Die Welt wandelt sich immer schneller und in hohem Tempo kommen neue Anforderungen hinzu. Der Weg zu einem zukunftsfähigen Unternehmen, das sich diesen Anforderungen stellen kann, gelingt jedoch nur über digitale Prozesse. Denn diese setzen Ressourcen frei und ermöglichen ein effizienteres Arbeiten.

Digitale Prozesse: Am Anfang steht die Frage nach dem „Warum“

„Prozesse“ – das ist ein weit gefasster Begriff. Grundsätzlich ließe sich jede Art von Tätigkeit als Prozess bezeichnen. Werfen wir einen Blick in die DIN EN ISO 9000:2015, lesen wir dort:

„Ein Prozess ist ein Satz von in Wechselbeziehung oder Wechselwirkung stehenden Tätigkeiten, der Eingaben in Ergebnisse umwandelt.“

Oder anders formuliert: Prozesse in einem Unternehmen sind alle logisch aufeinander aufbauenden Tätigkeiten, bei denen Informationen oder Ressourcen in ein Produkt oder eine Leistung umgewandelt werden. Sei es für das Unternehmen selbst oder für den Kunden. Prozesse sind dabei immer inhaltlich abgeschlossen (d.h. am Ende steht ein Ziel) und meist auch voneinander abhängig. So wird etwa der Onboardingprozess neuer Mitarbeiter nicht effizient laufen, wenn es zuvor schon beim Bewerbermanagement und dem Einstellungsprozess gehapert hat.

In einer Zeit, in der immer neue Anforderungen hinzukommen und sich vieles ändert, bedeuten zahlreiche Prozesse jedoch zunehmend Stress für Mitarbeiter. Besonders, wenn es sich dabei um Routineprozesse handelt, die die Zeit für Wichtigeres blockieren. Es wird daher immer wichtiger, diese Prozesse zu identifizieren und zu digitalisieren. Idealerweise steht am Ende der Digitalisierung der Geschäftsprozesse eine möglichst weitgreifende Prozessautomatisierung.

Was bedeutet es, Prozesse zu digitalisieren?

Ganz einfach: Es bedeutet, analoge Prozesse ins Digitale zu übertragen. Digitale Prozesse sind weniger fehleranfällig, entlasten Mitarbeiter von zeitraubenden Routineaufgaben und verbessern das Workflow-Management. Auf den Punkt gebracht, sorgen digitale Prozesse für effizientere Arbeit – sofern sie denn korrekt eingeführt wurden.

Grundsätzlich können Unternehmen jeden Standardprozess digitalisieren. Hier einige Beispiele:

• HR: Onboarding, Bewerbermanagement, Urlaubsplanung
• Buchhaltung: Dokumentenbearbeitung, Rechnungseingang und -ausgang, Posteingang, Vertragsmanagement, (Stamm-) Datenverwaltung

Die Prozessdigitalisierung benötigt dabei immer auch eine grundlegende Digitalisierung des Unternehmens selbst. Schließlich können Sie keine Wände hochziehen, wenn Sie nicht zuvor ein stabiles Fundament errichtet haben.

Wie kann die Einführung digitaler Prozesse effizienter gestaltet werden?

Halten Sie sich bei der Einführung digitaler Prozesse an fünf Schritte, um am Ende auch tatsächlich das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

1. Identifizieren Sie, welche Prozesse denn überhaupt digitalisierbar sind. Binden Sie dabei die Mitarbeiter ein, indem Sie ihnen zwei Fragen stellen: An was arbeitest du? Wie gehst du dabei vor bzw. was nutzt du dafür?
2. Bewerten Sie ehrlich, wie es um die generelle Digitalisierung im Unternehmen steht. Wie viele Prozesse laufen noch komplett analog ab? Welche sind schon teils digitalisiert? Welche vielleicht bereits vollständig?
3. Analysieren Sie die Wirtschaftlichkeit. Um Geschäftsprozesse wirklich zu optimieren, sollten Sie stets einen Blick auf finanzielle Sinnhaftigkeit werfen. Schließlich findet die Digitalisierung nicht im luftleeren Raum statt. Digitale Prozesse benötigen neue Software, einen Umzug vom Analogen ins Digitale sowie eine Schulung, um Mitarbeiter mit den neuen, digitalen Workflows vertraut zu machen. Erstellen Sie zudem einen Plan, welche konkreten Verbesserungen Sie hinsichtlich Ressourcennutzung und Effizienz anstreben.
4. Priorisieren Sie nun die zu digitalisierenden Prozesse. Eine Workflow-Automatisierung ist umso wichtiger, je öfter der Prozess angewendet wird und je mehr von ihm abhängt.
5. Digitalisieren Sie dann Ihre Prozesse der Reihe nach. Evaluierung und Qualitätsmanagement sollten dabei immer gegeben sein. Dokumentieren Sie unerwartete Fehler und Learnings, die für anstehende Digitalisierungsprojekte hilfreich sein könnten.
6. Evaluieren Sie in regelmäßigen Abständen, ob sich die Ergebnisse wie erwartet einstellen. Vermeiden Sie den Fehler, einen digitalisierten Prozess als erledigt abzuhaken und ihn nie wieder eines Blickes zu würdigen. Gerade in der Anfangsphase werden sich viele Aspekte bemerkbar machen, in denen der neue digitale Prozess noch Optimierungsbedarf aufweist. Auch hier gilt wieder: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und holen Sie sich deren Meinung ein.

Der digitale Prozess als Bedrohung

Damit digitale Prozesse effizient die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens sichern, müssen auch die Mitarbeiter ihren Teil beitragen. Genau deren Unterstützung (bzw. der Mangel an Unterstützung) kann sich jedoch als echte Hürde erweisen. Denn Digitalisierung empfinden viele Mitarbeiter als Bedrohung für ihren Arbeitsplatz – besonders, wenn die Prozessautomatisierung ihnen Aufgaben abnimmt und sie so vermeintlich ersetzbar macht. Daher gilt:

Change Management ist zentral für den Erfolg digitaler Prozesse

Digitalisieren und automatisieren Sie Geschäftsprozesse niemals nur Top-down. Den langfristigen Erfolg und die Unterstützung der Mitarbeiter sichert gutes Change Management. Schließlich sind es die Mitarbeiter, die in den neuen Prozessen beteiligt sind und die am Ende entlastet werden sollen. Dann nützt es wenig, wenn sie mit der neuen Fahrweise nicht einverstanden sind und sich ihr verweigern.

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter also ab Tag 1 ein. Informieren Sie transparent, warum Sie Prozesse nun digitalisieren wollen, welchen Nutzen das für jeden hat und wie die Umsetzung aussieht. Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar: Du bist trotzdem noch wichtig und wirst deinen Arbeitsplatz nicht verlieren! Falls es dennoch Mitarbeiter gibt, deren Aufgaben komplett an digitale Prozesse übergehen, sollten Sie sich überlegen: Wie können Sie diese Mitarbeiter anderweitig qualifizieren und einsetzen?

Kommunikation ist bei der Digitalisierung das A und O. Nehmen Sie Fragen an, ignorieren Sie Zweifel keinesfalls. Es gilt: Je größer der Umfang der Automatisierung und je mehr Aufgaben betroffen sind, desto wichtiger sind Transparenz, klare Worte und ein offenes Ohr.

Anschließend geht es darum, die neuen, digitalen Prozesse in den gelebten Unternehmensalltag zu integrieren. Unterstützen und begleiten Sie Mitarbeiter und heben Sie Erfolge bei der Umsetzung hervor.

Damit die digitalen Prozesse schlussendlich wirklich effizient sind, muss die Veränderung beibehalten werden. Achten Sie darauf, dass jeder im Unternehmen die neuen Workflows nutzt. Gerade in der Anfangszeit, wenn alles ungewohnt ist, greift man gerne einmal auf gewohnte Routinen zurück. Teamleiter und Geschäftsführer sollten also mit gutem Beispiel vorangehen und die neuen Workflows konsequent nutzen.

Nur so lässt sich das Ziel erreichen: Ein Unternehmen, das den neuen Anforderungen genügend Ressourcen widmen kann, um diese erfolgreich umzusetzen.

Die Urlaubszeit naht – die Vorfreude wächst. Ein schönes Reiseziel aussuchen, das passende Domizil und eine günstige Reisegelegenheit finden. Dann muss der Arbeitgeber „nur“ noch den Urlaub genehmigen. Erfolgt das noch traditionell auf Papier, ist der Frust vorprogrammiert. Urlaubsantragsformular in der Personalabteilung abholen, den Antrag beim Chef einreichen und dann warten, bis nach vielen Tagen endlich die Genehmigung auf dem Schreibtisch landet. Denn dann kann es zu spät sein, zum Beispiel weil das Hotel ausgebucht ist oder das Sonderangebot für den Flug nicht mehr gilt.

Das muss nicht mehr sein. Denn im Zeitalter der Digitalisierung sollte der digitale Urlaubsantrag von jedem Gerät und Ort aus längst gang und gäbe sein.

Der digitale Urlaubsantrag spart Zeit und Geld

… und schafft ein hohes Maß an Transparenz. Dennoch: In manchen mittelständischen Unternehmen erfolgt die Urlaubsplanung noch ganz analog wie zu Vorväterzeiten auf Papier. Das heißt: Es gibt zum Beispiel keine Übersicht über den Resturlaub, es ist eine händische Prüfung erforderlich und die Verwaltung erfolgt per Wandkalender.

Die Folge: Übertragungsfehler, vergessene Einträge, unklare Vertretungen. Bei diesen typischen Problemen ist nachträglich zeitaufwendiger Abstimmungsaufwand ebenso die Regel wie kurzfristig die Suche nach Stellvertretern und unnötige Streitigkeiten – Stichwort: „ich hab doch schon gebucht“. Je mehr Mitarbeiter das Unternehmen hat, desto ineffizienter wird es, Urlaub NICHT digital zu verwalten.

Die Vorteile digitaler Urlaubsverwaltung

Der große Mehrwert digitaler Urlaubsplanung liegt klar auf der Hand, und zwar sowohl für jedes einzelne Mitglied der Belegschaft, die Personalabteilung und das Unternehmen insgesamt:

Einfachere Abwicklung & Genehmigung des digitalen Urlaubsantrags

Kein Papierchaos, kein händisches Eintragen im Kalender und keine Übertragungsfehler. Weniger Rückfragen (weil der aktuelle Status für jeden Antragsstellenden jederzeit ersichtlich ist). Statt mündlicher Urlaubsbestätigung (eventuell quick & dirty zwischen Tür und Angel) immer eine schriftliche, verlässliche und nachvollziehbare Zusage. Und zuletzt ein wesentlich schnellerer Genehmigungsprozess.

Geht es nur um die Urlaubsgenehmigung, kann das mündlich oder auf Papier sogar noch funktionieren. Sind jedoch Absprachen, Rückfragen oder Ablehnungsbegründungen nötig, ist der digitale Urlaubsantrag deutlich effizienter.

Personalübersicht mit einem Klick

Als Führungskraft haben Sie stets im Blick, welche Mitarbeiter gerade im Urlaub sind oder auch aus anderen Gründen nicht anwesend. Zudem gibt die transparente Anzeige des Resturlaubs Planungssicherheit für die Verfügbarkeit der Teammitglieder. Und auch für jeden Mitarbeiter selbst ist die automatische Kalkulation des verbleibenden Urlaubsanspruchs praktisch. Aufwändiges Summieren genommener und bereits genehmigter zukünftiger Urlaubstage gehört der Vergangenheit an.

Klar definierte und automatisierte Workflows ohne Absprache-Schnickschnack

Dabei helfen die klare Rollenverteilung im System und problemlose Anpassungsmöglichkeiten des digitalen Urlaubsantrags bei notwendigen Änderungen, etwa wenn sich der jährliche Urlaubsanspruch ändert. Das passiert häufiger als vermutet: bei Änderung der Anzahl der Arbeitstage pro Woche, aus tariflichen oder auch aus gesundheitlichen Gründen. Die wesentlich höhere Datenqualität verbessert die Ergebnisse aller Auswertungen und Analysen.

Und nicht zu vergessen: Es werden Kosten eingespart, z.B. für Druck und Papier oder für die Ablagen. Und auch die Zeitersparnis ist erwähnenswert, in der HR-Abteilung, für die Führungskräfte und vor allem auch beim Warten auf die Urlaubsgenehmigung. Kommt die schnell und verlässlich, wächst die Mitarbeiterzufriedenheit.

Trotz all dieser Vorteile hapert es in vielen Unternehmen aber immer noch bei der Digitalisierung

Oftmals ist gerade der HR-Bereich noch verbesserungswürdig, denn hier fehlen vielerorts noch die digitalisierten Prozesse. Ist das der Fall, eignet sich gerade die Urlaubsplanung hervorragend als Einstieg in die Digitalisierung der Personalabteilung. Denn die Motivation aller Prozessbeteiligten zur aktiven Nutzung des digitalen Urlaubsantrages ist sehr hoch. Sowohl auf der Führungsetage und in der HR-Abteilung wegen der Entlastung von zeitraubenden Routine-Aufgaben als auch bei den Mitarbeitern, die spontan ihren Urlaub beantragen können, schnell eine verbindliche Antwort erhalten und dann buchen können – oder umplanen. Auch letzteres lässt sich umso besser ertragen, je früher klar ist, dass der Antrag abgelehnt wird und warum.

Der digitale Urlaubsantrag ist einer der Prozesse mit der einfachsten Umsetzung und größten Wirkung im Personalwesen zugleich. Häufig wird der Verwaltungs- und Abstimmungsaufwand bei der analogen Bearbeitung von Urlaubsanträgen unterschätzt. Und: Wegen seiner hohen Akzeptanz eignet sich speziell der elektronische Urlaubsantrag sogar ganz hervorragend für den Einstieg in die Digitalisierung der Personalabteilung. Ist nach seiner Einführung in der Belegschaft erst einmal klar geworden, dass die Digitalisierung kein Jobkiller ist und im Gegenteil für alle viele Vorteile bringt, kann die Digitalisierung anderer HR-Prozesse folgen. Zum Beispiel die elektronische Gehaltsabrechnung, Recruiting, Talentmanagement oder die Digitalisierung der Personalentwicklung. Mangelnde Akzeptanz dürfte dann kein Problem mehr werden.

Digitalisierung des Urlaubsantrages

Die Digitalisierung des Urlaubsantrages beginnt mit der Definition des Prozessmodells, das in vielen Unternehmen sehr ähnlich aussehen wird und in den viele verschiedene Parteien – mal mehr, mal weniger – involviert sind.

Entscheidende Bausteine für die Digitalisierung und die weitgehend automatisierte Ausführbarkeit des Prozessmodells für den digitalen Urlaubsantrag sind sowohl die Rollen aller Beteiligten inklusive ihrer Verantwortlichkeiten als auch die Stellvertretungen. Der gesamte Prozess „Urlaubsantrag“ wird dann digital verarbeitet.

Zunächst wird beispielsweise ein Formular im Firmen-Intranet oder -Portal integriert, über das alle Mitarbeiter zentral ihre Urlaubsanträge ausfüllen und absenden. Verarbeitet werden sie dann zum Beispiel über ein modernes Dokumenten-Managementsystem (DMS), das automatisch die Anträge per Workflow an alle jeweils Beteiligten weiterleitet. Sowohl der Mitarbeiter als auch der Vorgesetzte erhalten über Dashboards mit jeweils individuellen Ansichten einen Überblick über die offenen Aufgaben und wichtige Informationen über den Status des Antrags, wie Bearbeitungszeiten, Antragsteller oder Bearbeiter. Jede Weiterleitung im Workflow erfordert beim digitalen Urlaubsantrag maximal einen Mausklick.

Im Workflow sind auch alle Prüfungs- und Genehmigungskriterien festgelegt, was der Führungskraft die Entscheidung erleichtert. Der Mitarbeiter, stellt seinen Urlaubsantragntrag und der Workflow des Prozesses „Urlaubsantrag“ wird gestartet. Diese einfachen Workflows sind hochgradig standardisiert, schnell umgesetzt und dabei hocheffizient.

Zusätzlich zum digitalen Urlaubsprozess lässt sich mit einem modernen DMS nahezu jeder andere Workflow-Prozess im Personalwesen standardisieren und digitalisieren, u.a. On-Boarding-Prozesse, Mitarbeiter-, Feedback- und Gehaltsgespräche oder die Arbeitsmittelbeschaffung. Mit Hilfe entsprechender Reporting- und Analyse-Tools erhalten die Verantwortlichen nützliche Informationen wie Durchlaufzeiten oder Eskalationen auf Prozessebene und können eingreifen, falls es nötig ist. Und auch die digitale Personalakte ist per DMS direkt umsetzbar.

Urlaubsantrag als Einstieg in die Digitalisierung

Urlaubsantrag per Workflow gestellt – Urlaub genehmigt – fertig! Davon profitieren alle Beteiligten: Führungskräfte behalten selbst bei einem großen Team den Überblick über die individuellen Urlaubsansprüche und Urlaubszeiten sowie den Arbeitszeitausgleich. Alle Mitarbeiter können ganz einfach und direkt Urlaub beantragen oder sich darüber informieren, wie es um den Resturlaub bestellt ist. Die Bearbeitung von Urlaubsanträgen mithilfe digitaler Workflows schafft somit Transparenz, erspart unnötigen Stress, schont die Nerven und erhöht so die Mitarbeiterzufriedenheit. Last but not least bleibt mehr Zeit für die eigentlich wichtige Arbeit – und die Vorfreude auf den Urlaub wird nicht getrübt.

So kann der gelungene DMS-Einsatz bei der Digitalisierung des Urlaubsantrages den Einstieg bilden für die Digitalisierung weiterer Prozesse im Unternehmen. Und das nicht nur in der Personalabteilung (wie etwa mit der Einführung der elektronischen Personalakte). Sondern zum Beispiel auch in der Buchhaltung (Stichwort: Rechnungseingang), im Vertragsmanagement oder generell bei der elektronischen Aktenführung.

Die Digitalisierung im Controlling geht mit einer enormen Zeit- und Kostenersparnis einher, selbst wenn sie zunächst einmal Investitionen in Hard- und Software bedeutet. Die Gründe sind vielfältig: Diverse Kommunikationskanäle und -foren ermöglichen einen kostengünstigen, direkten Austausch, auch über Kontinente hinweg. Dokumente werden per Knopfdruck an Kollegen, Lieferanten und Kunden verschickt – und kommen direkt an.

Digitalisierung heißt also auch: Alle an einem Prozess Beteiligten sind auf dem gleichen Informationsstand. Das revolutioniert mitunter sogar die Personalphilosophie im Betrieb. Denn dank schneller Datenverbindungen ist es heute nicht mehr zwingend nötig, dass alle Mitarbeiter in einer Stadt und an einem Ort gemeinsam arbeiten.

Controlling in Echtzeit

Auch im Controlling beschleunigt die Digitalisierung den Datenfluss. Das eröffnet den Controllern und dem Management die Möglichkeit, schnell – quasi in Echtzeit – zu reagieren. Controlling im Unternehmen meint dabei den kompletten Prozess von der Festlegung der Ziele über die Kurz- und Langfristplanung bis hin zur Steuerung, speziell auch in der Finanz- und Leistungswirtschaft.

Während der Manager das Geschäft lenkt und betreibt (und letztlich für das Ergebnis verantwortlich ist), versorgt ihn der Controller mit den dafür nötigen Informationen und übernimmt zudem die Verantwortung für die sogenannte „Ergebnistransparenz“. Dieses Zusammenspiel von Management und Controller macht in der Schnittmenge das eigentliche Controlling aus.

Diese Führungsarbeit ist nicht gebunden an eine bestimmte Unternehmensgröße, sondern muss auch in den kleinsten Unternehmen verbindlich übernommen werden. Controlling ist dabei allerdings nicht zwingend personengebunden. Die Führung muss sich aber an Ziel und Planung orientieren, außerdem antizipativ sein sowie adaptiv und dezentral funktionieren.

Digitalisierung im Controlling

Auch deshalb macht die Digitalisierung im Controlling Sinn, denn sie ermöglicht ein Controlling quasi in Echtzeit. Ein solches Realtime-Controlling erlaubt es den Unternehmen, Soll-Ist-Vergleiche möglichst schnell und durchgängig digital umzusetzen.

Tagesaktuelle Vergleiche zwischen kalkulierten Soll-Kosten und gebuchten Ist-Kosten sind „auf Knopfdruck“ abrufbar und entlasten das Management bei der Zwischen- und Nachkalkulation. Zudem können Soll-Ist-Vergleiche individualisiert für Unternehmens- und Fachbereichsmanagement visualisiert werden. Parallel dazu kann die Digitalisierung im Controlling das Nachtragsmanagement verbessern, den Informationsfluss zwischen Büro und z.B. Shopfloor, Ladengeschäft oder Baustelle fördern, Prozessmängel aufdecken sowie kontinuierlich die kalkulatorischen Zeitansätze für Prozesse anpassen und optimieren.

Entscheidend für die Informationstiefe im Echtzeit-Controlling ist neben dem digitalen Dokumenten-Management vor allem die Art der (mobilen) Datenerfassung. So ist beispielsweise eine Bewertung und Anpassung auf Positionsebene nur dann möglich, wenn schon bei der mobilen Datenerfassung Produktivzeiten den einzelnen Positionen zugeordnet werden.

Auf den Controller kommt es an

Er muss nicht nur die Fähigkeit haben, Vorhaben und Ergebnisse zu präsentieren und verständlich zu erklären. Er muss sich auch den Nachfragen stellen und zu Diskussionen bereit sein. Dabei hilft es natürlich sehr, wenn er ad hoc entsprechende Dokumente zur Hand hat.

Ein klarer Vorteil der Digitalisierung im Controlling ist, wie in anderen Unternehmensbereichen auch, die Prozessautomatisierung. Diese Automatisierung gilt als großer und höchst wirksamer Hebel für Effizienzsteigerungen, vorausgesetzt im Controlling sind die nötigen IT-Kenntnisse und eine gewisse Akzeptanz vorhanden.

In der Controlling-Praxis findet man die meisten typischen Anwendungsfälle von Automatisierung bei der Management-Berichterstattung, bei Prozessen der Datenverwaltung, in der Kostenrechnung oder der Planung, Budgetierung und in der Prognose. Denn all diesen Bereichen gemeinsam sind häufig sich wiederholende Prozesse mit geringen Schwankungen und kaum Abweichungen vom Standard – also Prozesse, die sich ausnehmend gut automatisieren lassen.

Auch die Datenerfassung aus diversen IT-Systemen und anderen Quellen gehört zu den ersten Automatisierungsaufgaben, die in Angriff genommen werden. All diese Prozesse können von höheren Verarbeitungsgeschwindigkeiten, einer ständigen Verfügbarkeit bis zu 24/7 und einer konstanten Qualität der IT-Unterstützung profitieren.

Digitalisierung im Controlling sichert Compliance – und damit die Existenz des Unternehmens

Automatisierung kann später jedoch durchaus auch zum Problem werden, falls die technische Basis nicht stimmt. Oft werden die potenziellen Erträge über- und die Aufwände unterschätzt, die mit der Implementierung von Automatismen verbunden sind. Wartung, Ausnahmebehandlung, Governance, Abstimmung und Koordination mit den Compliance-Teams und der IT-Abteilung werden oft vergessen. Auch die durch die Automatisierung verursachten Betriebsrisiken sollten sorgfältig geprüft werden, bevor Automatisierungsprojekte in Angriff genommen werden.

Die Koordination mit den Compliance-Teams ist aber nicht nur ein Risiko bei der Digitalisierung im Controlling, sondern kann dem Unternehmen auch sehr zum Vorteil gereichen. Der Grund ist einfach: Controlling und Compliance sind nicht nur gleichermaßen für die Wertschöpfung mitverantwortlich, sondern essenziell für die langfristige Existenzsicherung des Unternehmens.

Compliance dient dabei der Vermeidung finanzieller Risiken sowie der Aufrechterhaltung der Reputation des Unternehmens, weil alle Gesetze und Regelungen eingehalten werden – auch international. Das Controlling dagegen dient als Führungsinstrument der konsequenten Ausrichtung des ganzen Unternehmens auf den Oberzweck der Wertschöpfung.

Zwischen Controlling und Compliance bestehen demnach vielfältige Wechselwirkungen, die ein digitales Dokumenten-Managementsystems (DMS) nachhaltig und effizient unterstützt. Beispielsweise im Berichtswesen. Das Berichtswesen wird vom Controlling vor allem zur Bereitstellung von Informationen zur Unternehmensführung genutzt. Diese Informationen sind zwar aus Controlling-Perspektive vorrangig Wertschöpfungswissen, helfen aber oft auch bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Buchhaltung optimieren

Auch im Controlling-Hauptprozess „Planung, Budgetierung und Forecast“ kann die Digitalisierung enorm hilfreich sein. Der Planungsprozess wird sich zunehmend durch die Nutzung treiberbasierter Simulationsmodelle verändern, die sukzessive zu einer top-down-orientierten Planung führen. „Big Data“ und „Predictive Analytics“ sind weitere elementare Effizienz- und Effektivitätstreiber, die insbesondere die Willensbildung im Führungs-Team verbessern. Etwa durch präzisere Aussagen über die Zukunft, den automatisierten und stärker integrierten Planungsprozess sowie eine schnelle Prognose-Erstellung dank „Digital Forecasts“.

Speziell in der Budgetierung findet man Automatisierung und Standardisierung bisher kaum, weshalb dieser Prozess oft besonders große Potenziale für das digitale Dokumenten-Management bietet. Zum Beispiel können diejenigen Prozesse, die bisher hauptsächlich manuell von den Controllern abgearbeitet wurden, teils sogar vollständig, applikationsübergreifend und ohne Programmierung automatisiert werden. Die Budgetierung gilt deshalb als einer derjenigen Prozesse im Controlling, die am stärksten von der digitalen Transformation profitieren können.

Digitalisierung im Controlling stützt das Rechnungswesen 4.0

Es hilft hier sehr, dass oft die Buchhaltung eine der ersten Abteilungen des Unternehmens ist, deren Prozesse digitalisiert werden. Denn eine Beschleunigung der Rechnungswesen-Prozesse bringt geldwerte Vorteile. Beispielsweise vermeiden Rechnungs-Workflows typische Übertragungsfehler bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen – und beschleunigen den gesamten Prozess deutlich.

Ist das digitale Fundament in der Buchhaltung einmal gelegt, wird der Controller davon profitieren. Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann auch weitere Bereiche der Buchhaltung optimieren, beispielsweise durch eine digitale Rechnungsprüfung, eine digitale Rechnungsbearbeitung und die digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerprüfer.

„A very little key will open a very heavy door!“ Das wusste schon Charles Dickens – wobei er an alles andere dachte als an die digitale Transformation von Unternehmen. Dennoch passt das Bild auf die Digitalisierung, die allgemein als Mammutaufgabe betrachtet wird. Denn auch der längste Weg beginnt mit dem ersten Schritt. Und der sollte bei der Digitalisierung des Unternehmens die Einführung des digitalen Posteinangs sein.

Der Grund liegt auf der Hand: In vielen Unternehmen kommt Eingangspost heute noch auf Papier – per Brief oder per Fax – an die Arbeitsplätze. Von der Verteilung per Hauspost über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung und Recherche wird alles manuell oder nur halbautomatisch bearbeitet. Das papierlose Büro ist ebenso noch Utopie wie das Schlagwort „Industrie 4.0“.

Digitalisierung beginnt an der Inbox

Das gilt es zu ändern – etwa durch die Digitalisierung der Posteingangsprozesse. Das heißt: Die gesamte Eingangspost, ob auf Papier oder digital und in dem Fall unabhängig von Dateiformat oder Quelle, wird zentral erfasst. Gegebenenfalls kommen das Scannen und Umwandeln in ein PDF hinzu. Anschließend wird die Post gezielt an die Adressaten weitergeleitet. Mit heutigen Scannern kann jeder Brief zum PDF-Dokument werden, das dank OCR sogar fit ist für die Volltextsuche. So können die Mitarbeiter direkt auf alle Daten im digitalen Posteingang zugreifen, was hilft, die Prozesse enorm zu beschleunigen und zu optimieren.

Die Kommunikation wird also viel einfacher, wenn es nur eine einzige „Inbox“ gibt. Ob E-Mail, Fax, Terminanfrage oder Rechnung – alles ist dann direkt im digitalen Posteingang des Mitarbeiters zu finden. Die Eingangspost gelangt auf direktem Weg in vielleicht schon bestehende digitale Prozesse. Ohne Umwege, ohne Ortsbindung, mit organisierter Ablage und ohne Ausfälle durch Urlaub oder Krankheitstage. Zuverlässig und mit 24/7.

Weniger wichtige Dokumente, wie Werbung oder Ähnliches, lassen sich vor der Übernahme in den digitalen Posteingang direkt aussortieren, vollautomatisch löschen oder in einen Spam-Ordner verlegen. So erhalten alle Mitarbeiter nur genau die Informationen, die sie wirklich brauchen! Auf diese Weise spart der digitale Posteingang wertvolle Arbeitszeit – vorausgesetzt, die Inbox ist unkompliziert zu benutzen und direkt in die vorhandene IT-Landschaft integriert.

Digitaler Posteingang – alles in einem Topf?

Gern genutzt werden dazu Sammel-Inboxen. Bei E-Mail sind Postfächer wie info@… oder service@… typisch dafür – der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt. Wer an seine eigene Korrespondenz denkt, merkt aber schnell, wohin das führt. Ob Anfrage, Bestellung, Reklamation, Stornierung einer Bestellung oder Adressänderung – all das landet im selben Postfach. Die fatale Folge: Manchmal wartet der Absender tagelang auf eine Antwort, wird ungeduldig und schreibt schließlich eine weitere E-Mail, um sich nach dem Stand der Dinge zu erkundigen.

Aus Sicht des Empfängers bedeutet ein schlecht verwaltetes Sammelpostfach immensen manuellen Aufwand beim Sortieren und Verteilen eingehender Post. Abhilfe schafft deren automatische Klassifizierung und Indexierung. Dann kann der digitale Posteingang nicht nur die Verarbeitung der gesamten Eingangspost aus einzelnen Organisationseinheiten oder gar des gesamten Unternehmens automatisieren. Der digitale Posteingang kann dabei auf spezifische Bedürfnisse und Anforderungen abgestimmt werden. Je nach Systemumgebung, Kernprozessen und Eingangskanälen. Dafür gibt es in der Regel keine einfache Lösung von der Stange. Eine besondere Kompetenz der Anbieter liegt daher darin, diese Anforderungen des Kunden richtig zu verstehen und die Inbox an die kundenspezifische Situation anzupassen. 

Was beim digitalen Posteingang wichtig ist

Auf jeden Fall muss ein digitaler Posteingang Multi-Channel-fähig sein. Für den digitalen Posteingang spielt es keine Rolle, ob die Dokumente auf Papier oder elektronisch eingehen. Alle Dokumente werden in einem einzigen, zentralen Prozess verarbeitet. Über entsprechende Schnittstellen, Konvertierungsschritte und Teilprozesse können alle Dokumente aus allen Eingangskanälen auf einer Plattform zentral verarbeitet werden. Wichtig ist auch die Erweiterbarkeit, sollten in Zukunft weitere Eingangskanäle – oder auch neue Dateiformate wie Audio oder Video – hinzukommen.

Das Herzstück des digitalen Posteingangs ist aber die Klassifizierung. Es sollte keine technische Obergrenze für die Anzahl der Dokumenttypen oder -klassen geben. Solange die Unterscheidungsmerkmale für die Klassifizierung eindeutig sind, wird das Dokument der richtigen Klasse zugeordnet.

Je nach Klasse kann das Dokument dann dem nächsten Verarbeitungsschritt zugeführt werden. Die Klassifizierung kann inhaltsbezogen, z. B. Text, oder layoutbezogen, z. B. Bild, erfolgen. Enthält eine E-Mail verschiedene Dokumenttypen, müssen diese automatisch getrennt und dem richtigen Bearbeitungsprozess zugeführt werden. Am Ende dieses Prozesses sollen die Dokumente bei Bedarf zusammengeführt und im Originalformat an das nachfolgende Drittsystem oder das Archiv übergeben werden können.

Automatisch zu optimalen Ergebnissen

Das adäquate Mittel zum Zweck der Realisierung des digitalen Posteingangs sind Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), die sich On-Premises oder in der Cloud betreiben lassen. Mit dem DMS als integralem Backend lässt sich die Post digitalisieren, wobei Automationsfunktionen wie das „Intelligent Indexing“ die Effizienz steigern. Hier liest das DMS beispielsweise automatisch Daten wie Lieferanten, Datum und Betrag aus dem Dokument aus – aus eingescannten Rechnungen ebenso wie aus Dokumenten, die bereits digital im E-Mail-Postfach liegen. Das macht es möglich, fehlende und falsche Rechnungsdetails sowie Dubletten automatisch zu erkennen.

Die so digitalisierte Post speichert das DMS nach der Indexierung in einem zentralen Dokumenten-Pool. Involvierte Mitarbeiter werden automatisch über den digitalen Posteingang benachrichtigt – und sind direkt in die entsprechenden Workflows wie Rechnungseingangsprüfung, Reklamation oder Urlaubsantrag eingebunden. Schneller als per Hauspost – weniger fehleranfällig – und mit automatischer Weiterleitung bei Abwesenheit. Das DMS kooperiert dabei mit E-Mail-, ERP- und CRM-Systemen. Und unterstützt Unternehmen so dabei, den Postausgang zu digitalisieren. Dadurch sparen Betriebe neben der Bearbeitungszeit auch Kosten für Kuverts und Porto.

Deshalb kann der digitale Posteingang mit Fug und Recht als ein erster, wenn auch kleiner Schritt hin zur digitalen Transformation des Unternehmens gelten.

Pragmatisch definiert meint „digitale Transformation“ den organisatorischen Wandel durch den Einsatz digitaler Technologien und Geschäftsmodelle, um die Performance des Unternehmens zu verbessern und ein neues Niveau an Kundennutzen zu schaffen. Das betrifft alle Branchen. Angesichts dieser Definition kann die digitale Transformation viele Formen annehmen. Vom Online-Geschäft über digitale Marketingkampagnen bis hin zum Umstieg von physischen auf virtuelle Teams.

Doch was es für ein Geschäftsmodell oder einen Prozess bedeutet, „digital transformiert“ zu werden, ändert sich im Laufe der Jahre. Vor fünfzehn Jahren zum Beispiel war „Mobilität“ für kein Unternehmen Teil der digitalen Transformation. Seither jedoch hat Mobilität fast jede Branche radikal verändert, von Transportwesen und Fertigung bis hin zum Gesundheitswesen, aber auch Freizeit und Unterhaltung.

Das papierlose Büro

Auch die Ablösung papierbasierter durch digitale Prozesse gehört dazu: Geschäftsunterlagen, Memos und andere Dokumente, die früher ausschließlich auf Papier existierten, werden dann digital verwaltet, und zwar nicht nur durch die Verwendung von E-Mails anstelle von Papiermemos. Dokumente werden routinemäßig erstellt, geändert (mit vollständiger Versionskontrolle und Änderungsverfolgung) und dann zur Genehmigung mit elektronischen Unterschriften über Online-Zusammenarbeitstools weitergeleitet. Ganze Prozesse werden nicht länger manuell, sondern teilweise oder sogar vollständig automatisiert abgewickelt.

Außerdem ermöglicht das Internet den Einsatz vieler digitaler Tools für die Zusammenarbeit, sodass über Länder und Zeitzonen verstreute Teammitglieder genauso effektiv arbeiten können wie zentrale Teams. Die gesamte Eingangspost wird in verschiedene Dokumenttypen aufgeteilt. Auf diese Weise kann sie schneller zugeordnet werden. Auf Wunsch kann der Inhalt der Briefe zur leichteren Handhabung auch ausgelesen werden. Und „Business Intelligence“ unterstützt die Entscheidungsfindung in Unternehmen durch die Nutzung der täglich gesammelten Geschäftsdaten, die messbare, datengesteuerte Veränderungen ermöglichen.

Der digitale Posteingang bringt viele Vorteile

Neben der Zeit- und Kostenersparnis dank optimierter Dokumentenbearbeitung bringt der digitale Postkorb eine höhere Sicherheit für die Geschäftsprozesse, etwa durch die Minimierung von Falschablagen, Irrläufern oder Dokumentenverlust. Der kontrollierte, dezentrale Zugriff erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern macht auch innovative Arbeitsformen (Stichwort: New Work) überhaupt erst möglich.

Die gelungene Umstellung auf einen digitalen Posteingang bringt also sehr schnell greifbare positive Effekte. Vor allem aber eine Beschleunigung vieler Geschäftsprozesse, die Vermeidung von Fehlern und die Erleichterung der Arbeit für große Teile der Belegschaft. Das führt direkt zu einer besseren „User Experience“ für alle Kunden, Interessenten, Lieferanten und Geschäftspartner, zum Beispiel weil Anfragen papierlos schneller und kompetenter als zuvor möglich beantwortet werden.

Auch wenn der Digitale Wandel ein langfristiges und komplexes Projekt ist, kann die Einführung des digitalen Posteingangs ein gelungener Einsteig in die Digitalisierung der Arbeitswelt sein. Und anders als der Volksmund sagt, ist dieser Anfang gar nicht so schwer. Und das ist umso wichtiger, als schon der griechische Philosoph Aristoteles sagte: „Der Anfang ist die Hälfte des Ganzen!“

Besonders in kleinen oder mittelständischen Unternehmen kann die Rechnungsverarbeitung Kopfzerbrechen verursachen. Die manuelle Bearbeitung eingehender Rechnungen kostet Zeit und erhöht das Risiko von Fehlern und Korrekturen, die zu weiteren Zahlungsverzögerungen führen.

In Rechnungen wird festgehalten, welches Produkt oder welche Dienstleistung das Unternehmen wann und von wem gekauft hat, die Kosten pro Einheit, die Gesamtmenge der gekauften Einheiten, die Zahlungsbedingungen, die möglichen Zahlungsarten, die anfallenden Steuern und andere finanzielle Informationen, wie z. B. Rabatte oder Skonti für frühzeitige Zahlungen oder zusätzliche Gebühren für verspätete Zahlungen.

All das muss geprüft werden, denn wer will schon zu viel bezahlen? Diese Prüfung dauert. Denn neben der Buchhaltung ist in der Regel auch die Fachabteilung und gelegentlich auch die Geschäftsführung involviert. Deshalb macht das Automatisieren des Rechnungseingangs viel Sinn: Das papierlose Arbeiten spart Zeit und schaltet den Fehlerteufel aus. So muss das Unternehmen nicht auf Skonti oder Rabatte verzichten und läuft erst recht nicht in Gefahr, als säumiger Zahler zu gelten.

Manuelle Rechnungsbearbeitung

Traditionell erstellt der Lieferant eine Rechnung für die geleistete Arbeit oder das verkaufte Produkt und schickt diese per Brief oder Fax an den Kunden. Der gibt die Rechnungsdaten manuell in sein ERP- oder Buchhaltungs-System ein. In dieser Phase wird auch eine Kopie der Lieferantenrechnung zu Sicherungs- und Prüfungszwecken in das Archiv eingescannt – oder auch noch in einem Ordner abgeheftet. Die Rechnung wird dann manuell im System mit den richtigen Lieferantendaten abgeglichen.

Der Kunde prüft dabei die Rechnungsdaten. In dieser Phase kommt es oft zu Engpässen, besonders in großen Unternehmen. Dann kann der Genehmigungsprozess aufgrund von vielen Genehmigern und komplexeren Genehmigungsabläufen länger dauern. Wurde die Rechnung erfolgreich geprüft, in das System eingegeben und sicher abgelegt, wird sie genehmigt und dann auch bezahlt.

Erster Schritt beim Automatisieren des Rechnungseingangs: Digitaler Posteingang

Um den Rechnungseingang zu automatisieren, gilt es zunächst die Rechnungen zu digitalisieren. Dazu werden Scanner und Computer mit intelligenter Software eingesetzt, die sowohl die manuelle Dateneingabe als auch andere mühsame Aufgaben im Rechnungsprozess überflüssig machen. Im ersten Schritt werden alle Eingangsrechnungen digitalisiert, die noch auf Papier eintreffen – sei es per Fax oder Briefpost. Diese Rechnungen werden gescannt und als digitales Dokument abgespeichert.

Danach werden aus allen, nunmehr digitalen, Rechnungen die relevanten Daten ausgelesen. Also auch aus den z. B. per Mail oder EDI eingehenden Rechnungen. Dieser Prozess kann bei strukturierten EDIFACT-Dokumenten simpel sein, bei eingescannten Bilddateien oder PDF-Dokumenten aber auch beliebig komplex. Zur Verarbeitung solcher Rechnungen muss der Empfänger ja alle Rechnungsdaten mit Hilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) in das System einpflegen. Dabei können Verfahren der Künstlichen Intelligenz bzw. des Maschinellen Lernens gute Dienste leisten.

Zweiter Schritt: Automatisierung von Standardprozessen

Sind die Dokumente in der Buchhaltung erst einmal digitalisiert, sieht das Automatisieren des Rechnungseingang so aus: Die Buchhalter sammeln, scannen und extrahieren die Daten für die Validierung sowie die anschließende Übergabe in die Beschaffungs- und Buchhaltungssysteme. Dort erfolgt ein automatisierter Abgleich mit den Bestellungen und den tatsächlich gelieferten Waren und Dienstleistungen. Digitalisierung hilft also auch, im Büro die Ablage zu organisieren. Zum anderen ist das genau der richtige Zeitpunkt, das Rechnungswesen insgesamt in Sachen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung“ und Revisionssicherheit auf den Prüfstand zu stellen.

Automatisierung in dieser Phase spart zusätzlich auch Zeit bei der Eingabe der Lieferantendaten, da in der Regel auch Abgleich automatisiert werden kann. Auch alle Genehmiger werden automatisch benachrichtigt, dass sie Rechnungen zu prüfen und zu genehmigen haben. Sind sie im Urlaub oder krank, werden automatisch ihre Stellvertreter informiert. Sind Genehmiger auf Dienstreise oder im Homeoffice, ist das kein Problem, weil auch die mobilen Geräte in die Workflows einbezogen sind. Zudem haben die Genehmiger Zugriff auf sämtliche Informationen, die sie für die Rechnungsprüfung brauchen.

Hier spart die Automatisierung sehr viel Zeit, denn oft sind mehrere Genehmigungsrunden erforderlich. Wieviel Zeit verstreicht, wenn mehrere E-Mails und/oder Anrufe bei den involvierten Genehmigern nötig sind, um sie an ihre Aufgabe zu erinnern? Und wie lange dauert es, die Rechnungen möglicherweise neu einzugeben, falls Fehler entdeckt werden? All das erübrigt das Automatisieren des Rechnungseingangs.

Ist sie freigegeben, kann die Rechnung bezahlt werden. Auch dieser Schritt lässt sich automatisieren, um noch mehr Zeit zu sparen. Automatische Zahlungen können über z. B. Online-Zahlungsplattformen oder das Electronic Banking für vorgegebene Zeitpunkte terminiert werden, um sicherzustellen, dass die Zahlungen pünktlich erfolgen. Mit der Automatisierung sinkt auch hier der Spielraum für menschliche Fehler drastisch, und es lässt sich Zeit sparen, die sonst für die Behebung solcher Fehler nötig wäre.

Eingebaute Fehlerkontrollen sind ein weiterer Vorteil beim Automatisieren des Rechnungseingangs

Eingebaute Fehlerkontrollen und automatischer Abgleich stellen sicher, dass das Geld an den richtigen Lieferanten geht. Diese automatisierten Prozesse im Rechnungswesen helfen außerdem auch dabei, potenzielle Überzahlungen zu erkennen, wenn z. B. die Rechnung nicht mit der Bestellung übereinstimmt oder die Lieferung nicht vollständig war. Die Automatisierung hilft auch doppelte Rechnungen automatisch zu erkennen, was verhindert, dass aufgrund eines Flüchtigkeitsfehlers beim Abgleich mit dem ERP-System eine Rechnung mehrfach bezahlt wird.

Automation sorgt so für einen reibungsloseren Arbeitsablauf, weniger Kopfzerbrechen im Finanzteam und insgesamt für ein wettbewerbsfähigeres Unternehmen. Die Mitarbeiter können ihre Zeit und Ressourcen auf andere Aufgaben konzentrieren und so zu Wachstum und Innovation beitragen. Der automatisierte Rechnungseingang bedeutet auch, dass alle Lieferanten eine bessere Erfahrung mit Ihnen als Geschäftspartner machen, da pünktliche Zahlungen zu einer insgesamt hervorragenden Servicequalität beisteuern. Ein wichtiger Beitrag zu Aufbau und Pflege guter Kundenbeziehungen!

Die Einhaltung von Vorschriften

Das Automatisieren des Rechnungseingangs kann ebenfalls dafür sorgen, dass Sicherungskopien von Rechnungen zuverlässig gespeichert werden, sodass beispielsweise das Gerangel bei der Suche nach Dokumenten für Audits vermieden wird. Außerdem sinkt in einer digitalen Buchhaltung die Gefahr, dass eine Rechnung verloren geht. Die Möglichkeit, in Echtzeit auf alle Finanzdaten zuzugreifen, hilft etwaige Unstimmigkeiten möglichst früh zu erkennen.

Eine anschließende Automatisierung der Debitorenbuchhaltung verschafft dann sogar einen Echtzeit-Überblick über den Cashflow des gesamten Unternehmens und erlaubt es, den Status der ausstehenden Rechnungen zu verfolgen. Außerdem spart dieser Schritt Geld für Papier, Tinte, Kuverts und Porto ausgehender Rechnungen – und schont gleichzeitig die Umwelt.

In der schnelllebigen, technologiegetriebenen Welt von heute erhöhen automatisierte Rechnungsworkflows die Flexibilität des gesamten Teams, das sich weniger um zeitraubende Routinetätigkeiten kümmern muss. Sie verschafft dem Unternehmen zusätzlich das Image eines modernen Arbeitgebers – ein nicht zu unterschätzender Pluspunkt in Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels.

Die Vorteile des E-Invoicing sind vielfältig, zumal es viele potenziellen Probleme der manuellen Rechnungsverarbeitung mildert. Wer sich also auf die Suche nach der besten Software für sein Unternehmen macht, sollte nicht nur auf die Funktionalität und die Kosten achten. Auch die Integration mit der bereits verwendeten Hardware- und Software-Welt ist von Bedeutung, ebenso wie die Frage, ob in Zukunft der Schritt in die Cloud möglichst reibungslos möglich ist.

Automatisieren des Rechnungseingangs als wichtige Voraussetzung für die digitale Transformation

Die Digitalisierung des Rechnungswesens ist nicht zuletzt eine wichtige Voraussetzung für das Gelingen der digitalen Transformation des Unternehmens insgesamt. Dass die Digitalisierung ja sämtliche Grenzen im Unternehmen sprengt und verschiedenste, bisher separierte Bereiche miteinander verbindet, steht längst außer Frage. Systeme und Organisationen, Unternehmen und Institutionen erfahren auf digitalen Wegen eine neue Art der Zusammenarbeit und der Kommunikation.

Innerhalb eines Unternehmens haben alle Abteilungen mit radikalen Veränderungen umzugehen. Im Zentrum des Umbruchs steht das Rechnungswesen als Herz und Hirn des Unternehmens, das daher als einer der ersten Bereiche digitalisiert werden soll.

Bisher spielen Buchhaltung und Rechnungswesen eine ganz zentrale Rolle innerhalb eines jeden Unternehmens. Auch in Zukunft muss das so bleiben, weil hier einige der wichtigsten Prozesse eines jeden Betriebs ablaufen. Mit einer passiven Haltung allen Veränderungen gegenüber kann das jedoch nicht funktionieren. Vielmehr braucht das Rechnungswesen eine aktive Gestaltung, eine sehr gute Organisation sowie Offenheit für neue Wege und damit neue Erfolge. Das papierlose Büro inklusive des Automatisierens vom Rechnungseingangs ist ein Meilenstein auf dem Weg dahin.

Reibungslose Arbeitsabläufe wünscht sich jedes Unternehmen. Je schneller, unkomplizierter und fehlerfreier die Mitarbeiter arbeiten, umso effizienter läuft am Ende der ganze Betrieb. Auf dem richtigen Weg ist, wer auf die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse setzt. Denn damit zusammen hängt ein digitales Workflow Management und das ist die Voraussetzung für effiziente betriebliche Arbeitsprozesse. Wie Sie die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse am besten umsetzen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Digitalisierung und Prozess-Management – das sind die großen Vorteile

Das richtige Prozess-Management ist das Geheimnis einer erfolgreichen Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Prozess-Management meint dabei alle Abläufe und Vorgänge rund um die Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse aller zusammenhängenden Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens, also aller Geschäftsprozesse. Diese können von Abteilung zu Abteilung unterschiedliche Inhalte und Schwerpunkte haben. Dabei profitieren gerade die Abteilungen eines Unternehmens von der Digitalisierung, die sich mit den zentralen Aufgaben beschäftigen. Das sind in erster Linie Buchhaltungs- und Personalabteilungen. Diese haben entscheidende Vorteile, wenn sie auf automatisierte und digitalisierte Arbeitsabläufe setzen, gestaltet dies ihre alltägliche Arbeit doch wesentlich schneller und einfacher.

Als Folge zunehmender Digitalisierung haben Unternehmen in allen Branchen mit einer stetig steigenden Menge an täglich zu verarbeitenden Daten umzugehen. Gleichzeitig müssen sie immer ein Augenmerk auf den Wettbewerb legen, um nicht den Anschluss an den Markt zu verpassen und um weiterhin oben mitmischen zu können. Darum ist es für jedes Unternehmen essenziell, ein intelligentes System zur Organisation und Bearbeitung von Dokumenten und den dazugehörigen Arbeitsabläufen zu haben. Nur so lassen sich letztere effizient und effektiv planen sowie umsetzen. Doch für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse kommt es maßgeblich auf die gewählte Software für Ihr Prozess-Management sowie den richtigen Anbieter an.

Schritt für Schritt zum digitalen Prozess-Management

Während die gute alte Hauspost langsam, aber sicher ihren Rückzug aus den Unternehmen der heutigen Zeit antritt, ist die Digitalisierung der Geschäftsprozesse auf dem Vormarsch. Damit die digitale Transformation funktioniert und Sie ab Tag eins nach Implementierung von Ihrem Prozess-Management profitieren, sollten Sie unbedingt die folgenden Schritte beachten:

1. Durchleuchten Sie Ihr Unternehmen von oben bis unten

Die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse umzusetzen bedeutet zugleich, Abschied zu nehmen – und zwar vom Papier. Denn das ist heutzutage ein wirklich unangenehmer Zeitgenosse, kostet papierbasiertes Arbeiten doch eine Menge an Arbeitszeit und Geld. Wer jedoch so weit wie möglich auf Papier verzichtet und die manuelle, fehleranfällige Bearbeitung durch automatisierte und damit schnelle sowie anpassungsfähige Prozesse ersetzt, hat das Erfolgsrezept für mehr Effizienz gefunden. So können sich Ihre Mitarbeiter wieder mehr auf wesentliche Aufgaben konzentrieren und den Fokus ihrer Arbeit auf strategische und gewinnbringende Projekte richten. Ein effizientes Prozess-Management bedeutet nämlich auch, dass Sie alle Scans, Office-Dateien, Mails sowie sämtliche andere Dokumente in nur einem einzigen sicheren, durchsuchbaren, elektronischen Archiv kombinieren und aufbewahren können – eine automatische Verschlagwortung zur besseren Auffindbarkeit inklusive.

Doch damit Sie so weit wie möglich auf Papier verzichten können, müssen Sie sich zunächst einen Überblick über alle Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen verschaffen und diese im Idealfall genau dokumentieren. So sehen Sie genau, an welchen Stellen manuelle Arbeiten die Effizienz Ihres Betriebs bremsen. Auf dieser Grundlage können Sie dann definieren, wo automatisierte Geschäftsprozesse das Ruder übernehmen sollen. In diesem Zusammenhang sollten Sie sich zudem einen Überblick über Ihr Papier-Archiv verschaffen und alles digitalisieren, was noch nicht digital ist. So haben Sie am Ende Geschäftsbriefe, Rechnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen digital und auf nur einem Server gespeichert. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein digitales Dokumentenmanagement-System.

2. Nutzen Sie ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS)

Geschäftsprozesse automatisieren lohnt sich und kann Ihnen bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens viel Arbeit sparen. Das betrifft vor allem Ihre Rechnungsverarbeitung. Generell kann eine Rechnung in verschiedensten Formen in Ihr Unternehmen gelangen: auf Papier, per E-Mail oder als Scan. Mittels DMS lässt sich die Arbeit bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, kann DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor.

Gleiches gilt für die Personalabteilung. Hier dreht sich alles um die wichtigste Ressource, die Ihr Betrieb besitzt: die Mitarbeiter. Ohne diese würden kein Prozess und keine Produktion funktionieren. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um die Klassiker der administrativen Routinearbeit, wie zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Zeiterfassungen, als auch um strategische Aufgaben, wie Personalentwicklung, Weiterbildung und Recruiting. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, die in jedem Fall sorgfältig sortiert, abgelegt und archiviert sein müssen – Geschäftsprozesse, die viel Potenzial zur Digitalisierung und Automatisierung bieten.

3. Wählen Sie Cloud-basierte Systeme

Gerade, wenn es um die Verarbeitung und Speicherung der wachsenden Datenmenge innerhalb eines Unternehmens geht, profitieren Sie in Bezug auf die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und das Prozess-Management ganz entscheidend von Cloud-Lösungen. Denn Cloud Services sind die Zukunft aller Unternehmen, die schnell, agil und flexibel auf Marktgeschehnisse reagieren wollen. Deswegen sollten Sie bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens auf jeden Fall an Cloud-Lösungen denken. Als komplett digitale Plattform zur Datenspeicherung ermöglichen diese ihren Nutzern den Verzicht auf zusätzliche Hardware. Die Zeiten von externen Festplatten, die unnötig Kosten verursachen und Platz beanspruchen, sind damit vorbei. Wer seine Daten in der Cloud speichert, profitiert von einem unbegrenzt skalierbaren Speicherplatz, der sich mit wenigen Klicks nahezu unendlich erweitern lässt. Doch das ist längst nicht alles. Etliche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht.

Hinzu kommt der Sicherheitsfaktor, der bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse extrem wichtig ist. Auch hier können Cloud-Lösungen entscheidend weiterhelfen. Denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen, sodass niemand die abgelegten Dokumente einsehen kann. Zudem hosten diese ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören ebenfalls regelmäßige Backups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und sichere Speichermethode für elektronische Rechnungen.

Langwierig oder kurzfristig – so sollte die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse ablaufen

Haben Sie die ersten drei Schritte gemacht, so haben Sie die wichtigste Basis zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und zu einem gelungenen Prozess-Management gemacht. Denn beides erfordert heute längst keine langwierige und schwere Planung mehr. In kürzester Zeit implementiert, schafft die richtige Software für das Prozess-Management produktive Geschäftsprozesse, von denen Ihr gesamtes Unternehmen nur profitieren kann. Kostensparend, effizient und flexibel können Sie so den Anforderungen des digitalen Zeitalters standhalten und sich gleichzeitig gegen den Wettbewerb behaupten. Wichtig ist dabei nur, dass Sie wirklich alle an Ihrem Unternehmen Beteiligten in die digitale Transformation einbeziehen. Denn je besser Ihre Mitarbeiter informiert sind, desto wahrscheinlicher ist eine erfolgreiche Umsetzung.

Auch wenn Sie bisher nur in Großunternehmen Standard ist: Der Einsatz einer digitalen Dokumentenablage lohnt sich für Unternehmen und Organisationen aller Art und jeder Größe.

Digitales Dokumentenmanagement leistet einen großen Beitrag bei der Verbesserung und Erleichterung aller internen Abläufe, aber auch bei der Optimierung der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten. Denn eine digitale Dokumentenablage ist weit mehr als die simple Speicherung digitaler Dateien in einem klassischen Filesystem. Es handelt sich dabei um eine zentrale digitale Ablage für alle Dateien und Dokumente des Unternehmens, organisiert durch eine Dokumentenmanagement-Software (DMS).

Die digitale Dokumentenablage ermöglicht nicht nur das einfache und schnelle Auffinden von Daten, sondern auch die Versionierung von Dokumenten und deren rechtssichere Aufbewahrung. Die digitale Dokumentenablage sorgt für einen zusätzlichen Effizienzschub, sobald Dokumenten-bezogene Prozesse wie der Rechnungseingang oder das Bewerbermanagement durch Workflows automatisiert werden. So wird eine Rechnung beispielsweise nach der Bearbeitung durch Kollegen A zur Prüfung direkt an Kollegen B weitergeleitet, der zusätzlich noch in einer Aufgabe mitgeteilt bekommt, was er nun genau zu prüfen hat und bis wann.

Abschied nehmen vom Papier

Mittels Collaboration lässt sich zusätzlich Zeit sparen, indem ein Team gemeinsam an einem Dokument arbeiten und in Echtzeit sehen kann, welche Korrektur ein Kollege in dem Moment vornimmt. Muss der Kollege – bevor die anderen weitermachen können – in Ruhe etwas überarbeiten, kann er per Checkout das Dokument so lange für sich exklusiv haben, bis er die Bearbeitung abgeschlossen hat. Das verhindert, dass die Kollegen mit unfertigen Passagen weiterarbeiten.

Wer die digitale Transformation erfolgreich gestalten will, muss also Abschied nehmen. Abschied von eingespielten manuellen Prozessen, Abschied vom geduldigen Papier. Denn auf lange Sicht führt an automatisierten Workflows auf Basis einer digitalen Dokumentenablage kein Weg vorbei. Workflows, die über eine Dokumentenmanagement-Software (DMS) bereitgestellt werden – wahlweise noch On-Premises im eigenen Rechenzentrum, im Outsourcing bei einem Dienstleister oder zeitgemäß aus der DMS Cloud, was immer populärer wird. Die innovativen DMS-Anbieter präferieren daher inzwischen ganz offensichtlich einen „Cloud First“-Ansatz.

Das führt zu einem produktiven, rechtskonformen und serviceorientierten Arbeiten im ganzen Unternehmen.

Das Organisieren aller wichtigen Informationen und Unterlagen in der digitalen Dokumentenablage bietet klare Vorteile

Von den zahlreichen DMS-Vorteilen profitieren letztlich alle Abteilungen eines Unternehmens im Tagesgeschäft. Suchzeiten reduzieren sich deutlich, da die Dokumente schnell gefunden werden können. Informationen in Dokumenten, die im DMS gespeichert sind, stehen ortsunabhängig bereit – und das natürlich auch unterwegs oder im Homeoffice. Für das Unternehmen insgesamt bringt die digitale Dokumentenablage neben dem schnellen Informationszugriff und den optimierten Arbeits-Workflows vor allem mehr Flexibilität und Transparenz, Fortschritte mit Blick auf Compliance und Risikominimierung, verbesserte Kundenbeziehungen und last not least eine positive Ökobilanz.

Weil mit einer Dokumentenverwaltungssoftware nicht nur digitale Dokumente abgelegt werden können, sondern sich auch Daten aus Papierdokumenten nach der Digitalisierung am Scanner mittels Texterkennung integrieren lassen, macht die Verwendung eines DMS die Papierablage überflüssig. Hinzu kommt, dass die Daten automatisch in andere Anwendungen des Unternehmens integriert werden können, zum Beispiel in das ERP, CRM oder die Buchhaltungssoftware. Nicht zuletzt erhöht sich durch die digitale Dokumentenverwaltung die Kundenzufriedenheit, da der Service durch schnellere Reaktionszeiten ebenfalls verbessert wird.

Rechtskonformität und Sicherheit

Alle Unternehmen sind verpflichtet, sich bei der Dokumentenverarbeitung und -archivierung an die jeweils geltenden nationalen und internationalen rechtlichen Vorgaben zu halten. Dazu ist eine ausreichende Dokumentation nötig. Rechnungen, Personalakten, Patente und Verträge sind sensible rechtliche Angelegenheiten, die es adäquat zu handhaben gilt. Granulare Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff zu sensiblen Dokumenten erhalten und diese auch bearbeiten können. Die Versionierungsfunktion dokumentiert, wer wann was verändert hat.

Alle Unterlagen werden in dem DMS inklusive aller Versionen und Änderungen dokumentiert und fristgerecht aufbewahrt, Rechnungen beispielsweise über die vom Finanzminister geforderten zehn Jahre. Nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist werden Dokumente automatisch gelöscht. Verträge beispielsweise dürfen nicht einfach verändert werden. Sollte das doch einmal irrtümlich geschehen, enthält jedes gute DMS für diesen Fall ein Wiederherstellungssystem, mit dem sich ältere Versionen einen Dokuments rekonstruieren lassen.

Wer seine Dokumente digital und automatisch managt, muss darauf achten, jedes Dokument gemäß der rechtlichen und unternehmensinternen Vorschriften aufzubewahren – Stichwort Compliance. Das bedeutet, dass kein Dokument auf dem Weg ins digitale Archiv verlorengehen darf – und darin erst recht nicht. Eine DMS-Software muss wirklich alle Dokumente vollständig erfassen. Die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle ist an dieser Stelle ein großer Pluspunkt.

Ein Unternehmen, das auf eine DMS-Software setzt, muss garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf das digitale Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz die Befugnis, alle relevanten Unterlagen anzusehen und auszuwerten; dazu gehören auch die Protokolle jeder Veränderung im Archiv und die Verfahrensdokumentation. Die wichtigsten Regelungen haben wir in einem Beitrag zur elektronischen Archivierung für Sie zusammengestellt.

Mit einer digitalen Dokumentenablage die GoBD im Blick behalten

Legt man beispielsweise die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zugrunde, die seit Anfang 2017 in Deutschland für steuerlich relevante Dokumente gelten, müssen aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen wie folgt gespeichert werden:

• Im Original
• Unverlier- und unveränderbar
• Jederzeit sofort und lückenlos verfügbar
• Maschinell auswertbar

Zudem muss die DMS-Software natürlich auch alle Sicherheitsbestimmungen erfüllen können. Diese beinhalten neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage.

Auf dem Weg zur digitalen Dokumentenablage sind viele große und kleine Schritte notwendig

Es gilt, eine konsistente Datei-Verzeichnisstruktur zu erstellen, Namenskonventionen und Regeln für das Erstellen von Metadaten festzulegen, Zugriffsberechtigungen und Zugriffsregeln zu definieren, die vorhandene Papierablage aufzuräumen, dann zu digitalisieren und dabei die neue digitale Ablagestruktur anwenden.

Ist die digitale Dokumentenablage erst einmal etabliert, werden sukzessive die wichtigen IT-Systeme und -Anwendungen angebunden und entsprechende Workflows aufgesetzt, um Automatismen zu schaffen. Natürlich muss parallel die Belegschaft im Umgang mit dem DMS geschult werden und für die regelmäßige Qualitätssicherung bzw. Optimierung der neuen DMS-Software muss gesorgt sein. Weil deren Einführung im Normalfall eine Einmalaktion ist, empfiehlt es sich, prozessunterstützend erfahrene DMS-Experten zu Rate zu ziehen – sei es der Hersteller selbst, ein spezialisierter Dienstleister oder ein DMS-Berater.

Ergänzend gibt es zahlreiche Checklisten, die eine Übersicht über diese vielen Maßnahmen schaffen und beim Aufbau einer zielführenden Roadmap für das DMS-Projekt helfen. Beispielsweise seien hier genannt:

• die „Starthilfe“ von AIIM-Guru John Mancini „Getting Started with ECM: The Complete List“
• die „GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme“ des Bitkom in der aktuellen Version 2.1,
• „10 Critical Steps for Successful ECM Implementation“ der Beraterin Courtney Wulf
• die kostenlosen „5 Tipps für die ECM-Auswahl“
• das kostenlose E-Book „Papierlos in 90 Tagen“

So gerüstet, sollten sich zeitraubende Um- und Irrwege bei der Auswahl und Einführung der digitalen Dokumentenablage vermeiden lassen. Das E-Book „Papierlos in 90 Tagen“ beispielsweise zeigt Schritt für Schritt anhand bewährter Methoden auf, wie sich das Unternehmen in nur drei Monaten digitalisieren lässt – vom ersten Konzept bis zur finalen Inbetriebnahme.