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4 Tipps, wie Sie Rechnungen elektronisch archivieren

admin — Wed, 09 Sep 2020 19:54:24 +0000

Für die meisten Unternehmen geht es heute darum, schnell und effizient zu arbeiten. Das gilt vor allem dann, wenn sie auf eine digitale Buchhaltung setzen. Läuft vom Posteingang über die Rechnungsbearbeitung bis hin zur Archivierung alles elektronisch ab, so lässt sich viel Zeit sparen und Arbeitsabläufe gestalten sich wesentlich schneller sowie effektiver. Doch gerade bei der elektronischen Archivierung von Rechnungen gilt es, einige wichtige Dinge zu beachten. Welche das sind und welche vier wichtigen Tipps Sie kennen sollten, wenn Sie Rechnungen elektronisch archivieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Kernkompetenzen besser nutzen

Generell gilt: Wer seine Rechnungen elektronisch archivieren möchte, ist auf dem besten Weg, die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung seines Unternehmens wesentlich effizienter zu gestalten. Denn eine digitale Eingangsrechnung sorgt dafür, Kommunikationswege zu verkürzen und direkter zu gestalten. So muss das Personal seine Arbeitszeit nicht für langwierige Routineaufgaben verschwenden, sondern kann sie, seinen Kernkompetenzen entsprechend, für andere gewinnbringende Projekte einsetzen. Damit das in der Praxis tatsächlich funktioniert, sollten Sie die folgenden vier Tipps kennen, wie Sie Rechnungen elektronisch archivieren:

1. Wählen Sie das richtige Aufbewahrungsmedium

Rund zwei Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen Menschen heute mit der Bearbeitung von Dokumenten. Erstellen, prüfen, versenden, ablegen – das alles kostet viel Zeit und oft auch Nerven, insbesondere wenn es um das Auffinden von Papierdokumenten in einem riesigen Aktenarchiv geht. Eine elektronische Archivierung ist an dieser Stelle eine große Chance, denn sie begünstigt nicht nur eine Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung und dem Wiederauffinden von Dateien. Sie erlaubt es auch, Papierberge zu vernichten, Wissen langfristig zu sichern und den Arbeitsalltag zu erleichtern. Rechnungen mittels digitalem Archiv elektronisch archivieren bedeutet dabei, Dokumente auf einem digitalen Datenträger inhouse oder in der Cloud zu speichern. Hierbei kann es sich sowohl um papierbasierte und nachträglich digitalisierte als auch um rein digitale Dokumente handeln.

Geht es darum, steuerlich aufzubewahrende Dokumente zu archivieren, so darf das Medium zur Aufbewahrung nicht frei gewählt werden. Denn elektronische Rechnungen und Belege müssen in jedem Fall elektronisch archiviert sein. Konkret bedeutet das: Eine elektronische Rechnung auszudrucken und abzuheften, ist keine korrekte Archivierung! Was digital in das Unternehmen gelangt, benötigt auch eine digitale Archivierung. Zudem sollte das Speichermedium nicht veränderbar sein. Hier empfiehlt es sich, auf einen Datenträger zu setzen, der keine nachträglichen Änderungen zulässt.

Wer auf zusätzliche Hardware verzichten möchten, kann seine elektronischen Rechnungen optimal in der Cloud archivieren. Diese digitale Form der Archivierung hat mehrere entscheidende Vorteile: Cloud-Lösungen bieten einen unbegrenzten Speicherplatz, wobei der Nutzer seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren kann, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Mit wenigen Klicks lässt sich mehr Speicherplatz zur Verfügung stellen. Manche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht. Und auch in Sachen Sicherheit können Cloud-Lösungen überzeugen. Denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen und hosten ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören regelmäßige Back-Ups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und sichere Speichermethode für die E-Rechnung.

2. Achten Sie auf Format und Lesbarkeit der Dokumente

Wenn Sie Rechnungen elektronisch archivieren möchten, ist es unbedingt notwendig, darauf zu achten, diese genau in dem Format zu archivieren, in dem sie eingegangen sind. Zwar ist es möglich, alle elektronischen Dokumente wie Rechnungen und Belege in einem betriebsinternen Format abzuspeichern. Diese sind dann jedoch immer in Verknüpfung mit der Originaldatei aufzubewahren. Außerdem ist es ein Muss für die elektronische Archivierung von Rechnungen, jedes Dokument im Originalzustand und unverändert zu archivieren. Je nach Dokument ist das unter anderem auch mit einer inhaltlichen oder bildlichen Übereinstimmung von Originaldatei und digitaler Datei gewährleistet. Zudem ist es sehr wichtig, dass alle Dateien im elektronischen Archiv innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind.

3. Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Für elektronische Rechnungen gilt die gleiche gesetzliche Aufbewahrungsfrist wie für Papierrechnungen. So müssen alle Dokumente mindestens zehn Jahre lang im Archiv liegen und jederzeit zugänglich sein. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist darf ein Dokument gelöscht werden. Diese Frist ist gesetzlich festgelegt. Wer seine Rechnungen elektronisch archivieren will, sollte also sicherstellen, dass jedes Dokument rechtlichen Anforderungen gemäß aufbewahrt ist. Gelangt eine Rechnung als Anhang einer E-Mail, also beispielsweise als PDF-Datei, in Ihr Unternehmen, so geht es in erster Linie darum, die angehängte Datei zu archivieren. Die E-Mail selbst hingegen müssen Sie nicht zusätzlich speichern.

Unbedingt berücksichtigen sollten Sie auch, dass kein Dokument auf dem Weg ins Archiv verloren geht. Konkret bedeutet das: Alle Dokumente müssen vollständig erfasst sein. Um diesem Anspruch zu genügen, eignet sich insbesondere die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle. Damit im Zusammenhang steht auch der Eingriff von Sachverständigen. Als Unternehmen, das Rechnungen elektronisch archivieren möchte, müssen Sie garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf Ihr digitales Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz das Recht, Ihre Unterlagen anzusehen und zu nutzen. Dazu gehört auch das Protokollieren jeder Veränderung im Archiv. Nur so lassen sich eine nachträgliche (unberechtigte) Veränderung der Dokumente verhindern und eine gesetzeskonforme Archivierung gewährleisten.

4. Wählen Sie das richtige System zur Archivierung

Haben Sie den Entschluss gefasst, in Ihrer Buchhaltung auf eine elektronische Rechnungsverarbeitung zu setzen, so haben Sie einen entscheidenden Vorteil auf Ihrer Seite: Die digitale Archivierung ist technologieneutral. Sie muss weder technischen Vorgaben noch irgendwelchen technischen Standards genügen. Für Sie bedeutet das, dass Sie in der Wahl des entsprechenden Systems gänzlich frei sind. Dennoch muss dieses ein paar rechtliche Vorgaben erfüllen und sich an entsprechende Richtlinien halten. So ist es wichtig, dass Sie bei der Wahl der Software darauf achten, dass diese die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfüllen.

Auch wichtig ist, dass die Software, mit der Sie Ihre Rechnungen elektronisch archivieren wollen, eine Revisionssicherheit garantiert. Diese stellt für die elektronische Archivierung sicher, dass das digitale Abbild eines Dokuments weder verloren gehen noch verändert werden kann. Nur damit ist es Ihnen als Unternehmen erlaubt, Papierdokumente nach der Digitalisierung zu entsorgen. Ein besonderes Augenmerk sollten Sie zudem auf das Thema Sicherheit legen. So muss die von Ihnen gewählte Software höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens.

Beachten Sie diese vier Tipps, wie Sie Rechnungen elektronisch archivieren, sollte das auch für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter eine erhebliche Erleichterung und Effizienzsteigerung der alltäglichen Arbeitsprozesse sein.

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Skonto dank elektronischer Rechnungsverarbeitung

admin — Mon, 04 May 2020 20:54:24 +0000

Wer in seinem Unternehmen auf eine analoge Rechnungsverarbeitung setzt, halst sich damit viele Probleme auf. Neben hohen Kosten für Druck, Lagerung und Archivierung ist es vor allem der langwierige und intransparente Verarbeitungsprozess, der Zeit und Geld kostet. Hinzu kommt der finanzielle Verlust durch ungenutzten Skonto. Das muss nicht sein, denn dank elektronischer Rechnungsverarbeitung können Sie durch Skonto bares Geld sparen. Wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Darum sind Papierrechnungen alles andere als praktisch

Alles hat seine Zeit. Das gilt auch für papierbasierte Rechnungsdokumente. Was viele Jahrhunderte lang die beste Methode war, um Informationen und Daten sicher zu speichern und aufzubewahren, hat durch elektronische Technologien einen würdigen Nachfolger bekommen. Die Vorteile letzterer sind dabei so immens, dass jedes Unternehmen über kurz oder lang Abschied vom Papier nehmen sollte – vor allem, wenn es weiterhin erfolgreich am Markt bestehen möchte. Das liegt insbesondere an den Möglichkeiten, den Skonto auszuschöpfen. Doch dazu später mehr.

Um die Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung genau eruieren zu können, geht es an erster Stelle darum, zu verstehen, was die Nachteile einer analogen, papierbasierten Rechnungsverarbeitung sind. Da wäre zunächst die formale und sachliche Prüfung aller eingehenden Dokumente zu nennen. Diese gestaltet sich in den meisten Fällen extrem komplex und damit sehr zeitaufwändig. Eine Rechnung muss zur Bezahlung viele Fachabteilungen und Zuständigkeitsbereiche durchlaufen, bis sie endlich vollständig geprüft, freigeben und bezahlt ist. Das beansprucht wertvolle Mitarbeiterkapazitäten und kostet Zeit, die am Ende fehlt, um einen möglichen Skonto zu nutzen.

So umgehen Sie das Risiko von ungenutztem Skonto

Hinzu kommt, dass die papierbasierte Rechnungsverarbeitung sehr fehleranfällig ist. Schätzungen zufolge gehen in der Unternehmenspraxis rund 0,5 Prozent aller Papierrechnungen verloren. Was dabei an Skonto verfällt, ist eine immense Summe. Das lässt sich vermeiden: durch die Nutzung einer elektronischen Rechnungsverarbeitung.

Wer beim Rechnungswesen auf die Arbeit mit elektronischen Rechnungen und damit auf ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) setzt, profitiert in erster Linie von automatisierten Prozessen. Ein digitales DMS erfasst Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle und kann Rechnungsbeträge leicht splitten – unabhängig davon, ob eine Rechnung als E-Mail, Fax oder Scan in das Unternehmen gelangt. Zudem helfen selbstlernende Services, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferantendaten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Sucht ein Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. Mit wenigen Klicks findet er so die passende Datei. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb der Buchhaltung aus. So lässt sich wertvolle Zeit einsparen, die dem Unternehmen in Sachen Skonto positiv zu Buche schlägt.

Geld sparen und Skonto effektiv nutzen mittels elektronischer Rechnungen

Zusätzlich zu dem Fakt, dass die Arbeit mit papierbasierten Rechnungen viel Zeit und durch Porto, Hardware und Lagerung auch viel Geld kostet, ist sie oft unübersichtlich. Hierfür reicht es schon aus, dass ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist: Schon bleibt eine Rechnung liegen, die Zeit vergeht und die Frist, um den Skonto auszuschöpfen, ist verstrichen. Mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung sieht das ganz anders aus. Hier fallen nicht nur Material- und Lagerkosten sowie unnötige Arbeitsschritte (Stichwort: sortieren, scannen, ablegen) weg. Denn mittels elektronischem DMS gestaltet sich die Rechnungsverarbeitung einfach, schnell und übersichtlich. Und daraus ergeben sich weitere Einsparpotentiale.

Zunächst hat die elektronische Rechnung den großen Vorteil, dass sie schneller an die richtige Verarbeitungsstelle gelangt. So lässt es sich vermeiden, dass Skonti oder andere Frühzahlerrabatte verfallen. Automatisierte Workflows und entsprechende Programmierungen stellen sicher, dass es keine Verzögerungen gibt und dass alle erforderlichen Prüfungen und Genehmigungen schnell erledigt sind. Damit lassen sich Rechnungen direkt begleichen. Mit dieser zügigen Bezahlung können Unternehmen so in der Regel zwischen zwei und drei Prozent Rabatt auf die Gesamtsumme erzielen. Bei Rechnungen von zig hunderttausend Euro summiert sich daraus ein beachtlicher Betrag, der die Liquidität Ihres ganzen Unternehmens verbessert. Zusätzlich hilft die Arbeit mit elektronischen Rechnungen, Überbezahlungen zu vermeiden. Die positive Folge ist eine konsequente Cashflow-Kontrolle.

Eine Theorie, die in der Praxis funktioniert

Verfallen Skonti nicht, so lässt sich die Profitabilität eines ganzen Unternehmens steigern. Denn die elektronische Rechnungsverarbeitung überzeugt durch präzise Schnelligkeit. Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass jede Eingangsrechnung sofort und ohne Umwege an die richtige Stelle gelangt. Dadurch ist es möglich, dass eine Rechnung, die am Morgen im Unternehmen eintrifft, bereits abends bezahlt sein kann – auch wenn mehrere Mitarbeiter das Dokument prüfen und abzeichnen müssen. Für den Buchungsalltag ist das eine erhebliche Erleichterung.

Demgegenüber stehen die Anschaffungskosten einer neuen Software, die die elektronische Rechnungsverarbeitung unterstützt, sowie der damit einhergehende Betriebsaufwand. Dennoch sollten die Implementierung des neuen Systems, Schulungen der Mitarbeiter und anfallende Wartungskosten nicht allein als Argument für oder gegen ein digitales Dokumentenmanagement-System gelten. Wichtiger ist an dieser Stelle die Ermittlung des langfristigen Returns on Investment, den ein Unternehmen durch die neue Software generieren kann. Denn der ROI entwickelt sich durch digitale Prozesse garantiert in eine positive Richtung: Verläuft die Rechnungsverarbeitung automatisch und digital, kann ein Unternehmen nicht nur Skonti für sich ausnutzen. Hinzu kommt nämlich auch die Arbeitszeit, die die Mitarbeiter sparen, indem ihnen das digitale DMS zeitintensive Standardaufgaben abnimmt. Diese gewonnene Zeit lässt sich wiederum in andere, strategisch gewinnbringende Projekte investieren und der ROI steigt. Damit amortisieren sich die Kosten für die Software.

Den richtigen Weg finden, um Skonti zu nutzen

Was einfach klingt, will jedoch gut vorbereitet sein. Denn eine erfolgreiche Umstellung von analoger auf elektronische Rechnungsverarbeitung klappt nur dann, wenn jeder Schritt detailliert geplant ist. Dazu gehören neben der umfassenden Analyse des Ist-Zustandes Ihrer Buchhaltungsabteilung auch eine genau Erhebung über den Optimierungsbedarf Ihrer Rechnungsverarbeitung sowie die Einbindung und Schulung Ihrer Mitarbeiter. Nur wenn alle an Ihrem Unternehmen Beteiligten bei der Umsetzung mithelfen, kann die Umstellung von Papier- auf elektronische Rechnungen gelingen – langfristiger und nachhaltiger Erfolg durch genutzte Skonti inklusive.

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E-Rechnungen So gelingt der Umstieg auf elektronische Rechnungsverarbeitung

admin — Mon, 27 Apr 2020 20:54:24 +0000

Bis zu sieben Werktage dauert es, bis ein Brief aus Deutschland die USA erreicht. Eine E-Mail braucht gerade einmal ein paar Sekunden. Der technologische Fortschritt macht es möglich. Für Unternehmen bietet das etliche Vorteile, vor allem wenn es um die Themen Rechnungsverarbeitung und -stellung geht. Denn die E-Rechnung erleichtert nicht nur buchhalterische Aufgaben, sondern spart auch einiges an Zeit und verbessert die Liquidität eines ganzen Betriebes. Wie das funktioniert und wieso die elektronische Rechnungsverarbeitung ein entscheidender Erfolgsfaktor für moderne Unternehmen ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Mit der E-Rechnung wertvolle Zeit sparen

Was glauben Sie, wie viel Zeit vom Eingang einer Rechnung, über ihre Bearbeitung bis hin zu Bezahlung und Archivierung vergehen? Bei einer manuellen Verarbeitung können das Tage, manchmal sogar Wochen sein. Mal ist die Zuständigkeit für Freigaben unklar, mal ist ein Mitarbeiter im Urlaub oder krank, mal geht ein Dokument im Wust an anfallendem Papier einfach unter. Hinzu kommt, dass eine Rechnung auf den unterschiedlichsten Wegen in ein Unternehmen gelangen kann. Ob auf Papier, als E-Mail oder via Scan – nach wie vor gibt es mehrere Möglichkeiten, Rechnungen zu stellen. Das kann schnell zu Unübersichtlichkeit führen, die sich jedoch mit der E-Rechnung garantiert vermeiden lässt.

Wer in seiner Buchhaltungsabteilung auf die Arbeit mit E-Rechnungen und damit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) setzt, profitiert in erster Linie von automatisierten Prozessen. Ein digitales DMS erfasst Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle und kann Rechnungsbeträge leicht splitten. Selbstlernende Services helfen zudem, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferantendaten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Sucht einer Ihrer Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. Mit wenigen Klicks findet er so die passende Datei. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb Ihrer Buchhaltung aus. So gewinnen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit, die sie für andere Projekte nutzen können.

Geld sparen mittels E-Rechnung

Neben dem Fakt, dass die Arbeit mit papierbasierten Rechnungen viel Zeit kostet und – bedingt durch die manuelle Verarbeitung – fehleranfällig ist, bedeutet sie für ein Unternehmen einiges an Kosten. Denn Papier kostet Geld. Zum einen ist die Miete für den Lagerraum großer Akten-Archive ein enormer Kostenfaktor. Zum anderen sind es Porto, Hardware, wie Drucker und Faxgeräte sowie deren Zubehör, die die Ausgaben in die Höhe treiben. Mit der E-Rechnung sieht das ganz anders aus. Hier fallen nicht nur Material- und Lagerkosten weg, sondern es ergeben sich weitere Einsparmöglichkeiten.

Die E-Rechnung hat den großen Vorteil, dass sie schneller an die richtige Verarbeitungsstelle gelangt. So lässt es sich vermeiden, dass Skonti oder Frühzahlerrabatte verfallen. Automatisierte Workflows und entsprechende Programmierungen stellen sicher, dass es keine Verzögerungen gibt. Eine digitale Rechnungsprüfung sorgt dafür, dass alle erforderlichen Kontrollen und Genehmigungen schnell erledigt sind. Damit lassen sich Rechnungen direkt begleichen. Mit dieser zügigen Bezahlung können Unternehmen so dank Skonto in der Regel zwischen zwei und drei Prozent Rabatt auf die Gesamtsumme erzielen. Bei Rechnungen von zig Hunderttausend Euro summiert sich daraus ein beachtlicher Betrag, der die Liquidität Ihres ganzen Unternehmens verbessert. Zusätzlich hilft die Arbeit mit E-Rechungen dabei, Überbezahlungen zu vermeiden. Die positive Folge: eine konsequente Cashflow-Kontrolle!

Fristen einhalten und Audits sicher über die Bühne bringen

Auch in Sachen Fristeinhaltung kann die E-Rechnung Ihnen viel Geld sparen. Während bei der manuellen Rechnungsverarbeitung das eine oder andere Dokument untergehen kann, erfassen automatisierte Workflows lückenlos alle eingehenden Rechnungen und verarbeiten diese direkt. So kommen Sie nicht in die Situation, Mahn- oder Bußgelder wegen nicht oder zu spät beglichener Rechnungen zahlen zu müssen. Wer seine Rechnungen elektronisch archivieren möchte, erleichtert hierdurch die Vorbereitung und Durchführung von Audits. Mit Hilfe weniger Klicks lassen sich sämtliche angeforderten Rechnungsdaten abrufen und schnell und vollständig elektronisch an den Auditor übermitteln.

Darüberhinaus unterstützen E-Rechnung und digitales Dokumentenmanagement Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, so reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. Hinzu kommt, dass jeder Betrieb gesetzlich dazu verpflichtet ist, alle organisatorischen und technischen Abläufe im Zusammenhang mit Rechnungen mindestens zehn Jahre in ihrem Originalzustand aufzubewahren, genau zu dokumentieren und ihre Lesbarkeit zu jedem Zeitpunkt zu garantieren. Auch hier bietet die E-Rechnung entscheidende Vorteile, garantiert sie gemeinsam mit einem intelligenten DMS doch die Einhaltung sämtlicher Gesetze.

So steigert die E-Rechnung den Gewinn Ihres ganzen Unternehmens

Gerade in Zeiten von Globalisierung und Digitalisierung gewinnen Flexibilität, verringerte Fehlerquoten und Zeitersparnis zunehmend an Bedeutung. Gleichzeitig sind sie genau die Faktoren, die Ihrer Buchhaltung zu mehr Effizienz verhelfen und den Cashflow Ihres ganzen Unternehmens optimieren. Geht man zum Thema E-Rechnung und deren Verarbeitung ins Detail, so offenbart sich schnell, wo die Chancen der elektronischen Rechnungsstellung liegen. Denn gerade in der Buchhaltung sparen Unternehmen durch den Verzicht auf papierbasierte Arbeit nicht nur Platz, Zeit und Geld, sondern erfahren eine Erleichterung einzelner Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern. Ein digitales DMS wandelt umständliche Verfahren in einfache Workflows um, verlorene Zeit in gut investierte Arbeit und Kosten in verfügbares Kapital.

Dennoch – einfach so darauf los zu digitalisieren, ist selten die beste Idee. Denn eine Umstellung von papierbasierter auf digitale Arbeit ist nur dann erfolgreich, wenn jeder Schritt detailliert geplant ist. Dazu gehören neben der umfassenden Analyse des Ist-Zustandes Ihrer Buchhaltung auch eine genau Erhebung über den Optimierungsbedarf Ihrer Rechnungsverarbeitung sowie die Einbindung und Schulung Ihrer Mitarbeiter. Nur wenn alle an Ihrem Unternehmen Beteiligten am gleichen Strang ziehen, kann die Umstellung von Papier- auf E-Rechnung langfristigen und nachhaltigen Erfolg garantieren.

Übrigens: Zu lange warten, ob Sie die E-Rechnung auch in Ihrem Unternehmen nutzen wollen, sollten Sie nicht. Denn spätestens seit der Veröffentlichung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU im Jahr 2014 ist die elektronische Rechnungsstellung auf dem Vormarsch. Immerhin fordert die Richtlinie einen national und international kompatiblen Standard für elektronische Rechnungen. Seit 2019 sind Bundesbehörden und öffentliche Auftraggeber sogar dazu verpflichtet, alle Vorgaben der Richtlinie zu erfüllen. Und auch Unternehmen aus der privaten Wirtschaft können sich besser eher als später darauf einstellen.

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Digitalisierung im Rechnungswesen: Verpassen Sie nicht den Anschluss

admin — Fri, 03 Apr 2020 20:54:24 +0000

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist ein entscheidender Faktor bei der digitalen Transformation von Unternehmen. Finanzfunktionen werden zunehmend digital. Unabhängig von der Unternehmensgröße und Branche ist die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen und damit die Automatisierung der Prozesse in diesen Bereichen ein wichtiges Thema, das für ein Unternehmen zwar einige Veränderungen mit sich bringt, allerdings durchaus positive.

Die Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen“ der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG gibt einen wichtigen Überblick zum Ablauf der Digitalisierung, den zu erwartenden Hürden und darüber, wo die deutschen Unternehmen im Prozess der Digitalisierung und im Bereich Automatisierung Rechnungswesen stehen.

Das internationale Wirtschaftsprüfungsunternehmen PricewaterhouseCoopers (PwC) zeigt mit der Untersuchung „Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2019“ die aktuellen Trends zur Digitalisierung im Rechnungswesen auf.

Wir gehen in diesem Blogbeitrag tiefer auf die Erkenntnisse beider Studien ein und erklären Ihnen alles Wesentliche, was Sie zum Thema Digitalisierung im Rechnungswesen unbedingt wissen müssen.

Digitalisierung im Rechnungswesen: Status Quo und Ausblick

Der Digitalisierungsvorgang im Finanzwesen bedeutet vor allem, dass Prozesse im Rechnungswesen homogenisiert, digitalisiert und möglichst automatisiert werden. Dafür kommen Technologien wie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder Enterprise Content Management-Systeme zum Einsatz, aber auch andere Lösungen, die dabei helfen, die Abläufe zu digitalisieren.

Wer sein Unternehmen der digitalen Transformation unterziehen und auf die unausweichlichen digitalen Anforderungen der Zukunft einstellen will, steht früher oder später auf jeden Fall vor dieser Aufgabe: der Digitalisierung des Rechnungswesens. Dabei ergeben sich Fragen wie:

Welche Prozesse lassen sich im Rechnungswesen besonders gut digitalisieren und automatisieren?
Und welche Voraussetzungen und Anforderungen gibt es bei der Digitalisierung im Rechnungswesen?

Die Beantwortung dieser Fragen ist entscheidend für den Gesamterfolg einer digitalen Transformation.

Der Implementierungsprozess einer (Cloud-basierten) Lösung für die Rechnungsverarbeitung ist trotz all sich ergebender Fragen einfacher, als viele Unternehmer denken. Mit einem Dokumentenmanagement-System wird die Rechnungsverarbeitung gar zum Kinderspiel. Durch den Einsatz entsprechender Workflows im DMS kann sie zudem vollständig automatisiert werden.

Studie zeigt eindeutigen Trend zu mehr Digitalisierung im Rechnungs- und Finanzwesen

In der eingangs bereits erwähnten Studie „Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2019“ von PwC wurden die Verantwortlichen von 100 deutschen, mittelständischen Unternehmen und Großunternehmen befragt. Dabei gaben lediglich 29 Prozent der Teilnehmer an, der Technologieeinsatz in ihrem Unternehmen sei im Bereich Finanz- und Rechnungswesen fortschrittlich. Das zeigt, dass gerade in diesem Segment noch einiges an Potenzial verborgen ist, um durch Digitalisierung die Effektivität zu steigern.

Viele Entscheider in den Unternehmen sehen innerhalb ihrer Organisation also nicht umsonst eine noch immer zu langsame Entwicklung in Richtung Digitalisierung. In der Befragung geben 26 Prozent an, dass der Einsatz von Technologie im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens eher konservativ im eigenen Unternehmen gehandhabt wird. 2017 waren übrigens nur 21 Prozent dieser Meinung. Dies belegt, dass sogar immer mehr Entscheider nicht zufrieden mit der technologischen Ausstattung des Finanz- und Rechnungswesens sind und sich eine modernere Infrastruktur wünschen.

Gleichzeitig geben 56 Prozent der Befragten in der Studie an, dass in ihrem Unternehmen noch keine künstliche Intelligenz (KI, AI) eingesetzt wird, während immerhin 75 Prozent der KI-affinen Unternehmen bereits künstliche Intelligenz zum automatisierten Auslesen von Rechnungen nutzen. 2017 haben nur 39 Prozent KI-Technologien dafür eingesetzt.

Firmen und Organisationen, die den Schritt zu modernen KI-Technologien schon gewagt haben, nutzen diesen Vorteil und erweitern den Einsatz kontinuierlich auf verschiedene Bereiche – auch auf das Finanz- und Rechnungswesen. Im Rahmen der Digitalisierung in diesem Segment sollten also auch KI-gestützte Anwendungen in Betracht gezogen werden. Unternehmen, die KI bereits implementiert haben, bauen ihren Vorsprung auf diesem Gebiet immer weiter aus. Für alle anderen Firmen wird es nun höchste Zeit, sich mit dem Thema Digitalisierung im Rechnungswesen auseinanderzusetzen, um ihre Buchhaltung zu optimieren.

Im Rahmen der PwC-Studie gaben 83 Prozent der Unternehmen außerdem an, die Belegerkennung nutzen zu wollen (2017: 22 Prozent). Der direkte Datenaustausch und die direkte Datenverarbeitung sind mittlerweile für 74 Prozent wichtig (2017: 20 Prozent). Den Zahlungsverkehr wollen 70 Prozent digitalisieren und automatisieren (2017: 19 Prozent). Der Trend hin zur digitalen Rechnungsprüfung und verbesserten Prozessen im Rechnungswesen ist also ganz eindeutig.

In der Studie gibt es noch mehr Szenarien, in denen Unternehmen aller Größenordnung planen, in Zukunft auf mehr Technologie im Finanz- und Rechnungswesen zu setzen. Die Texterkennung von Verträgen möchten zum Beispiel 39 Prozent umsetzen – und damit 26 Prozent mehr Unternehmen als noch 2017. Einen Ersatz von Excel-Spreadsheets planen 40 Prozent der Unternehmen, gegenüber 14 Prozent zwei Jahre zuvor. Diese Beispiele machen nebenbei deutlich, dass nahezu jeder Prozess im Finanz- und Rechnungswesen digitalisiert werden kann.

Digitalisierung im Rechnungswesen: Ja! Aber wie?

Für die Digitalisierung im Rechnungswesen braucht es ein klares Konzept und natürlich auch ein entsprechendes Budget. Mit einem Digitalisierungsplan können Sie die Modernisierung im Finanz- und Rechnungswesen strukturiert vorantreiben. Im Verlauf der Digitalisierung sollten Sie gleichzeitig auch Prozesse in der Buchhaltung optimieren. Die digitale Rechnungsprüfung kann Eingangsrechnungen weitgehend automatisiert bearbeiten und hilft bei der Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung. Dadurch können zum Beispiel Rabatte, Skonto und andere Vorteile genutzt werden.

Um die Digitalisierung im Rechnungswesen einzuführen, sollten Sie in den ersten Schritten analysieren, bei welchen Prozessen die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen am meisten Sinn ergibt und wo der größte Nutzen zu erwarten ist. Hier ist anfangs häufig der Bereich der Eingangsrechnung interessant, da bei eingehenden Rechnungen durch die Digitalisierung und die damit verbundene Automatisierung von Prozessen schnell ein unmittelbarer Nutzen für alle Beteiligten zu erwarten ist.

Cloud-Lösungen sind ein idealer Weg, um kurzfristig und unkompliziert neue Software und IT-Infrastruktur im Unternehmen zu implementieren. Der Betreiber kümmert sich um die notwendige Technik im Hintergrund und die Implementation in Ihre Umgebung. Die Anwender können sofort mit dem System arbeiten, das Unternehmen profitiert schnell von dessen Nutzen.

Ein wichtiger Punkt bei der Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen sind die Prozesse, die digitalisiert werden sollen. Ideal sind homogene Prozesse und das Ablösen veralteter IT-Systeme im Finanz- und Rechnungswesen. Alte Systeme bedeuten häufig auch heterogene Prozesse, was die Umstellung zu einer einheitlichen Plattform zur Digitalisierung erschwert. Hinzu kommen Datenmodelle, die möglichst einheitlich sein sollten. Um eine erfolgreiche Digitalisierung durchführen zu können, sollte zunächst eine gesunde Basis geschaffen werden. In diesem Zusammenhang standardisieren Sie am besten die Prozesse, IT-Systeme und auch die Datenlandschaft. Anschließend bauen neue Systeme auf diese homogene Landschaft auf und binden diese ein.

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

Die Einführung der digitalen Rechnungsprüfung ist für alle Abteilungen im Unternehmen ein Mehrwert: Durch die Automatisierung im Rechnungswesen werden beispielsweise die Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung entlastet. Fehler werden vermieden, wenn Rechnungen automatisiert und digital erfasst werden. Es kann schnell passieren, dass ein Mitarbeiter die Rechnungssumme oder einzelne Buchungen falsch eintippt. Das ist bei einer elektronischen Rechnungsverarbeitung ausgeschlossen.

Der Prozess der Rechnungsprüfung wird beschleunigt, da er eben zum großen Teil automatisiert ist. Alle Vorgänge lassen sich transparent überwachen und sind nachvollziehbar. Digitale Workflows bringen dem Management auch eine bessere Kontrolle über die gesamte Rechnungsbearbeitung. Dadurch kann bei Verzögerungen sofort und direkt eingegriffen werden.

Aufgaben lassen sich auch mobil durchführen, sodass Mitarbeiter nicht auf ihren Desktop-PC angewiesen sind. Durch die hohe Geschwindigkeit des Prozessdurchlaufs können Skonti und Gutschriften genutzt werden. Mahngebühren werden vermieden, da die Vorgehensweise der digitalen Rechnungsprüfung sicherstellt, dass alle Abläufe rechtzeitig erledigt werden.

Eine Studie von Billentis kommt zu dem Ergebnis, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung mit fast 20 Euro zu Buche schlägt. Die digitale Rechnungsprüfung kostet dagegen nur einen Bruchteil davon.

Kommt es zu Reklamationen, ist es in Betrieben mit papierbasierten Systemen sehr schwer, alle notwendigen Fakten zusammen zu tragen. Es ist kaum nachvollziehbar, in welchem Ordner oder auf welchem Schreibtisch sich die Dokumente des aktuellen Vorgangs befinden. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems und der digitalen Rechnungsprüfung ergeben sich aber auch noch weitere Vorteile für die verschiedenen Abteilungen:

Vorgesetzte oder Urlaubsvertretungen können eingreifen, wenn ein Prozess abgebremst wird, zum Beispiel weil einem Mitarbeiter eine Genehmigung fehlt.
Da die Rechnung in digitaler Form vorliegt, gibt es weniger verlorene Dokumente, eine teure Wiederbeschaffung lässt sich von vornherein vermeiden.
Gibt es Rückfragen zur Rechnung, lässt sich diese in wenigen Sekunden digital aufrufen.
Buchprüfungen und Audits sind schneller und einfacher durchführbar.
Die Daten aus der digitalen Rechnung lassen sich jederzeit weiterverarbeiten
Anforderungen an eine Digitalisierung im Rechnungswesen

Ist die Entscheidung für die Digitalisierung im Rechnungswesen gefallen, geht es noch darum, welche Voraussetzungen und Anforderungen ein Unternehmen zur Umsetzung erfüllen muss:

Wichtig ist hier in erster Linie, dass alle Mitarbeiter am digitalen Wandel beteiligt sind.
Die Mitarbeiter müssen die Vorteile der Digitalisierung verstehen und alle an einem Strang ziehen. Nur so wird der Digitalisierungsprozess ein Erfolg.
Entsprechende Schulungen helfen außerdem, sich mit der neuen Software vertraut zu machen und diese sicher benutzen zu können.

Außerdem bietet es sich immer an, einen erfahrenen Partner für die digitale Transformation zu engagieren. Das schützt vor bösen Überraschungen und hilft einem Unternehmen dabei, wirklich die richtige Strategie sowie die passende Software für seine digitale Zukunft zu finden.

Der Weg zum papierlosen Rechnungswesen

Zugegeben, diese Vision gibt es schon länger: Ein Büro, in dem sämtliche Prozesse automatisch ablaufen und in dem es keine Aktenschränke gibt oder Papierstapel viel Platz einnehmen. Geht es jedoch um die Umsetzung der Vision in die Wirklichkeit, hapert es noch immer bei vielen Unternehmen.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist längst nicht in allen Branchen angekommen. Etliche Betriebe setzen nach wie vor auf eine manuelle Bearbeitung buchhalterischer Aufgaben. Und das kann sich schnell zu einem Problem entwickeln, fordert die Digitalisierung doch eine zunehmend schnellere Bearbeitung von Dokumenten. Wer jetzt nicht auf den Zug in Richtung digitale Zukunft aufspringt, kann auf lange Sicht nicht am Markt bestehen.

Rechnungen müssen schnellstmöglich geprüft und genehmigt werden. Nur dann lassen sich Skonti und andere Frühzahler-Rabatte überhaupt nutzen. Damit das funktioniert, ist ein schneller, automatisierter Genehmigungsprozess notwendig. Sobald dieser eingeführt wurde, auch durch Unterstützung der digitalen Dokumentenverwaltung, lassen sich in der Regel zwei bis drei Prozent der Rechnungssumme einsparen. Das gelingt aber kaum, wenn Rechnungen noch auf Papier mit der internen Hauspost durch das Unternehmen befördert werden. Geht die Rechnung bei diesem Ablauf sogar ganz verloren, steigen unter Umständen die Kosten durch Mahngebühren und Verzugszinsen weiter an, anstatt durch eine zügige Bezahlung gesenkt zu werden.

Einer Untersuchung des Forschungs- und Beratungsunternehmens Gartner zufolge, geben Unternehmen tatsächlich 1 bis 3 Prozent ihres Umsatzes zum Drucken von Dokumenten aus. Dazu kommen noch weitere Punkte, die Geld kosten, wie zum Beispiel Ablage, Versand und Archivierung. Rechnungen stellen häufig einen großen Posten beim Ausdrucken von Dokumenten dar, sodass sich an dieser Stelle viel Geld einsparen lässt. Das gilt natürlich auch beim Empfang von Rechnungen. Denn hierbei werden Rechnungen häufig physisch kopiert.

Rechnungswesen 4.0: Die Chancen der Digitalisierung im Rechnungswesen erkennen

Fest steht, die Digitalisierung der Buchhaltung geht mit der Automatisierung ihrer Abläufe einher. Wer auf die Digitalisierung im Rechnungswesen baut, dem tun sich große Chancen auf – die wiederum entscheidend für ein Unternehmen sind, das sich langfristig erfolgreich am Markt behaupten möchte.

Die Vorteile beginnen bei der Erhöhung der Arbeitsproduktivität, gehen über die Autonomie der Beschäftigten bis hin zur Steigerung der Arbeitsqualität. Denn eine der stärksten Anforderungen der Digitalisierung ist Schnelligkeit. Schnelligkeit in der Bearbeitung von Dokumenten, in der Entscheidung von Sachverhalten, in der Durchsuchung von Archiven, beispielsweise bei Audits.

Setzt ein Unternehmen jedoch überwiegend auf manuelle Prozesse, so kann es häufig zu Fehlern kommen. Unkonzentriertheit, Unwissenheit oder schlicht der Mangel an Zeit führen schnell dazu, dass Mitarbeiter nicht mehr korrekt arbeiten. Je öfter das passiert, desto negativer wirkt sich das am Ende auf das gesamte Unternehmen aus. Ein Zustand, den niemand gerne haben möchte.

Durch die Rechnungsdigitalisierung wird sichergestellt, dass Rechnungen automatisch an die richtigen Stellen übermittelt werden. Das vermeidet auch, dass die Bezahlung von Rechnungen dadurch verzögert wird, dass diese nicht zum richtigen Mitarbeiter weitergeleitet wurden.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann hier Abhilfe schaffen. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Fehler zu minimieren sowie regelmäßig wiederkehrende Abläufe zu standardisieren und zu automatisieren. Das macht ganze Abteilungen effizienter und verschafft Unternehmen echte Wettbewerbsvorteile.

Rechnungswesen digitalisieren – so profitieren Sie am meisten

Hat sich ein Unternehmen dazu entschieden, die Buchhaltung zu digitalisieren, geht es zunächst um die Frage, welche Prozesse sich besonders gut digitalisieren und automatisieren lassen. Dabei gibt es in erster Linie vier Bereiche, die von einer digitalen Transformation und in Zusammenhang damit von einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) profitieren:

1. Der Rechnungseingang

Rechnungen können in verschiedenen Formen in ein Unternehmen gelangen: in Papierform, per E-Mail oder als Scan. Wer hier auf die Digitalisierung im Rechnungswesen mit einem digitalen DMS setzt, kann sich die Rechnungsverarbeitung bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales DMS erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Eingangsrechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung für später vor.

2. Die Weiterleitung von Rechnungen inklusive Freigabeprozess

Hat das DMS alle Daten einer Rechnung erfasst, sorgt es für ihre reibungslose Weiterleitung zum zuständigen Mitarbeiter. Dieser bekommt alle relevanten Informationen übermittelt und kann sie mit wenigen Klicks kommentieren. Anmerkungen und Notizen lassen sich dabei durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell weiterleiten. Sind die Daten vollständig, gelangen sie automatisch zur Buchhaltungsabteilung. Für die Digitalisierung im Rechnungswesen ist das ein entscheidender Pluspunkt.

3. Die Rechnungsstellung

Die Digitalisierung im Rechnungswesen betrifft nicht allein die Bearbeitung von Zahlungsforderungen, die von außen eintreffen. Auch das Stellen und Versenden von Rechnungen erfährt durch digitale Prozesse eine massive Erleichterung. Mittels automatisierter Abläufe lassen sich Rechnungen schneller aufsetzen und direkt an den Empfänger versenden. Je schneller eine Zahlungsforderung gestellt ist, umso eher wird die Rechnung gezahlt. Das verbessert am Ende die Liquidität des Unternehmens. Hinzu kommt, dass die Digitalisierung im Rechnungswesen für transparente Zahlungsprozesse sorgt. So hat das Management eine bessere Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung, kann bei Verzögerungen direkt eingreifen und finanzielle Verluste so schon im Vorfeld vermeiden.

4. Die Archivierung

Keine Frage, wer im Archiv stundenlang nach einem bestimmten Dokument suchen muss, macht alles andere als seine Arbeitszeit sinnvoll einzusetzen. Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann das ändern. Denn bereits bei Rechnungseingang bereitet ein digitales DMS die Bearbeitung, Indexierung und korrekte Archivierung der Dokumente vor. Darüber hinaus unterstützt ein intelligentes DMS dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrolliert es alle Pflichtangaben, sorgt für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und meldet Rechnungen, die sich nicht buchen lassen. Eine zusätzliche automatische Protokollierung aller Aktivitäten hilft zudem bei der Einhaltung der Compliance. Und: Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen.

Fazit

Immer mehr Unternehmen setzen verständlicherweise darauf, die Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen zu digitalisieren und zu automatisieren. Neben einer steigenden Anzahl von Betrieben, die ihre Prozesse in diesem Bereich mit moderner IT-Technologie verbessern, setzen Firmen auch zunehmend auf künstliche Intelligenz und Cloud-Lösungen. Wer bereits KI einsetzt, nutzt diesen Vorsprung in immer mehr Abteilungen – nicht zuletzt auch im Finanz- und Rechnungswesen. Im Rahmen eines individuellen Digitalisierungsplans können die Verantwortlichen festlegen, mit welchen Schritten und Budgets eine Digitalisierungsstrategie optimal umgesetzt werden kann. Dabei spielt die Homogenisierung der IT-Infrastruktur und der Prozesse eine wichtige Rolle. Zuverlässige Anbieter der erforderlichen technischen Lösungen helfen als Partner dabei, die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen voranzutreiben sowie die richtigen Systeme rasch und gewinnbringend in Unternehmen zu implementieren.

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