Einführung Archive - Datenträger EDV GmbH

So wird Ihr Dokumenten-Management ein Erfolg

admin — Fri, 16 Apr 2021 20:54:23 +0000

Bei der Auswahl eines Enterprise-Content-Management-Systems wissen die Wenigsten, welche Features und Funktionen für ihr Unternehmen wichtig sind. Jedes Unternehmen hat andere Herausforderungen, die sich im Laufe der Zeit ändern. Bei der Suche nach der passenden ECM-Lösung kommt es deshalb nicht nur darauf an, dass die Kriterien des Lastenheftes erfüllt werden. Genauso wichtig ist es, dass die Lösung dank innovativer Technologie auch mit den wachsenden beziehungsweise neuen Anforderungen Schritt hält.

Auswahl eines ECM-Systems

Beim Umstieg auf digitales Dokumenten-Management sollten Sie deshalb bei der Auswahl eines Systems darauf achten, dass die folgenden 5 Innovationen bereits vernünftig implementiert sind:

1. Browserbasiertes User-Interface: Früher erforderten ECM-Systeme komplizierte Software-Installationen am Arbeitsplatzrechner. Um unabhängig von der jeweiligen Hardware zu werden, sollte der User heute mit dem Browser bzw. einem Web-Client arbeiten können. Bei der Auswahl ist darauf zu achten, dass im Web-Client ohne Einschränkungen alle Funktionen des ECM-Systems zur Verfügung stehen. So erhält der User einen einfachen, intuitiven Zugriff auf die Dokumente, wie er ihn von modernen Internet-Anwendungen gewohnt ist. Der Web-Client sorgt nicht nur für Plattformunabhängigkeit, sondern erleichtert auch die Einarbeitung in das ECM-System.

2. Kostengünstige Cloud-Infrastruktur: Wurden ECM-Systeme bisher in der Regel im firmeneigenen Rechenzentrum betrieben, wollen heute immer mehr Unternehmer die Vorteile der Cloud nutzen – in Form von Software as a Service. Solche SaaS-Lösungen, die Cloud- und Browser-Technologie kombinieren, versprechen große Kostenvorteile. Vorausgesetzt sie sind skalierbar, serviceorientiert und mandantenfähig. Manche Hersteller bieten sowohl Cloud- als auch Inhouse-Lösungen an. Das ist vor allem für Unternehmen hilfreich, die aufgrund von Compliance- oder Datenschutz-Anforderungen hybride Lösungen benötigen.

3. Mobile Applikationen: Die Bearbeitung von Dokumenten sollte auch mit Smartphone oder Tablet möglich sein. Bei der Auswahl des ECM-Systems ist deshalb darauf zu achten, dass wichtige Funktionen wie Erfassung, Zugriff, Weiterleitung und Ablage auch mobil ausgeführt werden können – und zwar auf allen relevanten Plattformen (Android, iOS und Windows Phone).

Mit der kostenlosen Business-App PaperScan wird beispielsweise eine Quittung direkt über die Kamera des Smartphones erfasst. Das Dokument lässt sich ganz einfach als PDF-Datei in Cloud-Archive wie Dropbox oder Google Drive laden, aber auch wie ein klassisch am Scanner digitalisiertes Dokument in DocuWare archivieren und anschließend einem Workflow zuführen.

4. Automatische Indexierung: Dokumente und Dateien fallen in sehr unterschiedlichen Formaten an, etwa Papierunterlagen, E-Mails oder Office-Dokumente. Damit archivierte Informationen einfach gefunden werden, müssen diese Dokumente indexiert werden.

Bei der manuellen Indexierung werden bei der Erfassung Stichworte vergeben, die den Inhalt charakterisieren. In der Regel sind aber bereits Suchbegriffe vorhanden; die automatische Indexierung erkennt die zum Dokument passenden Ordnungskriterien und fügt sie dem Dokument im Archiv als Indexbegriffe hinzu. Die manuelle Eingabe entfällt, die Ablage erfolgt automatisch.

Der webbasierte Intelligent Indexing Service sucht automatisch die relevanten Indexbegriffe in den Dokumenten. Der User muss diese Vorschläge nur noch bestätigen oder verbessern. Anhand dieses Feedbacks lernt das System selbständig hinzu, sodass bekannte Dokumenttypen wie etwa Rechnungen schon nach kurzer Zeit automatisch abgelegt werden können. Die Zeitersparnis ist enorm.

5. Skalierbare Architektur: Die ECM-Einführung beginnt in vielen Unternehmen in einer bestimmten Abteilung oder bei einem einzigen Prozess, zum Beispiel beim Rechnungseingang. Wird der ECM-Einsatz ausgeweitet, darf das auf keinen Fall die Implementierung einer leistungsfähigeren Software oder Umschulungen der Anwender zur Folge haben.

Deshalb muss sich das ausgewählte ECM-System für den Einsatz mit wenigen Usern genauso gut eignen wie für den unternehmensweiten Einsatz über Abteilungsgrenzen hinweg. Eine skalierbare ECM-Lösung wächst mit den Anforderungen im Unternehmen – und sie funktioniert performant, auch unabhängig von der Zahl der User oder von der Menge zu archivierender Dokumente.

Natürlich hat jeder Unternehmer eigene Anforderungen an das digitale Dokumenten-Management und wird Prioritäten setzen. Dennoch ist eines gewiss: Werden bei der Entscheidung für ein ECM-System die 5 aufgeführten Innovationen berücksichtigt, stärkt die ausgewählte Software auf jeden Fall langfristig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Sie möchten mehr über Strategien zur Einführung eines ECM-Systems erfahren? Unser Leitfaden „Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg“ gibt Ihnen wertvolle Tipps.

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DMS-Implementierung Eile mit Weile

admin — Thu, 12 Nov 2020 21:54:23 +0000

„Gut Ding will Weile haben“ weiß der Volksmund. Diese Erfahrung gilt auch für die Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems. Ein modernes DMS sorgt zwar letztlich für mehr Effizienz und beschleunigt viele Geschäftsprozesse deutlich, sollte aber trotzdem nicht hastig, sondern wohlüberlegt ausgewählt und eingeführt werden – nach dem Motto: Erst wägen, dann wagen. Eine übereilte Auswahl und Einführung kann all die Vorteile einer Digitalisierung der Geschäftsprozesse zunichtemachen.

Produktivitätsgewinn ist eines der Hauptziele, das die Unternehmen mit einer Investition in Dokumenten-Management oder Enterprise Content Management (ECM) verfolgen. Denn mit ECM und DMS können sie ihre Prozesseffizienz so sehr verbessern, dass sie viel mehr erreichen, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen – zum Beispiel durch schnelleren Informationszugriff und weniger Aufwand für die (notwendige) Archivierung. So kann ein gut geplantes digitales Dokumenten-Management wesentlich zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit beitragen, während eine übereilte Implementierung von Anfang an zum Scheitern verurteilt ist.

Zwar klingen manche Abkürzungen methodischer Einführungsstrategien ebenso verlockend wie der Gedanke, bei der Hardware-Ausstattung zu sparen; die meisten irreführenden Sparideen lassen sich auf eigentlich gut gemeinte Eile bei der Implementierung zurückführen. Beispielsweise sind die in die Auswahl des Systems involvierten Entscheidungsträger oft so begeistert von den Möglichkeiten der neuen Technologie, dass sie deren Vorteile kaum abwarten können. Wenn sie jedoch vor der ECM-Einführung nicht zunächst die Ineffizienzen ihrer Geschäftsprozesse analysieren, werden sie diese nicht mit dem DMS beseitigen. Sie werden die gleichen Fehler machen wie bisher – nur schneller.

Deshalb ist es so wichtig, sich vor der Entscheidung für eine ECM-Lösung die nötige Zeit für eine sorgfältige Ist-Analyse der Ausgangslage zu nehmen. Diese Analyse definiert dann den notwendigen Projektumfang und die passende Konfiguration. Werden die aktuellen Schwierigkeiten im Umgang mit Dokumenten klar erkannt, ergeben sich daraus die Prioritäten für das Projekt und ein realistischer Plan, um den Nutzen und die Chancen einer ECM-Implementierung auch in die Praxis umzusetzen. Dazu kann zum Beispiel die Elektronische Rechnungsbearbeitung ebenso gehören wie die Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten nach den Möglichkeiten, die der Gesetzgeber jetzt durch die GOBD eröffnet – die seit Jahresbeginn geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.

Eine andere fatale Folge überhasteter Entscheidungen ist eine mangelnde Unterstützung für das ECM-Projekt. Weil die bei der ECM-Anschaffung involvierten Manager möglichst rasch mit der neuen Software durchstarten wollen, haben sie sich manchmal vielleicht nicht die Zeit genommen, alle Beteiligten mit ins Boot zu holen – etwa die IT-Abteilung oder andere einflussreiche Stellen im Unternehmen. Selbst wer sich die Zeit für eine saubere Planung nimmt droht dann zu scheitern, weil die bei der Kaufentscheidung übergangenen „Grauen Eminenzen“ interne Widerstände gegen das ECM-Projekt organisieren. Deshalb ist es so wichtig, wirklich alle für das Projekt relevanten Gruppen von Anfang an mit einzubeziehen. Zuerst sollte wirklich jeder von der ECM-Einführung überzeugt sein – und erst dann sollten die Projektziele gemeinsam festgelegt werden. Alles andere führt in die Irre.

Der Erfolgsdruck bei einem ECM-Projekt ist oft auch so groß, dass Zeit an der falschen Stelle eingespart wird und Fehler beim methodischen Vorgehen gemacht werden. Um schnell live zu gehen, werden zum Beispiel Checkpoints übersprungen oder Testergebnisse beschönigt. Diese Hektik schadet nur und gefährdet den Projekterfolg, der nur durch gründliche Tests garantiert werden kann.

Wer die DMS-Einführung übers Knie bricht, nimmt in Kauf, dass es nicht richtig funktioniert. Ergebnis ist oft ein hybrides Szenario, in dem das neue System nur für einige Aufgaben genutzt wird, während andere weiter wie bisher erledigt werden. Im besten Fall wird die Effizienz zwar etwas gesteigert, doch die eigentlichen Ziele bleiben unerreichbar. Wahrscheinlicher ist es aber, dass das Projekt scheitert und mehr Probleme macht als löst.

Wer also eine DMS- oder ECM-Implementierung plant, sollte an das Sprichwort „Eile mit Weile“ denken. Immer dann, wenn die Versuchung im Raum steht, bei Planung, Analyse, Test oder Training Zeit zu sparen, gilt es daran zu erinnern, dass die Vermeidung unnötiger Hektik hier zwar kurzfristig Zeit kostet, langfristig aber für Effizienz und Geschwindigkeit der Prozesse sorgt.

Sie möchten mehr über Strategien zur Einführung eines ECM-Systems erfahren? Unser Leitfaden „Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg“ gibt Ihnen wertvolle Tipps.

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7 Hürden auf dem Weg zum papierlosen Büro

admin — Wed, 09 Sep 2020 19:54:23 +0000

Wer bei der Büroarbeit auf Papier verzichtet, hat klare Vorteile im Wettbewerb. Doch sowohl Großkonzerne als auch Kleinunternehmen kommen heute im Tagesgeschäft nur selten völlig ohne Papier aus. Das hat unterschiedliche Gründe.

Jedem ist es bewusst – der Umgang mit Papier kostet unnötig viel Zeit und verursacht Folgekosten für Drucker und Tinte bzw. Toner, für Aktenordner und Regale oder für Platz in den Büros und Archiven. Doch der Umstieg fällt den meisten schwer.

Arbeitet ein Unternehmen heute bereits vollständig ohne Papier, gehört es zu der noch seltenen Spezies der „Digital Natives“. Doch selbst diese Pioniere sind weiter mit Papierdokumenten konfrontiert, weil manche Kunden und Lieferanten Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine noch immer ganz klassisch per Post oder Fax schicken. Auch die DMS-Pioniere brauchen also Strategien für den Umgang mit Papierdokumenten, um nicht über eine der folgenden 7 Hürden auf dem Weg zum papierlosen Büro zu stolpern:

1. Der gewohnte Umgang mit Papier: Dieses Arbeitsmittel haben wir im Laufe der Jahre kennen und schätzen gelernt; manche Menschen scheuen auch die Lektüre längerer Texte am Bildschirm und drucken die Dokumente deshalb aus. Dabei handelt es sich um erlerntes Verhalten. Das wirksamste Gegenmittel sind nicht Verbote, sondern bessere Technologien.

Wenn beispielsweise interaktive Bildschirme die Lesbarkeit von Texten verbessern und ihre Bearbeitung am PC oder Tablet vereinfachen, dann wird das digitale Dokumenten-Management eher akzeptiert. Manche Unternehmen werden parallel auch die Arbeit mit Papier dulden, weil die Umstellung ein evolutionärer Prozess ist. Die Generation Y hat den Umgang mit digitalen Dokumenten längst verinnerlicht; dieser Trend zur Digitalisierung wird sich mit Sicherheit fortsetzen und die Akzeptanz von digitalen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) fördern.

2. Hindernisse durch den Gesetzgeber: Anwender sind sich oft nicht sicher, ob die Aufbewahrung von Originaldokumenten auf Papier noch nötig ist, eventuell sogar diese mit manueller Unterschrift versehen sein müssen. Deshalb lohnt sich die regelmäßige Prüfung, ob sich die konkreten Compliance-Anforderungen an das Dokumenten-Management des Unternehmens geändert haben. Viele Regularien stecken tief in den Köpfen der Anwender und sind oft die größte Hürde auf dem Weg zum papierlosen Büro.

In Deutschland beispielsweise gibt es das Schreiben des Finanzministeriums vom 14. November 2014 zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Hier sind Vorgaben an IT-gestützte Prozesse aus Sicht der Finanzverwaltung beschrieben – und gegenüber den bisher geltenden Vorschriften GoBS und GDPdU nachhaltig modernisiert worden, so dass dem konsequenten DMS-Einsatz im Finanz- und Rechnungswesen hierzulande nichts mehr entgegensteht. Hilfreiche Tipps erhalten Unternehmen beispielsweise durch zahlreiche Publikationen, die der Branchenverband Bitkom auf seiner Website bereitstellt.

3. Die unkomplizierte Nutzung von Druckern: Nie war es so einfach wie heute, eine Datei auszudrucken. Drucker stehen überall im Unternehmen und erstellen bunte Dokumente in jedem gewünschten Format – und das über WLAN und Bluetooth sogar vom Smartphone aus.

Weil das Drucken so unkompliziert ist, fehlt hier ein Anreiz für den Abschied vom Papier – zumindest kurzfristig. Auf Sicht jedoch werden alle Unternehmen sich auf den Weg zum papierlosen Büro machen. Der Markt wird sie dazu zwingen, sobald die Konkurrenz durch den DMS-Einsatz schneller und effizienter wird.

4. Hohe DMS-Kosten befürchtet: Die Umstellung auf digitales Dokumenten-Management ist mit Anschaffungskosten verbunden. Hard- und Software müssen gekauft werden, Schulungen sind erforderlich, beispielsweise für die Umstellung von Prozessen und die nötige Einarbeitung der Belegschaft in die neue Technik und die digitalen Workflows.

Wer vor diesen Kosten zurückschreckt, hat die Wirtschaftlichkeit der Umstellung auf DMS noch nicht richtig analysiert. Es lohnt sich auf jeden Fall, die Effekte des DMS-Einsatzes auf Mitarbeiter, Prozesse und andere IT-Systeme abzuschätzen. Die Anschaffungskosten amortisieren sich schnell, zum Beispiel in Form gesparter Arbeitszeit, höherer Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit oder zusätzlicher Geschäftschancen.

5. Technische Schranken: Ist das Unternehmen technisch nicht auf der Höhe der Zeit, wird der Sprung zum vollständig papierlosen Büro schwierig. Verfügen die Mitarbeiter noch nicht über Tools für die Bearbeitung eines PDF oder zur Zusammenarbeit an Dokumenten, drohen Probleme durch unterschiedliche Versionen von Dokumenten.

In solchen Situationen sehen insbesondere Mittelständler oft als einzige Lösung die Rückkehr zum Papierdokument. Das ist allerdings ein Irrweg. Die richtige Lösung des Versionsproblems ist die Modernisierung der IT-Infrastruktur, sodass die komplette Belegschaft direkt mit allen digitalen Dokumenten arbeiten kann. Steht diese Infrastruktur parat, ist der Weg zum papierlosen Büro geebnet.

6. Papierbasiertes Umfeld des Unternehmens: Arbeiten die meisten Kunden und Lieferanten noch mit Papier, bringt das papierlose Büro auf den ersten Blick wenig. Das Unternehmen erhält weiterhin Unmengen an Briefpost – und stapelweise Schriftsätze von Anwälten und Partnern, seien es Verträge, Konzepte, Rechnungen oder auch Anregungen und Beschwerden. Dennoch wäre es fatal, einfach beim Papier zu bleiben.

Der richtige Weg ist es, den Posteingang des Unternehmens konsequent zu digitalisieren. Auf welchem Weg auch immer ein Papierdokument eintrifft: Sinnvollerweise wird es sofort gescannt und digitalisiert, sodass keine Workflows und Prozesse im Unternehmen gebremst werden.

7. Unternehmenskultur: Falls eine gewisse Trägheit zur „Corporate Identity“ gehört, wird die Digitalisierung des Dokumenten-Managements alles andere als einfach, weil sie ja Veränderungen voraussetzt. Oft sträuben sich Menschen resolut gegen Innovationen – ohne ihre Auswirkungen überhaupt näher kennenzulernen, denn sie erwarten keinen Nutzen für sich.

Hier muss die Einführungsstrategie ansetzen – und bereits im Vorfeld des Projektes nicht nur den Nutzen des DMS für das Unternehmen herausarbeiten, sondern auch für jede Abteilung und jeden einzelnen Mitarbeiter. Glücklicherweise hilft auch das Aufkommen des cloudbasierten Dokumenten-Managements, diese Verhaltensmuster zu überwinden. Die Cloud senkt den Einstiegsaufwand, weil weder eigene DMS-Hardware noch -Software im Unternehmen zu installieren ist. Das beschleunigt die DMS-Einführung und macht den Nutzen auch für jeden Einzelnen viel schneller deutlich. Alles, was der Mitarbeiter für das papierlose Büro noch braucht, ist ein Scanner und Browser mit Internet-Zugang.

Wer die 7 Hürden identifiziert und nacheinander aus dem Weg räumt, wird das Endziel „Papierloses Büro“ schneller als die Konkurrenz erreichen – und von den damit verbundenen Effizienzvorteilen und Einsparungen früher profitieren.

Ein Digitalisierungsprojekt in weniger als drei Monaten mit einem ECM-System erfolgreich durchführen? Wie`s geht, lesen Sie in unserem E-Book „Papierlos in 90 Tagen“.

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Die 5 wichtigsten Fragen an DMS-Anbieter

admin — Wed, 09 Sep 2020 19:54:23 +0000

Sucht ein kleines oder mittelständisches Unternehmen (KMU) eine Lösung für seine Probleme beim Dokumenten-Management, lautet oft die erste Frage: Was kostet das DMS? Ist es zu teuer, bleiben die Probleme, weil die Investition in das neue System gescheut wird. Fällt die Entscheidung für ein kostengünstiges DMS und erfolgt die Implementierung „quick and dirty“, werden in der Regel nur einige wenige der akuten Schwachstellen behoben.

Der Grund dafür liegt auf der Hand: Der Fokus auf den Preis ist der falsche Ansatz bei der Auswahl eines DMS. Die richtige Lösung behebt nicht nur das ein oder andere Problem beim Dokumentenmanagement, sondern steigert die Effizienz des Unternehmens nachhaltig. Ist das DMS zu teuer, um das aktuelle Problem zu lösen, wird ein KMU auf den Einsatz verzichten und weiter Zeit, Geld und Arbeit mit dem „Papierkram“ verschwenden. Denn gerade bei kleinen und mittelständischen Betrieben ist es typisch, dass die Ablage aus Papierstapeln auf den Schreibtischen und Aktenordnern in Regalwänden bestehen. Wer schon seit Jahren so arbeitet wird sich zur Not auch in Zukunft damit arrangieren – zumal dann, wenn es im Unternehmen aus unterschiedlichsten Gründen Vorbehalte gegen die Digitalisierung gibt.

Das wäre genauso fatal wie die übereilte Anschaffung einer Software, nur weil sie billig ist. Wenn irgendein Entscheider irgendein DMS schnell kauft, ohne dass die IT-Abteilung und die späteren Nutzer gefragt werden, hapert es beim Einsatz typischerweise an der Akzeptanz und an der Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur. Dieser Quick-and-Dirty-Ansatz mag für Spezialprobleme taugen, nicht aber für die Einführung einer strategischen Lösung für das digitale Dokumenten-Management. Diese soll schließlich langfristig nutzbar sein – früher oder später auch unternehmensweit.

Deshalb ist eine gründliche Analyse sowohl der Softwarelösung als auch des Herstellers entscheidend für den Erfolg der DMS-Einführung. Bevor ein KMU übereilt ein DMS-Projekt startet oder es vorschnell wieder ad acta legt, sollten dem potentiellen Softwarelieferanten fünf grundsätzliche Fragen gestellt werden:

Was wissen Sie über unser Geschäft und die Schwachpunkte unserer Organisation? Das gilt es als Allererstes abzuklären. Ein KMU sollte nur ein DMS in Betracht ziehen, dessen Anbieter auch seine Hausaufgaben erledigt und Verständnis für die individuellen Anforderungen seines Kunden aufbringt.
Welche Lösung empfehlen Sie uns? Gefragt ist hier ein konkreter Plan des Systemlieferanten, mit dem er die akuten Schwächen im Dokumenten-Management beseitigt und auch langfristig für mehr Effizienz sorgt. Für die größten Probleme, beispielsweise bei der Bearbeitung von Rechnungen oder Lieferscheinen, sollte der Anbieter dabei konkrete Lösungsvorschläge auf Basis des DMS machen. Wird diese elementar wichtige Frage nicht gestellt, droht am Ende wegen Teillösungen und Akzeptanzproblemen ein Scheitern des DMS-Projekts.
Welchen betriebswirtschaftlichen Nutzen bietet diese Lösung? Versteht das Software-/Systemhaus die Schwachpunkte in dem Geschäftsmodell des KMU und hat eine Lösung parat, dann sollte es auch aufzeigen können, wie dem Unternehmen zu helfen ist und wie das Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus dem DMS ziehen kann.
Wie rechnet sich die Lösung? Nicht jedes KMU hat einen genauen Überblick über seine Kosten im Dokumenten-Management und tut sich daher schwer bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des DMS-Projekts. Ein kompetenter DMS-Anbieter sollte diese Frage verständlich und nachvollziehbar beantworten – durch eine exakte Kosten-Nutzen-Abschätzung inklusive ROI-Berechnung (Return on Investment).
Welche Erfahrung haben Sie in unserer Branche? Weil Erfahrung immer ein entscheidender Faktor für den Projekterfolg ist, sollte sie auch der DMS-Lieferant einbringen. Handelt es sich um ein gerade gegründetes Cloud-Startup oder um einen etablierten DMS-Hersteller mit vielen Referenzen?

Die Antworten auf diese fünf Schlüsselfragen helfen jedem KMU bei der Vorbereitung eines erfolgreichen DMS-Projekts. Nach der gründlichen Sondierung des Software-Marktes wird ein KMU kaum noch länger den Preis für den Stillstand beim Dokumenten-Management zahlen. Und kostspielige Quick-and-Dirty-Irrtümer durch übereilte Kaufentscheidungen sind praktisch ausgeschlossen.

Soll elektronisches Dokumenten-Management Ihr Unternehmen nachhaltig verbessern? Unser Ratgeber „In fünf Schritten – So führen Sie Dokumenten-Management erfolgreich ein“ unterstützt Sie von der Bestandsaufnahme über die Planung bis hin zur Implementierung.

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DMS-Start ohne Analyse-Blockade

admin — Sun, 07 Jun 2020 20:54:23 +0000

Will ein Unternehmer Effizienz und Produktivität seiner Belegschaft verbessern, bietet sich die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) an – und zwar möglichst schnell. Je früher das DMS genutzt werden kann, desto mehr profitiert das Unternehmen davon.

Verzögerungen oder gar ein Scheitern des DMS-Projektes wären fatal. Genau das droht aber bei einem produktzentrierten Ansatz. Dabei werden fälschlicherweise Geschäftsprozesse und die Organisation des Unternehmens in den technischen Rahmen eines bestimmten DMS-Produktes hineingezwängt anstatt diese Technik an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Die Folge: Frustration aller Beteiligten und das, was wir „Paralyse durch Analyse“ nennen. Die Probleme bleiben nicht nur ungelöst – sie verschlimmern sich oft sogar noch.

Dieser produktzentrierte Ansatz ist typisch für Newcomer, die sich erstmals mit der DMS-Technologie befassen. Auf der Suche nach den Vorteilen wenden sie sich an vier oder fünf Hersteller, die dann ihre Produkte demonstrieren und dabei in der Regel deren Features in den Fokus rücken. Auf dieser Informationsbasis entwickeln die Entscheider erste Ideen, wie ihr Unternehmen die DMS-Technologie nutzen kann. Dabei vergleichen sie Funktionen und Features der Produkte, ein selten zielführender Ansatz. Besser sollten die folgenden drei Fragen im Vorfeld beantwortet werden:

1. Welche Probleme im Tagesgeschäft sollen durch elektronisches Dokumenten-Management gelöst werden?
2. Wie werden diese Probleme mit einem DMS am besten gelöst?
3. Welches DMS-Produkt eignet sich dafür und liefert den besten Return on Investment (ROI)?

Die Kosten des Nichtstuns

Wer nur verschiedene Produkte vergleicht statt den Nutzen der DMS-Technologie für sein Unternehmen auszuloten, wird kaum ein für seine Zwecke passendes Produkt finden. Statt sich zu entscheiden, wird er weiter seine Optionen prüfen und Features analysieren. Diese Furcht vor der Auswahl der falschen Software lähmt Projekte in den frühen Phasen von DMS-Projekten und bremst das Vorhaben aus.

Dabei fällt der Startschuss für ein DMS-Projekt ja meistens wegen ganz konkreter Probleme im Tagesgeschäft. Verzögerungen bei der DMS-Einführung haben somit signifikante Mehrkosten zur Folge. Das wird am Beispiel eines Unternehmens mit mehreren Standorten deutlich, wo noch Bestellungen und Rechnungen per Brief oder Fax eintreffen, die dann gesammelt und täglich oder wöchentlich an die Zentrale geschickt werden. Die Kosten für Versand und Porto sowie die manuelle Bearbeitung dieser Papierdokumente summieren sich rasch. Das Unternehmen mag erfolgreich sein, doch es verschwendet viel Arbeit, Zeit und Geld mit Problemen, die ein digitales Dokumentenmanagement-System sofort löst.

Die Blockade lösen

Diese Blockade lässt sich am besten durch die Entscheidung für ein bestimmtes System lösen, das ein besonders gravierendes Problem des Unternehmens beseitigt. In einem nächsten Schritt kann man einen weiteren Arbeitsprozess in diesem Bereich optimieren oder das DMS in einer anderen Abteilung einführen.

Die Entscheidung fällt nicht immer leicht. Einige DMS-Produkte sind für bestimmte Anwendungen wie die Buchhaltung oder aber für Branchen wie Krankenhäuser, Finanzdienstleister oder den öffentlichen Sektor maßgeschneidert, andere sind universeller nutzbar. Welcher DMS-Typ im konkreten Fall für das Unternehmen am besten geeignet ist, lässt sich nicht allgemein sagen. Die Entscheidung wird auf jeden Fall immer dann schwierig, wenn sich alle Abteilungen auf eine Lösung einigen sollen. Dann droht die erwähnte Gefahr der Über-Analyse mit der fatalen Folge, dass das DMS-Projekt nur noch stagniert oder ganz ausgesetzt wird.

Das heißt natürlich nicht, dass die Auswahl des DMS-Produktes durch faule Kompromisse beschleunigt werden sollte. Gefragt ist aber meistens ein DMS-Produkt mit breiter Funktionalität und der notwendigen Skalierbarkeit, das mit dem Unternehmen wachsen kann und in die vorhandene IT-Infrastruktur passt. Erfolgt dann die Auswahl auf Basis des ROI bei der Beseitigung eines signifikanten Problems, wird die Entscheidung einfach. Dennoch erfolgt auch die Beseitigung der nächsten Probleme beim Dokumenten-Management mit dem ausgewählten DMS-Produkt – ein willkommener Mehrwert.

Manche Unternehmer wollen das Paralyse-Problem durch einen externen Berater vermeiden. Der Berater wird engagiert, um einen Anforderungskatalog zu erstellen, die beste Lösung zu finden und für deren Wirtschaftlichkeit zu sorgen. Das mag in manchen Fällen eine gute Option sein, doch kann man damit durchaus auch die Anbieter bzw. Hersteller der DMS-Produkte betrauen. Auch da trennt sich schnell die Spreu vom Weizen: Wenn es darum geht, die Probleme des Kunden beim Dokumenten-Management zu adressieren und eine wirtschaftliche Lösung dafür zu konzipieren.

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Fehler bei der DMS-Auswahl erkennen und vermeiden

admin — Fri, 29 May 2020 20:54:24 +0000

Aktenschränke rauben in Ihrem Unternehmen viel Bürofläche und Papierunterlagen lassen Schreibtische überquellen? Es ist definitiv an der Zeit, nach einem Dokumentenmanagement-System (DMS) Ausschau zu halten. Lassen Sie dabei aber Vorsicht walten. Viele Unternehmen machen bei der Entscheidung für eine bestimmte Plattform oder einen bestimmten Anbieter Fehler, die anschließend viel Geld kosten. Und zwar dann, wenn das gewählte System längst nicht alle Dokumentenprobleme ihres Unternehmens löst. Diese Fehler lassen sich jedoch leicht vermeiden, wenn Sie sie im Vorfeld bereits identifizieren.

Fünf häufige Fehler:

1) Ziele für das Dokumenten-Management sind nicht genau definiert: In der Planungsphase machen sich viele Unternehmen nicht ausreichend Gedanken darüber, was sie mit dem Dokumentenmanagement-System erreichen möchten. Sie erhöhen so das Risiko, sich für die falsche Lösung bzw. den falschen Anbieter zu entscheiden.

Es ist äußerst wichtig, im Vorfeld beispielsweise Folgendes zu klären: In welchen Abteilungen möchten Sie die Lösung in erster Linie einsetzen? Welche Dokumenttypen bearbeitet Ihr Unternehmen? Welche spezifischen Geschäftsprozesse möchten Sie verbessern? In welche vorhandenen Anwendungen soll das DMS integriert werden?

2) Dokumenten-Speicherung und Dokumenten-Management werden verwechselt: Diese Begriffe klingen zwar ähnlich, werden aber oft verwechselt. Viele Unternehmen verfügen bereits über Methoden, um ihre Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern, sei es auf dem Unternehmensserver oder einem cloudbasierten Speicher wie Dropbox oder OneDrive. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Mitarbeiter keine Zeit mehr mit der Suche nach Dokumenten verschwenden müssen.

Elektronisches Dokumenten-Management beinhaltet nicht nur eine Archivierungsfunktion; ein DMS bietet auch leistungsstarke Indexierungsfunktionen, um Dokumente strukturiert in einem zentralen Dokumenten-Pool abzulegen. Der Wert von Enterprise Content Management (ECM) liegt vor allem darin, alle für einen bestimmten Geschäftsprozess relevanten Dokumente auf Knopfdruck zur Verfügung zu haben und in Geschäftsprozesse einzubinden.

3) Es ist unklar, welche Möglichkeiten elektronisches Dokumenten-Management bietet: Wenn Sie nicht wissen, was mit einem DMS alles möglich ist, neigen Sie dazu, nur nach einer Lösung für die offensichtlichsten Probleme zu suchen. Vielleicht benötigt Ihr Unternehmen momentan nur eine effiziente Methode zum Speichern und Abrufen von Dokumenten. Erst später erkennen Sie, wie zum Beispiel die elektronische Weiterleitung dieser Dokumente die Effizienz in Ihrem Unternehmen erhöhen könnte. Dann wäre es natürlich von Nachteil, wenn das von Ihnen gewählte ECM-System nicht über die Funktionen verfügt, die Sie brauchen, um digitale Workflow zu erstellen.

Ein weiteres Beispiel ist die Indexierung. Wer kennt in der Orientierungsphase schon die verschiedenen Indexierungsmethoden? Oft versteift man sich auf einen bestimmten Ansatz. Eine eingeschränkte Indexierungsfunktion kann verhindern, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt bestimmte Prozesse automatisieren können. Deshalb sollten Sie eine Plattform wählen, die mehrere Indexierungsoptionen enthält – von manueller Indexierung über Volltextindexierung bis hin zur Nutzung externer Datenbanken.

4) Die Gesamtbetriebskosten werden übersehen: Dieser Fehler gehört bei den verschiedensten IT-Projekten zu den Häufigsten. Der Beschaffungspreis darf nicht mit den Gesamtbetriebskosten verwechselt werden. Fnden Sie heraus, wie viel Sie zukünftig für die Schulung Ihrer Mitarbeiter, die Konfiguration des Systems sowie für Support- und Wartungsleistungen ausgeben müssen. Wie bei anderen Investitionen auch, ist eine langfristige Perspektive von wesentlicher Bedeutung.

5) Benutzererfahrung missachten: Wenn Unternehmen über den DMS-Einsatz nachzudenken beginnen, konzentrieren sie sich in der Regel zunächst auf das Backend sowie auf die Gesamtfunktionalität. Stattdessen sollten sie sich fragen: „Eignet sich dieses System für unseren Durchschnittsanwender?“ Die besten Funktionen sind nicht viel wert, wenn Ihr halbes Team diese nicht zu nutzen weiß. Bedenken Sie, dass elektronisches Dokumenten-Management eine plattformübergreifende Anwendung ist, deren optimale Nutzung allen Mitarbeitern möglich sein sollte. Um das Optimum aus Dokumenten-Management herauszuholen, muss es für alle nutzbar sein, von der Geschäftsführung über Buchhalter und Ingenieure bis hin zu Fabrikarbeitern.

Viele Fehler sind darauf zurückzuführen, dass Entscheidungen auf Basis aktueller Anforderungen getroffen werden, anstatt die langfristigen Anforderungen des Unternehmens zu berücksichtigen. In Ihrem Unternehmen kann sich vieles ändern, und Ihr Dokumentenmanagement-System sollte flexibel genug sein, um mit dieser Entwicklung Schritt zu halten.

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So wird Ihr Büro papierlos

admin — Thu, 13 Feb 2020 21:54:23 +0000

Die Idee vom „papierlosen Büro“ klingt großartig. Dass diese dreißig Jahre alte Idee trotzdem in vielen Unternehmen längst noch nicht gelebte Praxis ist, hat gute Gründe.

Oft werden Rechnungen oder Bestellungen, die Lieferanten und Kunden noch per Fax oder Briefpost schicken, nicht direkt beim Eintreffen gescannt und digital weiter bearbeitet, sondern landen nach wie vor in Papierform auf dem Schreibtisch des zuständigen Mitarbeiters. Der arbeitet dann mit einem wilden Wust aus digitalen und Papierdokumenten, was den Überblick erschwert und verwirrend sein kann. Oft arbeiten die Unternehmen auch weiter wie gewohnt auf Papier, weil niemand weiß, wo man mit der Digitalisierung beginnen sollte. Es droht ein Teufelskreis, der aber an drei Stellen leicht zu durchbrechen ist. Hier sind drei erste Schritte raus aus dem Teufelskreis und hin zum papierlosen Büro:

Eine Inventur aller verwendeten Papierdokumente:

Welche Art von Unterlagen wird aktuell noch auf Papier bearbeitet?
Welche dieser Dokumente werden auch weiterhin benötigt – und wie lange noch?
Eine Klassifikation des Verwendungszwecks hilft, die Papierberge im Unternehmen sauber zu segmentieren.

So kann einfacher zwischen wichtigen Informationen und wertlosen Dokumenten unterschieden werden, etwa überflüssiger Werbung, die eigentlich in den Papierkorb gehört. Es wäre eine ungeheure Verschwendung, würden alle Papierdokumente gescannt und digitalisiert. Die Unterscheidung zwischen wichtigen und unwichtigen Dokumenten ist außerdem extrem hilfreich bei der Automatisierung der Prozesse und bei der Ausgestaltung der Workflow.

Analyse der Prozesse, die jedes dieser Papierdokumente begleiten:

Genauso wichtig wie die Klassifikation aller Typen von verwendeten Papierdokumenten ist das exakte Verständnis der Art der sie begleitenden Geschäftsprozesse.
Ist ein Dokument essentiell für ein laufendes Kundenprojekt, dürfte es bei der Digitalisierung eine andere Behandlung erfordern als ein Steuerbescheid oder ein Rechnungsbeleg.1) Wer erstellt diese Dokumente, wer trägt zu ihrem Inhalt bei? 2) Wer prüft und/oder genehmigt sie? Welche Rolle spielen diese Dokumente für die Compliance?
Optimierung der Geschäftsprozesse für die digitale Welt: Auf dem Weg zum papierlosen Büro lassen sich viele Abläufe deutlich straffen, weil der digitale Workflow so manchen Arbeitsschritt überflüssig macht. Weil Unternehmen hier die Phantasie fehlt, wie das „Enterprise 2.0“ funktioniert, und weil die Belegschaft sich bequem im gewohnten Umgang mit Papier eingerichtet hat, bleiben die Prozesse trotz DMS auf dem Status Quo – und die größten Vorteile der Digitalisierung kommen nicht zum Tragen.

Diese drei Schritte helfen jedem Unternehmen aus dem Teufelskreis heraus – unabhängig von der Art und Größe des Unternehmens und unabhängig von der Branche. Abhängig von diesen Parametern ist jedoch die Gewichtung dieser drei Schritte. Eine fünf Mitarbeiter starke Rechtsanwaltskanzlei dürfte beispielsweise die Art ihrer Dokumente viel einfacher klassifizieren können als etwa ein Maschinenbauunternehmen mit 500 Mitarbeitern, bei dem es mehrere Abteilungen mit eigenen Dokumententypen und Prozessen gibt. Außerdem machen die branchenspezifischen Compliance-Anforderungen einen großen Unterschied; sie können für wenig oder sehr viel Komplexität im Dokumenten-Management sorgen.

Auch wenn das papierlose Büro heute noch unerreichbar fern scheint, kann sich kein Unternehmen ineffiziente Prozesse im Dokumenten-Management länger leisten. Die führen automatisch zu Nachteilen im Wettbewerb. Deshalb sind diese drei ersten Schritte auf dem Weg zum papierlosen Büro auch so wichtig: Mit ihnen ist der Weg Richtung digitalem Dokumenten-Management eingeschlagen – und der Erfolg späterer Implementierungsschritte bei einer Ausweitung des DMS-Einsatzes sichergestellt. Werden die Inhalte schon ganz zu Beginn des DMS-Projektes klassifiziert, wird später der Zugang zu den Dokumenten und die Automatisierung der Prozesse ebenso vereinfacht wie das Löschen all der Informationen, die nicht länger aufbewahrt werden müssen – weil dann das DMS den kompletten Lebenszyklus aller Dokumente im Unternehmen effizient und lückenlos verwaltet.

Ein Digitalisierungsprojekt in weniger als drei Monaten mit einem ECM-System erfolgreich durchführen? Wie`s geht, lesen Sie in unserem E-Book „Papierlos in 90 Tagen“.

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