Elektronischer Rechnungsaustausch Archive - Datenträger EDV GmbH

Buchhaltung digitalisieren: 6 Herausforderungen, die Sie mit Prozessautomatisierung überwinden

Marketing — Wed, 19 Jan 2022 14:14:17 +0000

Wer sich heute erfolgreich am Markt behaupten möchte, muss auf zahlreiche neue Herausforderungen und Unsicherheiten im Tagesgeschäft reagieren. Insbesondere in 2020 wurde der Digitalisierungsgrad zum Zünglein an der Waage: Vor allem Unternehmen mit papierbasierten Prozessen hatten Schwierigkeiten mit den gewandelten Anforderungen. Weitaus mehr, als digital aufgestellte Organisationen. Die digitale Transformation von Geschäftsmodellen und Prozessen führt seither die Prioritätenliste an.

CFOs, Controller, Fachkräfte im Rechnungswesen und Leiter der Buchhaltung, die bereits Software zur Prozessautomatisierung eingeführt hatten, konnten die Vorteile des digitalen Workflow-Managements längst ausschöpfen: Sie waren in der Lage, schnell auf Veränderungen zu reagieren und ihren Wettbewerbsvorteil auszubauen. Doch Unternehmen, deren Schwerpunkt auf der Buchhaltung und Rechnungsstellung liegt während sie noch in einer analogen Welt gefangen sind, fallen immer weiter zurück.

Entscheider unterschiedlichster Branchen mussten sich im jahr 2020 verstärkt mit der Frage auseinandersetzen, wie sie ihre Geschäftsprozesse automatisieren können, nicht zuletzt um Mitarbeiter im Homeoffice noch besser zu unterstützen. Wenngleich einige Führungskräfte Wege gefunden haben, die ihren Teams zu mehr Effizienz, Produktivität und Umsatz verhelfen, haben andere das Unvermeidliche hinausgezögert. Wieder andere stehen irgendwo dazwischen. Sie hadern damit, die richtigen Tools zu implementieren, können sich jedoch von einigen manuellen Prozessen nicht lösen. Obwohl sich einzelne Branchen 2021 bereits langsam erholen, suchen Führungskräfte in der Buchhaltung weltweit nach einer Lösung, um ihre Risiken effizient zu managen und ihre Abläufe für eine widerstandsfähigere Zukunft vollständig zu digitalisieren.

6 Herausforderungen in der digitalen Buchhaltung: Grenzen und Gefahren manueller Prozesse

Oft erkennen Unternehmen die hohen Kosten manueller Prozesse erst, wenn sie sehen, welcher Auswirkungen die geringe Produktivität auf ihren Geschäftserfolg hat. Denn selbst wenn das Unternehmen Wachstum erzielen kann, fällt es Führungskräften schwer, reibungslos zu skalieren. Folgende Herausforderungen können sich dabei negativ auf eine weitere Expansion des Unternehmens auswirken:

Gewandelte Compliance-Anforderungen.

Oft richten Teams Prozesse und Arbeitsabläufe nach geltenden staatlichen oder regionalen Vorschriften aus. Aber wenn sich diese Anforderungen kurze Zeit später ändern, müssen sie ihre Arbeitsabläufe drastisch überarbeiten.

Gehemmte Produktivität.

Manuelle Prozesse können umfangreiche Schulungen für neue Mitarbeiter bedeuten. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie eine Bestellanforderung ausfüllen oder Forderungen und Verbindlichkeiten verwalten müssen. Jedes Teammitglied wird die Aufgaben wahrscheinlich auf seine eigene Weise erledigen, was zu inkonsistenten Ergebnissen führt. Wenn diese das Unternehmen verlassen, nehmen sie wertvolles institutionelles Wissen mit.

Mehrbelastung durch Papierarbeit.

Von der Dokumentensuche bis hin zum Sammeln der richtigen Daten für Compliance-Audits: Papierbasierte Arbeit ist immer mit kostspieligen und inhärenten Verzögerungen verbunden. Zudem müssen Unternehmen oft für die Archivierung der Unterlagen und die externe Aufbewahrung bezahlen.

Mangelnde Übersicht.

Wie ist der Status einer überfälligen Rechnung? Wurde eine Bestellanforderung oder eine Kreditorenrechnung bereits genehmigt? Ohne Überblick über Projekte und Konten besteht die Gefahr, dass Manager fehlerhafte Transaktionen genehmigen oder wachsende Probleme nicht bemerken, bis es zu spät ist.

Folgenschwere Irrtümer.

Der Mensch ist das schwächste Glied im digitalen Zeitalter. Das gilt zwar für jede Branche, aber manuelle Fehler in der Buchhaltung können Kunden oder Lieferanten in arge Bedrängnis bringen und zu finanziellen Verlusten für das Unternehmen führen. Die Abteilung holt möglicherweise nicht ein, was ihr wirklich geschuldet wird, zahlt, wenn sie es nicht sollte, verwirrt Lieferanten oder verliert profitable Kunden.

Talentverlust und sinkende Arbeitsmoral.

Es ist mittlerweile sehr wahrscheinlich, dass eine Mischung aus Homeoffice und Bürotätigkeit zum Normalfall wird. Manuelle Prozesse unterstützen dieses Modell jedoch nicht. Hinzu kommt, dass die Kosten der Mitarbeitermotivation für einen analogen Arbeitsplatz im digitalen Zeitalter vergleichsweise hoch sind. Denn Mitarbeiter wissen, dass es verfügbare Tools gibt, die zeitraubende Aufgaben erleichtern können. So sind beispielsweise Mitarbeiter der Generation Z und Millennials besonders unzufrieden mit nicht digitalisierten Arbeitsplätzen. Das erste Mal, dass ein neuer Leiter der Buchhaltung einen Bericht durch manuelle Dateneingabe in eine Tabellenkalkulation erstellen soll, könnte Grund genug für ein Bewerbungsschreiben sein.

Anpassungsfähigkeit und Widerstandsfähigkeit: Die Buchhaltung digitalisieren in der Corona-Krise

Die Herausforderungen des vergangenen Jahres haben Schwachstellen in der Buchhaltung aufgedeckt, die von papierbasierten und manuellen Prozessen abhängt. Es wurde deutlich, dass Unternehmen, die ihre digitale Transformation bereits frühzeitig begonnen hatten, bereits zu Beginn der Krise besser aufgestellt waren: Sie konnten die Umstellung auf Homeoffice und den Bedarf an sicheren Remote-Prozessen zügig bewältigen. Dennoch mussten auch diese Unternehmen schnell handeln und kurzfristige Lösungen einführen, um ihren Betrieb aufrechtzuerhalten.

Folglich stand die Digitalisierung und Automatisierung dieser papierbelasteten Prozesse für diejenigen Unternehmen im Vordergrund, die sich in Pandemiezeiten als Vorreiter und Wegbereiter präsentieren konnten. Doch nicht alle waren gleichermaßen erfolgreich. Denn möchten Unternehmen ihre Buchhaltung durch eine Lösung zur Prozessautomatisierung digitalisieren, spielen viele Faktoren eine wichtige Rolle. Sie entscheiden über den Mehrwert der digitalen Prozesse und das Potenzial der modernisierten Abläufe.

8 wichtige Funktionen der digitalen Prozessautomatisierung:

Low-Code für schnelle und flexible Prozessautomatisierung, Validierung und Optimierung durch Citizen Developer
Mobile Funktionen zur Erfassung, Verarbeitung und Genehmigung von Dokumenten
Abgleich von Lieferantenrechnungen mit Bestellungen, Wareneingängen und Verträgen
Integration in Ihre bestehende (und zukünftige) IT-Landschaft
Dokumente erfassen, extrahieren, verarbeiten, erstellen, speichern und abrufen
Flexible Skalierbarkeit je nach Unternehmenswachstum
Kontrolle und Compliance mit Audit Trails sowie rollen- und regelbasierten Zugriffskontrollen

Und zu guter Letzt …

Die Lösung sollte einfach sein:

Einfach für Anwender mit Roll-outs, die schnell angenommen werden und wenig oder keine Schulung erfordern, anpassbare User-Dashboards und personalisierbare Sprachauswahl für Anwender in globalen Organisationen
Einfach für Manager mit voller Transparenz, automatischen Erinnerungen und Eskalationen sowie zahlreichen Möglichkeiten zur Datenanalyse für die Prozessanpassung und -optimierung
Einfach für Führungskräfte mit geplanten Echtzeit- und On-Demand-Berichten, die die datengesteuerte Entscheidungsfindung für das Unternehmen unterstützen

Der Beitrag Buchhaltung digitalisieren: 6 Herausforderungen, die Sie mit Prozessautomatisierung überwinden erschien zuerst auf Datenträger EDV GmbH.

Rechnung per E-Mail Der Booster für Ihre Effizienz

admin — Mon, 31 Aug 2020 20:54:24 +0000

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, Rechnungen per E-Mail zu versenden. In diesem Beitrag erklären wir, was es damit auf sich hat und welche Vorteile Betriebe erwarten können, wenn sie ihre Rechnungen digital versenden beziehungsweise empfangen. Durch eine digitale Rechnungsprüfung ergeben sich viele Vorteile, von denen Betriebe aller Größenordnungen deutlich profitieren.

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Rechnung per E-Mail?
Vorteile beim Rechnungsversand per E-Mail
Was muss bei der Archivierung der E-Mail-Rechnung beachtet werden?
Das müssen Sie bei Rechnungen per E-Mail beachten
Fazit zur Rechnung per Mail

Das Versenden per E-Mail lässt sich natürlich auch mit De-Mail abwickeln. Hier werden die E-Mails über zertifizierte Anbieter verschlüsselt und signiert zugestellt. Es ist aber auch problemlos möglich, Rechnungen mit herkömmlichen E-Mail-Systemen zu versenden. Wenn Sie im Betrieb auf Rechnungen per E-Mail umstellen, ist es also nicht notwendig, dass Sie Ihr E-Mail-System ändern. Sie können das System genauso nutzen wie zuvor. Es hat lediglich eine Aufgabe mehr, was dessen Nutzen im Unternehmen weiter erhöht.

Beim Empfangen von Rechnungen per E-Mail lässt sich der Prozess der Rechnungsprüfung digitalisieren. Das bedeutet, dass sich Rechnungen schneller kontrollieren lassen.

Was ist eine Rechnung per E-Mail?

Seit dem 1. Juli 2011 sind in Deutschland gemäß Steuervereinfachungsgesetz elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen durch Änderung des § 14 des Umsatzsteuergesetzes gleichgestellt. In Österreich gelten die Bestimmungen seit dem 1. Januar 2013 und wurden mit dem Abgabenänderungsgesetz 2012 geregelt.

Seitdem können sowohl kleine als auch große Unternehmer im Geschäftsleben viel Zeit und Geld sparen, indem sie Rechnungen nicht teuer ausdrucken, kuvertieren, frankieren und postalisch verschicken, sondern einfach per E-Mail versenden. Dies ermöglicht gleichzeitig die elektronische Rechnungsprüfung beim Rechnungsempfänger.

Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung stellt den Ratgeber „Der Weg zur E-Rechnung in der Verwaltungspraxis“ zur Verfügung. Mit diesem erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie am besten bei der Einführung einer E-Rechnung vorgehen, die Sie dann auch leicht per E-Mail versenden können. Der Bitkom stellt eine Checkliste zur Verfügung, worauf Sie beim Prozess zur digitalen Rechnung achten müssen. Programme zur digitalen Rechnungsprüfung arbeiten optimal mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) zusammen. So kann eine Software dafür sorgen, dass Rechnungen, die per E-Mail im Unternehmen eingehen, im DMS gespeichert werden.

Vorteile beim Rechnungsversand per E-Mail

Neben dem Senken des Bedarfs von Büromaterial sparen Betriebe auch deutlich Arbeitszeit ein, wenn Sie Rechnungen per E-Mail versenden. Beim Betrachten der Möglichkeiten, die das Verschicken von Rechnungen per E-Mail bietet, kann zwischen dem Rechnungsversender und dem Rechnungsempfänger unterschieden werden. Beide profitieren jedoch von den Möglichkeiten, Rechnungen per E-Mail zu versenden oder zu empfangen. Wir zeigen die Vorteile beider Seiten nachfolgend auf. Ein Unternehmen kann natürlich der Rechnungsversender sein, gleichzeitig aber auch Rechnungen seiner Lieferanten per E-Mail empfangen und automatisiert verarbeiten.

Rechnungsversender profitieren deutlich davon, Rechnungen per E-Mail zu versenden, wie wir bereits aufgezeigt haben. Zusätzlich gehen die Rechnungen auch schneller beim Empfänger ein, der im Idealfall wiederum schneller bezahlt, weil er seine sachliche Rechnungsprüfung komplett digitalisieren kann. Die Liquidität wird erhöht, da Rechnungsempfänger die Rechnungen schneller begleichen. Außerdem werden dadurch Mahnungen vermieden, zum Beispiel wenn die Rechnung beim Rechnungsempfänger verloren gegangen ist. Es leuchtet also ein, warum das Versenden von Rechnungen per E-Mail wesentlich effektiver ist als das langwierige Versenden von Rechnungen mit der Post. Die Digitalisierung der Buchhaltung birgt für Unternehmen große Vorteile.

Drucken kostet viel Geld

Eine Studie des Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner belegt, dass Unternehmen 1 bis 3% Ihres Umsatzes ausgeben, um Dokumente zu drucken. Dazu kommen noch weitere Ausgaben, zum Beispiel für Ablage, Versand und Archivierung. Rechnungen stellen häufig einen großen Posten beim Ausdrucken von Dokumenten dar, sodass sich an dieser Stelle viel Geld sparen lässt. Das gilt natürlich auch beim Empfangen von Rechnungen. Denn hier werden Rechnungen häufig kopiert.

IDC hat eine Studie veröffentlicht, aus der der Produktivitätsverlust für ein Unternehmen hervorgeht, wenn sich Mitarbeiter mit Papierdokumenten wie Rechnungen auseinandersetzen müssen. Es geht also nicht nur um die Kosten des Druckens und Kopierens, sondern auch darum, dass diese Prozesse Arbeitszeit verbrauchen.

Die Umstellung auf Rechnungen per E-Mail spart nicht nur Geld und erhöht die Liquidität, sondern verbessert auch den Umwelt- und Klimaschutz durch einen verminderten Verbrauch von Ressourcen.

Rechnungsempfänger profitieren beim Empfang von Rechnungen per E-Mail

Auch beim Empfang von Rechnungen per E-Mail sinken die Kosten. Das liegt zum Beispiel daran, dass Prüfung, Zahlungsschritte und Ablage beschleunigt werden. Die Rechnungsprüfung im Unternehmen wird durch das Verwenden von elektronischen Rechnungen deutlich vereinfacht. Der Prozess der Rechnungsprüfung lässt sich digitalisieren und damit auch automatisieren. Anstatt eine manuelle Checkliste für die Rechnungsprüfung zu deren Freigabe zu benötigen, lassen sich diese beiden Prozesse enorm vereinfachen. Wir gehen nachfolgend ausführlicher darauf ein.

Beim Empfang von Rechnungen per E-Mail können Betriebe die Effizienz der Rechnungsverarbeitung deutlich optimieren. Nach einer Studie der Helsinki-Aalto University School of Business lässt sich die Umlaufzeit von Rechnungen zwischen Eingang und Zahlung im Durchschnitt um zwei Tage verringern, wenn auf E-Rechnungen gesetzt wird.

Durch eine automatisierte Rechnungsbearbeitung lassen sich Rechnungen wesentlich schneller dem richtigen Ansprechpartner zuordnen, der diese im Anschluss einfacher prüfen kann. Der Sachbearbeiter kann die Rechnung so auch schneller freigeben. Dadurch lassen sich auch Skonti und andere Gutschriften sichern, was beim langwierigen Bearbeiten von Papierrechnungen schwer möglich ist. Über eine elektronische Rechnungsprüfung per Software und dem Rechnungseingang im DMS lässt sich die Rechnungskontrolle im Unternehmen also deutlich verbessern.

Bei herkömmlichen Rechnungen auf Papier läuft der Versand meistens über die Hauspost. Das ist ineffizient, langwierig und birgt das Risiko des Verlusts der Rechnung auf diesem Weg. Benötigen mehrere Mitarbeiter im Unternehmen eine Kopie der Rechnung, muss die originale Rechnung erst kopiert werden, was beim Einsatz von Kopierern den gleichen Nachteil darstellt, wie beim Drucken (teures Papier, Feinstaub durch Drucker, eine erhöhte Ozonbelastung, hohe Kosten). Beim Durchlaufen einer Rechnung durch das Unternehmen kann es mehrere Tage dauern, bis alle relevanten Ansprechpartner das Dokument gelesen und genehmigt haben. Das verlängert die sachliche Rechnungsprüfung unnötig.

Gehen Rechnungen im Unternehmen in elektronischer Form ein, lassen sich diese natürlich auch leichter in die automatisierte, digitale Rechnungsverarbeitung integrieren. Das ist auch ein großer Vorteil beim Rechnungsempfang per E-Mail. Der ganze Ablauf lässt sich automatisieren, inklusive der Rechnungsprüfung und Rechnungsverarbeitung. Dazu lassen sich digitale Workflows erstellen, welche Zustellung und Prozesslaufzeiten deutlich erhöhen. Der Prozess der Rechnungsprüfung wird auf diesem Weg vollständig digitalisiert und vereinfacht.

Fehler bei der manuellen Rechnungserfassung vermeiden

Fehler werden zuverlässig vermieden, wenn Rechnungen automatisiert und digital erfasst werden. Es kann schnell passieren, dass ein Mitarbeiter die Rechnungssumme oder einzelne Buchungen falsch eintippt. Das passiert bei einer elektronischen Verarbeitung nicht. DocuWare bietet bei seiner Lösung zum Beispiel die Funktion „Intelligent Indexing“. Dabei handelt es sich um eine maschinelle Lerntechnologie, die unter anderem relevante Rechnungsdaten wie Lieferantenname, Lieferantennummer, Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag, ausgewiesene Umsatzsteuer und Bruttobetrag automatisiert aus jeder Rechnung auslesen kann. Das System lernt außerdem und kann Rechnungen des gleichen Lieferanten dadurch immer schneller einlesen.

Ist die Rechnung erst einmal vollständig indexiert, kann Sie bei elektronischen Rechnungen mit einem Klick GoBD-konform und sicher archiviert werden. Über die ausgelesenen Indexbegriffe, zum Beispiel den Lieferantennamen, können die Rechnungen mit Hilfe der Suchfunktion jederzeit in Sekundenschnelle gefunden und aufgerufen werden. Das geht natürlich wesentlich schneller, als bei manuellen Rechnungen, die von ihrer Papierform erst in das Rechnungssystem des Unternehmens eingepflegt werden müssen.

Was muss bei der Archivierung der E-Mail-Rechnung beachtet werden?

Wie alle steuerlich relevanten Dokumente eines Unternehmens müssen auch Rechnungen, die per E-Mail verschickt wurden, archiviert werden. Gemäß der Aufzeichnungspflicht müssen alle Dokumente in Deutschland mindestens zehn Jahre lang in einem Archiv abgelegt und jederzeit abrufbar sein. In Österreich beträgt die Aufbewahrungsdauert sieben Jahre. Das heißt, Sie müssen den Rechnungseingang dokumentieren und nachweisen können. Das gilt für Rechnungen per E-Mail genauso, wie bei Papierrechnungen. Wer diese Pflicht vernachlässigt, muss etwa im Falle einer Betriebsprüfung mit Strafzahlungen rechnen. Wenn Sie sich dazu entschieden haben, dass Sie Ihre Rechnungen elektronisch archivieren möchten, müssen Sie sicherstellen, dass ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken auf Ihr digitales Archiv zugreifen kann.

Genau an dieser Stelle kommt ein Dokumentenmanagement-System (DMS) zum Einsatz, das bei der Archivierung von E-Mails eine enorme Verbesserung mit sich bringt. Beim Einsatz eines DMS ist es zum Beispiel nicht notwendig, eine per E-Mail zugestellte Rechnung auszudrucken, was deutliche Mehrkosten mit sich bringen würde. Der Rechnungseingang findet im DMS statt und wird anschließend in elektronischer Form verarbeitet, inklusive der Rechnungsprüfung.

Das müssen Sie bei Rechnungen per E-Mail beachten

Damit das Finanzamt eine Rechnung per E-Mail anerkennt und ein Unternehmen die Vorsteuer geltend machen kann, gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten:

Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechnung
Echtheit der Herkunft
Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
Lesbarkeit der Rechnung

Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, enthalten identische Informationen wie Papierrechnungen, lassen sich aber wesentlich effektiver und vor allem schneller zustellen. Alle Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug müssen bei E-Rechnungen genauso vorhanden sein, wie bei herkömmlichen Rechnungen.

Wenn Sie im Betrieb also nicht alle Rechnungen per E-Mail versenden können, zum Beispiel weil Lieferanten noch mit Papierdokumenten arbeiten, brauchen Sie keine zwei verschiedenen Workflows für Rechnungen. Die Abläufe sind bei der Erstellung identisch. Beim Versand werden dagegen Papierrechnungen teuer ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und müssen zur Post gebracht oder von der Post kostenpflichtig abgeholt werden.

Der Rechnungsinhalt muss unversehrt sein. Es gilt also sicherzustellen, dass der Inhalt nicht verändert wurde. Die Datei, die per E-Mail verschickt wird, muss ein Format sein, dass vom Rechnungsempfänger gelesen werden kann. Hier wird normalerweise auf PDF- oder JPG-Dateien gesetzt. Wichtig ist: Die Rechnung muss auch von Menschen lesbar sein! Es muss sich um ein Dokument handeln, das sich mit einem Computerprogramm öffnen lässt, und dessen Inhalt im Grunde genommen dem Aufbau einer Rechnung auf Papier entspricht.

Der „Verband elektronische Rechnung (VeR)“ hilft dabei zu verstehen, was Unternehmen beim Einsatz von elektronischen Rechnungen wissen müssen. Auch das „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“ ist ein guter Anlaufpunkt für den Wissensaufbau zur Umstellung auf Rechnung per E-Mail.

Fazit zur Rechnung per Mail

Durch einen Versand und Empfang von Rechnungen per E-Mail kann die Effizienz im Unternehmen gesteigert werden. Gleichzeitig sinken die Kosten sowohl beim Rechnungsversender wie auch beim Rechnungsempfänger, wenn auf digitale Rechnungen gesetzt wird. Rechnungsempfänger profitieren von Skonti, Gutschriften und dem Vermeiden von Mahngebühren. Rechnungsversender partizipieren von einer höheren Liquidität, weil das Geld schneller im Unternehmen eingeht. Durch elektronische Rechnungen lässt sich die Rechnungsprüfung digitalisieren und der ganze Prozess automatisieren. Das spart Zeit, Geld, schont die Umwelt, senkt die Gesundheitsrisiken Ihrer Mitarbeiter und erhöht gleichzeitig deren Zufriedenheit.

Der Beitrag Rechnung per E-Mail Der Booster für Ihre Effizienz erschien zuerst auf Datenträger EDV GmbH.

Skonto dank elektronischer Rechnungsverarbeitung

admin — Mon, 04 May 2020 20:54:24 +0000

Wer in seinem Unternehmen auf eine analoge Rechnungsverarbeitung setzt, halst sich damit viele Probleme auf. Neben hohen Kosten für Druck, Lagerung und Archivierung ist es vor allem der langwierige und intransparente Verarbeitungsprozess, der Zeit und Geld kostet. Hinzu kommt der finanzielle Verlust durch ungenutzten Skonto. Das muss nicht sein, denn dank elektronischer Rechnungsverarbeitung können Sie durch Skonto bares Geld sparen. Wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Darum sind Papierrechnungen alles andere als praktisch

Alles hat seine Zeit. Das gilt auch für papierbasierte Rechnungsdokumente. Was viele Jahrhunderte lang die beste Methode war, um Informationen und Daten sicher zu speichern und aufzubewahren, hat durch elektronische Technologien einen würdigen Nachfolger bekommen. Die Vorteile letzterer sind dabei so immens, dass jedes Unternehmen über kurz oder lang Abschied vom Papier nehmen sollte – vor allem, wenn es weiterhin erfolgreich am Markt bestehen möchte. Das liegt insbesondere an den Möglichkeiten, den Skonto auszuschöpfen. Doch dazu später mehr.

Um die Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung genau eruieren zu können, geht es an erster Stelle darum, zu verstehen, was die Nachteile einer analogen, papierbasierten Rechnungsverarbeitung sind. Da wäre zunächst die formale und sachliche Prüfung aller eingehenden Dokumente zu nennen. Diese gestaltet sich in den meisten Fällen extrem komplex und damit sehr zeitaufwändig. Eine Rechnung muss zur Bezahlung viele Fachabteilungen und Zuständigkeitsbereiche durchlaufen, bis sie endlich vollständig geprüft, freigeben und bezahlt ist. Das beansprucht wertvolle Mitarbeiterkapazitäten und kostet Zeit, die am Ende fehlt, um einen möglichen Skonto zu nutzen.

So umgehen Sie das Risiko von ungenutztem Skonto

Hinzu kommt, dass die papierbasierte Rechnungsverarbeitung sehr fehleranfällig ist. Schätzungen zufolge gehen in der Unternehmenspraxis rund 0,5 Prozent aller Papierrechnungen verloren. Was dabei an Skonto verfällt, ist eine immense Summe. Das lässt sich vermeiden: durch die Nutzung einer elektronischen Rechnungsverarbeitung.

Wer beim Rechnungswesen auf die Arbeit mit elektronischen Rechnungen und damit auf ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) setzt, profitiert in erster Linie von automatisierten Prozessen. Ein digitales DMS erfasst Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle und kann Rechnungsbeträge leicht splitten – unabhängig davon, ob eine Rechnung als E-Mail, Fax oder Scan in das Unternehmen gelangt. Zudem helfen selbstlernende Services, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferantendaten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Sucht ein Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. Mit wenigen Klicks findet er so die passende Datei. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb der Buchhaltung aus. So lässt sich wertvolle Zeit einsparen, die dem Unternehmen in Sachen Skonto positiv zu Buche schlägt.

Geld sparen und Skonto effektiv nutzen mittels elektronischer Rechnungen

Zusätzlich zu dem Fakt, dass die Arbeit mit papierbasierten Rechnungen viel Zeit und durch Porto, Hardware und Lagerung auch viel Geld kostet, ist sie oft unübersichtlich. Hierfür reicht es schon aus, dass ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist: Schon bleibt eine Rechnung liegen, die Zeit vergeht und die Frist, um den Skonto auszuschöpfen, ist verstrichen. Mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung sieht das ganz anders aus. Hier fallen nicht nur Material- und Lagerkosten sowie unnötige Arbeitsschritte (Stichwort: sortieren, scannen, ablegen) weg. Denn mittels elektronischem DMS gestaltet sich die Rechnungsverarbeitung einfach, schnell und übersichtlich. Und daraus ergeben sich weitere Einsparpotentiale.

Zunächst hat die elektronische Rechnung den großen Vorteil, dass sie schneller an die richtige Verarbeitungsstelle gelangt. So lässt es sich vermeiden, dass Skonti oder andere Frühzahlerrabatte verfallen. Automatisierte Workflows und entsprechende Programmierungen stellen sicher, dass es keine Verzögerungen gibt und dass alle erforderlichen Prüfungen und Genehmigungen schnell erledigt sind. Damit lassen sich Rechnungen direkt begleichen. Mit dieser zügigen Bezahlung können Unternehmen so in der Regel zwischen zwei und drei Prozent Rabatt auf die Gesamtsumme erzielen. Bei Rechnungen von zig hunderttausend Euro summiert sich daraus ein beachtlicher Betrag, der die Liquidität Ihres ganzen Unternehmens verbessert. Zusätzlich hilft die Arbeit mit elektronischen Rechnungen, Überbezahlungen zu vermeiden. Die positive Folge ist eine konsequente Cashflow-Kontrolle.

Eine Theorie, die in der Praxis funktioniert

Verfallen Skonti nicht, so lässt sich die Profitabilität eines ganzen Unternehmens steigern. Denn die elektronische Rechnungsverarbeitung überzeugt durch präzise Schnelligkeit. Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass jede Eingangsrechnung sofort und ohne Umwege an die richtige Stelle gelangt. Dadurch ist es möglich, dass eine Rechnung, die am Morgen im Unternehmen eintrifft, bereits abends bezahlt sein kann – auch wenn mehrere Mitarbeiter das Dokument prüfen und abzeichnen müssen. Für den Buchungsalltag ist das eine erhebliche Erleichterung.

Demgegenüber stehen die Anschaffungskosten einer neuen Software, die die elektronische Rechnungsverarbeitung unterstützt, sowie der damit einhergehende Betriebsaufwand. Dennoch sollten die Implementierung des neuen Systems, Schulungen der Mitarbeiter und anfallende Wartungskosten nicht allein als Argument für oder gegen ein digitales Dokumentenmanagement-System gelten. Wichtiger ist an dieser Stelle die Ermittlung des langfristigen Returns on Investment, den ein Unternehmen durch die neue Software generieren kann. Denn der ROI entwickelt sich durch digitale Prozesse garantiert in eine positive Richtung: Verläuft die Rechnungsverarbeitung automatisch und digital, kann ein Unternehmen nicht nur Skonti für sich ausnutzen. Hinzu kommt nämlich auch die Arbeitszeit, die die Mitarbeiter sparen, indem ihnen das digitale DMS zeitintensive Standardaufgaben abnimmt. Diese gewonnene Zeit lässt sich wiederum in andere, strategisch gewinnbringende Projekte investieren und der ROI steigt. Damit amortisieren sich die Kosten für die Software.

Den richtigen Weg finden, um Skonti zu nutzen

Was einfach klingt, will jedoch gut vorbereitet sein. Denn eine erfolgreiche Umstellung von analoger auf elektronische Rechnungsverarbeitung klappt nur dann, wenn jeder Schritt detailliert geplant ist. Dazu gehören neben der umfassenden Analyse des Ist-Zustandes Ihrer Buchhaltungsabteilung auch eine genau Erhebung über den Optimierungsbedarf Ihrer Rechnungsverarbeitung sowie die Einbindung und Schulung Ihrer Mitarbeiter. Nur wenn alle an Ihrem Unternehmen Beteiligten bei der Umsetzung mithelfen, kann die Umstellung von Papier- auf elektronische Rechnungen gelingen – langfristiger und nachhaltiger Erfolg durch genutzte Skonti inklusive.

Der Beitrag Skonto dank elektronischer Rechnungsverarbeitung erschien zuerst auf Datenträger EDV GmbH.

E-Rechnungen So gelingt der Umstieg auf elektronische Rechnungsverarbeitung

admin — Mon, 27 Apr 2020 20:54:24 +0000

Bis zu sieben Werktage dauert es, bis ein Brief aus Deutschland die USA erreicht. Eine E-Mail braucht gerade einmal ein paar Sekunden. Der technologische Fortschritt macht es möglich. Für Unternehmen bietet das etliche Vorteile, vor allem wenn es um die Themen Rechnungsverarbeitung und -stellung geht. Denn die E-Rechnung erleichtert nicht nur buchhalterische Aufgaben, sondern spart auch einiges an Zeit und verbessert die Liquidität eines ganzen Betriebes. Wie das funktioniert und wieso die elektronische Rechnungsverarbeitung ein entscheidender Erfolgsfaktor für moderne Unternehmen ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Mit der E-Rechnung wertvolle Zeit sparen

Was glauben Sie, wie viel Zeit vom Eingang einer Rechnung, über ihre Bearbeitung bis hin zu Bezahlung und Archivierung vergehen? Bei einer manuellen Verarbeitung können das Tage, manchmal sogar Wochen sein. Mal ist die Zuständigkeit für Freigaben unklar, mal ist ein Mitarbeiter im Urlaub oder krank, mal geht ein Dokument im Wust an anfallendem Papier einfach unter. Hinzu kommt, dass eine Rechnung auf den unterschiedlichsten Wegen in ein Unternehmen gelangen kann. Ob auf Papier, als E-Mail oder via Scan – nach wie vor gibt es mehrere Möglichkeiten, Rechnungen zu stellen. Das kann schnell zu Unübersichtlichkeit führen, die sich jedoch mit der E-Rechnung garantiert vermeiden lässt.

Wer in seiner Buchhaltungsabteilung auf die Arbeit mit E-Rechnungen und damit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) setzt, profitiert in erster Linie von automatisierten Prozessen. Ein digitales DMS erfasst Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle und kann Rechnungsbeträge leicht splitten. Selbstlernende Services helfen zudem, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferantendaten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Sucht einer Ihrer Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. Mit wenigen Klicks findet er so die passende Datei. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb Ihrer Buchhaltung aus. So gewinnen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit, die sie für andere Projekte nutzen können.

Geld sparen mittels E-Rechnung

Neben dem Fakt, dass die Arbeit mit papierbasierten Rechnungen viel Zeit kostet und – bedingt durch die manuelle Verarbeitung – fehleranfällig ist, bedeutet sie für ein Unternehmen einiges an Kosten. Denn Papier kostet Geld. Zum einen ist die Miete für den Lagerraum großer Akten-Archive ein enormer Kostenfaktor. Zum anderen sind es Porto, Hardware, wie Drucker und Faxgeräte sowie deren Zubehör, die die Ausgaben in die Höhe treiben. Mit der E-Rechnung sieht das ganz anders aus. Hier fallen nicht nur Material- und Lagerkosten weg, sondern es ergeben sich weitere Einsparmöglichkeiten.

Die E-Rechnung hat den großen Vorteil, dass sie schneller an die richtige Verarbeitungsstelle gelangt. So lässt es sich vermeiden, dass Skonti oder Frühzahlerrabatte verfallen. Automatisierte Workflows und entsprechende Programmierungen stellen sicher, dass es keine Verzögerungen gibt. Eine digitale Rechnungsprüfung sorgt dafür, dass alle erforderlichen Kontrollen und Genehmigungen schnell erledigt sind. Damit lassen sich Rechnungen direkt begleichen. Mit dieser zügigen Bezahlung können Unternehmen so dank Skonto in der Regel zwischen zwei und drei Prozent Rabatt auf die Gesamtsumme erzielen. Bei Rechnungen von zig Hunderttausend Euro summiert sich daraus ein beachtlicher Betrag, der die Liquidität Ihres ganzen Unternehmens verbessert. Zusätzlich hilft die Arbeit mit E-Rechungen dabei, Überbezahlungen zu vermeiden. Die positive Folge: eine konsequente Cashflow-Kontrolle!

Fristen einhalten und Audits sicher über die Bühne bringen

Auch in Sachen Fristeinhaltung kann die E-Rechnung Ihnen viel Geld sparen. Während bei der manuellen Rechnungsverarbeitung das eine oder andere Dokument untergehen kann, erfassen automatisierte Workflows lückenlos alle eingehenden Rechnungen und verarbeiten diese direkt. So kommen Sie nicht in die Situation, Mahn- oder Bußgelder wegen nicht oder zu spät beglichener Rechnungen zahlen zu müssen. Wer seine Rechnungen elektronisch archivieren möchte, erleichtert hierdurch die Vorbereitung und Durchführung von Audits. Mit Hilfe weniger Klicks lassen sich sämtliche angeforderten Rechnungsdaten abrufen und schnell und vollständig elektronisch an den Auditor übermitteln.

Darüberhinaus unterstützen E-Rechnung und digitales Dokumentenmanagement Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, so reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. Hinzu kommt, dass jeder Betrieb gesetzlich dazu verpflichtet ist, alle organisatorischen und technischen Abläufe im Zusammenhang mit Rechnungen mindestens zehn Jahre in ihrem Originalzustand aufzubewahren, genau zu dokumentieren und ihre Lesbarkeit zu jedem Zeitpunkt zu garantieren. Auch hier bietet die E-Rechnung entscheidende Vorteile, garantiert sie gemeinsam mit einem intelligenten DMS doch die Einhaltung sämtlicher Gesetze.

So steigert die E-Rechnung den Gewinn Ihres ganzen Unternehmens

Gerade in Zeiten von Globalisierung und Digitalisierung gewinnen Flexibilität, verringerte Fehlerquoten und Zeitersparnis zunehmend an Bedeutung. Gleichzeitig sind sie genau die Faktoren, die Ihrer Buchhaltung zu mehr Effizienz verhelfen und den Cashflow Ihres ganzen Unternehmens optimieren. Geht man zum Thema E-Rechnung und deren Verarbeitung ins Detail, so offenbart sich schnell, wo die Chancen der elektronischen Rechnungsstellung liegen. Denn gerade in der Buchhaltung sparen Unternehmen durch den Verzicht auf papierbasierte Arbeit nicht nur Platz, Zeit und Geld, sondern erfahren eine Erleichterung einzelner Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern. Ein digitales DMS wandelt umständliche Verfahren in einfache Workflows um, verlorene Zeit in gut investierte Arbeit und Kosten in verfügbares Kapital.

Dennoch – einfach so darauf los zu digitalisieren, ist selten die beste Idee. Denn eine Umstellung von papierbasierter auf digitale Arbeit ist nur dann erfolgreich, wenn jeder Schritt detailliert geplant ist. Dazu gehören neben der umfassenden Analyse des Ist-Zustandes Ihrer Buchhaltung auch eine genau Erhebung über den Optimierungsbedarf Ihrer Rechnungsverarbeitung sowie die Einbindung und Schulung Ihrer Mitarbeiter. Nur wenn alle an Ihrem Unternehmen Beteiligten am gleichen Strang ziehen, kann die Umstellung von Papier- auf E-Rechnung langfristigen und nachhaltigen Erfolg garantieren.

Übrigens: Zu lange warten, ob Sie die E-Rechnung auch in Ihrem Unternehmen nutzen wollen, sollten Sie nicht. Denn spätestens seit der Veröffentlichung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU im Jahr 2014 ist die elektronische Rechnungsstellung auf dem Vormarsch. Immerhin fordert die Richtlinie einen national und international kompatiblen Standard für elektronische Rechnungen. Seit 2019 sind Bundesbehörden und öffentliche Auftraggeber sogar dazu verpflichtet, alle Vorgaben der Richtlinie zu erfüllen. Und auch Unternehmen aus der privaten Wirtschaft können sich besser eher als später darauf einstellen.

Der Beitrag E-Rechnungen So gelingt der Umstieg auf elektronische Rechnungsverarbeitung erschien zuerst auf Datenträger EDV GmbH.

Digitalisierung im Rechnungswesen: Verpassen Sie nicht den Anschluss

admin — Fri, 03 Apr 2020 20:54:24 +0000

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist ein entscheidender Faktor bei der digitalen Transformation von Unternehmen. Finanzfunktionen werden zunehmend digital. Unabhängig von der Unternehmensgröße und Branche ist die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen und damit die Automatisierung der Prozesse in diesen Bereichen ein wichtiges Thema, das für ein Unternehmen zwar einige Veränderungen mit sich bringt, allerdings durchaus positive.

Die Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen“ der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG gibt einen wichtigen Überblick zum Ablauf der Digitalisierung, den zu erwartenden Hürden und darüber, wo die deutschen Unternehmen im Prozess der Digitalisierung und im Bereich Automatisierung Rechnungswesen stehen.

Das internationale Wirtschaftsprüfungsunternehmen PricewaterhouseCoopers (PwC) zeigt mit der Untersuchung „Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2019“ die aktuellen Trends zur Digitalisierung im Rechnungswesen auf.

Wir gehen in diesem Blogbeitrag tiefer auf die Erkenntnisse beider Studien ein und erklären Ihnen alles Wesentliche, was Sie zum Thema Digitalisierung im Rechnungswesen unbedingt wissen müssen.

Digitalisierung im Rechnungswesen: Status Quo und Ausblick

Der Digitalisierungsvorgang im Finanzwesen bedeutet vor allem, dass Prozesse im Rechnungswesen homogenisiert, digitalisiert und möglichst automatisiert werden. Dafür kommen Technologien wie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder Enterprise Content Management-Systeme zum Einsatz, aber auch andere Lösungen, die dabei helfen, die Abläufe zu digitalisieren.

Wer sein Unternehmen der digitalen Transformation unterziehen und auf die unausweichlichen digitalen Anforderungen der Zukunft einstellen will, steht früher oder später auf jeden Fall vor dieser Aufgabe: der Digitalisierung des Rechnungswesens. Dabei ergeben sich Fragen wie:

Welche Prozesse lassen sich im Rechnungswesen besonders gut digitalisieren und automatisieren?
Und welche Voraussetzungen und Anforderungen gibt es bei der Digitalisierung im Rechnungswesen?

Die Beantwortung dieser Fragen ist entscheidend für den Gesamterfolg einer digitalen Transformation.

Der Implementierungsprozess einer (Cloud-basierten) Lösung für die Rechnungsverarbeitung ist trotz all sich ergebender Fragen einfacher, als viele Unternehmer denken. Mit einem Dokumentenmanagement-System wird die Rechnungsverarbeitung gar zum Kinderspiel. Durch den Einsatz entsprechender Workflows im DMS kann sie zudem vollständig automatisiert werden.

Studie zeigt eindeutigen Trend zu mehr Digitalisierung im Rechnungs- und Finanzwesen

In der eingangs bereits erwähnten Studie „Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2019“ von PwC wurden die Verantwortlichen von 100 deutschen, mittelständischen Unternehmen und Großunternehmen befragt. Dabei gaben lediglich 29 Prozent der Teilnehmer an, der Technologieeinsatz in ihrem Unternehmen sei im Bereich Finanz- und Rechnungswesen fortschrittlich. Das zeigt, dass gerade in diesem Segment noch einiges an Potenzial verborgen ist, um durch Digitalisierung die Effektivität zu steigern.

Viele Entscheider in den Unternehmen sehen innerhalb ihrer Organisation also nicht umsonst eine noch immer zu langsame Entwicklung in Richtung Digitalisierung. In der Befragung geben 26 Prozent an, dass der Einsatz von Technologie im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens eher konservativ im eigenen Unternehmen gehandhabt wird. 2017 waren übrigens nur 21 Prozent dieser Meinung. Dies belegt, dass sogar immer mehr Entscheider nicht zufrieden mit der technologischen Ausstattung des Finanz- und Rechnungswesens sind und sich eine modernere Infrastruktur wünschen.

Gleichzeitig geben 56 Prozent der Befragten in der Studie an, dass in ihrem Unternehmen noch keine künstliche Intelligenz (KI, AI) eingesetzt wird, während immerhin 75 Prozent der KI-affinen Unternehmen bereits künstliche Intelligenz zum automatisierten Auslesen von Rechnungen nutzen. 2017 haben nur 39 Prozent KI-Technologien dafür eingesetzt.

Firmen und Organisationen, die den Schritt zu modernen KI-Technologien schon gewagt haben, nutzen diesen Vorteil und erweitern den Einsatz kontinuierlich auf verschiedene Bereiche – auch auf das Finanz- und Rechnungswesen. Im Rahmen der Digitalisierung in diesem Segment sollten also auch KI-gestützte Anwendungen in Betracht gezogen werden. Unternehmen, die KI bereits implementiert haben, bauen ihren Vorsprung auf diesem Gebiet immer weiter aus. Für alle anderen Firmen wird es nun höchste Zeit, sich mit dem Thema Digitalisierung im Rechnungswesen auseinanderzusetzen, um ihre Buchhaltung zu optimieren.

Im Rahmen der PwC-Studie gaben 83 Prozent der Unternehmen außerdem an, die Belegerkennung nutzen zu wollen (2017: 22 Prozent). Der direkte Datenaustausch und die direkte Datenverarbeitung sind mittlerweile für 74 Prozent wichtig (2017: 20 Prozent). Den Zahlungsverkehr wollen 70 Prozent digitalisieren und automatisieren (2017: 19 Prozent). Der Trend hin zur digitalen Rechnungsprüfung und verbesserten Prozessen im Rechnungswesen ist also ganz eindeutig.

In der Studie gibt es noch mehr Szenarien, in denen Unternehmen aller Größenordnung planen, in Zukunft auf mehr Technologie im Finanz- und Rechnungswesen zu setzen. Die Texterkennung von Verträgen möchten zum Beispiel 39 Prozent umsetzen – und damit 26 Prozent mehr Unternehmen als noch 2017. Einen Ersatz von Excel-Spreadsheets planen 40 Prozent der Unternehmen, gegenüber 14 Prozent zwei Jahre zuvor. Diese Beispiele machen nebenbei deutlich, dass nahezu jeder Prozess im Finanz- und Rechnungswesen digitalisiert werden kann.

Digitalisierung im Rechnungswesen: Ja! Aber wie?

Für die Digitalisierung im Rechnungswesen braucht es ein klares Konzept und natürlich auch ein entsprechendes Budget. Mit einem Digitalisierungsplan können Sie die Modernisierung im Finanz- und Rechnungswesen strukturiert vorantreiben. Im Verlauf der Digitalisierung sollten Sie gleichzeitig auch Prozesse in der Buchhaltung optimieren. Die digitale Rechnungsprüfung kann Eingangsrechnungen weitgehend automatisiert bearbeiten und hilft bei der Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung. Dadurch können zum Beispiel Rabatte, Skonto und andere Vorteile genutzt werden.

Um die Digitalisierung im Rechnungswesen einzuführen, sollten Sie in den ersten Schritten analysieren, bei welchen Prozessen die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen am meisten Sinn ergibt und wo der größte Nutzen zu erwarten ist. Hier ist anfangs häufig der Bereich der Eingangsrechnung interessant, da bei eingehenden Rechnungen durch die Digitalisierung und die damit verbundene Automatisierung von Prozessen schnell ein unmittelbarer Nutzen für alle Beteiligten zu erwarten ist.

Cloud-Lösungen sind ein idealer Weg, um kurzfristig und unkompliziert neue Software und IT-Infrastruktur im Unternehmen zu implementieren. Der Betreiber kümmert sich um die notwendige Technik im Hintergrund und die Implementation in Ihre Umgebung. Die Anwender können sofort mit dem System arbeiten, das Unternehmen profitiert schnell von dessen Nutzen.

Ein wichtiger Punkt bei der Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen sind die Prozesse, die digitalisiert werden sollen. Ideal sind homogene Prozesse und das Ablösen veralteter IT-Systeme im Finanz- und Rechnungswesen. Alte Systeme bedeuten häufig auch heterogene Prozesse, was die Umstellung zu einer einheitlichen Plattform zur Digitalisierung erschwert. Hinzu kommen Datenmodelle, die möglichst einheitlich sein sollten. Um eine erfolgreiche Digitalisierung durchführen zu können, sollte zunächst eine gesunde Basis geschaffen werden. In diesem Zusammenhang standardisieren Sie am besten die Prozesse, IT-Systeme und auch die Datenlandschaft. Anschließend bauen neue Systeme auf diese homogene Landschaft auf und binden diese ein.

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

Die Einführung der digitalen Rechnungsprüfung ist für alle Abteilungen im Unternehmen ein Mehrwert: Durch die Automatisierung im Rechnungswesen werden beispielsweise die Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung entlastet. Fehler werden vermieden, wenn Rechnungen automatisiert und digital erfasst werden. Es kann schnell passieren, dass ein Mitarbeiter die Rechnungssumme oder einzelne Buchungen falsch eintippt. Das ist bei einer elektronischen Rechnungsverarbeitung ausgeschlossen.

Der Prozess der Rechnungsprüfung wird beschleunigt, da er eben zum großen Teil automatisiert ist. Alle Vorgänge lassen sich transparent überwachen und sind nachvollziehbar. Digitale Workflows bringen dem Management auch eine bessere Kontrolle über die gesamte Rechnungsbearbeitung. Dadurch kann bei Verzögerungen sofort und direkt eingegriffen werden.

Aufgaben lassen sich auch mobil durchführen, sodass Mitarbeiter nicht auf ihren Desktop-PC angewiesen sind. Durch die hohe Geschwindigkeit des Prozessdurchlaufs können Skonti und Gutschriften genutzt werden. Mahngebühren werden vermieden, da die Vorgehensweise der digitalen Rechnungsprüfung sicherstellt, dass alle Abläufe rechtzeitig erledigt werden.

Eine Studie von Billentis kommt zu dem Ergebnis, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung mit fast 20 Euro zu Buche schlägt. Die digitale Rechnungsprüfung kostet dagegen nur einen Bruchteil davon.

Kommt es zu Reklamationen, ist es in Betrieben mit papierbasierten Systemen sehr schwer, alle notwendigen Fakten zusammen zu tragen. Es ist kaum nachvollziehbar, in welchem Ordner oder auf welchem Schreibtisch sich die Dokumente des aktuellen Vorgangs befinden. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems und der digitalen Rechnungsprüfung ergeben sich aber auch noch weitere Vorteile für die verschiedenen Abteilungen:

Vorgesetzte oder Urlaubsvertretungen können eingreifen, wenn ein Prozess abgebremst wird, zum Beispiel weil einem Mitarbeiter eine Genehmigung fehlt.
Da die Rechnung in digitaler Form vorliegt, gibt es weniger verlorene Dokumente, eine teure Wiederbeschaffung lässt sich von vornherein vermeiden.
Gibt es Rückfragen zur Rechnung, lässt sich diese in wenigen Sekunden digital aufrufen.
Buchprüfungen und Audits sind schneller und einfacher durchführbar.
Die Daten aus der digitalen Rechnung lassen sich jederzeit weiterverarbeiten
Anforderungen an eine Digitalisierung im Rechnungswesen

Ist die Entscheidung für die Digitalisierung im Rechnungswesen gefallen, geht es noch darum, welche Voraussetzungen und Anforderungen ein Unternehmen zur Umsetzung erfüllen muss:

Wichtig ist hier in erster Linie, dass alle Mitarbeiter am digitalen Wandel beteiligt sind.
Die Mitarbeiter müssen die Vorteile der Digitalisierung verstehen und alle an einem Strang ziehen. Nur so wird der Digitalisierungsprozess ein Erfolg.
Entsprechende Schulungen helfen außerdem, sich mit der neuen Software vertraut zu machen und diese sicher benutzen zu können.

Außerdem bietet es sich immer an, einen erfahrenen Partner für die digitale Transformation zu engagieren. Das schützt vor bösen Überraschungen und hilft einem Unternehmen dabei, wirklich die richtige Strategie sowie die passende Software für seine digitale Zukunft zu finden.

Der Weg zum papierlosen Rechnungswesen

Zugegeben, diese Vision gibt es schon länger: Ein Büro, in dem sämtliche Prozesse automatisch ablaufen und in dem es keine Aktenschränke gibt oder Papierstapel viel Platz einnehmen. Geht es jedoch um die Umsetzung der Vision in die Wirklichkeit, hapert es noch immer bei vielen Unternehmen.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist längst nicht in allen Branchen angekommen. Etliche Betriebe setzen nach wie vor auf eine manuelle Bearbeitung buchhalterischer Aufgaben. Und das kann sich schnell zu einem Problem entwickeln, fordert die Digitalisierung doch eine zunehmend schnellere Bearbeitung von Dokumenten. Wer jetzt nicht auf den Zug in Richtung digitale Zukunft aufspringt, kann auf lange Sicht nicht am Markt bestehen.

Rechnungen müssen schnellstmöglich geprüft und genehmigt werden. Nur dann lassen sich Skonti und andere Frühzahler-Rabatte überhaupt nutzen. Damit das funktioniert, ist ein schneller, automatisierter Genehmigungsprozess notwendig. Sobald dieser eingeführt wurde, auch durch Unterstützung der digitalen Dokumentenverwaltung, lassen sich in der Regel zwei bis drei Prozent der Rechnungssumme einsparen. Das gelingt aber kaum, wenn Rechnungen noch auf Papier mit der internen Hauspost durch das Unternehmen befördert werden. Geht die Rechnung bei diesem Ablauf sogar ganz verloren, steigen unter Umständen die Kosten durch Mahngebühren und Verzugszinsen weiter an, anstatt durch eine zügige Bezahlung gesenkt zu werden.

Einer Untersuchung des Forschungs- und Beratungsunternehmens Gartner zufolge, geben Unternehmen tatsächlich 1 bis 3 Prozent ihres Umsatzes zum Drucken von Dokumenten aus. Dazu kommen noch weitere Punkte, die Geld kosten, wie zum Beispiel Ablage, Versand und Archivierung. Rechnungen stellen häufig einen großen Posten beim Ausdrucken von Dokumenten dar, sodass sich an dieser Stelle viel Geld einsparen lässt. Das gilt natürlich auch beim Empfang von Rechnungen. Denn hierbei werden Rechnungen häufig physisch kopiert.

Rechnungswesen 4.0: Die Chancen der Digitalisierung im Rechnungswesen erkennen

Fest steht, die Digitalisierung der Buchhaltung geht mit der Automatisierung ihrer Abläufe einher. Wer auf die Digitalisierung im Rechnungswesen baut, dem tun sich große Chancen auf – die wiederum entscheidend für ein Unternehmen sind, das sich langfristig erfolgreich am Markt behaupten möchte.

Die Vorteile beginnen bei der Erhöhung der Arbeitsproduktivität, gehen über die Autonomie der Beschäftigten bis hin zur Steigerung der Arbeitsqualität. Denn eine der stärksten Anforderungen der Digitalisierung ist Schnelligkeit. Schnelligkeit in der Bearbeitung von Dokumenten, in der Entscheidung von Sachverhalten, in der Durchsuchung von Archiven, beispielsweise bei Audits.

Setzt ein Unternehmen jedoch überwiegend auf manuelle Prozesse, so kann es häufig zu Fehlern kommen. Unkonzentriertheit, Unwissenheit oder schlicht der Mangel an Zeit führen schnell dazu, dass Mitarbeiter nicht mehr korrekt arbeiten. Je öfter das passiert, desto negativer wirkt sich das am Ende auf das gesamte Unternehmen aus. Ein Zustand, den niemand gerne haben möchte.

Durch die Rechnungsdigitalisierung wird sichergestellt, dass Rechnungen automatisch an die richtigen Stellen übermittelt werden. Das vermeidet auch, dass die Bezahlung von Rechnungen dadurch verzögert wird, dass diese nicht zum richtigen Mitarbeiter weitergeleitet wurden.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann hier Abhilfe schaffen. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Fehler zu minimieren sowie regelmäßig wiederkehrende Abläufe zu standardisieren und zu automatisieren. Das macht ganze Abteilungen effizienter und verschafft Unternehmen echte Wettbewerbsvorteile.

Rechnungswesen digitalisieren – so profitieren Sie am meisten

Hat sich ein Unternehmen dazu entschieden, die Buchhaltung zu digitalisieren, geht es zunächst um die Frage, welche Prozesse sich besonders gut digitalisieren und automatisieren lassen. Dabei gibt es in erster Linie vier Bereiche, die von einer digitalen Transformation und in Zusammenhang damit von einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) profitieren:

1. Der Rechnungseingang

Rechnungen können in verschiedenen Formen in ein Unternehmen gelangen: in Papierform, per E-Mail oder als Scan. Wer hier auf die Digitalisierung im Rechnungswesen mit einem digitalen DMS setzt, kann sich die Rechnungsverarbeitung bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales DMS erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Eingangsrechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung für später vor.

2. Die Weiterleitung von Rechnungen inklusive Freigabeprozess

Hat das DMS alle Daten einer Rechnung erfasst, sorgt es für ihre reibungslose Weiterleitung zum zuständigen Mitarbeiter. Dieser bekommt alle relevanten Informationen übermittelt und kann sie mit wenigen Klicks kommentieren. Anmerkungen und Notizen lassen sich dabei durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell weiterleiten. Sind die Daten vollständig, gelangen sie automatisch zur Buchhaltungsabteilung. Für die Digitalisierung im Rechnungswesen ist das ein entscheidender Pluspunkt.

3. Die Rechnungsstellung

Die Digitalisierung im Rechnungswesen betrifft nicht allein die Bearbeitung von Zahlungsforderungen, die von außen eintreffen. Auch das Stellen und Versenden von Rechnungen erfährt durch digitale Prozesse eine massive Erleichterung. Mittels automatisierter Abläufe lassen sich Rechnungen schneller aufsetzen und direkt an den Empfänger versenden. Je schneller eine Zahlungsforderung gestellt ist, umso eher wird die Rechnung gezahlt. Das verbessert am Ende die Liquidität des Unternehmens. Hinzu kommt, dass die Digitalisierung im Rechnungswesen für transparente Zahlungsprozesse sorgt. So hat das Management eine bessere Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung, kann bei Verzögerungen direkt eingreifen und finanzielle Verluste so schon im Vorfeld vermeiden.

4. Die Archivierung

Keine Frage, wer im Archiv stundenlang nach einem bestimmten Dokument suchen muss, macht alles andere als seine Arbeitszeit sinnvoll einzusetzen. Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann das ändern. Denn bereits bei Rechnungseingang bereitet ein digitales DMS die Bearbeitung, Indexierung und korrekte Archivierung der Dokumente vor. Darüber hinaus unterstützt ein intelligentes DMS dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrolliert es alle Pflichtangaben, sorgt für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und meldet Rechnungen, die sich nicht buchen lassen. Eine zusätzliche automatische Protokollierung aller Aktivitäten hilft zudem bei der Einhaltung der Compliance. Und: Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen.

Fazit

Immer mehr Unternehmen setzen verständlicherweise darauf, die Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen zu digitalisieren und zu automatisieren. Neben einer steigenden Anzahl von Betrieben, die ihre Prozesse in diesem Bereich mit moderner IT-Technologie verbessern, setzen Firmen auch zunehmend auf künstliche Intelligenz und Cloud-Lösungen. Wer bereits KI einsetzt, nutzt diesen Vorsprung in immer mehr Abteilungen – nicht zuletzt auch im Finanz- und Rechnungswesen. Im Rahmen eines individuellen Digitalisierungsplans können die Verantwortlichen festlegen, mit welchen Schritten und Budgets eine Digitalisierungsstrategie optimal umgesetzt werden kann. Dabei spielt die Homogenisierung der IT-Infrastruktur und der Prozesse eine wichtige Rolle. Zuverlässige Anbieter der erforderlichen technischen Lösungen helfen als Partner dabei, die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen voranzutreiben sowie die richtigen Systeme rasch und gewinnbringend in Unternehmen zu implementieren.

Der Beitrag Digitalisierung im Rechnungswesen: Verpassen Sie nicht den Anschluss erschien zuerst auf Datenträger EDV GmbH.

10 Merksätze für elektronische Rechnungen

admin — Thu, 02 Apr 2020 20:54:24 +0000

In Deutschland werden pro Jahr 29 Milliarden Rechnungen per Post verschickt – 30 Milliarden Euro kosten allein Druck, Papier und Versand. Wirtschaft und Verwaltung können durch effektivere Handhabung bis zu 500 Milliarden Euro sparen, denn elektronische Rechnungen lassen sich einfach erstellen, unkompliziert verschicken und schnell verbuchen. Doch viele Unternehmen wissen nicht genau, worauf sie bei elektronischen Rechnungen achten müssen und nutzen sie nur deshalb noch nicht.

Vorschriften wie die Pflichtangaben, die Aufbewahrungsfrist oder die Echtheit der Herkunft müssen auch bei der digitalen Version eingehalten werden. Wie man dabei rechtlich auf der sicheren Seite ist, erklärt der neue kostenlose Bitkom-Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ kurz und kompakt. Das Dokument beschreibt anhand von zehn einfachen Sätzen wichtige Regelungen und gibt Ratschläge für den unternehmerischen Einsatz elektronischer Rechnungen.

Die zehn Merksätze für elektronische Rechnungen im Überblick:

Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln.
Elektronische Rechnungen sind technologieneutral.
Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten.
Signatur und EDI sind weiterhin möglich.
Jede Rechnung muss lesbar sein.
Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten.
Jede Rechnung muss aufbewahrt werden.
Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden.
Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation).
Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff.

Wie der ZUGFeRD-Standard den Rechnungsaustausch vereinfacht, erläutert Dr. Friedrich Wilhelm Haug, Ministerialrat im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, auf der Kundenveranstaltung eines ERP-Anbieters, der sein System an einen ZUGFeRD-konformen Rechnungsaustausch angepasst hat.

Sie möchten, dass Ihre Buchhaltungsabteilung so kosteneffizient wie möglich arbeitet? Unser Ratgeber „9 Tipps, um in der Buchhaltung Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken“ zeigt die einfache Lösung mit elektronischem Dokumenten-Management.

Der Beitrag 10 Merksätze für elektronische Rechnungen erschien zuerst auf Datenträger EDV GmbH.

5 Gründe, warum Sie vorkonfigurierte Rechnungsworkflows nutzen sollten

admin — Mon, 30 Mar 2020 20:54:24 +0000

Die Buchhaltung ist das Herzstück eines jeden Unternehmens. Ganz gleich, um welche Branche es geht, spielen sich hier entscheidende Prozesse ab, die letztendlich wesentlich zur Liquidität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beitragen. Doch gleichzeitig birgt eine Buchhaltungsabteilung einige Fehlerquellen. Um diese so gering wie möglich zu halten oder gar ganz zu eliminieren, empfiehlt es sich auf die Arbeit mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow zu setzen. Hier erfahren Sie die fünf wichtigsten Faktoren, warum auch Ihre Buchhaltung von vorkonfigurierten Rechnungsworkflows profitiert.

1. Automatisierte Prozesse fördern effizientes Arbeiten

Jede Arbeit, die ein Mitarbeiter manuell erledigt, kann eine mögliche Quelle für Fehler sein. Zeitdruck, Unkonzentriertheit oder in manchen Fällen auch Unwissenheit führen schnell dazu, dass eine Rechnung nicht korrekt verarbeitet, falsch weitergeleitet oder nicht richtig abgelegt wird. Die Folge: Zeitverzug und fehlende Zahlungsein- oder -ausgänge. Treten diese Dinge gehäuft auf, so leidet am Ende das ganze Unternehmen darunter. Doch das muss nicht sein – sofern Sie auf die Arbeit mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow setzen.

Konkret bedeutet das, soweit möglich, sämtliche manuellen Arbeitsschritte aus der Rechnungsbearbeitung zu entfernen. Mittels vorkonfiguriertem Rechnungsworkflow ist es nicht mehr die Aufgabe Ihrer Mitarbeiter, Rechnungen zu erfassen, an die richtige Person weiterzuleiten, zu begleichen und später zu archivieren. Denn durch eine Automatisierung durch vorkonfigurierte Systeme erfolgen Erfassung, Dateneingabe, Freigabe-Routing und Dokumentenarchivierung selbständig. Zudem sorgt ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow dafür, Fehler, Doubletten und Ausnahmen sofort zu identifizieren sowie alle Änderungen und Daten an Ihr Buchhaltungsprogramm zu übermitteln. So lassen sich überflüssige Aufgaben eliminieren, ein reibungsloses Arbeiten fördern und Ihre Mitarbeiter können sich auf andere strategische und gewinnbringende Projekte konzentrieren.

2. Völlige Flexibilität erfahren durch vorkonfigurierte Rechnungsworkflows

Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten, ganz gleich von welchem Endgerät? Für manch ein Unternehmen schien das bisher ein Wunschtraum zu sein. Doch mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow kann dieser Traum schnell zur Realität werden. Denn die fachliche Prüfung und Freigabe von Rechnungen lässt sich damit von jedem Endgerät aus durchführen. Für Ihr Unternehmen bedeutet das einen erheblichen Zuwachs an Flexibilität. Das steigert zudem die Arbeitsmotivation Ihrer Mitarbeiter. Und auch die ERP-Integration kann von dieser Flexibilität profitieren, lässt sich ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow doch ohne Probleme in jede von Ihnen genutzte Finanzanwendung integrieren.

Wer bei der Rechnungsverarbeitung auf einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow zurückgreift, kann eingehende Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle erfassen und Rechnungsbeträge leicht splitten – ganz gleich ob Papier, mobiler Scan oder E-Mail. Selbstlernende Services helfen darüber hinaus, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferanten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Sucht einer Ihrer Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. So findet er die passende Datei mit nur wenigen Klicks. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb Ihrer Buchhaltung aus.

3. Alltägliche Arbeitsprozesse massiv beschleunigen

Das kennen Sie sicher auch: Etliche Rechnungen treffen gleichzeitig ein, der zuständige Mitarbeiter ist krank und die Vertretung kennt sich mit der Rechnungsverarbeitung nicht genügend aus. Also bleibt die Rechnung so lange liegen, bis der Verantwortliche wieder im Haus ist. Wissen Sie, wie viel Geld Sie das am Ende kostet? Mit Sicherheit ist es eine Summe, die Sie besser investieren könnten. Um Situationen wie diese zu vermeiden, hilft ebenfalls ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow. Dieser lässt sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen und beschleunigt damit die Bearbeitung. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrolliert er alle Pflichtangaben, sorgt für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und meldet Rechnungen, die sich nicht buchen lassen.

Der Informationsfluss zum Entscheider erfolgt dabei automatisch. Dieser bekommt alle relevanten Informationen übermittelt und kann sie mit wenigen Klicks bearbeiten. Anmerkungen und Notizen lassen sich durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell weiterleiten. Sind die Daten vollständig, so gelangen sie automatisch mittels ERP zur Buchhaltung. Damit trägt ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow maßgeblich zur Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung bei.

4. Ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow spart bares Geld

Erinnern Sie sich noch an das eben beschriebene Szenario des fehlenden Mitarbeiters? Eine solche Situation, in der Rechnungen zu lange unbearbeitet liegen bleiben, wirkt sich stark auf die Liquidität Ihres ganzen Unternehmens aus. Denn wenn das Geld nicht fließt, gibt es immer einen Zeitraum, in dem Skonti und Frühzahlerrabatte garantiert verstreichen. Arbeiten Sie mit vorkonfigurierten Rechnungsworkflows, können Sie dieses Problem einfach umgehen. Denn Rechnungen gelangen durch automatisierte Prozesse auch ohne manuelle Eingriffe an die richtige Stelle. Es lassen sich alle erforderlichen Arbeitsschritte schnell erledigen und Rechnungen direkt begleichen. Eine zügige Bezahlung lässt Mahngebühren gar nicht erst anfallen und spart dank Skonti in der Regel zwischen zwei und drei Prozent auf die Gesamtsumme. Daraus kann sich ein beachtlicher Betrag summieren – zugunsten Ihres Unternehmens!

Ein weiterer Pluspunkt vorkonfigurierter Rechnungsworkflows ist die Vereinfachung und Beschleunigung Ihrer Budgetplanung. Mittels digital durchsuchbarem Rechnungsarchiv funktioniert diese nämlich ganz leicht. Zudem können Sie bei der Arbeit mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow selbst schneller Mahnungen verschicken. Verzichten Sie dabei sowie bei der Rechnungsverarbeitung generell auf Papier, sparen Sie darüber hinaus einiges an Druck- und Portokosten. Ein Faktor, von dem auch kleine und mittelständische Unternehmen erheblich profitieren. Hinzu kommt die durch die Automatisierung gewonnen Zeit – ein weiterer Pluspunkt vorkonfigurierter Rechnungsworkflows.

5. Bessere Kontrolle und mehr Sicherheit

Gerade in der Rechnungsverarbeitung haben es Ihre Mitarbeiter mit sensiblen Daten zu tun. Keine Frage, dass diese besonders sorgfältig bearbeitet und geschützt sein müssen. Ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow kann das gewährleisten. Er sorgt mittels vollständiger und korrekter Datenerfassung dafür, dass Sie alle Arbeitsschritte noch besser kontrollieren können – von der Eingangsrechnung bis zur Zahlung und Archivierung. Hierbei gelangen alle Informationen sicher und vertraulich nur an die zuständigen Personen. Zudem garantiert ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien.

Sorgenkind Audit? Nicht mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow. Denn dieser verhindert, dass Daten gar nicht erst falsch oder lückenhaft erfasst werden. Alle vom Auditor geforderten Dokumente können Sie diesem in Echtzeit aus dem ERP bereitstellen. Das erleichtert Ihnen nicht nur die Vorbereitung einer Betriebsprüfung, sondern bietet Ihnen gleichzeitig mehr Transparenz und eine bessere Kontrolle über Ihren Cashflow. Eine zusätzliche Protokollierung aller Aktivitäten hilft Ihnen zusätzlich bei der Einhaltung der Compliance.

Wollen Sie also durch manuelle Arbeiten bedingte Fehler minimieren und Ihren Mitarbeitern gleichzeitig mehr Zeit für gewinnbringende Projekte verschaffen, ist die Arbeit mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow die beste Methode dazu. Und je eher Sie in die Automatisierung Ihrer Buchhaltung investieren, desto besser sind Sie aufgestellt für die digitale Zukunft – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Der Beitrag 5 Gründe, warum Sie vorkonfigurierte Rechnungsworkflows nutzen sollten erschien zuerst auf Datenträger EDV GmbH.

5 juristische Fallen, die Sie mit elektronischer Rechnungsstellung umgehen

admin — Sun, 29 Mar 2020 20:54:24 +0000

Die elektronische Rechnungsstellung spart Unternehmen viel Zeit und einiges an Geld. Schnell, unkompliziert und leicht einzusetzen, vereinfacht sie auch kleinen Betrieben die Buchhaltung und trägt einen großen Teil dazu bei, Arbeitsabläufe effizienter und effektiver zu machen. Doch damit das Finanzamt die elektronischen Rechnungen anerkennt und ein Unternehmen die Vorsteuer geltend machen kann, gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten. Welche fünf juristischen Fallen Sie auf jeden Fall kennen sollten, lesen Sie in diesem Beitrag.

Elektronische Rechnungsstellung richtig angehen

Generell gilt, die elektronische Rechnungsstellung ist über viele Wege realisierbar. Als Mail mit oder ohne PDF- oder Textanhang, als Web_Download, via De-Mail oder E-Post oder als Computer-Fax – die Möglichkeiten zur Übermittlung sind vielfältig. Eine bestimmte Technologie zur Übermittlung ist nicht vorgeschrieben. Dennoch lauert bereits hier die erste juristische Falle, die Sie auf jeden Fall kennen sollten.

1. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers

Wenn Sie sich in Ihrem Unternehmen für die elektronische Übermittlung von Rechnungen entschieden haben, ist das sicher eine kostengünstige und effiziente Alternative zum herkömmlichen Papierversand. Nur wenn Ihre Kunden dagegen sind, kommen Sie nicht weiter. Um allen Ansprüche seitens des Finanzamts genügen zu können, ist es essenziell, dass Ihr Rechnungsempfänger die elektronische Rechnungsstellung akzeptiert. Seine Zustimmung kann auf zwei Arten erfolgen: Entweder trifft er eine sogenannte stillschweigende Willenserklärung, indem er Ihnen die geforderten Beträge einfach überweist. Oder, was empfehlenswert ist, Sie setzen auf eine schriftliche Einverständniserklärung. So sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite. Zusätzlich haben Sie damit auch die Option, gemeinsam festzulegen, ob Sie die Rechnung verschlüsselt übermitteln oder nicht.

2. Die Aufzeichnungspflicht beachten

Während die elektronische Rechnungsstellung früher mit hohen technologischen Anforderungen wie beispielsweise einer elektronischen Signatur oder der Anbindung an ein Elektronic Data Interchange (EDI) Verfahren aufwartete, hat sich die Situation heute wesentlich geändert. Durch das Steuererleichterungsgesetz von 2011 und die EU-Rechnungsrichtlinie 2015/45/EU von Juli 2010 gab es wesentliche Vereinfachungen im Umgang mit elektronischen Rechnungen. Rechtlich gilt seitdem jedes Dokument als Rechnung, das eine Lieferung abrechnet. Der Vorsteuerabzug ist dadurch nicht gefährdet und der Aufwand der Rechnungsstellung erheblich vereinfacht. So lohnt sich dieses Verfahren auch für kleinere Unternehmen. Doch auch hier gibt es eine wichtige juristische Falle zu beachten: die Aufzeichnungspflicht!

Genau wie bei Papierrechnungen ist es erforderlich, elektronische Rechnungen aufzubewahren und zu archivieren. Dabei muss jede Eingangsrechnung mindestens 10 Jahre lang in einem Archiv abgelegt und darüber hinaus jederzeit lesbar sein. Konkret bedeutet das: Der Rechnungseingang muss genau dokumentiert und immer nachweisbar sein. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, muss spätestens im Falle eines Audits mit Mahngebühren oder hohen Bußgeldern rechnen. Hinzu kommt, dass elektronische Rechnungen in genau dem Format abgelegt sein müssen, in dem sie eingegangen sind. Denn hier lauert eine weitere juristische Falle für die elektronische Rechnungsstellung.

3. Vorsicht bei Veränderung der Dokumente

Alle organisatorischen und technischen Abläufe im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung in ihrem Originalzustand ablegen zu müssen, bedeutet auch, dass man diese Dokumente nicht verändern darf. Passiert es, dass ein Mitarbeiter Teile einer Rechnung oder die gesamte Datei löscht, handelt dieser rechtswidrig. Passieren kann es bei alltäglichen Arbeitsprozessen dennoch. Deswegen sollten Sie immer genauestens prüfen, dass alle Rechnungen in dem Format abgelegt sind, das sie bei ihrer Übermittlung hatten. Hinzu kommt, dass alle elektronischen Rechnungen auch bei Änderungen in der IT-Struktur des Unternehmens immer vollständig verfügbar bleiben müssen.

Auch umgekehrt gibt es einige Risiken, über die Sie sich bewusst sein sollten. Denn fehlende oder falsche Rechnungsangaben können auch Rechnungen treffen, die Sie selbst zu begleichen haben. Als Empfänger dürfen Sie diese auf keinen Fall korrigieren oder ergänzen. Geben Sie dem Rechnungssteller umgehend Bescheid und greifen Sie nicht in den Prozess ein. Andernfalls erfüllen Sie den Strafbestand der Urkundenfälschung!

4. Echtheit der Dokumente nachweisbar machen

Eine weitere juristische Falle für die elektronische Rechnungsstellung lauert bei der Echtheit der Rechnungsdokumente. Damit Sie die Vorsteuer geltend machen können und das Finanzamt Ihre Rechnungen anerkennt, müssen Sie einige rechtliche Bedingungen beachten. Dazu gehört auch, dass Ihr Unternehmen jede Rechnung überprüft und jede Überprüfung dokumentiert. Wichtig ist hierbei, zwischen zwei Prüfungsarten zu unterscheiden.

Auf der einen Seite gibt es das innerbetriebliche Kontrollverfahren nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG. Dieses erfordert lediglich den Nachweis und die Kontrolle über die Echtheit Ihrer Rechnungsdokumente. Auf der anderen Seite steht die Forderung, dass all jene Angaben in einer elektronischen Rechnung enthalten sind, die in § 14 Abs. 4 UStG genannt sind. Diese sind besonders wichtig für den Vorsteuerabzug. Ein elektronisches Prüfverfahren hat auch hier entscheidende Vorteile. Es geht wesentlicher schneller als eine manuelle Prüfung, es minimiert Fehlerquellen und es prüft und dokumentiert das Vorgehen in einem Schritt. Für ein Unternehmen bedeutet das eine erhebliche Einsparung an Zeit und Kosten.

Weiterhin wichtig für die elektronische Rechnungsstellung ist auch, dass Ihre Dokumente vier Punkte hinsichtlich ihrer Authentizität erfüllen: die Echtheit der Herkunft, einen unversehrten Rechnungsinhalt, die Lesbarkeit und die Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinn.

5. Fristen beachten

Gerade für Unternehmen wie beispielsweise Vermessungstechniker, Bauunternehmen oder Immobilienmakler, deren Arbeit mit Grundstücken zusammenhängt, gibt es eine wichtige Regelung für die elektronische Rechnungsstellung zu beachten. Sie sind dazu verpflichtet, alle Rechnungen an andere Unternehmen und Personen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, innerhalb von nur sechs Monaten auszustellen. Missachten Sie diese Vorschrift, drohen Ihnen Bußgelder bis zu einer Höhe von 5.000 Euro. Geld, das sich sicher sinnvoller investieren ließe.

Juristische Fallen vermeiden mit Hilfe eines DMS

Mit Veröffentlichung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU im Jahr 2014 ist die elektronische Rechnungsstellung auf dem Vormarsch, denn die Richtlinie fordert einen national und international kompatiblen Standard für elektronische Rechnungen. Für ein Unternehmen, dass bei seiner Buchhaltung und Rechnungsstellung lediglich auf ein Standardprogramm des jeweiligen Betriebssystems wie beispielsweise Excel sowie auf die Ablage in manuell angelegten Ordnern setzt, ist es schwer, dieser Forderung nachzukommen. Aus diesem Grund bietet es sich an, mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) zu arbeiten. Ein leistungsfähiges DMS übernimmt und automatisiert Routineaufgaben und vereinfacht die elektronische Rechnungsstellung erheblich.

Ob automatische Annahme von Rechnungen und deren elektronische Zeiterfassung mit Zeitstempel, Rechnungsbearbeitung oder Ablage und Archivierung – ein digitales DMS kann zeitaufwändige Aufgaben schnell und einfach erledigen und erfüllt zudem die gesetzliche Forderung einer Verfahrensdokumentation. Zudem minimiert es die Fehlerquellen manueller Arbeit und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen alle anderen gesetzlichen Richtlinien ebenfalls einhält. So sind Sie in Sachen juristischer Fallen bei der elektronischen Rechnungsstellung immer auf der sicheren Seite.

Dieser Artikel ist auf Grundlage eingehender Recherchen und nach besten journalistischen Grundsätzen verfasst. DocuWare kann dennoch keine Rechtsberatung geben. Wenden Sie sich deswegen im Zweifel an einen Fachanwalt.

Der Beitrag 5 juristische Fallen, die Sie mit elektronischer Rechnungsstellung umgehen erschien zuerst auf Datenträger EDV GmbH.

Tune your DATEV – so erhöht ein DMS die Performance Ihrer Finanzsoftware

admin — Wed, 18 Mar 2020 21:54:24 +0000

Ohne Buchhaltung geht es nicht. Das weiß jeder, der ein Unternehmen führt. Denn ganz unabhängig von ihrer Größe sind alle Betriebe dazu verpflichtet, eine Gewinnermittlung durchzuführen. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen bedeutet das jedoch einen zusätzlichen Zeitaufwand, der wiederum Kosten produziert. Im Vorteil ist deswegen, wer auf Software-Lösungen wie DATEV und DMS setzt.

Wie Sie mit Zusatzlösungen die Funktionalität Ihrer Finanzsoftware verbessern können und welche entscheidenden Vorteile eine Kombination aus DATEV und einem DMS hat, erfahren Sie in diesem Beitrag.

DATEV – das steckt dahinter

DATEV-Lösungen unterstützen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten bei der Buchführung. Da das Finanzamt genaueste Vorgaben dazu macht, wie eine korrekte Buchführung auszusehen hat, ist es für Unternehmen extrem wichtig, diese nicht nur zu kennen, sondern auch einzuhalten. Andernfalls drohen hohe Mahn- und Bußgelder.

Um das zu vermeiden, unterstützt DATEV bei einer rechtssicheren Bearbeitung aller buchhalterischen Aufgaben. So weist die Buchführungssoftware bei der Gewinnermittlung automatisch darauf hin, wenn Angaben falsch sind oder Informationen fehlen. Dennoch lässt sich die Performance einer DATEV Finanzsoftware steigern – mit der richtigen Zusatzlösung. Hier bietet es sich an, auf ein DMS zu setzen.

Das kann die Kombination von DATEV und DMS

Ein digitales Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, dient der Erfassung, Indizierung, Archivierung, Automatisierung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten. Einer der größten Vorteile dabei? Fehleranfällige manuelle Arbeiten entfallen zugunsten automatisierter Vorgänge. Das macht Unternehmen effizienter und fördert ihre Liquidität.

Doch was bedeutet das im Zusammenhang mit dem Thema DATEV? Wenn es um die Buchführung geht, haben die meisten Unternehmen ein Ziel: reibungslose Abläufe und einen störungsfreien Datenfluss. Genau das ist durch die Arbeit mit DATEV und einem DMS umsetzbar: Durch seine digitalen Workflows ermöglicht eine DMS Software eine zügige, automatisierte und rechtskonforme Bearbeitung sämtlicher Dokumente, mit denen sich ein Betrieb jeden Tag konfrontiert sieht.

DATEV in Kombination mit DMS – diese Vorteile sollten Sie kennen

Dass die Kombination von DATEV und einem DMS die Buchführung in Ihrem Unternehmen entscheidend verbessern kann, steht außer Frage – und das ab dem ersten Moment der Nutzung. Denn die reibungslose Integration des DMS in DATEV stellt eine systemübergreifende Datenintegrität sicher. Das verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick über alle Daten und bildet die Basis dafür, dass alle Kernprozesse der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sicher und fehlerfrei ablaufen. Das wiederum hilft Ihnen, Ihre Mitarbeiter effizienter einzusetzen, die gesamte Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern und Informationen besser zugänglich zu machen.

Wie genau das funktioniert und welche enormen Vorteile Sie durch eine entsprechende Zusatzlösung wie ein DMS haben, zeigen Ihnen die folgenden drei Punkte:

1. Keine Zeit vergeuden: Gemeinsam sorgen DATEV und DMS für einen zügigen Informationsfluss

Finanzleiter und ihre Teams müssen heute auf Knopfdruck Schlüsselkennzahlen liefern, die zeigen, wo das eigene Unternehmen im Marktvergleich steht und wie es um seine Wirtschaftlichkeit und Liquidität bestellt ist. Die Nutzung eines in eine DATEV-Lösung integrierten DMS spart Ihnen dabei eine Menge Zeit. Das betrifft vor allem die Rechnungsverarbeitung, genauer die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung. Sind DATEV und DMS nahtlos verbunden, lassen sich Rechnungen zeitnah verarbeiten. So behalten Sie Fälligkeiten und Statusänderungen stets im Blick und Sie erzielen spürbare Verbesserungen beim Cashflow-Management. Denn ein DMS verhilft Ihnen zu schnellen und akkuraten Abläufen und forciert auf diese Weise einen schnelleren Geldeingang.

Gerade wenn noch nicht alle Rechnungen in digitaler Form in Ihrem Unternehmen eintreffen, ist es wichtig, den Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Mittels eines in DATEV integrierten DMS ist die Rechnungserfassung jedoch kein Problem. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch und gleicht sie direkt ab. Eine entsprechende Schnittstelle überträgt die im DMS abgelegten Eingangsrechnungen direkt als Buchungsstapel in DATEV. Alle Belege müssen somit nur einmal erfasst werden. Dadurch entfällt eine erneute manuelle Verbuchung in DATEV. Das erspart die Doppelerfassung und verringert Fehlerquellen.

Schlüsseldaten, wie Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, kann ein DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. So sorgen die Verknüpfung und das Zusammenspiel von DATEV und DMS für die vollständige und ordnungsmäßige Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Sämtliche Buchungsbelege und dazugehörige E-Mails, Geschäftsbriefe oder Verträge lassen sich auch nach der Archivierung umgehend abrufen.

2. Mit dieser Lösung hat das Suchen ein Ende

Wer suchet, der findet – und zwar schnell. Denn die Kombination von DATEV und DMS eröffnet Unternehmen große Potenziale, wenn es um eine korrekte Archivierung und die einfache Wiederauffindbarkeit von Dokumenten geht. So sorgt ein digitales DMS dafür, dass alle Dokumente einheitlich verschlagwortet und so abgelegt sind, dass Ihre Mitarbeiter sie jederzeit mit wenigen Klicks wieder zur Hand haben – an jedem Arbeitsplatz und standortübergreifend.

Tolle Möglichkeiten eröffnen an dieser Stelle auch cloudbasierte DMS-Lösungen, bieten sie doch einen kompletten Funktionsumfang. Durch den Wegfall mühseliger Installationen auf Ihren Servern können Sie die Arbeit mit dem DMS direkt und schnell beginnen. Zudem garantieren cloudbasierte DMS-Lösungen eine hohe IT-Sicherheit, was entsprechende Zertifizierungen, wie beispielsweise SOC 2 oder ähnliche, beweisen. Weiterhin erfüllen sie alle gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Vorgaben zur Archivierung und Speicherung von Dokumenten. Außerdem sorgen regelmäßige Updates dafür, dass Sie immer die neueste Version des DMS nutzen.

Hinzu kommt der Vorteil des bedarfsabhängig skalierbaren Speicherplatzes. Wer ein DMS als Cloud-Lösung nutzt, kann den Speicher mit wenigen Klicks nahezu unendlich erweitern. Da etliche Anbieter auf flexible Kostenmodelle setzen, muss der Nutzer lediglich das zahlen, was er wirklich verbraucht. Aber: Eine Cloud-Lösung ist kein Muss. Denn ein DMS lässt sich auch als On-Premises-Lösung auf Ihrer eigenen Server-Infrastruktur installieren und problemlos an Ihr DATEV-Rechnungswesen anbinden.

3. Revisionssichere Archivierung: So finden Sie alle Dokumente wieder

Sobald es um die Archivierung von Dokumenten geht, taucht das Thema Gesetzeskonformität auf. Penible Sorgfalt ist ein Muss, um alle für die Buchführung nötigen Informationen abrufen und dem Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt zur Verfügung stellen zu können. An dieser Stelle kann ein DMS die Performance Ihrer Finanzsoftware verbessern, indem es alle Originaldokumente über einen automatisierten Workflow langfristig, revisionssicher und richtig archiviert sowie mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen problemlos abrufbar macht. Zudem können Sie Ihre Buchungen mit den archivierten Rechnungen verknüpfen und jederzeit aus DATEV heraus auf diese zugreifen.

Auch Ihr Steuerberater kann auf Wunsch ganz einfach per Web-Browser auf Ihre Rechnungen zugreifen, weitere Bearbeitungen vornehmen oder bereits Buchungen durchführen – und das ohne zusätzliche Installationen. Das vereinfacht Ihre Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erheblich. Durch die Digitalisierung aller Arbeitsprozesse profitieren Sie so von einer lückenlosen Nachvollziehbarkeit aller Arbeitsschritte – einen Schutz vor unerwünschten Zugriffen inklusive. Zudem hilft ein DMS dabei, wichtige Compliance-Anforderungen, wie z.B. Sarbanes-Oxley, GDPR, GoBD oder Basel II, einzuhalten.

Zeitersparnis und eine lückenlose Bearbeitung aller buchhalterischen Dokumente, höchste Sicherheit und ein ortsunabhängiges Arbeiten mittels Cloud sind also die größten Vorteile, die Sie durch die Kombination von DATEV und DMS haben können.

Der Beitrag Tune your DATEV – so erhöht ein DMS die Performance Ihrer Finanzsoftware erschien zuerst auf Datenträger EDV GmbH.

Weshalb elektronische Rechnungen die Zukunft sind

admin — Sat, 14 Mar 2020 21:54:24 +0000

Täglich werden in Deutschland Tausende Rechnungen verschickt – rund 32 Millionen sind es Schätzungen zufolge pro Jahr. Und so fortschrittlich viele deutsche Unternehmen auch sein mögen: Etliche dieser Rechnungen werden noch immer in Papierform bearbeitet und auf dem Postweg verschickt. Weshalb eine Umstellung auf elektronische Rechnungen die Effizienz Ihres Unternehmens deutlich verbessert und welches Einsparungspotenzial elektronische Rechnungen bieten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Schnell und unkompliziert: Wie elektronische Rechnungen Ihren Arbeitsalltag erleichtern

Das Erstellen und Bearbeiten papierbasierter Rechnungen kann jede Menge Zeit und Nerven kosten. Jede Position muss manuell geprüft werden, und schleicht sich trotz gründlicher Prüfung ein Fehler ein, steigt der ursprünglich eingeplante Zeitaufwand schnell um ein Vielfaches – vor allem dann, wenn der Fehler erst erkannt wird, wenn die Rechnung bereits auf dem Postweg zugestellt wurde. Und selbst wenn alles glattgeht, ist der Zeitaufwand enorm: 27 Minuten dauert das Bearbeiten einer papierbasierten Rechnung im Schnitt – viel Zeit für eine Aufgabe, die mithilfe digitaler Technik in nur fünf Minuten erledigt sein könnte.

Immer mehr Unternehmen erkennen die Zeitersparnis, die mit elektronischen Rechnungen einhergeht, und stellen ihr Billing sukzessive um. Die Vorteile liegen auf der Hand: Leistungsfähige Dokumentenmanagement- und ECM-Systeme nehmen eingehende Rechnungen automatisch entgegen und und archivieren sie gesetzeskonform – ohne Medienbruch lassen sie sich mit anderen Unternehmensdaten abgleichen. Die manuelle Bearbeitung und das umständliche Hin- und Herschicken zwischen den einzelnen Fachabteilungen entfallen. Stattdessen profitieren alle Beteiligten von schnellen Arbeitsschritten, die den Umgang mit Rechnungen deutlich vereinfachen.

Hinsichtlich Format und Übertragungsweg haben Unternehmen übrigens die freie Wahl. Ob im Textfeld einer E-Mail oder als angehängte Datei – solange die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten sind, können Sie Ihre elektronischen Rechnungen verschicken, wie Sie möchten.

Haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie viel Geld es Ihr Unternehmen kostet, papierbasierte Rechnungen zu erstellen? Seien es Papier, Toner, Porto, Umschläge oder Lagerplatz – in der Summe ergeben diese Positionen Beträge, die so hoch sind, dass sie in anderen Unternehmensbereichen über Erfolg und Misserfolg entscheiden können. Ebenfalls unterschätzt wird häufig die Arbeitszeit der Mitarbeiter, die oft unzählige Stunden in die Bearbeitung von Papierrechnungen investieren, obwohl ihre Expertise an anderer Stelle vermutlich weit mehr gefragt wäre. In einer Zeit, in der die Konkurrenz immer härter wird, können sich zukunftsorientierte Unternehmen ein solches Verhalten nicht mehr leisten.

Nutzen Sie deshalb elektronische Rechnungen, um eine Menge Ressourcen einzusparen. Konkret gehen Experten davon aus, dass die deutsche Wirtschaft durch eine effektivere Handhabung von Rechnungen 500 Milliarden Euro freisetzen könnte. Sie möchten wissen, was das für Ihr Unternehmen bedeutet? Laut der Billentis-Studie „E-Invoicing / E-Billing. Digitisation & Automation“ von 2016 können Betriebe, die Rechnungen auf elektronischem Weg empfangen, 11,20 Euro pro Rechnung einsparen. Wird eine elektronische Rechnung versendet, ergibt sich laut der Studie eine Kostenersparnis von durchschnittlich 6,60 Euro.

Wie viele papierbasierte Rechnungen bearbeiten Sie pro Jahr? Wenn Sie die Antwort darauf kennen, können Sie sich leicht ausrechnen, ob sich die Umstellung auf elektronische Rechnungen in Ihrem Fall lohnt.

Und noch eine Überlegung sollten Sie in Ihre Kalkulation einbeziehen: Rechnungen, die auf digitalem Weg eingehen, werden in der Regel auch schneller bezahlt. Diese Tatsache ist leicht nachzuvollziehen, denn anstatt sich auf den zeitintensiven Postweg verlassen zu müssen, können Unternehmen elektronische Rechnungen mit einem einzigen Knopfdruck übermitteln. Besonders kurz wird die Umlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung, wenn alle Beteiligten in der Lage sind, elektronische Rechnungen automatisiert zu verarbeiten. Auf Empfängerseite wird jede elektronische Eingangsrechnung in diesem Fall von dem gewählten ERP-System überprüft, ehe sie dann – falls gewünscht – automatisiert freigegeben werden können. Grundsätzlich gilt: Je mehr Prozesse rund um die Rechnungsbearbeitung in einem Unternehmen digitalisiert sind, desto optimaler können die Vorteile elektronischer Rechnungen genutzt werden. Kein Wunder also, dass immer mehr Unternehmen darauf bestehen, dass potenzielle Geschäftspartner für die elektronische Rechnungsbearbeitung gerüstet sind.

Professionell und zuverlässig: Wie elektronische Rechnungen Arbeitsabläufe optimieren

Elektronische Rechnungen stehen für höchste Effizienz. Und das nicht nur wegen der bereits angesprochenen Schnelligkeit der Rechnungsbearbeitung durch automatisierte Workflows, sondern auch wegen der hohen Qualität, die mit elektronischen Rechnungen einhergeht. Die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler wird deutlich reduziert, und die Bearbeitung elektronischer Rechnungen kann im Vergleich zu papierbasierten Prozessen deutlich besser gesteuert und kontrolliert werden. Ein weiteres Plus: Das genannte Höchstmaß an Transparenz und Effizienz gilt nicht nur für die tatsächliche Rechnungsbearbeitung, sondern auch für die Archivierung. Statt bezahlte Rechnungen manuell in Ordnern abheften zu müssen, die dann über Jahre hinweg in Kisten verstauben und eine Menge Lagerplatz benötigen, genügt bei elektronischen Rechnungen ein einziger Mausklick (oder nach Wahl auch ein automatisierter Prozess), um sie sicher zu archivieren – und das mit dem guten Gefühl, jederzeit unkompliziert auf die archivierten Rechnungen zugreifen zu können. Die Zeiten, in denen falsch abgelegte oder verlorengegangene Dokumente für Hektik sorgten, sind damit vorbei.

Sie möchten in Ihrem Unternehmen von den genannten Vorteilen elektronischer Rechnungen profitieren? Dann beginnen Sie so bald wie möglich mit der Umstellung, um bereits in naher Zukunft noch effizienter und wirtschaftlicher arbeiten zu können.

Der Beitrag Weshalb elektronische Rechnungen die Zukunft sind erschien zuerst auf Datenträger EDV GmbH.