolle wechseln. Zu diesem Zeitpunkt sollte auch ihr Zugang widerrufen werden und eine Überprüfung aller Dokumente stattfinden, auf die sie Zugriff haben, weil auf ihren Geräten möglicherweise veraltete oder vertrauliche Informationen gespeichert sind.

Ewig ist eine verdammt lange Zeit. Selbst Connor MacLeod, der legendäre Highlander aus dem Kultfilm der 80er Jahre, dachte so, nachdem er vier Jahrhunderte lang unsterblich war. In einigen Fällen existieren Dokumente jedoch fast ewig. Zumindest aus der Sicht eines Menschen. Weil sich in der digitalisierten Welt von heute die Werkzeuge aber schneller ändern als je zuvor, müssen sich die Verantwortlichen für das Dokumentenmanagement auch Gedanken über zukunftssichere Formate machen, in denen Dokumente langfristig archiviert werden sollen. Damit Kollegen auch in ferner Zukunft noch das eine wichtige Dokument in diesem Format öffnen, bearbeiten und gemeinsam nutzen können, das von den heutigen Tools erstellt worden ist.

PDF – die Zeitkapsel

Hier bietet sich das PDF- oder PDF/A-Format an, das auch Aufbewahrungsfristen von 30 Jahren und mehr überdauern sollte. Seit den frühen 90er-Jahren hat sich das Portable Document Format (PDF) aus vielen guten Gründen zum Standardformat für den Austausch von Dokumenten entwickelt. Vor allem, weil PDF archivierungsfreundlicher ist als ein Word-Dokument. Es garantiert, dass alle Dokumente so aussehen wie bei der Erstellung – völlig unabhängig von Anwendungssoftware, Hardware und Betriebssystem. Werden Dateien über mehrere Plattformen weitergegeben, bietet PDF eine bessere Vorschau als native Office-Dokumente. Es ist für den Empfänger viel einfacher zu handhaben und viel sicherer, mit Blick auf unerwünschte Änderungen am Dokument.