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Digitalisierung im Rechnungswesen So gelingt die Automatisierung

admin — Wed, 09 Sep 2020 19:54:23 +0000

Wer sein Unternehmen digitalisieren und auf die digitalen Anforderungen der Zukunft einstellen will, steht früher oder später auf jeden Fall an diesem Punkt: der Digitalisierung im Rechnungswesen. Dazu gesellen sich Fragen wie: Welche Prozesse lassen sich im Rechnungswesen besonders gut digitalisieren und automatisieren? Und welche Anforderungen und Voraussetzungen gibt es bei der Digitalisierung im Rechnungswesen? Die Beantwortung dieser Fragen ist entscheidend für eine erfolgreiche digitale Transformation. Warum das so ist und welche Antworten Sie kennen sollten, damit Sie die Digitalisierung und Automatisierung vorantreiben können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Der Implementierungsprozess einer (Cloud-basierten) Lösung für die Rechnungsverarbeitung ist einfacher, als viele Unternehmen denken. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) wird die Rechnungsverarbeitung zum Kinderspiel. Mit entsprechenden Workflows im DMS kann sie vollständig automatisiert werden.

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

Die Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung sind für alle Abteilungen im Unternehmen ein Mehrwert: Durch die Automatisierung werden die Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung entlastet. Fehler werden vermieden, wenn Rechnungen automatisiert und digital erfasst werden. Es kann schnell passieren, dass ein Mitarbeiter die Rechnungssumme oder einzelne Buchungen falsch eintippt. Das passiert bei einer elektronischen Rechnungsverarbeitung nicht. Der Prozess der Rechnungsprüfung wird beschleunigt, da er zum großen Teil automatisiert ist. Alle Vorgänge lassen sich transparent überwachen und sind nachvollziehbar. Digitale Workflows bringen dem Management auch eine bessere Kontrolle über die gesamte Rechnungsbearbeitung. Dadurch können Manager bei Verzögerungen direkt eingreifen. Aufgaben lassen sich auch mobil durchführen, sodass Mitarbeiter nicht auf ihren PC angewiesen sind. Durch die hohe Geschwindigkeit des Prozessdurchlaufs lassen sich Skonti und Gutschriften nutzen. Mahngebühren werden vermieden, da die Vorgehensweise der digitalen Rechnungsprüfung sicherstellt, dass alle Abläufe rechtzeitig erledigt werden.

Eine Studie von Billentis kommt zu dem Ergebnis, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung fast 20 Euro kostet. Die digitale Rechnungsprüfung kostet dagegen nur einen Bruchteil davon.

Kommt es zu Reklamationen, ist es in papierbasierten Betrieben sehr schwer, alle notwendigen Fakten zusammen zu tragen. Es ist kaum nachvollziehbar, in welchem Ordner oder auf welchem Schreibtisch sich die Dokumente des aktuellen Vorgangs befinden. Zusätzlich ergeben sich durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems und der digitalen Rechnungsprüfung weitere Vorteile für die verschiedenen Abteilungen:

Vorgesetzte oder Urlaubsvertretungen können eingreifen, wenn ein Mitarbeiter den Prozess bremst, zum Beispiel weil eine Genehmigung fehlt.
Da die Rechnung in digitaler Form vorliegt, gibt es weniger verlorene Dokumente, eine teure Wiederbeschaffung von Dokumenten lässt sich vermeiden.
Gibt es Rückfragen zur Rechnung, lässt sich diese in wenigen Sekunden digital aufrufen.
Buchprüfungen und Audits sind schneller und einfacher durchführbar.
Die Daten aus der digitalen Rechnung lassen sich jederzeit weiterverarbeiten.

Der Weg zum papierlosen Rechnungswesen

Zugegeben, diese Vision gibt es schon länger: Ein Büro, in dem sämtliche Prozesse automatisch ablaufen und in dem es keine Aktenschränke gibt oder Papierstapel viel Platz einnehmen. Geht es jedoch um die Umsetzung der Vision in die Wirklichkeit, so hapert es noch bei vielen Unternehmen.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist längst nicht in allen Branchen angekommen. Etliche Betriebe setzen nach wie vor auf eine manuelle Bearbeitung buchhalterischer Aufgaben. Und das kann sich schnell zu einem Problem entwickeln, fordert die Digitalisierung doch eine zunehmend schnellere Bearbeitung von Dokumenten. Wer jetzt nicht auf den Zug in Richtung digitale Zukunft aufspringt, kann auf lange Sicht nicht am Markt bestehen.

Rechnungen müssen schnellstmöglich geprüft und genehmigt werden. Nur dann lassen sich Skonti und andere Frühzahler-Rabatte überhaupt nutzen. Damit das funktioniert, ist ein schneller, automatisierter Genehmigungsprozess notwendig. Sobald dieser eingeführt wurde, auch durch Unterstützung der digitalen Dokumentenverwaltung, lassen sich in der Regel zwei bis drei Prozent der Rechnungssumme einsparen. Das gelingt aber kaum, wenn Rechnungen noch auf Papier mit der internen Hauspost durch das Unternehmen befördert werden. Geht die Rechnung bei diesem Ablauf sogar ganz verloren, steigen unter Umständen die Kosten durch Mahngebühren und Verzugszinsen weiter an, anstatt durch eine zügige Bezahlung gesenkt zu werden.

Eine Studie des internationalen Wirtschaftsprüfungsunternehmens PricewaterhouseCoopers (PwC) hat jüngst 800 Arbeitnehmer in Deutschland, Österreich und der Schweiz zum Digitalisierungsstand in ihren Abteilungen befragt. Zwar registriert mehr als die Hälfte der Befragten einen abnehmenden Papiereinsatz, jedoch drucken ebenso viele von ihnen nach wie vor E-Mails aus. So geben 56 Prozent an, digitale Konversationen und Dokumente „manchmal“ auszudrucken, 21 Prozent tun dies „fast immer“. Daran zeigt sich deutlich, dass die Digitalisierung im Rechnungswesen an vielen Stellen noch am Anfang steht. Dabei gibt es gerade hier etliche Vorteile durch digitale Prozesse.

Eine Studie des Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner zeigt auf, dass Unternehmen 1 bis 3% Ihres Umsatzes zum Drucken von Dokumenten ausgeben. Dazu kommen noch weitere Punkte, die Geld kosten, wie zum Beispiel Ablage, Versand und Archivierung. Rechnungen stellen häufig einen großen Posten beim Ausdrucken von Dokumenten dar, sodass sich an dieser Stelle viel Geld sparen lässt. Das gilt natürlich auch beim Empfangen von Rechnungen. Denn hier werden Rechnungen häufig kopiert.

Rechnungswesen 4.0: Die Chancen der Digitalisierung im Rechnungswesen erkennen

Fest steht, die Digitalisierung der Buchhaltung geht mit der Automatisierung ihrer Abläufe einher. Wer auf die Digitalisierung im Rechnungswesen baut, dem tun sich große Chancen auf – die wiederum entscheidend für ein Unternehmen sind, das sich langfristig erfolgreich am Markt halten will. Die Vorteile beginnen bei der Steigerung der Arbeitsproduktivität, gehen über die Autonomie der Beschäftigten, bis hin zur Steigerung der Arbeitsqualität. Denn eine der stärksten Anforderungen der Digitalisierung ist Schnelligkeit. Schnelligkeit in der Bearbeitung von Dokumenten, in der Entscheidung von Sachverhalten, in der Durchsuchung von Archiven (beispielsweise bei Audits).

Setzt ein Unternehmen jedoch überwiegend auf manuelle Prozesse, so kann es häufig zu Fehlern kommen. Unkonzentriertheit, Unwissenheit oder schlicht der Mangel an Zeit führen schnell dazu, dass Mitarbeiter nicht mehr korrekt arbeiten. Je öfter das passiert, desto negativer wirkt sich das am Ende auf das ganze Unternehmen aus. Ein Zustand, den niemand gerne haben möchte.

Durch die Digitalisierung der Rechnungen wird sichergestellt, dass Rechnungen automatisch an die richtigen Stellen weitergeleitet werden. Das vermeidet auch, dass die Bezahlung von Rechnungen dadurch verzögert wird, dass diese nicht zum richtigen Mitarbeiter weitergeleitet wurden.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann hier Abhilfe schaffen. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Fehler zu minimieren, regelmäßig wiederkehrende Abläufe zu standardisieren und zu automatisieren. Das macht ganze Abteilungen effizienter und verschafft Unternehmen echte Wettbewerbsvorteile.

Rechnungswesen digitalisieren – hier profitieren Sie am meisten

Hat sich ein Unternehmen dazu entschieden, seine Buchhaltung zu digitalisieren, geht es um die Frage, welche Prozesse sich besonders gut digitalisieren und automatisieren lassen. Dabei gibt es in erster Linie vier Bereiche, die von einer digitalen Transformation und in Zusammenhang damit von einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) profitieren.

1. Der Rechnungseingang

Rechnungen können in verschiedenen Formen in ein Unternehmen gelangen: in Papierform, per E-Mail oder als Scan. Wer hier auf die Digitalisierung im Rechnungswesen mit einem digitalen DMS setzt, kann sich die Rechnungsverarbeitung bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales DMS erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Eingangsrechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung für später vor.

2. Die Weiterleitung von Rechnungen inklusive Freigabeprozess

Hat das DMS alle Daten einer Rechnung erfasst, sorgt es für ihre reibungslose Weiterleitung zum zuständigen Mitarbeiter. Dieser bekommt alle relevanten Informationen übermittelt und kann sie mit wenigen Klicks kommentieren. Anmerkungen und Notizen lassen sich dabei durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell weiterleiten. Sind die Daten vollständig, so gelangen sie automatisch zur Buchhaltungsabteilung. Für die Digitalisierung im Rechnungswesen ist das ein entscheidender Pluspunkt.

3. Die Rechnungsstellung

Die Digitalisierung im Rechnungswesen betrifft nicht allein die Bearbeitung von Zahlungsforderungen, die von außen eintreffen. Auch das Stellen und Versenden von Rechnungen erfährt durch digitale Prozesse eine massive Erleichterung. Mittels automatisierter Abläufe lassen sich Rechnungen schneller aufsetzen und direkt an den Empfänger versenden. Je schneller eine Zahlungsforderung gestellt ist, umso eher wird die Rechnung gezahlt. Das verbessert am Ende die Liquidität des ganzen Unternehmens. Hinzu kommt, dass die Digitalisierung im Rechnungswesen für transparente Zahlungsprozesse sorgt. So hat das Management eine bessere Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung, kann bei Verzögerungen direkt eingreifen und finanzielle Verluste schon im Vorfeld vermeiden.

4. Die Archivierung

Keine Frage, wer im Archiv stundenlang nach einem bestimmten Dokument suchen muss, macht alles andere, als Zeit zu sparen. Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann das ändern. Denn bereits bei Rechnungseingang bereitet ein digitales DMS die Bearbeitung, Indexierung und korrekte Archivierung der Dokumente vor. Darüber hinaus unterstützt ein intelligentes DMS dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrolliert es alle Pflichtangaben, sorgt für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und meldet Rechnungen, die sich nicht buchen lassen. Eine zusätzliche automatische Protokollierung aller Aktivitäten hilft zudem bei der Einhaltung der Compliance. Und: Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen.

Anforderungen an eine Digitalisierung im Rechnungswesen

Ist die Entscheidung für die Digitalisierung im Rechnungswesen gefallen, geht es noch darum, welche Voraussetzungen und Anforderungen ein Unternehmen zur Umsetzung erfüllen muss:

Wichtig ist hier in erster Linie, dass alle Mitarbeiter am digitalen Wandel beteiligt sind.

Die Mitarbeiter müssen die Vorteile der Digitalisierung verstehen und alle an einem Strang ziehen. Nur so wird die Digitalisierung zum Erfolg.

Entsprechende Schulungen helfen außerdem, sich mit der neuen Software anzufreunden und diese sicher benutzen zu können.

Außerdem bietet es sich immer an, einen erfahrenen Partner für die digitale Transformation zu engagieren. Das schützt vor bösen Überraschungen und hilft einem Unternehmen dabei, wirklich die richtige Strategie sowie die passende Software für seine digitale Zukunft zu finden.

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Wie E-Invoicing den Gewinn Ihres Unternehmens steigert

admin — Wed, 09 Sep 2020 19:54:23 +0000

500 Milliarden Euro – so viel könnten Wirtschaft und Verwaltung in Deutschland jährlich sparen. Aber nicht etwa, weil sie einen ausgeklügelten Sparkurs fahren, sondern vielmehr, weil sie investieren. Und zwar in ihre Buchhaltung. Denn die kann mehr, als nur Rechnungen bezahlen und Gehälter überweisen. Eine gut organisierte Buchhaltungsabteilung kann die Effizienz eines gesamten Unternehmens steigern, zu seinem Wachstum beitragen und vor allem Zeit und Geld sparen. Der Schlüsselfaktor, den es dabei zu berücksichtigen gilt, ist teuer, träge und trotzdem einer der beliebtesten Werkstoffe in deutschen Büros – Papier. Doch seit einiger Zeit hat das weiße Blatt eine starke Konkurrenz bekommen: das E-Invoicing.

Geht man ins Detail einer möglichen Investition in die Verwaltung eines Unternehmens, offenbart sich schnell, wo die Chancen des E-Invoicing bzw. der elektronischen Rechnungsstellung im Finanz- und Rechnungswesen liegen. Denn Unternehmen sparen durch den Verzicht auf Papier nicht nur Platz, Zeit und Geld, sondern erfahren eine Erleichterung einzelner Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern. Digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) wandeln umständliche Verfahren in einfache Workflows um, verlorene Zeit in gut investierte Arbeit und Kosten in verfügbares Kapital – und das ab Tag 1 nach der Einführung. Wie, das zeigen Ihnen diese vier wesentlichen Punkte:

1. Rabatte richtig ausschöpfen

Wer Rechnungen auf Papier via Hauspost durch das Unternehmen befördert, verliert nicht nur Zeit, sondern vor allem Geld. Bis eine Rechnung bei demjenigen eintrifft, der entsprechende Güter bestellt hat, und dieser sie geprüft sowie genehmigt hat, vergehen oftmals Wochen. Ein Zeitraum, in dem Skonti und Frühzahlerrabatte garantiert verstreichen. Ein intelligentes Dokumenten-Management und die Arbeit mit E-Invoicing können genau das umgehen. Digitale Workflows sorgen dafür, dass jede Eingangsrechnung automatisch an die richtige Stelle gelangen. Zudem ist sichergestellt, dass es auch bei einer Vertretung durch andere, etwa im Fall von Dienstreisen, Urlaub oder Krankheit, keine Verzögerungen gibt. Mit Hilfe eines solchen flüssigen Workflows lassen sich alle erforderlichen Prüfungen und Genehmigungen schnell erledigen und Rechnungen direkt begleichen. Eine zügige Bezahlung spart dank Skonti in der Regel zwischen zwei und drei Prozent auf die Gesamtsumme. Bei Rechnungen von zig Hunderttausend Euro summiert sich daraus ein beachtlicher Betrag – zugunsten Ihres Unternehmens!

2. Vermeidung von Überbezahlung

Zeitmangel ist ein großes Problem in vielen Abteilungen des Finanz- und Rechnungswesens – mit verheerenden Folgen. Denn je weniger Zeit Mitarbeiter für die Prüfung von Rechnungen haben, desto weniger akribisch arbeiten sie und übersehen schnell eventuelle Fehler oder falsch berechnete Posten. Am Ende läuft das in eine Überbezahlung zu Gunsten des Rechnungsstellers hinaus. Ein digitales Dokumentenmanagement-System und E-Invoicing können genau das verhindern. Mit einer auf wenige Mausklicks vereinfachten Rechnungsprüfung sind alle relevanten Daten und Dokumente einer Rechnung jederzeit zugänglich. Fragliche Stellen lassen sich damit direkt prüfen und Überbezahlungen vermeiden. So verhelfen ein DMS und E-Invoicing Ihrem Unternehmen nicht nur zu einer konsequenten Cashflow-Kontrolle, sondern sparen Zeit und schalten mögliche Fehlerquellen aus. Die finanziellen Einsparungen hierbei sind enorm.

3. Sparen von Bußgeldern und Mahnkosten

Eine Rechnung im Papierwust übersehen? Kann passieren, ist ärgerlich und kostet im Zweifel viel Geld. Ein Problem, dass man mit digitalem Dokumenten-Management und E-Invoicing einfach und sicher umgehen kann. Intelligente Dokumentenmanagement-Systeme sorgen zunächst dafür, dass Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mit Hilfe weniger Klicks können sie alle relevanten Rechnungsdaten abrufen. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern auch Nerven, wenn es z.B. um Betriebsprüfungen geht. Ein digitales DMS hilft dem Unternehmen, alle geforderten Daten schnell und vollständig elektronisch an den Auditor zu übermitteln und Fristen einzuhalten. So lassen sich mögliche Mahn- und Bußgelder vermeiden. Darüber hinaus unterstützt ein intelligentes DMS Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, so reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen.

4. Überflüssige Arbeitsprozesse erkennen und beseitigen

Oft hat das Management eines Unternehmens keinen hundertprozentigen Überblick über die Vorgänge in der Buchhaltung. Die Workflows des Dokumentenmanagement-Systems können da Abhilfe schaffen. Da der Zahlungsprozess gänzlich transparent ist, hat das Management eine bessere Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung, kann bei Verzögerungen direkt eingreifen und finanzielle Verluste schon im Vorfeld vermeiden. Zudem protokolliert das DMS alle Zugriffe auf das System und kann zu jeder Zeit Auskunft darüber geben, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat. Das erleichtert die Einteilung von Arbeitsprozessen, macht diese effizienter – und spart am Ende Geld. Hinzu kommt ein großer qualitativer Nutzen, denn von schnelleren Arbeitsprozessen profitieren auch Ihre Kunden. Und zufriedene Kunden kaufen mehr, was wiederum eine Steigerung des Umsatzes bedeutet.

Auf der sicheren Seite – mit digitalem Dokumenten-Management

Seit der Veröffentlichung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU im Jahr 2014 ist E-Invoicing auf dem Vormarsch und gewinnt mehr und mehr an Relevanz, fordert die Richtlinie doch einen national und international kompatiblen Standard für elektronische Rechnungen. Während Bundesbehörden und öffentliche Auftraggeber bis spätestens 2019 alle Vorgaben der Richtlinie erfüllen müssen, haben Unternehmen aus der privaten Wirtschaft noch Zeit. Allerdings müssen auch sie sich an strenge gesetzliche Vorschriften halten, wenn es um die Rechnungsvorgänge in ihrem Unternehmen geht. So sind sie dazu verpflichtet, alle organisatorischen und technischen Abläufe im Zusammenhang mit den digitalen Rechnungen mindestens zehn Jahre in ihrem Originalzustand aufzubewahren, genau zu dokumentieren und ihre Lesbarkeit zu jedem Zeitpunkt zu garantieren.

Wer Teile einer Rechnung oder die gesamte Datei löscht, handelt rechtswidrig. Trotzdem kann es schnell passieren, dass ein Mitarbeiter Dateien – unzureichend gesichert – im Arbeitsprozess versehentlich ändert oder löscht. Eine Archivierung im E-Mail-System reicht da als Sicherheit nicht aus, müssen doch alle Rechnungen in dem Format abgelegt sein, das sie bei ihrer Übermittlung hatten. Auch bei Änderungen in der IT-Struktur des Unternehmens müssen Rechnungen immer vollständig verfügbar bleiben. Eine Forderung, die ein normales Betriebssystem auf dem Computer überhaupt nicht leisten kann. Doch wer an dieser Stelle schon jetzt auf E-Invoicing und ein digitales Dokumentenmanagement-System setzt, hat nicht nur entscheidende Vorteile im Wettbewerb, sondern spart vor allem Geld.

Die Kosten-Nutzen-Rechnung richtig verstehen

Deutsche Unternehmen verschicken pro Jahr 29 Milliarden Rechnungen per Post – ein Kostenfaktor von rund 30 Milliarden Euro. Und das alleine für den Versand. Dazu kommen Erzeugung, Verarbeitung und Ablage der Dokumente sowie die damit zusammenhängende Arbeitszeit plus die Kosten für den Lagerraum etlicher Ordner. Demgegenüber stehen die Anschaffungskosten für eindigitales Dokumentenmanagement-System inklusive E-Invoicing sowie der damit einhergehende Betriebsaufwand. Implementierung des neuen Systems, Schulungen der Mitarbeiter und anfallende Wartungskosten sollten allerdings nicht allein als Argument für oder gegen ein digitales DMS gelten. Wichtiger ist an dieser Stelle nämlich die Ermittlung des Return on Investment, den ein Unternehmen durch die neue Software generieren kann.

Eine Investition in die Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens kann also einen großen strategischen Mehrwert liefern, wenn es darum geht, mit E-Invoicing den Gewinn Ihres Unternehmens zu steigern. Studien belegen in diesem Zusammenhang eine Minimierung der Gesamtkosten für die Verarbeitung einer Rechnung von rund 81 %. Und das allein durch die elektronische Rechnungsstellung. Handeln Sie frühzeitig und informieren Sie sich schon jetzt über ein geeignetes Dokumentenmanagement-System, um auch in Ihrer Verwaltung mit E-Invoicing den größtmöglichen finanziellen Nutzen zu generieren.

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Skonto dank elektronischer Rechnungsverarbeitung

admin — Mon, 04 May 2020 20:54:24 +0000

Wer in seinem Unternehmen auf eine analoge Rechnungsverarbeitung setzt, halst sich damit viele Probleme auf. Neben hohen Kosten für Druck, Lagerung und Archivierung ist es vor allem der langwierige und intransparente Verarbeitungsprozess, der Zeit und Geld kostet. Hinzu kommt der finanzielle Verlust durch ungenutzten Skonto. Das muss nicht sein, denn dank elektronischer Rechnungsverarbeitung können Sie durch Skonto bares Geld sparen. Wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Darum sind Papierrechnungen alles andere als praktisch

Alles hat seine Zeit. Das gilt auch für papierbasierte Rechnungsdokumente. Was viele Jahrhunderte lang die beste Methode war, um Informationen und Daten sicher zu speichern und aufzubewahren, hat durch elektronische Technologien einen würdigen Nachfolger bekommen. Die Vorteile letzterer sind dabei so immens, dass jedes Unternehmen über kurz oder lang Abschied vom Papier nehmen sollte – vor allem, wenn es weiterhin erfolgreich am Markt bestehen möchte. Das liegt insbesondere an den Möglichkeiten, den Skonto auszuschöpfen. Doch dazu später mehr.

Um die Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung genau eruieren zu können, geht es an erster Stelle darum, zu verstehen, was die Nachteile einer analogen, papierbasierten Rechnungsverarbeitung sind. Da wäre zunächst die formale und sachliche Prüfung aller eingehenden Dokumente zu nennen. Diese gestaltet sich in den meisten Fällen extrem komplex und damit sehr zeitaufwändig. Eine Rechnung muss zur Bezahlung viele Fachabteilungen und Zuständigkeitsbereiche durchlaufen, bis sie endlich vollständig geprüft, freigeben und bezahlt ist. Das beansprucht wertvolle Mitarbeiterkapazitäten und kostet Zeit, die am Ende fehlt, um einen möglichen Skonto zu nutzen.

So umgehen Sie das Risiko von ungenutztem Skonto

Hinzu kommt, dass die papierbasierte Rechnungsverarbeitung sehr fehleranfällig ist. Schätzungen zufolge gehen in der Unternehmenspraxis rund 0,5 Prozent aller Papierrechnungen verloren. Was dabei an Skonto verfällt, ist eine immense Summe. Das lässt sich vermeiden: durch die Nutzung einer elektronischen Rechnungsverarbeitung.

Wer beim Rechnungswesen auf die Arbeit mit elektronischen Rechnungen und damit auf ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) setzt, profitiert in erster Linie von automatisierten Prozessen. Ein digitales DMS erfasst Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle und kann Rechnungsbeträge leicht splitten – unabhängig davon, ob eine Rechnung als E-Mail, Fax oder Scan in das Unternehmen gelangt. Zudem helfen selbstlernende Services, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferantendaten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Sucht ein Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. Mit wenigen Klicks findet er so die passende Datei. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb der Buchhaltung aus. So lässt sich wertvolle Zeit einsparen, die dem Unternehmen in Sachen Skonto positiv zu Buche schlägt.

Geld sparen und Skonto effektiv nutzen mittels elektronischer Rechnungen

Zusätzlich zu dem Fakt, dass die Arbeit mit papierbasierten Rechnungen viel Zeit und durch Porto, Hardware und Lagerung auch viel Geld kostet, ist sie oft unübersichtlich. Hierfür reicht es schon aus, dass ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist: Schon bleibt eine Rechnung liegen, die Zeit vergeht und die Frist, um den Skonto auszuschöpfen, ist verstrichen. Mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung sieht das ganz anders aus. Hier fallen nicht nur Material- und Lagerkosten sowie unnötige Arbeitsschritte (Stichwort: sortieren, scannen, ablegen) weg. Denn mittels elektronischem DMS gestaltet sich die Rechnungsverarbeitung einfach, schnell und übersichtlich. Und daraus ergeben sich weitere Einsparpotentiale.

Zunächst hat die elektronische Rechnung den großen Vorteil, dass sie schneller an die richtige Verarbeitungsstelle gelangt. So lässt es sich vermeiden, dass Skonti oder andere Frühzahlerrabatte verfallen. Automatisierte Workflows und entsprechende Programmierungen stellen sicher, dass es keine Verzögerungen gibt und dass alle erforderlichen Prüfungen und Genehmigungen schnell erledigt sind. Damit lassen sich Rechnungen direkt begleichen. Mit dieser zügigen Bezahlung können Unternehmen so in der Regel zwischen zwei und drei Prozent Rabatt auf die Gesamtsumme erzielen. Bei Rechnungen von zig hunderttausend Euro summiert sich daraus ein beachtlicher Betrag, der die Liquidität Ihres ganzen Unternehmens verbessert. Zusätzlich hilft die Arbeit mit elektronischen Rechnungen, Überbezahlungen zu vermeiden. Die positive Folge ist eine konsequente Cashflow-Kontrolle.

Eine Theorie, die in der Praxis funktioniert

Verfallen Skonti nicht, so lässt sich die Profitabilität eines ganzen Unternehmens steigern. Denn die elektronische Rechnungsverarbeitung überzeugt durch präzise Schnelligkeit. Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass jede Eingangsrechnung sofort und ohne Umwege an die richtige Stelle gelangt. Dadurch ist es möglich, dass eine Rechnung, die am Morgen im Unternehmen eintrifft, bereits abends bezahlt sein kann – auch wenn mehrere Mitarbeiter das Dokument prüfen und abzeichnen müssen. Für den Buchungsalltag ist das eine erhebliche Erleichterung.

Demgegenüber stehen die Anschaffungskosten einer neuen Software, die die elektronische Rechnungsverarbeitung unterstützt, sowie der damit einhergehende Betriebsaufwand. Dennoch sollten die Implementierung des neuen Systems, Schulungen der Mitarbeiter und anfallende Wartungskosten nicht allein als Argument für oder gegen ein digitales Dokumentenmanagement-System gelten. Wichtiger ist an dieser Stelle die Ermittlung des langfristigen Returns on Investment, den ein Unternehmen durch die neue Software generieren kann. Denn der ROI entwickelt sich durch digitale Prozesse garantiert in eine positive Richtung: Verläuft die Rechnungsverarbeitung automatisch und digital, kann ein Unternehmen nicht nur Skonti für sich ausnutzen. Hinzu kommt nämlich auch die Arbeitszeit, die die Mitarbeiter sparen, indem ihnen das digitale DMS zeitintensive Standardaufgaben abnimmt. Diese gewonnene Zeit lässt sich wiederum in andere, strategisch gewinnbringende Projekte investieren und der ROI steigt. Damit amortisieren sich die Kosten für die Software.

Den richtigen Weg finden, um Skonti zu nutzen

Was einfach klingt, will jedoch gut vorbereitet sein. Denn eine erfolgreiche Umstellung von analoger auf elektronische Rechnungsverarbeitung klappt nur dann, wenn jeder Schritt detailliert geplant ist. Dazu gehören neben der umfassenden Analyse des Ist-Zustandes Ihrer Buchhaltungsabteilung auch eine genau Erhebung über den Optimierungsbedarf Ihrer Rechnungsverarbeitung sowie die Einbindung und Schulung Ihrer Mitarbeiter. Nur wenn alle an Ihrem Unternehmen Beteiligten bei der Umsetzung mithelfen, kann die Umstellung von Papier- auf elektronische Rechnungen gelingen – langfristiger und nachhaltiger Erfolg durch genutzte Skonti inklusive.

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Digitalisierung im Rechnungswesen: Verpassen Sie nicht den Anschluss

admin — Fri, 03 Apr 2020 20:54:24 +0000

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist ein entscheidender Faktor bei der digitalen Transformation von Unternehmen. Finanzfunktionen werden zunehmend digital. Unabhängig von der Unternehmensgröße und Branche ist die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen und damit die Automatisierung der Prozesse in diesen Bereichen ein wichtiges Thema, das für ein Unternehmen zwar einige Veränderungen mit sich bringt, allerdings durchaus positive.

Die Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen“ der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG gibt einen wichtigen Überblick zum Ablauf der Digitalisierung, den zu erwartenden Hürden und darüber, wo die deutschen Unternehmen im Prozess der Digitalisierung und im Bereich Automatisierung Rechnungswesen stehen.

Das internationale Wirtschaftsprüfungsunternehmen PricewaterhouseCoopers (PwC) zeigt mit der Untersuchung „Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2019“ die aktuellen Trends zur Digitalisierung im Rechnungswesen auf.

Wir gehen in diesem Blogbeitrag tiefer auf die Erkenntnisse beider Studien ein und erklären Ihnen alles Wesentliche, was Sie zum Thema Digitalisierung im Rechnungswesen unbedingt wissen müssen.

Digitalisierung im Rechnungswesen: Status Quo und Ausblick

Der Digitalisierungsvorgang im Finanzwesen bedeutet vor allem, dass Prozesse im Rechnungswesen homogenisiert, digitalisiert und möglichst automatisiert werden. Dafür kommen Technologien wie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder Enterprise Content Management-Systeme zum Einsatz, aber auch andere Lösungen, die dabei helfen, die Abläufe zu digitalisieren.

Wer sein Unternehmen der digitalen Transformation unterziehen und auf die unausweichlichen digitalen Anforderungen der Zukunft einstellen will, steht früher oder später auf jeden Fall vor dieser Aufgabe: der Digitalisierung des Rechnungswesens. Dabei ergeben sich Fragen wie:

Welche Prozesse lassen sich im Rechnungswesen besonders gut digitalisieren und automatisieren?
Und welche Voraussetzungen und Anforderungen gibt es bei der Digitalisierung im Rechnungswesen?

Die Beantwortung dieser Fragen ist entscheidend für den Gesamterfolg einer digitalen Transformation.

Der Implementierungsprozess einer (Cloud-basierten) Lösung für die Rechnungsverarbeitung ist trotz all sich ergebender Fragen einfacher, als viele Unternehmer denken. Mit einem Dokumentenmanagement-System wird die Rechnungsverarbeitung gar zum Kinderspiel. Durch den Einsatz entsprechender Workflows im DMS kann sie zudem vollständig automatisiert werden.

Studie zeigt eindeutigen Trend zu mehr Digitalisierung im Rechnungs- und Finanzwesen

In der eingangs bereits erwähnten Studie „Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2019“ von PwC wurden die Verantwortlichen von 100 deutschen, mittelständischen Unternehmen und Großunternehmen befragt. Dabei gaben lediglich 29 Prozent der Teilnehmer an, der Technologieeinsatz in ihrem Unternehmen sei im Bereich Finanz- und Rechnungswesen fortschrittlich. Das zeigt, dass gerade in diesem Segment noch einiges an Potenzial verborgen ist, um durch Digitalisierung die Effektivität zu steigern.

Viele Entscheider in den Unternehmen sehen innerhalb ihrer Organisation also nicht umsonst eine noch immer zu langsame Entwicklung in Richtung Digitalisierung. In der Befragung geben 26 Prozent an, dass der Einsatz von Technologie im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens eher konservativ im eigenen Unternehmen gehandhabt wird. 2017 waren übrigens nur 21 Prozent dieser Meinung. Dies belegt, dass sogar immer mehr Entscheider nicht zufrieden mit der technologischen Ausstattung des Finanz- und Rechnungswesens sind und sich eine modernere Infrastruktur wünschen.

Gleichzeitig geben 56 Prozent der Befragten in der Studie an, dass in ihrem Unternehmen noch keine künstliche Intelligenz (KI, AI) eingesetzt wird, während immerhin 75 Prozent der KI-affinen Unternehmen bereits künstliche Intelligenz zum automatisierten Auslesen von Rechnungen nutzen. 2017 haben nur 39 Prozent KI-Technologien dafür eingesetzt.

Firmen und Organisationen, die den Schritt zu modernen KI-Technologien schon gewagt haben, nutzen diesen Vorteil und erweitern den Einsatz kontinuierlich auf verschiedene Bereiche – auch auf das Finanz- und Rechnungswesen. Im Rahmen der Digitalisierung in diesem Segment sollten also auch KI-gestützte Anwendungen in Betracht gezogen werden. Unternehmen, die KI bereits implementiert haben, bauen ihren Vorsprung auf diesem Gebiet immer weiter aus. Für alle anderen Firmen wird es nun höchste Zeit, sich mit dem Thema Digitalisierung im Rechnungswesen auseinanderzusetzen, um ihre Buchhaltung zu optimieren.

Im Rahmen der PwC-Studie gaben 83 Prozent der Unternehmen außerdem an, die Belegerkennung nutzen zu wollen (2017: 22 Prozent). Der direkte Datenaustausch und die direkte Datenverarbeitung sind mittlerweile für 74 Prozent wichtig (2017: 20 Prozent). Den Zahlungsverkehr wollen 70 Prozent digitalisieren und automatisieren (2017: 19 Prozent). Der Trend hin zur digitalen Rechnungsprüfung und verbesserten Prozessen im Rechnungswesen ist also ganz eindeutig.

In der Studie gibt es noch mehr Szenarien, in denen Unternehmen aller Größenordnung planen, in Zukunft auf mehr Technologie im Finanz- und Rechnungswesen zu setzen. Die Texterkennung von Verträgen möchten zum Beispiel 39 Prozent umsetzen – und damit 26 Prozent mehr Unternehmen als noch 2017. Einen Ersatz von Excel-Spreadsheets planen 40 Prozent der Unternehmen, gegenüber 14 Prozent zwei Jahre zuvor. Diese Beispiele machen nebenbei deutlich, dass nahezu jeder Prozess im Finanz- und Rechnungswesen digitalisiert werden kann.

Digitalisierung im Rechnungswesen: Ja! Aber wie?

Für die Digitalisierung im Rechnungswesen braucht es ein klares Konzept und natürlich auch ein entsprechendes Budget. Mit einem Digitalisierungsplan können Sie die Modernisierung im Finanz- und Rechnungswesen strukturiert vorantreiben. Im Verlauf der Digitalisierung sollten Sie gleichzeitig auch Prozesse in der Buchhaltung optimieren. Die digitale Rechnungsprüfung kann Eingangsrechnungen weitgehend automatisiert bearbeiten und hilft bei der Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung. Dadurch können zum Beispiel Rabatte, Skonto und andere Vorteile genutzt werden.

Um die Digitalisierung im Rechnungswesen einzuführen, sollten Sie in den ersten Schritten analysieren, bei welchen Prozessen die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen am meisten Sinn ergibt und wo der größte Nutzen zu erwarten ist. Hier ist anfangs häufig der Bereich der Eingangsrechnung interessant, da bei eingehenden Rechnungen durch die Digitalisierung und die damit verbundene Automatisierung von Prozessen schnell ein unmittelbarer Nutzen für alle Beteiligten zu erwarten ist.

Cloud-Lösungen sind ein idealer Weg, um kurzfristig und unkompliziert neue Software und IT-Infrastruktur im Unternehmen zu implementieren. Der Betreiber kümmert sich um die notwendige Technik im Hintergrund und die Implementation in Ihre Umgebung. Die Anwender können sofort mit dem System arbeiten, das Unternehmen profitiert schnell von dessen Nutzen.

Ein wichtiger Punkt bei der Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen sind die Prozesse, die digitalisiert werden sollen. Ideal sind homogene Prozesse und das Ablösen veralteter IT-Systeme im Finanz- und Rechnungswesen. Alte Systeme bedeuten häufig auch heterogene Prozesse, was die Umstellung zu einer einheitlichen Plattform zur Digitalisierung erschwert. Hinzu kommen Datenmodelle, die möglichst einheitlich sein sollten. Um eine erfolgreiche Digitalisierung durchführen zu können, sollte zunächst eine gesunde Basis geschaffen werden. In diesem Zusammenhang standardisieren Sie am besten die Prozesse, IT-Systeme und auch die Datenlandschaft. Anschließend bauen neue Systeme auf diese homogene Landschaft auf und binden diese ein.

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

Die Einführung der digitalen Rechnungsprüfung ist für alle Abteilungen im Unternehmen ein Mehrwert: Durch die Automatisierung im Rechnungswesen werden beispielsweise die Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung entlastet. Fehler werden vermieden, wenn Rechnungen automatisiert und digital erfasst werden. Es kann schnell passieren, dass ein Mitarbeiter die Rechnungssumme oder einzelne Buchungen falsch eintippt. Das ist bei einer elektronischen Rechnungsverarbeitung ausgeschlossen.

Der Prozess der Rechnungsprüfung wird beschleunigt, da er eben zum großen Teil automatisiert ist. Alle Vorgänge lassen sich transparent überwachen und sind nachvollziehbar. Digitale Workflows bringen dem Management auch eine bessere Kontrolle über die gesamte Rechnungsbearbeitung. Dadurch kann bei Verzögerungen sofort und direkt eingegriffen werden.

Aufgaben lassen sich auch mobil durchführen, sodass Mitarbeiter nicht auf ihren Desktop-PC angewiesen sind. Durch die hohe Geschwindigkeit des Prozessdurchlaufs können Skonti und Gutschriften genutzt werden. Mahngebühren werden vermieden, da die Vorgehensweise der digitalen Rechnungsprüfung sicherstellt, dass alle Abläufe rechtzeitig erledigt werden.

Eine Studie von Billentis kommt zu dem Ergebnis, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung mit fast 20 Euro zu Buche schlägt. Die digitale Rechnungsprüfung kostet dagegen nur einen Bruchteil davon.

Kommt es zu Reklamationen, ist es in Betrieben mit papierbasierten Systemen sehr schwer, alle notwendigen Fakten zusammen zu tragen. Es ist kaum nachvollziehbar, in welchem Ordner oder auf welchem Schreibtisch sich die Dokumente des aktuellen Vorgangs befinden. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems und der digitalen Rechnungsprüfung ergeben sich aber auch noch weitere Vorteile für die verschiedenen Abteilungen:

Vorgesetzte oder Urlaubsvertretungen können eingreifen, wenn ein Prozess abgebremst wird, zum Beispiel weil einem Mitarbeiter eine Genehmigung fehlt.
Da die Rechnung in digitaler Form vorliegt, gibt es weniger verlorene Dokumente, eine teure Wiederbeschaffung lässt sich von vornherein vermeiden.
Gibt es Rückfragen zur Rechnung, lässt sich diese in wenigen Sekunden digital aufrufen.
Buchprüfungen und Audits sind schneller und einfacher durchführbar.
Die Daten aus der digitalen Rechnung lassen sich jederzeit weiterverarbeiten
Anforderungen an eine Digitalisierung im Rechnungswesen

Ist die Entscheidung für die Digitalisierung im Rechnungswesen gefallen, geht es noch darum, welche Voraussetzungen und Anforderungen ein Unternehmen zur Umsetzung erfüllen muss:

Wichtig ist hier in erster Linie, dass alle Mitarbeiter am digitalen Wandel beteiligt sind.
Die Mitarbeiter müssen die Vorteile der Digitalisierung verstehen und alle an einem Strang ziehen. Nur so wird der Digitalisierungsprozess ein Erfolg.
Entsprechende Schulungen helfen außerdem, sich mit der neuen Software vertraut zu machen und diese sicher benutzen zu können.

Der Weg zum papierlosen Rechnungswesen

Einer Untersuchung des Forschungs- und Beratungsunternehmens Gartner zufolge, geben Unternehmen tatsächlich 1 bis 3 Prozent ihres Umsatzes zum Drucken von Dokumenten aus. Dazu kommen noch weitere Punkte, die Geld kosten, wie zum Beispiel Ablage, Versand und Archivierung. Rechnungen stellen häufig einen großen Posten beim Ausdrucken von Dokumenten dar, sodass sich an dieser Stelle viel Geld einsparen lässt. Das gilt natürlich auch beim Empfang von Rechnungen. Denn hierbei werden Rechnungen häufig physisch kopiert.

Rechnungswesen 4.0: Die Chancen der Digitalisierung im Rechnungswesen erkennen

Die Vorteile beginnen bei der Erhöhung der Arbeitsproduktivität, gehen über die Autonomie der Beschäftigten bis hin zur Steigerung der Arbeitsqualität. Denn eine der stärksten Anforderungen der Digitalisierung ist Schnelligkeit. Schnelligkeit in der Bearbeitung von Dokumenten, in der Entscheidung von Sachverhalten, in der Durchsuchung von Archiven, beispielsweise bei Audits.

Setzt ein Unternehmen jedoch überwiegend auf manuelle Prozesse, so kann es häufig zu Fehlern kommen. Unkonzentriertheit, Unwissenheit oder schlicht der Mangel an Zeit führen schnell dazu, dass Mitarbeiter nicht mehr korrekt arbeiten. Je öfter das passiert, desto negativer wirkt sich das am Ende auf das gesamte Unternehmen aus. Ein Zustand, den niemand gerne haben möchte.

Durch die Rechnungsdigitalisierung wird sichergestellt, dass Rechnungen automatisch an die richtigen Stellen übermittelt werden. Das vermeidet auch, dass die Bezahlung von Rechnungen dadurch verzögert wird, dass diese nicht zum richtigen Mitarbeiter weitergeleitet wurden.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann hier Abhilfe schaffen. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Fehler zu minimieren sowie regelmäßig wiederkehrende Abläufe zu standardisieren und zu automatisieren. Das macht ganze Abteilungen effizienter und verschafft Unternehmen echte Wettbewerbsvorteile.

Rechnungswesen digitalisieren – so profitieren Sie am meisten

Hat sich ein Unternehmen dazu entschieden, die Buchhaltung zu digitalisieren, geht es zunächst um die Frage, welche Prozesse sich besonders gut digitalisieren und automatisieren lassen. Dabei gibt es in erster Linie vier Bereiche, die von einer digitalen Transformation und in Zusammenhang damit von einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) profitieren:

1. Der Rechnungseingang

2. Die Weiterleitung von Rechnungen inklusive Freigabeprozess

Hat das DMS alle Daten einer Rechnung erfasst, sorgt es für ihre reibungslose Weiterleitung zum zuständigen Mitarbeiter. Dieser bekommt alle relevanten Informationen übermittelt und kann sie mit wenigen Klicks kommentieren. Anmerkungen und Notizen lassen sich dabei durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell weiterleiten. Sind die Daten vollständig, gelangen sie automatisch zur Buchhaltungsabteilung. Für die Digitalisierung im Rechnungswesen ist das ein entscheidender Pluspunkt.

3. Die Rechnungsstellung

Die Digitalisierung im Rechnungswesen betrifft nicht allein die Bearbeitung von Zahlungsforderungen, die von außen eintreffen. Auch das Stellen und Versenden von Rechnungen erfährt durch digitale Prozesse eine massive Erleichterung. Mittels automatisierter Abläufe lassen sich Rechnungen schneller aufsetzen und direkt an den Empfänger versenden. Je schneller eine Zahlungsforderung gestellt ist, umso eher wird die Rechnung gezahlt. Das verbessert am Ende die Liquidität des Unternehmens. Hinzu kommt, dass die Digitalisierung im Rechnungswesen für transparente Zahlungsprozesse sorgt. So hat das Management eine bessere Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung, kann bei Verzögerungen direkt eingreifen und finanzielle Verluste so schon im Vorfeld vermeiden.

4. Die Archivierung

Keine Frage, wer im Archiv stundenlang nach einem bestimmten Dokument suchen muss, macht alles andere als seine Arbeitszeit sinnvoll einzusetzen. Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann das ändern. Denn bereits bei Rechnungseingang bereitet ein digitales DMS die Bearbeitung, Indexierung und korrekte Archivierung der Dokumente vor. Darüber hinaus unterstützt ein intelligentes DMS dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrolliert es alle Pflichtangaben, sorgt für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und meldet Rechnungen, die sich nicht buchen lassen. Eine zusätzliche automatische Protokollierung aller Aktivitäten hilft zudem bei der Einhaltung der Compliance. Und: Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen.

Fazit

Immer mehr Unternehmen setzen verständlicherweise darauf, die Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen zu digitalisieren und zu automatisieren. Neben einer steigenden Anzahl von Betrieben, die ihre Prozesse in diesem Bereich mit moderner IT-Technologie verbessern, setzen Firmen auch zunehmend auf künstliche Intelligenz und Cloud-Lösungen. Wer bereits KI einsetzt, nutzt diesen Vorsprung in immer mehr Abteilungen – nicht zuletzt auch im Finanz- und Rechnungswesen. Im Rahmen eines individuellen Digitalisierungsplans können die Verantwortlichen festlegen, mit welchen Schritten und Budgets eine Digitalisierungsstrategie optimal umgesetzt werden kann. Dabei spielt die Homogenisierung der IT-Infrastruktur und der Prozesse eine wichtige Rolle. Zuverlässige Anbieter der erforderlichen technischen Lösungen helfen als Partner dabei, die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen voranzutreiben sowie die richtigen Systeme rasch und gewinnbringend in Unternehmen zu implementieren.

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Wie digitale Rechnungen Ihren Arbeitsalltag erleichtern

admin — Thu, 05 Mar 2020 21:54:24 +0000

Jahr für Jahr werden in Deutschland rund 30 Milliarden Rechnungen auf dem Postweg verschickt. Die Folge: ein enormer Verbrauch von Ressourcen, die an anderer Stelle deutlich sinnvoller zum Einsatz kommen würden. Welches Einsparungspotenzial digitale Rechnungen bieten und wie sie Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was sind digitale Rechnungen?

Digitale Rechnungen sind Rechnungen, die auf elektronischem Weg erstellt, übermittelt und empfangen werden. Sowohl hinsichtlich des Formats als auch bezüglich des Weges, auf dem sie übermittelt werden, haben Unternehmen die freie Wahl. Wichtig ist nur, dass der Empfänger der digitalen Rechnung zustimmt und dass die gesetzlichen Bestimmungen – die wir in diesem Beitrag noch genauer beleuchten – eingehalten werden.

Schnell und unkompliziert: Digitale Rechnungen und ihre Vorteile

Auf das Einsparungspotenzial digitaler Rechnungen angesprochen, denken viele Unternehmer zunächst an Ressourcen wie Papier und Porto. Damit haben sie Recht – doch der Nutzen, den Unternehmen aus digitalen Rechnungen ziehen können, geht noch viel weiter. Hier einige der wesentlichen Vorteile einer digitalen Rechnung im Überblick:

Schnellere Verarbeitung

Digitale Rechnungen garantieren effiziente Bearbeitungsprozesse. Im Schnitt dauert die Bearbeitung einer Papierrechnung 27 Minuten – setzen Unternehmen hingegen auf die digitale Variante mit (teil-)automatisierten Prozessabschnitten, sind es durchschnittlich nur noch fünf Minuten.

Geringere Kosten

Seien es Druck-, Versand-, Arbeits-, Material- oder Archivierungskosten: Experten gehen davon aus, dass die deutsche Wirtschaft durch eine effektivere Handhabung von Rechnungen 500 Milliarden Euro sparen könnte.

Bereits eine einzige digitale Rechnung macht einen enormen Unterschied: Laut einer Studie der Deutschen Bank zum Thema E-Rechnung können Unternehmen beim elektronischen Rechnungsempfang durchschnittlich 10,90 Euro pro Rechnung einsparen. Und eine Rechnung auf diesem Weg zu versenden, ist im Schnitt 6,40 Euro günstiger als der Versand auf Papier.

Weniger Fehler

Setzen Unternehmen auf digitale Rechnungen, können die einzelnen Arbeitsprozesse deutlich besser gesteuert und kontrolliert werden. Außerdem werden menschliche Fehler mit Hilfe automatisierter Arbeitsschritte wesentlich reduziert.

Schnellere Bezahlung

Eine Eingangsrechnung, die auf digitalem Weg eingeht, wird in der Regel auch schneller bezahlt. Das gilt insbesondere dann, wenn der Rechnungsempfänger in der Lage ist, die Rechnungen elektronisch zu bearbeiten und zu archivieren. Das funktioniert ganz einfach: Die Rechnungsdaten werden in dem entsprechenden ERP-System des Empfängers überprüft und im Anschluss automatisch freigegeben. Je mehr Prozesse rund um die Rechnungsbearbeitung automatisiert sind, desto besser können die Vorteile von elektronischen Rechnungen ausgeschöpft werden.

Rechtliche Grundlagen

Seit dem Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 dürfen Unternehmen ihre Rechnungen ohne digitale Signatur per E-Mail versenden. Damit entfällt eine hohe bürokratische Hürde, doch noch immer gibt es zahlreiche gesetzliche Vorgaben, die in jedem Fall beachtet werden müssen. Aus diesem Grund hat der Bitkom e.V. zehn Merksätze zu den wichtigsten Regelungen und Fragestellungen veröffentlicht. Im Folgenden eine kurze Zusammenfassung, die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, sondern lediglich auf einige Bestandteile der Bitkom-Merksätze hinweist.

Empfänger digitaler Rechnungen müssen dem Verfahren zustimmen.
Diese Zustimmung kann allerdings völlig unbürokratisch erfolgen. Es reicht, die digitale Rechnung zu akzeptieren und das Verfahren damit stillschweigend zu billigen.
Hinsichtlich Format und Übermittlungsweg gelten bei digitalen Rechnungen die Grundsätze Technologieneutralität und Wahlfreiheit.
Für jede Rechnung sind die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten.
Wenn auch nicht mehr notwendig, sind die bisherigen technischen Verfahren auf Basis der qualifizierten elektronischen Signatur und des EDI-Verfahrens weiterhin als Alternative zulässig.
Jede Rechnung muss lesbar sein. Und zwar über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg. Diese Voraussetzung gilt als gegeben, wenn die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben für das menschliche Auge deutlich erkennbar dargestellt sind.
Digitale Rechnungen müssen – wie alle anderen Rechnungen auch – die in § 14 Abs. 4, 14a UStG genannten Pflichtangaben enthalten.
Für alle Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren. (Worauf dabei zu achten ist, erfahren Sie in unserem kostenlosen PDF, das Sie sich hier herunterladen können.)
Papierrechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert aufbewahrt werden. Das Verfahren muss allerdings den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bzw. den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen.
Für alle Geschäftsprozesse wird eine Verfahrensdokumentation gefordert. In diesem Zusammenhang ist ratsam, nicht nur die Kontrollverfahren nachweisen zu können, sondern auch die Tatsache, dass die einzelnen Rechnungen dieses Verfahren tatsächlich durchlaufen haben.
Unternehmen können im Rahmen einer unangekündigten Umsatzsteuer-Nachschau dazu aufgefordert werden, den Zugriff auf elektronisch gespeicherte Dokumente und Daten zu gewähren. In diesem Fall müssen Sie in der Lage sein, dieser Aufforderung unverzüglich nachzukommen.

Digitale Rechnungen: Die Archivierung wird zum Kinderspiel

Bevor Sie sich an den Versand digitaler Rechnungen machen, sollten Sie sich genau überlegen, wie Sie diese Rechnungen archivieren möchten. Im Idealfall greifen Sie auf einen ähnlichen Workflow zurück wie bereits bei Ihren Papierrechnungen – nur, dass Sie eben anstelle dicker Aktenordner ein elektronisches Archiv nutzen. Und das ist laut Gesetz Pflicht. Denn die ausschließliche Archivierung in Papierform reicht nicht mehr aus; die Ablage in einem Dokumentenmanagement-System dagegen schon. Der dadurch entstehende Effizienzgewinn ist enorm: Die archivierten Rechnungen stehen jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung und können zur Weiterbearbeitung in digitale Workflows eingebunden werden. Dadurch wird viel Zeit eingespart und Fehler werden vermieden.

Sie möchten mehr darüber erfahren, worauf bei der Archivierung einer digitalen Rechnung zu achten ist? Dann holen Sie sich unser kostenfreies PDF „Tipps für die Archivierung digitaler Rechnungen“, in dem wir die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst haben.

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