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Vier Gründe, weshalb Sie Ihr Dokumentenmanagement umstellen sollten

Marketing — Fri, 25 Mar 2022 10:37:53 +0000

Der Toner ist leer, das Papier ist ausgegangen, und die Kollegen springen vor Frust im Dreieck. Vermutlich kennen Sie solche Szenen, die in vielen Unternehmen zum Alltag gehören. Und wenn dann auch noch wichtige Akten verschwunden sind, fragt sich so mancher Mitarbeiter, was er eigentlich verbrochen hat, dass er seine wertvolle Arbeitszeit mit derartigen Banalitäten verschwenden muss.

Keine Frage, ein veraltetes Dokumentenmanagement ist ärgerlich – doch das ist nur die Spitze des Eisbergs. Welche stichhaltigen Gründe es sonst noch für eine Umstellung gibt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

1) Zeit ist Geld

Seien es elektronische Daten oder handschriftliche Notizen, die nicht dort abgelegt sind, wo sie sein sollten: Die Suche nach Informationen bereitet vielen Unternehmensmitarbeitern enormes Kopfzerbrechen. In der IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2016″ haben 42 Prozent der Befragten angegeben, dass ihr Arbeitsalltag dadurch beeinträchtigt wird – und das trotz der vielfältigen technischen Möglichkeiten, die heute theoretisch schnell Abhilfe schaffen könnten.

Theoretisch – das ist das Schlüsselwort, denn in etlichen Unternehmen ist der technische Fortschritt noch längst nicht im gewünschten Maß angekommen. „Irgendwie wird es schon auch ohne ein professionelles Dokumentenmanagement gehen“, denken sich die zuständigen Führungskräfte und merken gar nicht, wie sie sehr sie ihrem Unternehmen damit schaden.

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie viel Zeit dadurch verloren geht, dass Ihre Mitarbeiter sich erst durch irrelevante Datenmengen wühlen müssen, bevor sie an die gewünschten Dokumente kommen? Es sind durchschnittlich 30 bis 40 Prozent des Arbeitstages, und der daraus resultierende Produktivitätsverlust ist enorm. Ebenso zeitintensiv: das Kopieren und Abheften von Dokumenten, die entweder für den eigenen Gebrauch benötigt werden oder im Anschluss von einer dritten Person weiterverarbeitet werden müssen. Insbesondere Letzteres führt in vielen Unternehmen zu Chaos, denn je mehr Personen in die Bearbeitung eines Dokuments involviert sind, desto größer ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass sich der Prozess unnötig verzögert – entweder, weil sich die beteiligten Mitarbeiter nicht zeitnah erreichen können oder, weil menschliche Nachlässigkeiten dazu führen, dass wesentliche Informationen bei der Übermittlung vergessen werden.

Häufiger als viele Führungskräfte denken, gehen Dokumente sogar ganz verloren. Laut IDC ist das in großen Unternehmen etwa alle zwölf Sekunden der Fall. Die Folge: frustrierte Teammitglieder, unnötige Mehrarbeit und hohe Folgekosten.

Möchten Sie all diese potenziellen Nachteile vermeiden, ist ein professionelles und zentralisiertes Dokumentenmanagementsystem der einzig logische Weg! Mit seiner Hilfe können Dokumente nicht nur innerhalb weniger Sekunden archiviert und wieder gefunden werden, sondern es ermöglicht es Ihnen auch, wichtige Arbeitsschritte automatisiert abzuwickeln. Falsche Ablagen oder Verzögerungen bei der Weiterleitung gehören damit der Vergangenheit an. Stattdessen garantieren digitale Workflows, dass Genehmigungsprozesse nachweislich eingehalten werden und dass Ihre Mitarbeiter jederzeit mobil auf die benötigten Dokumente zugreifen können. All das spart nicht nur Nerven, sondern vor allem auch jede Menge Geld.

2) Haben Sie die Folgekosten im Blick?

Wie kostenintensiv ein veraltetes papierbasiertes Dokumentenmanagement ist, können Sie sich leicht ausrechnen. Zwar ist ein Stapel Papier nicht teuer und auch eine einzelne Druckerpatrone fällt kaum ins Gewicht, doch in der Summe ergeben sich hohe Ausgaben, die an anderer Stelle deutlich besser investiert wären. Beginnen wir bei den offensichtlichsten Posten: Seien es Stifte, Papier, Toner oder Aktenordner – ein papierbasiertes Dokumentenmanagement erzeugt Kosten, die sich mit moderner Technik leicht einsparen lassen.

Auch die Gebühren für eine häufige Wartung von Druckern und Kopierern sowie die Ausgaben für eine sichere und unkomplizierte Verwahrung wichtiger Dokumente fallen ins Gewicht. Insbesondere letztere ist übrigens gar nicht so einfach zu bewerkstelligen, denn zum einen benötigen Aktenordner jede Menge Platz und zum anderen passiert es leicht, dass Dokumente nicht dort abgelegt werden, wo sie sein sollten. Und damit schließt sich der Kreis: Die lästige Suche nach Informationen verursacht Produktivitätseinbußen, die schnell teuer werden können. Alles zusammengerechnet betragen die Folgekosten, die ein falsch abgelegtes Dokument mit sich bringt, im Schnitt 100 Euro. Geht ein Dokument verloren, gehen Experten sogar von einem Betrag zwischen 280 und 560 Euro aus. Von möglichen Mahngebühren für verspätete Zahlungen oder Strafen für Verstöße gegen den Datenschutz ganz zu schweigen.

Möchten Sie dieses Risiko wirklich eingehen? Falls nein, ist ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem der bessere Weg. Es garantiert Ihnen nicht nur eine hohe Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit durch effizientere Prozesse, sondern es kann auch Ihre Bürokosten um bis zu 50 Prozent reduzieren.

3) Datenschutz ist Chefsache

Wer hat wann und in welchem Ausmaß Zugriff auf vertrauliche Dokumente? In einer Zeit, in der die zu bewältigenden Datenmengen stetig zunehmen, ist diese Frage wichtiger denn je, und wer sich darauf verlässt, dass der Schlüssel zum Aktenschrank schon nicht verschwinden wird, handelt grob fahrlässig. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!

Wollen Sie rechtlich in jeder Situation auf der sicheren Seite sein, sind Sie mit einem professionellen elektronischen Dokumentenmanagement am besten beraten, denn es gibt Ihnen die Möglichkeit, ganz genau zu definieren, welchen Mitarbeitern Sie welche Rechte einräumen wollen.

Zudem können Sie mit Hilfe moderner Technik sicherstellen, dass wichtige Dokumente Ihr Unternehmen nicht verlassen. Vertrauliche Informationen ausdrucken oder auf elektronischem Weg weiterleiten? Fehlanzeige! Außer natürlich, Sie haben es ausdrücklich erlaubt.

Außerdem lässt sich genau festlegen, in welcher Form und wie lange Dokumente gespeichert werden dürfen, ob Sie auf mobilen Geräten bearbeitet werden können und wer welche Änderungen vornehmen darf. Komfortabler kann Datensicherheit kaum sein.

Denken Sie immer daran: Die Strafen für mangelhaften Datenschutz sind hoch, und der Reputationsverlust, den bereits ein einziger leichtfertiger Fehler zur Folge haben kann, hat schon so manches Unternehmen in Existenznöte gebracht. Nehmen Sie den Datenschutz deshalb nicht auf die leichte Schulter, sondern nutzen Sie die Sicherheitsstandards, die Ihnen ein elektronisches Dokumentenmanagement bietet.

4) Können Sie Rechenschaft ablegen?

Klopft die Aufsichtsbehörde an die Tür, wird es ernst: Jedes Unternehmen muss auf Nachfrage in der Lage sein, Rechenschaft über seine Tätigkeit abzulegen. Verwaltet ein Unternehmen wichtige Dokumente in Papierform kann es schnell schwierig werden, den Compliance-Anforderungen gerecht zu werden. Setzen Sie hingegen auf ein elektronisches Dokumentenmanagement, wird das Zusammenstellen der notwendigen Informationen zum Kinderspiel und Sie können sich innerhalb kürzester Zeit wieder Ihrem Kerngeschäft widmen.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie von einem qualitativ hochwertigen und effizienten elektronischen Dokumentenmanagement profitieren können? Dann holen Sie sich unser kostenfreies eBook „7,5 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Dokumenten-Management umstellen sollten“!

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Großer Mehrwert durch ECM-Integration

admin — Sat, 14 Aug 2021 20:54:23 +0000

Sobald Dokumente manuell gesucht oder abgelegt werden, geht Zeit verloren oder Fehler treten auf. Das passiert auch beim digitalen Dokumenten-Management. Tippfehler im Dateinamen oder das Speichern des Dokuments an einem falschen Ort kann die Suche erschweren, sobald das Dokument erneut benötigt wird. Wie lässt sich das verhindern?

Ein durchdachter Ansatz bei der Integration des digitalen Enterprise Content Management (ECM) in die vorhandene IT-Landschaft des Unternehmens eliminiert viele potentielle Fehlerquellen und verkürzt somit die Suchzeiten nachhaltig. Dabei bringt die Integration der ECM-Lösung in die folgenden drei Anwendungssysteme die größten Vorteile für das Unternehmen:

1. Die Integration in das kaufmännische System: Die nahtlose Verbindung von ECM- und ERP-System eröffnet viele neue Wege zur Beschleunigung und Verbesserung der Buchhaltungsprozesse, weil über das ERP-System alle Informationen fließen, die an die Buchhaltung gehen beziehungsweise aus ihr stammen.

In der Debitorenbuchhaltung beispielsweise müssen keine Rechnungen mehr ausgedruckt und dennoch digitalisiert gespeichert werden. Stattdessen werden die Rechnungen virtuell in das ECM-System gedruckt, das es dann in der vom Kunden bevorzugten Weise – als PDF per E-Mail, als Fax oder als Brief – verschickt und automatisch eine Kopie für die firmeneigenen Unterlagen archiviert. Dies spart zum Beispiel viel Zeit bei Inkasso-Anrufen, da dann bei der Diskussion mit Spätzahlern alle relevanten Informationen auf Knopfdruck verfügbar sind: Die Rechnung, der Liefernachweis, die originale Bestellung und das erste Angebot. Weil außerdem die Fehler seltener werden, verkürzt diese Integration die Zahlungsdauer und verbessert den Cashflow.

Die Kreditorenbuchhaltung kann die Information dank dieser ECM-Integration einfacher in das ERP-System übertragen. Schon bei der Bearbeitung von Rechnungen und deren Genehmigung werden viele Daten erfasst, wie etwa der Firmenname des Lieferanten, seine Adresse oder der Rechnungsbetrag. Sind die Systeme nicht integriert, werden diese Daten normalerweise noch einmal in das ERP-System eingetippt. Erfolgt das automatisch, wird Zeit gespart und die Genauigkeit verbessert, weil Tippfehler ausgeschlossen sind und keine Eingaben vergessen werden.

2. Integration in das Customer Relationship Management: Digitale Brücken zwischen CRM- und ECM-System sorgen für Effizienz bei der Ablage von und Suche nach Dokumenten des Kunden wie Schriftwechsel, E-Mails, Bestellungen oder Reklamationen. Umgekehrt kann auch die eigene Korrespondenz mit dem Kunden verbessert werden, beispielsweise durch Vorlagen und Musterbriefe im ECM-System. Die CRM-Software ruft dann zum Beispiel ein Word-Dokument aus dem ECM-System auf, dessen Variablen wie Kundenname oder Adresse automatisch aus der Kundendatenbank ergänzt werden. Ist der Brief fertiggestellt, wird er vom ECM-System automatisch entweder per E-Mail verschickt oder ausgedruckt und auf dem Postweg versendet – je nachdem, wie der Kunde es wünscht. Außerdem wird automatisch eine Briefkopie archiviert. Erfolgt der Ablauf manuell, gibt es viele Fehlerquellen beim Verschicken und Archivieren. Das ECM-System schließt Tippfehler beim Dateinamen aus. Falls mehrere Kopien des Briefes abgelegt werden sollen, sorgt das ECM-System auch automatisch dafür, dass diese Kopien auch wirklich erstellt und an den richtigen Stellen archiviert werden.

Dank ECM-Integration erfolgt die gesamte Archivierung und Verschlagwortung automatisch im Hintergrund. Das heißt: Es gibt auch keinen Ermessensspielraum bei der Eingabe der Metadaten mehr; vielmehr werden alle Metadaten vollständig und fehlerfrei angelegt, für Rechnungen beispielsweise Firmenname und Rechnungsnummer. Auf diese Weise sind die Metadaten des digitalen Archivs immer vollständig, korrekt und aktuell, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.

3. Integration mit dem E-Mail-System: Kommt im Unternehmen Microsoft Exchange oder Outlook zum Einsatz, ist der E-Mail-Ordner eines jeden Mitarbeiters ein regelrechtes „Informationssilo“. Denn Informationen darin lassen sich nicht gemeinsam nutzen – außer sie werden weitergeleitet und damit auch vervielfacht.

Stattdessen können aber E-Mails, die für das Unternehmen relevant sind, auch in einem zentralen Dokumenten-Pool verwaltet werden, in dem sie dann allgemein zugänglich sind. Die Integration von ECM- und E-Mail-System erlaubt den Usern die selektive Archivierung ein- und ausgehender E-Mails in dieses zentrale Archiv. Dazu überwacht das ECM-System einen besonderen Archiv-Ordner in der Inbox des E-Mail-Clients, in den der User dann einfach die aufbewahrenswerten oder allgemein relevanten E-Mails zieht. Dieser Archiv-Ordner wird vom ECM-System verwaltet, das alle E-Mails darin automatisch zentral archiviert und auch mit Schlagworten versieht, über die diese E-Mails direkt wiedergefunden werden können. Von Vorteil ist auch, dass die E-Mails mit zusammengehörigen Dokumenten abgelegt werden können.

Für E-Mails an Kunden bietet die ECM-Integration im E-Mail-Client die Zusatzfunktion „Senden und Archivieren”. Klickt der User diese Funktion an, wird die E-Mail nicht nur an den Kunden verschickt, sondern gleichzeitig auch im ECM-System archiviert, wo dann auch Kollegen – abhängig von ihrer Berechtigung – Zugriff darauf haben.

Aus diesen Gründen ist ECM auch viel mehr als nur eine zentrale Ablage für alle wichtigen Dokumente und Geschäftsinformationen. Es wird zu einem vielseitigen Werkzeug für die effiziente Erfassung, Abfrage und gemeinsame Benutzung der Informationen. Die Integration der bereits vorhandenen IT-Systeme – insbesondere ERP, CRM und E-Mail – verspricht dann vielfältige Vorteile für das gesamte Unternehmen – in Form von Zeit- und Kosteneinsparungen sowie einer deutlichen Verbesserung der Informationsqualität.

Soll elektronisches Dokumenten-Management Ihr Unternehmen nachhaltig verbessern? Unser Ratgeber „In fünf Schritten – So führen Sie Dokumenten-Management erfolgreich ein“ unterstützt Sie von der Bestandsaufnahme über die Planung bis hin zur Implementierung.

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Optimieren Sie Ihren digitalen Workflow

admin — Sat, 12 Jun 2021 20:54:23 +0000

Die Verwaltung digitaler Workflows stellt viele Unternehmen vor Schwierigkeiten. Während Dokumente und Daten an verschiedene Stellen geleitet werden, können Informationen verloren gehen. Eine fehlende Struktur hat oftmals überflüssige Schritte zur Folge, die die Produktivität des Unternehmens beeinträchtigen. Wie stellen Sie sicher, dass in Ihrem Unternehmen die richtigen Dokumente die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit erreichen? Und das möglichst schnell?

Tipps, um Ihren digitalen Workflow zu verbessern:

1) Durchdenken und dokumentieren Sie Ihren aktuellen Workflow-Prozess: Um Ihren digitalen Workflow zu verbessern, benötigen Sie zunächst einen Einblick in das, was Ihre Mitarbeiter tun und wie sie es tun.

2) Holen Sie Feedback von Benutzern ein: Befragen und beobachten Sie Personen, die die Prozesse anwenden, die Sie verbessern möchten. Anschließend können Sie ein zentrales Dokumenten-Repository und andere Elemente entwickeln, die einen besseren Workflow-Prozess unterstützen.

3) Optimieren Sie Ihre Prozesse Schritt für Schritt: Schrittweise Prozessverbesserungen sind der Schlüssel zu bleibender Veränderung. Konzentrieren Sie sich also darauf, kleinere Prozesse zu verbessern. Sie müssen nicht mit dem absolut besten digitalen Workflow beginnen, der jedes Problem löst.

4) Machen Sie digitale Workflows flexibel und anpassbar: Häufig werden Workflows von einem Administrator festgelegt und konfiguriert. Das bedeutet allerdings, dass Benutzer jedes Mal den Administrator kontaktieren müssen, wenn sie den Workflow ändern möchten. Ein gutes System lässt zu, dass Benutzer selbst Anpassungen vornehmen können, ohne die IT-Abteilung auf den Plan rufen zu müssen.

Was Sie vermeiden sollten:

1) Gestalten Sie Workflows nicht unnötig komplex: Viele Workflow-Systeme sind äußerst komplex und müssen von vielen Personen konzipiert werden. Die Workflows selbst sollten jedoch so einfach wie möglich gehalten werden.

2) Machen Sie nicht alles alleine: Wenn Sie ein neues System für digitale Workflows implementieren, nehmen Sie professionelle Unterstützung in Anspruch.

3) Unterschätzen Sie nicht die Auswirkungen digitaler Workflows: Wenn Sie sich genügend Zeit nehmen, einen Prozess zu automatisieren und zu optimieren, können Sie sich besser auf seinen Inhalt konzentrieren. Mit anderen Worten: Je mehr Sie im Hintergrund automatisieren, desto mehr Zeit und Energie haben Ihre Mitarbeiter, um sich auf umsatzsteigernde Aufgaben zu konzentrieren.

Viele Unternehmen machen es sich einfach und ignorieren die Opportunitätskosten. Nichtstun kann sie jeden Tag Geld kosten, auch wenn diese Kosten nicht immer offensichtlich sind.

Die Optimierung digitaler Workflows ist eine Investition, die sich mehrfach auszahlt – sowohl durch erhöhte Produktivität als auch durch weniger Frust unter Ihren Angestellten. Die Laune steigt, wenn sie mit einem intuitiv zu bedienenden System arbeiten.

Möchten Sie mehr über die Verbesserung Ihrer Prozesseffizienz erfahren? Nehmen Sie noch heute Kontakt mit Datenträger auf für eine kostenlose Beratung und umfassende Kosten-Nutzen-Analyse

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Dokumentenmanagement-System kontra Kostenfresser

admin — Sat, 27 Feb 2021 21:54:23 +0000

Noch immer prägen Papierberge die Schreibtische vieler Büros – und Regalreihen voller Aktenordner sind dort nach wie vor grauer Arbeitsalltag. Deshalb werden typische Büroarbeiten wie die Ablage und das Auffinden von Dokumenten oft zum Zeit- und Kostenfresser. In diesem Beitrag finden Sie wichtige Tipps aus der Praxis für mehr Effizienz in der Dokumenten-Verwaltung.

Das Problem mit den Kostenfressern kann ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) schnell lösen. Es automatisiert viele Arbeitsschritte in den Geschäftsprozessen, andere kann es mit Hilfe vordefinierter Workflows IT-gestützt in wenigen Schritten digital abwickeln. Dank der Suchfunktion sind alle Dokumente in wenigen Sekunden auffindbar, das aufwendige Durchsuchen von Ordnern entfällt.

Experten schätzen, dass ein Dokumentenmanagement bis zu 50 Prozent der Bürokosten und 30 bis 40 Prozent der Arbeitszeit bei der Verwaltung der Informationen sparen kann, die zuvor in Dokumentensilos wie Aktenschränken und E-Mail-Konten verborgen waren. Der Grund ist einfach: Das DMS sortiert die Dokumente automatisch nach individuellen Kriterien des Mitarbeiters und gemäß der Vorgaben des Unternehmens; falsche Ablagen gehören der Vergangenheit an. Eine optische Zeichenerkennung automatisiert die Archivierung und Verschlagwortung der Dokumente zusätzlich.

Digitalisierung von Papierdokumenten

Heutzutage erstellen Scanner digitale Versionen von Papierdokumenten in einem Takt von 30 bis 60 Seiten pro Minute. Die Digitalisierung spart dann die Kosten für Material, Versand und Porto für Papierdokumente – und reduziert die Anschaffung und Wartung vieler Drucker und Kopierer.

Ein gutes Dokumentenmanagement-System ist mit umfassenden Funktionen ausgestattet. Es kann Papierdokumente nicht nur einscannen und verwalten, sondern organisiert auch andere digitale Dateien, wie etwa E-Mails und Microsoft Office-Dokumente.

Dokumentenmanagement-Systeme sparen viel Zeit

Wenn das digitale Dokumenten-Management den Mitarbeitern jeweils 30 bis 60 Minuten Arbeitszeit am Tag erspart, kann diese Zeit sinnvoll anderweitig genutzt werden – etwa zur Anbahnung neuer Geschäfte oder zur Verbesserung der Servicequalität.

Auch an anderer Stelle spart eine DMS Software viel Zeit, denn alle Dokumente werden zentral elektronisch gespeichert. So sind sie für jedermann einfach und schnell auffindbar. Zumal die Suchfunktion des Dokumentenmanagement-Systems sowohl die Metadaten als auch den Inhalt der Dokumente nutzt.

Egal ob Mailanhänge oder Rechnungsscans – ein gutes DMS übernimmt Dokumente aus allen gängigen Quellen und Anwendungen und stellt diese übersichtlich dar. Seine Benutzeroberfläche ist dabei reduziert – aber intuitiv und mächtig, sie lässt sich auch auf Tablets und Smartphones leicht bedienen.

Sorgfältige Installation des Dokumentenmanagement-Systems

Wichtig ist die sorgfältige Installation und Inbetriebnahme des DMS, so dass die Sicherheit und Vertraulichkeit aller Dokumente jederzeit gewährleistet bleibt. Durch die richtige Vergabe von Rollen und Rechten kann garantiert werden, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Dokumente erhalten. Durch eine Versionierung bleiben Änderungen der Dokumente jederzeit rechtssicher im Blick – und können bei Bedarf nachvollzogen oder auch wieder rückgängig gemacht werden. Doppelte Bearbeitung lässt sich einfach vermeiden. Eingangsstempel und Anmerkungen können automatisch gesetzt werden.

Damit die papierlosen Prozesse reibungslos funktionieren, ist eine gründliche Planung entsprechender „Workflows“ und etwaiger Erweiterungen der DMS-Funktionen notwendig – eventuell auch die Implementierung individueller Anpassungen. Die Abbildung dokumentenintensiver Prozesse wie Posteingang, Rechnungsprüfung oder Vertragsmanagement ist dann in einem guten DMS vordefiniert oder über Add-ons realisierbar; externe Schnittstellen erlauben außerdem die Automatisierung weiterer Geschäftsprozesse. Beispielsweise lässt sich die Buchhaltungssoftware um eine Schaltfläche erweitern, über die man Zugriff auf alle Buchhaltungsdokumente erhält, die einen Bezug zum Inhalt des aktuellen Bildschirms aufweisen.

Das Dokumentenmanagement-System und digitale Workflows

Weiterer Vorteil: Ein digitaler Workflow erfordert keine umfangreiche Schulung. Tatsächlich ähnelt er meistens dem bisherigen Papiersystem, so dass er intuitiv und einfach zu nutzen ist. Wird zum Beispiel ein digitales Dokument elektronisch gestempelt, sieht das genauso aus, als wäre ein klassischer Papierstempel benutzt worden. Der digitale Workflow leitet das Dokument aber automatisch an die nächste Person im Workflow weiter, so dass es nicht in einem Postkorb für Papierdokumente liegen bleibt.

Auch wenn ein Dokumentenmanagement-System an vielen Stellen im Unternehmen Zeit spart und direkte Kosten senkt, spiegelt das den Gesamtvorteil für das Unternehmen nur sehr unvollständig wider. Wichtiger als die Kostenperspektive ist der Blick auf den Mehrwert, den ein DMS liefert – etwa durch die Neugestaltung von Geschäftsprozessen oder den Gewinn an Zeit und Qualität beim Dokumenten-Management. Denn der größte Mehrwert digitaler Dokumentenmanagement-Systeme sind die Einsparungen indirekter und versteckter Kosten durch verbesserte Qualität, Effizienz und Produktivität.

Fünf überflüssige Kostenfresser in Unternehmen – und wie sie mit einem Dokumentenmanagement-System beseitigt werden

Beispielsweise wächst dank DMS die Kundenzufriedenheit durch die schnellere und genauere Information bei Anfragen oder Reklamationen. Das ist zwar eine gute Sache, aber kein Investitionsziel. Ein solches Ziel wäre zum Beispiel, dass zufriedenere Kunden mehr kaufen. Doch lässt sich die größere Kundenzufriedenheit in einen Geldwert umrechnen? Was bedeutet die wachsende Kundenbindung letztlich für die Bilanz? Würde der bessere Kundendienst den Umsatz um fünf oder zehn Prozent steigern, brächte der DMS-Einsatz dem Unternehmen monatlich zigtausend Euro zusätzlichen Gewinn statt nur einige hundert Euro direkte Einsparungen.

In der Praxis bringt die Ausschaltung von fünf versteckten Kostenfressern beim Dokumentenmanagement den Unternehmen die größten Vorteile. Möglich machen das folgende Funktionen des Dokumentenmanagement-Systems:

Mobiler Informationszugriff: Die geschäftlichen Dokumente warten nicht länger in Büro und Archiv auf ihren Nutzer. Der Zugriff darauf an jedem Ort und zu jeder Zeit mit beliebigen Endgeräten macht die Mitarbeiter nicht nur viel produktiver, sondern verbessert zudem die Qualität der Entscheidungsprozesse nachhaltig. Die gesparte Zeit kann beispielsweise in die Stärkung der Kundenbindung sein oder das Neukundengeschäft investiert werden.
Datenschutz: Kann das Unternehmen seinen Mitarbeitern für die Arbeit notwendige Informationen nicht schnell und sicher zur Verfügung stellen, riskiert es Nachteile im Wettbewerb. Die Verbesserung von Dokumentenablage, -zugriff und -sicherheit durch ein DMS vermindert dieses Risiko deutlich.
Einfacheres Dokumentenhandling: Sind dokumentenlastige Prozesse wie der Rechnungseingang noch auf Papier angewiesen, geht viel Arbeitszeit verloren. Ein gut gestaltetes DMS automatisiert hier viele Routineaufgaben.
Compliance: Papierdokumente machen es schwer, branchenspezifische und gesetzliche Vorschriften nachweislich einzuhalten. Auch die Vorbereitung auf Audits, beispielsweise für Controlling, Revision oder Qualitätsmanagement oder auch bei Betriebsprüfungen, gestaltet sich langwierig und arbeitsaufwändig.
Mit einem DMS sind die vom Auditor gewünschten Unterlagen rasch auffindbar – und können dann gezielt aufbereitet werden. Das Risiko einer Strafe wegen Compliance-Verstößen sinkt deutlich, weil alle vorgeschriebenen Dokumente archiviert und einfach zu finden sind.
Workflows: Die mit der Weiterleitung von Papierdokumenten im Unternehmen verschwendete Zeit verursacht immer noch einen Großteil der Prozesskosten. Nach dem Eingang einer Rechnung in der Buchhaltung kann es zwei bis drei Wochen dauern, bis diese geprüft und genehmigt ist; erst dann darf die Zahlung angewiesen werden, so dass Skonti verloren gehen und im Worst Case sogar Mahngebühren anfallen.
Der papierbasierte Rechnungseingang dauert vor allem wegen der Transport- und Wartezeiten so lange, die sich ein DMS mit Hilfe digitaler Workflows vermeiden oder zumindest drastisch verkürzen kann. Genehmigungsprozesse werden nachweislich eingehalten, bei Krankheit oder Urlaub automatisch Stellvertreter eingeschaltet – und auf Dienstreisen ist ein mobiler Zugriff auf die Dokumente und eine Genehmigung von unterwegs möglich.

Diese fünf DMS-Features schalten überflüssige Kostenfresser aus und bringen den größten Mehrwert für das Unternehmen. Sie verdeutlichen außerdem jedem an dem Projekt Beteiligten die Einsparpotentiale. Daher sollten sie auch die Basis für die Wirtschaftlichkeitsanalyse im Vorfeld des DMS-Projektes bilden. Die Herausforderung bei dieser Wirtschaftlichkeitsanalyse liegt darin, dass diese fünf Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems eher qualitativer Natur sind und für die Berechnung des ROI in quantitativ messbare Geldwerte umzurechnen sind.

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Wo Dokumenten-Management sich besonders lohnt

admin — Mon, 16 Nov 2020 21:54:23 +0000

Wer einmal investiert, um seine laufenden Kosten zu senken, profitiert von Tag zu Tag immer mehr – die Ersparnisse summieren sich. Egal, ob in die Isolierung eines Hauses oder in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) investiert wird – die Anschaffungskosten im ersten Jahr werden vermutlich weder durch die Ersparnisse bei den Heizkosten noch durch die Effizienzsteigerung in den Geschäftsprozessen wieder eingespielt – langfristig jedoch auf jeden Fall. Das Schöne daran: Ab diesem Zeitpunkt wirft die Investition jedes Jahr Zinsen ab.

Damit dieser Zeitpunkt nach der Investition in ein DMS eher früher als später kommt, lohnt sich ein genauerer Blick auf die vielen Prozesse des Tagesgeschäftes: Wo lässt sich die meiste Zeit oder Arbeit sparen? Diese Prozesse versprechen den besten Return on Investment (ROI).

Lohnende Einsatzfelder sind die klassische Dokumentenverarbeitung und Genehmigungsprozesse. Hier verspricht mehr Effizienz im Dokumenten-Management die größten Spareffekte. Die durch das DMS gesparten Kosten lassen sich beispielsweise mit Hilfe des ROI-Rechners sehr gut abschätzen.

Genehmigungsprozesse definieren den üblichen Arbeitsablauf zum Anlegen bestimmter Belege, zum Beispiel Bestellungen oder Rechnungen, wobei die Genehmigung einer Führungskraft oder eines Vorgesetzten erforderlich ist. Mit dem DMS-System lässt sich festlegen, welche Dokumente genehmigt werden müssen, welche Mitarbeiter Belege genehmigen dürfen und welche Dokumente Teil des Prozesses sind. All das erfolgt automatisch, so dass hier Fehler und Irrtümer ausgeschlossen sind.

Viel Zeit und somit Geld lassen sich in der Buchhaltungsabteilung einsparen. Angenommen, sie bearbeitet täglich hundert Rechnungen und braucht dabei pro Rechnung im Durchschnitt jeweils drei Minuten für das Aufbewahren in einer Papierablage. Außerdem werden jeden Tag etwa zehn alte Rechnungen zum Vergleich aus dieser Papierablage herausgesucht. Das dauert im Durchschnitt jeweils fünf Minuten, hängt aber sehr stark von Alter und Fundstelle des Dokumentes ab. Das heißt: Die Buchhaltung verbringt mindestens 5,8 Stunden mit Dokumenten-Management, 300 Minuten für die Rechnungsablage auf Papier und 50 Minuten für die Suche nach alten Rechnungen.

Ein gutes DMS verkürzt die Zeit für die Suche oder Ablage eines Dokumentes auf durchschnittlich 30 Sekunden. Das würde in unserem Beispiel jeden Monat über 98 Stunden Arbeitszeit sparen, die für wichtige Aufgaben wie Liquiditätsplanung oder Controlling frei würde.

Außerdem beschleunigt ein DMS die Reaktionszeiten der Buchhaltung bei Anfragen von Kunden oder Lieferanten. Denn ein gewisser Prozentsatz der Rechnungen, typischerweise fünf bis zehn Prozent, braucht eine „Sonderbehandlung“. Sei es, weil einem Lieferanten irrtümlich zu wenig bezahlt wurde oder weil ein Kunde auf seiner Rechnung den zugesagten Rabatt vermisst.

In einer Papierablage muss der Buchhalter bei jeder Reklamation erst einmal die Rechnung und zugehörige Dokumente wie Bestellungen oder Lieferscheine suchen. Dazu muss er vielleicht in einen Nachbarraum gehen, dort den richtigen Aktenordner finden und darin die Dokumente. Erst nach diesem zeitraubenden Abstecher kann er zurückrufen und die Sache klären, wobei er danach die Dokumente wieder einsortieren muss.

Wenn der Buchhalter Glück hat, dauert das 15 oder 20 Minuten. Mit einem DMS verkürzt sich dieser Vorgang auf Sekunden, so dass er Rückfragen oder Reklamationen direkt am Telefon klären kann. Das spart nicht nur Arbeitszeit, sondern verbessert auch das Image des Unternehmens.

Ein anderes lohnendes Einsatzfeld für Dokumenten-Management ist die Vorbereitung von Angeboten im Verkauf. Bis ein Geschäft zustande kommt, werden die Angebotsunterlagen oft mehrfach überarbeitet. Erfolgt das mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Word, muss der Verkäufer zunächst die aktuelle Version des Angebots finden. Dann würde er es editieren, unter einem neuen Namen abspeichern und dem Kunden zuschicken. Das ist zeitraubend für den Verkäufer und hält ihn von seiner eigentlichen Aufgabe ab.

Wenn ein Angebot drei bis fünf Versionen durchläuft und jede Änderung 15 Minuten dauert, summiert sich das schnell. Mit einem DMS lässt sich die richtige Version eines Angebotes schneller und einfacher finden, ändern und sichern. Dabei erzeugt das DMS automatisch eine neue Version des Dokumentes, so dass die Verkäufer sich weder um die Namensgebung der Versionen noch um das Abspeichern an der richtigen Stelle kümmern müssen.

Unternehmen investieren aus den unterschiedlichsten Gründen in ein DMS. Einige wollen damit rasch wachsende Workloads bewältigen, andere mühsame und langweilige Aufgaben automatisieren und der Belegschaft Freiraum für kreatives Arbeiten und sorgfältige Planung verschaffen. Wer dabei auch den ROI im Blick hat, sollte die Einsparungen bei den hier erwähnten Prozessen einmal durchkalkulieren. Dann wird er die richtigen Prioritäten beim DMS-Projekt setzen – und auch die Kaufleute im Management überzeugen.

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Geschäftsprozesse analysieren, um Workflows zu optimieren

admin — Wed, 09 Sep 2020 19:54:23 +0000

Heute sind viele Mitarbeiter nicht am Hauptsitz eines Unternehmens, sondern an verschiedenen Projektstandorten tätig. Da kann es leicht passieren, dass scheinbar unkomplizierte Prozesse langsam und ineffizient werden.
Nehmen wir einmal an, Sie führen ein Bauunternehmen mit Sitz in München, das auf einer Baustelle in Frankfurt tätig ist. Ihre Lieferanten und Subunternehmer senden Rechnungen wahrscheinlich an Ihren Hauptstandort; die Ingenieure, die sie überprüfen und freigeben müssen, befinden sich vor Ort in Frankfurt. Die Koordination der Freigaben erfordert dadurch zusätzliche Zeit.

Process Mapping ist eine Art von Geschäftsprozessanalyse, die Möglichkeiten zur Optimierung und Automatisierung von Workflows identifiziert. Beim Bauunternehmen würde das Abbilden des Geschäftsprozesses Ihnen beispielsweise ermöglichen, Engpässe im Dokumenten-Workflow zu lokalisieren und anschließend die beste Lösung zu finden. Durch die Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems könnten Sie eine Rechnung zum Beispiel direkt nach Eingang in der Zentrale einscannen, sie in einem zentralen Dokumenten-Pool speichern und automatisch zur Freigabe weiterleiten.

Anstatt Rechnungen hin- und herzuschicken und eine Freigabe fortwährend nachverfolgen zu müssen, profitieren Sie so von einem wesentlich effizienteren Prozess. Ein Ingenieur vor Ort in Frankfurt könnte mit seinem Mobilgerät die Rechnung innerhalb von Sekunden prüfen und freigeben.

Da Unternehmen papierbasierte Prozesse zunehmend durch digitales Dokumenten-Management ersetzen, ist diese Art von Geschäftsprozessanalyse ein wichtiger Schritt, um optimal von Ihren technologischen Investitionen zu profitieren.

Vorteile, die eine Geschäftsprozessanalyse mit sich bringt:

Erhöhte Transparenz: Process Mapping ermöglicht Ihnen bessere Einblicke bezüglich des Fortschritts eines Prozesses sowie der daran beteiligten Personen. Diese Transparenz ist entscheidend, um Ineffizienzen zu eliminieren.

Verbesserte Koordination: Ein häufiger Engpass in Geschäftsprozessen entsteht, wenn ein Mitarbeiter abwesend oder nicht verfügbar ist. Wenn Sie ein Papierdokument an einen abwesenden Mitarbeiter schicken, bleibt das Dokument vermutlich bis zu seiner Rückkehr in seinem Postfach. Die Optimierung und Automatisierung Ihrer Prozesse umfasst die Identifizierung von Aufgaben, die parallel ausgeführt werden könnten (anstatt auf den Abschluss einer einzelnen vorangehenden Aufgabe zu warten), sowie das Festlegen von Vertretungen.

Durch den Einsatz von einem Workflow Management können Vertretungen oder Alternativen festgelegt werden. Dadurch reagiert Ihr System automatisch, wenn der berechtigte Mitarbeiter abwesend ist. Die elektronische Rechnung wird dann an einen Stellvertretender weitergeleitet.

Zeitersparnis: Durch die Optimierung von Prozessen und die Automatisierung von Arbeitsschritten müssen Ihre Mitarbeiter weniger Zeit für grundlegende Tätigkeiten wie die Suche nach und das Zusammenstellen von Informationen aufwenden.

Mit Process Mapping lässt sich identifizieren, welche Wege Informationen durch Ihr Unternehmen nehmen. Anschließend kann die Workflow-Struktur verfeinert und die Effizienz erhöht werden. Im Grunde genommen erstellen Sie ein funktionales Modell Ihres Unternehmens, das in der Geschäftsprozessanalyse verwendet wird. Dieses Modell hilft Ihnen dabei, zwei Aspekte des Prozesses zu definieren: zum einen den Informationsfluss durch das Unternehmen, zum anderen die Dokumenttypen (in Papierform oder elektronisch) und den Speicherort der Informationen.

Nachdem Sie diese Aspekte definiert haben, können Sie die effektivste Anordnung der Komponenten bestimmen. Während eine einfache, kostengünstige Lösung für einen Geschäftsprozess ausreichen mag, ist für einen anderen Prozess möglicherweise ein komplexeres System erforderlich.

Letzten Endes erfordern Process Mapping und das Einrichten eines effizienten digitalen Workflows gewisse Anstrengungen. Eventuell zahlt es sich aus, die Dienste von professionellen Beratern oder Dienstleistungsunternehmen in Anspruch zu nehmen, um Unterstützung bei der Bewertung und Verbesserung Ihrer Systeme zu erhalten.

Wozu mit einem ECM-System Geschäftsprozesse und Workflows optimieren? Antworten darauf gibt unser Ratgeber „7,5 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Dokumenten-Management umstellen sollten“.

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Betriebskosten senken für mehr Effizienz

admin — Wed, 09 Sep 2020 19:54:23 +0000

Das Ausarbeiten von Konzepten ist ein kreativer Beitrag zum Unternehmenserfolg im Neugeschäft. Dagegen sind das Inkasso der Forderungen, das Bezahlen der Rechnungen oder das Einholen von Auftragsbestätigungen eher langweilige Routineaufgaben, aber ebenso essentiell für den Geschäftserfolg. Die bei diesen höchst unterschiedlichen Aufgaben erstellten Dokumente sind ebenso wichtig wie die Aufgaben selbst; sie müssen verwaltet und archiviert werden.

Mit diesem Dokumenten-Management sind Kosten verbunden, die allerdings nicht in Stein gemeißelt sind – erst recht nicht mit dem Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Das ist eine gute Nachricht für alle Unternehmer und IT-Chefs, die immer auf der Suche nach Rationalisierungsmöglichkeiten sind. Jede Verbesserung, mit der Mitarbeiter die Dokumente schneller finden, macht das Team effizienter und senkt damit die Betriebskosten. Digitales Dokumenten-Management, auch Enterprise Content Management oder kurz ECM genannt, senkt die Kosten nachhaltig. Moderne Technologien und Methoden sorgen dafür, dass mühsame, zeitraubende Routinearbeiten durch Automatismen eliminiert oder vereinfacht werden. Das spart vor allem an diesen fünf Stellen Kosten:

1. Speicher: Wer papierbasierte Prozesse auf digitales Dokumenten-Management umstellt, muss keine Aktenschränke und Regale mehr kaufen und damit Platz in den Büros und im Archiv verschwenden. Auch die Kosten für zusätzliche Archivräume entfallen und Büromaterial wie Aktenordner und Hefter sind nicht mehr nötig.

2. Kopieren und Drucken: Nach dem Abschied vom Papier besteht keine Notwendigkeit mehr, mehrere Kopien eines Dokuments zu erstellen, um es verschiedenen Abteilungen zur Verfügung zu stellen oder es an mehreren Stellen zu archivieren. Es gibt nur noch eine elektronische Masterkopie des Dokumentes, die im zentralen Dokumenten-Pool des Unternehmens gespeichert ist und dort für alle befugten Mitarbeiter zugänglich ist. Analog müssen auch nicht länger Kopien von Dokumenten auf Papier erstellt und im Unternehmen archiviert werden, die an Kunden oder Lieferanten verschickt worden sind. Das spart Zeit und Geld beim Drucken.

3. Arbeitszeit: Digitales Dokumenten-Management verbessert die Effizienz spürbar, weil die Mitarbeiter viel weniger Zeit für die Ablage der Dokumente sowie die Suche nach Informationen aufwenden müssen. Statt Minuten oder gar Stunden dauert das dank ECM nur noch Sekunden. Außerdem gibt es keine Unsicherheiten mehr bezüglich des aktuellen Informationsstandes, die bei unterschiedlichen Versionen eines Papierdokumentes aufkommen.

4. Prozessabwicklung: Die mit ECM-Systemen verfügbaren digitalen Workflows machen viele Geschäftsprozesse schlanker und schneller – etwa in der Buchhaltung, in Vertrieb und Kundendienst oder im Personalwesen. Abhängig von der Abteilung, können diese Workflows beispielsweise den Zahlungseingang beschleunigen, die Beschaffungskosten senken, die Kundenzufriedenheit steigern oder die Mitarbeiterbindung verbessern.

5. Sicherheit und Katastrophenvorsorge: Durch digitales Dokumenten-Management werden Backups einfach und kostengünstig. Die elektronischen Dokumente können automatisch gesichert werden, auch an anderen Standorten. Das trägt maßgeblich zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs bei, selbst nach Naturkatastrophen oder gravierenden Sicherheitslecks. Die Investition in katastrophensichere Archivräume entfällt ebenso wie die Wartezeit auf Dokumente, die aus diesem Archiv geholt werden müssen.

Das heißt: Verlässt sich ein Unternehmen in seinen Geschäftsprozessen noch auf Papier, sind die Betriebskosten deutlich höher als sie sein müssten. Um diese Kosten zu senken, lohnt sich ein genauerer Blick auf die fünf erwähnten Sparpotenziale. Darüber hinaus kann das digitale Dokumenten-Management auch helfen, neue Geschäftsfelder zu erschließen und das Wachstum des Unternehmens zu beschleunigen.

Wozu mit einem ECM-System Geschäftsprozesse und Workflows optimieren? Antworten darauf gibt unser Ratgeber „7,5 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Dokumenten-Management umstellen sollten“.

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Feintuning der Prozesse zahlt sich aus

admin — Wed, 09 Sep 2020 19:54:23 +0000

Warum fällt vielen mittelständischen Unternehmen das Management wichtiger Informationen so schwer? Meistens liegt das ganz einfach daran, dass es keine zentrale Stelle für die Ablage ihrer Geschäftsdokumente gibt. Die Dokumente müssen also zunächst an verschiedenen Orten gesucht werden, was den schnellen Zugriff verhindert. Vor allem dann, wenn die Informationen auf Papier und nicht elektronisch gespeichert sind.

Oft sind Informationen sowohl auf Papier als auch digital gespeichert – aber leider nicht sauber strukturiert und geordnet. Mit anderen Worten: Durch Digitalisierung allein werden die Probleme im Dokumenten-Management nicht gelöst.

Digitalisiert ein mittelständisches Unternehmen seine Papierarchive und den Dokumentenfluss, bleiben einige Dokumente trotzdem schwer zugänglich und sind umständlich zu bearbeiten. Das kommt insbesondere dann vor, wenn Prozesse sich dauernd ändern, weil die Organisation der zugehörigen Dokumente – sei es ihre Form oder ihr Name – nicht den Erwartungen der Anwender entspricht.

Ohne das richtige Dokumentenmanagement-System (DMS) als Organisator aller im Unternehmen anfallenden Dokumente im Hintergrund bleibt das digitale Dokumenten-Management genauso chaotisch wie die Papierablage. Denn oft ist es mühsam, Dateien in den digitalen Ordnern des Computers bei Bedarf wiederzufinden.

Wer dabei mit verschiedenen IT-Systemen arbeiten muss und die Informationen nicht auf Anhieb findet, wird sich mit Gedankenstützen und Eselsbrücken behelfen, was neue Ineffizienzen verursacht und das Potential des digitalen Dokumenten-Managements verschenkt. Mit anderen Worten: Ohne ein in die führenden IT-Anwendungen integriertes DMS werden viele Vorteile verschenkt.

Integration führt zur Organisation der Dokumente

Ein übergreifendes DMS lässt eine Arbeitsumgebung im Unternehmen entstehen, die sämtliche Geschäftsdokumente aus allen IT-Systemen – inklusive Buchhaltung, CRM und Warenwirtschaft – konsistent und aktuell bereitstellt, und zwar als Single Point of Truth. Widersprüchliche Informationen aus redundanten Quellen mit teilweise veralteten oder veränderten Dokumentenkopien gehören der Vergangenheit an. Wenige Mausklicks genügen und das DMS stellt die gewünschte Information bereit. Diese Integration des DMS in die IT-Infrastruktur bringt drei entscheidende Vorteile im Arbeitsalltag:

1. Beschleunigung von Anfragen und Absprachen: Ist die Fibu-Software, zum Beispiel SAP, Microsoft Dynamics, Sage oder Datev, in das DMS integriert, lassen sich etwa telefonische Rückfragen zu Rechnungen schnell beantworten. Falls der Kunde erklärt, er habe bereits bezahlt oder nie eine Rechnung erhalten, kann das schon während des Telefonats am Bildschirm geprüft werden. So lässt sich feststellen, ob die Rechnungsadresse stimmt oder ob sich bei der Überweisung ein Zahlendreher in die Rechnungsnummer eingeschlichen hat. Das Gleiche gilt für Reklamationen und Bestellungen, wenn DMS und CRM- beziehungsweise ERP-System integriert sind.

2. Fundiertere Entscheidungen: Die Zentralisierung und Integration des Dokumenten-Managements erleichtert den Einsatz von Tools für Business Analytics, zum Beispiel bei der Auswertung der Ergebnisse einer mit dem CRM-System gestarteten Marketing-Kampagne. Dank Vorher/Nachher-Vergleichen wird schnell klar, ob eine Maßnahme sich lohnt oder ob eine Entscheidung falsch war und korrigiert werden muss. Dieser analytische Informationszugriff macht das Unternehmen wettbewerbsfähiger.

3. Vereinfachte und automatisierte Workflows: Auf Basis des DMS lassen sich digitale Workflows schaffen, die den Fluss der Informationen durch das Unternehmen automatisieren. Das beschleunigt die Geschäftsprozesse nachhaltig. Außerdem ist so nachweislich sichergestellt, dass alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen, bevor eine Rechnung bezahlt oder bestellte Ware geliefert wird. Denn alle in den Zahlungs- oder Lieferungsprozess involvierten Mitarbeiter werden automatisch per E-Mail informiert und mit den für ihre Entscheidung oder Prüfung erforderlichen Dokumenten versorgt. Automatische Erinnerungen an die Empfänger oder die Weiterleitung an Stellvertreter verkürzen den Prozess zusätzlich.

Damit die Workflows auch tatsächlich und nachhaltig effizienter werden, lohnt sich also eine genaue Betrachtung der aktuellen Ausprägung der Geschäftsprozesse. Auf Basis dieser Analyse sollten die Prozesse dann noch vor der DMS-Implementierung optimiert werden. Sonst bringt die Digitalisierung wenig – außer einer Beschleunigung des Chaos.

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Ein DMS allein reicht nicht zur effizienten Aktenführung

admin — Wed, 09 Sep 2020 19:54:22 +0000

Ein gutes System für die Aktenführung sorgt für Effizienz in der Buchhaltung. Stand der Technik ist hier modernes elektronisches Dokumenten-Management, auch wenn in der Vergangenheit diverse Verfahren und Systeme zur Verwaltung der Buchhaltungsunterlagen, etwa Schriftgutverwaltung bzw. Records Management, ausreichten. Viele Buchhalter müssen heute noch mit derartigen Oldtimern arbeiten – entweder weil es noch kein Dokumentenmanagement-System (DMS) im Unternehmen gibt oder weil es nicht genutzt wird.

Ein DMS in der Buchhaltung spart jedoch nicht nur bares Geld, weil dank der zügigeren Rechnungsbearbeitung mehr Skonti ausgenutzt werden und weniger Mahngebühren bzw. Säumniszuschläge anfallen. Die Software sorgt nebenbei auch dafür, dass die Buchhalter für etwaige Audits oder Steuerprüfungen nicht in wochenlanger Arbeit die erforderlichen Dokumente zusammensuchen müssen – mit einem elektronischen Dokumentenmanagement-System stehen alle Unterlagen schnell zur Verfügung. Außerdem sind alle Dokumente sicher vor unbefugtem Zugriff und werden durch Disaster-Recovery-Vorkehrungen der IT-Abteilung vor dem unwiderruflichem Verlust geschützt – sogar bei Feuer, Hochwasser oder anderen Katastrophen. Um all das müssen sich die Buchhalter nicht mehr kümmern.

Die Einführung von elektronischem Dokumenten-Management allein reicht aber bei weitem nicht für eine zeitgemäß effiziente Buchhaltung, denn in der alltäglichen Praxis werden immer wieder typische Fehler gemacht. Allen voran sind das die weiterhin manuelle Dateneingabe sowie schlecht bzw. gar nicht definierte Geschäftsprozesse.

Der Rückgriff auf die manuelle Dateneingabe für die Verwaltung der Buchungsunterlagen trotz aller DMS-Automatismen hat zwei Gründe: Eine unvollständige Datenbasis oder lückenhaft definierte Geschäftsprozesse. Beides ist ebenso schädlich wie unnötig. Die unvollständige Datenbasis ist auf die fehlende Historie (nach wie vor im Papierakten-Archiv), das unvollständige Scannen und Digitalisieren der nach wie vor auf Papier eingehenden Dokumente oder auf schlecht integrierte IT-Systeme, etwa kaufmännische Anwendungen, zurückzuführen.

Diese Mankos müssen die Buchhalter durch die Eingabe der Daten ausbügeln, die sie von Briefen, Druckerlisten oder aus Excel und anderen Anwendungen wie dem Warenwirtschaftssystem abtippen. Das ist nicht nur mühsam und nervig, sondern auch zeitraubend und fehleranfällig – also auch kostspielig.

Eine Digitalisierung der eingehenden Dokumente und der historischen Archive schafft Abhilfe. Das Abtippen erübrigt sich vollständig, sobald die Buchhaltungssoftware mit dem DMS integriert ist. Dann lassen sich alle relevanten Informationen automatisch importieren.

Auch lückenhaft definierte Geschäftsprozesse sind absolut kontraproduktiv in einer sauber strukturierten Buchhaltung. Manche Dokumente können dann nicht automatisch verarbeitet und abgelegt werden, so dass der Buchhalter sie von Hand den richtigen Kostenstellen zuordnen muss – von den Schwierigkeiten, alte Dokumente wiederzufinden, einmal ganz zu schweigen. Das macht die ordnungsgemäße Buchhaltung abhängig von einzelnen Personen und erschwert die nachweislich korrekte Abwicklung der Prozesse.

Sind die Geschäftsprozesse aber vollständig und korrekt in den Workflows des DMS abgebildet, erfolgen sowohl die Ablage als auch die Dokumentation aller relevanten Vorgänge in der Buchhaltung automatisiert. Beispielsweise stellen die Workflows dann durch die Weiterleitung der Dokumente an die zuständigen Stellen sicher, dass es für jede Rechnung die nötigen Kontrollen und Genehmigungen gibt. Das wird außerdem durch ebenfalls automatisch generierte Prüfprotokolle dokumentiert. So kann ein Unternehmen bei künftigen Audits auch seine Compliance ohne Probleme nachweisen.

Sie möchten, dass Ihre Buchhaltungsabteilung so kosteneffizient wie möglich arbeitet? Unser Ratgeber „9 Tipps, um in der Buchhaltung Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken“ zeigt die einfache Lösung mit elektronischem Dokumenten-Management.

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ECM – Turbo für den Rechnungseingang

admin — Wed, 13 May 2020 20:54:24 +0000

Enterprise Content Management gilt zu Recht als das mit Abstand beste Mittel, die Verarbeitung der Eingangsrechnungen effizienter und kostengünstiger zu gestalten. ECM, manchmal auch schlicht Dokumenten-Management genannt, gibt den Buchhaltern die nötigen Werkzeuge an die Hand, um den Rechnungseingang zu automatisieren und die Dokumente elektronisch zu bearbeiten, sicher zu archivieren und schnell wiederzufinden. Den größten Nutzen haben Unternehmen durch das automatisierte Weiterleiten der digitalen Rechnungen an die zuständigen Stellen und die daraus resultierende schnelle Rechnungsfreigabe. Skontofristen werden eingehalten, also zwei bis drei Prozent der Rechnungssumme eingespart.

Mit Dokumenten-Workflows wird viel Zeit eingespart, da Rechnungen automatisch beispielsweise dem Besteller oder der Geschäftsführung zur Prüfung vorgelegt werden. Dabei können auch Vertreter involviert werden, so dass Urlaub, Krankheit oder Dienstreisen keine Verzögerungen mehr bedeuten.

Macht die Rechnung diesen Weg auf Papier, kann das schnell eine Woche oder länger dauern. Mit den digitalen Workflows des ECM-Systems lassen sich darüber hinaus auch alle Hürden bei der Rechnungsprüfung entdecken und beseitigen, etwa durch automatisch generierte Erinnerungsmails an den zuständigen Mitarbeiter oder die Benachrichtigung seines Vorgesetzten nach Ablauf definierter Fristen.

Bei der Rechnungsfreigabe lassen sich Fehler vermeiden, die heute noch entstehen, wenn überlastete Mitarbeiter Rechnungen einfach durchwinken. Liegen Bestellungen und Preislisten nur auf Papier vor, ist es manchmal zu zeitraubend, sie mit der gebotenen Sorgfalt zu prüfen. Dann verlässt man sich darauf, dass die Lieferanten ehrlich und akkurat arbeiten – mit dem Risiko zu viel zu bezahlen.

In einem ECM-System dagegen sind alle für die Rechnungsbearbeitung relevanten Dokumente zentral abgespeichert und auf Knopfdruck genau dann verfügbar, wenn sie gebraucht werden. Der Prüfer gewinnt mehr Sicherheit bei der Genehmigung der Rechnung, weil sich jede offene Frage sehr einfach und schnell durch einen Blick auf Bestellung, Auftragsbestätigung oder Lieferschein beantworten lässt. So verbessert das ECM-System die Rechnungsprüfung, in dem es mehr Akkuratesse in den Prozess bringt und die Entscheidungsfindung erleichtert.

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