Rechnungsverarbeitung Archive - Datenträger EDV GmbH

So sieht das Rechnungseingangsbuch in der digitalisierten Buchhaltung aus

Marketing — Fri, 14 Jan 2022 09:59:27 +0000

Buchhalter – dieser Name ist Programm für einen ganzen Berufsstand. Denn die Buchhalter haben alle Dokumente im Griff, die den Geldfluss im Unternehmen dokumentieren. Man spricht auch von der „Buchführung“, zu der laut Handelsgesetzbuch (HGB) jeder Kaufmann verpflichtet ist.

Die „Buchführungspflicht“ ist gesetzliche Verpflichtung aller Kaufleute zur laufenden Herstellung und dem Vorhalten einer systematischen Dokumentation der Entstehung und Abwicklung der Geschäftsvorfälle, um ihnen selbst und gegebenenfalls auch Dritten (Publizität) einen Überblick über die Lage des Unternehmens zu vermitteln (§ 238 I HGB). Buchführungspflichtig ist demnach jeder Kaufmann (zu den Kaufmannseigenschaften vgl. §§ 1–6 HGB), wobei es für Kleinstunternehmer Ausnahmeregelungen gibt (§ 241a HGB, Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz).

Dabei sind drei Arten von Büchern zu unterscheiden:

Grundbücher: Das Rechnungseingangsbuch ist eines der Grundbücher, in denen alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge erfasst und anschließend in das Hauptbuch übertragen werden. Das Kassenbuch ist das wohl wichtigste Grundbuch, denn hier werden alle Kasseneinnahmen und -ausgaben erfasst. Ein weiteres wichtiges Grundbuch ist das Bankbuch, das sämtliche Geschäftsvorfälle mit Banken in chronologischer Reihenfolge auflistet.
Hauptbuch: Im Hauptbuch erfolgt die sachliche Zuordnung und systematische Gliederung aller Buchungen.
Nebenbücher: Um das Hauptbuch übersichtlich zu gestalten, werden auch noch Nebenbücher geführt, in die einzelne Konten aus dem Hauptbuch ausgegliedert werden.

In kleineren Unternehmen wird meistens nur ein Grundbuch geführt, die Anzahl hängt letztlich von organisatorischen und praktischen Gegebenheiten ab. In größeren Unternehmen kann jede Filiale oder Abteilung ein Grundbuch führen.

Das Rechnungseingangsbuch

Im Rechnungseingangsbuch werden alle nicht sofort bar bezahlten Rechnungen eingetragen, egal ob sie als E-Rechnung, per E-Mail oder EDI oder ganz klassisch auf Papier eintreffen. Nach dem Posteingang werden diese Rechnungen zentral erfasst und verwaltet. Der Bruttobetrag ist einzutragen, Skonto wird nicht berücksichtigt. Dokumentiert werden Informationen zu Rechnungen, Wareneingängen, Gutschriften und Storno-Wareneingängen. Weder Umbuchungen vom Finanzamt noch Aufstellungen zum Lastschrifteinzug oder Mahnungen gehören in das Rechnungseingangsbuch, das die Schnittstelle zwischen Einkauf und Buchhaltung bildet.

Die umgehende zentrale Erfassung aller Eingangsrechnungen verschafft einen vollständigen und möglichst frühzeitigen Überblick über sämtliche Zahlungsverpflichtungen. Darüber hinaus lässt sich dank der Führung eines Rechnungseingangsbuches die bei der Umsatzsteuervoranmeldung abzugsfähige Vorsteuer sehr einfach und vollständig ermitteln. Wie jedes Grundbuch muss auch das Rechnungseingangsbuch folgende Angaben enthalten:

Buchungsdatum
Laufende Journalnummer
Soll- & Habenkonto
Buchungsbetrag
Buchungstext
Belegdatum & Belegnummer

Das Gegenstück zum Rechnungseingangsbuch ist das Rechnungsausgangsbuch im Verkauf. In beiden Büchern werden sämtliche Roh- und Hilfsstoffe, Halb- und Fertigwaren sowie Dienstleistungen chronologisch nach Datum und wertmäßig erfasst.

Nach dem bewährten Konzept der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle sowohl nach zeitlichen als auch nach sachlichen Ordnungskriterien erfasst. Es gilt der Leitsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Jedem Geschäftsfall muss also ein Beleg zugrunde liegen. Die zeitliche Erfassung erfolgt dabei jeweils in den Grundbüchern, während das Hauptbuch nach sachlichen Kriterien gegliedert ist. Aufgrund der doppelten Buchführung werden bei der Erfassung eines jeden Geschäftsvorfalls im Hauptbuch mindestens zwei Konten angesprochen.

Das digitale Rechnungseingangsbuch

Wird das Rechnungseingangsbuch digital geführt, müssen Buchhalter nie mehr nach Rechnungen suchen, können diese komfortabel archivieren und vermeiden Mahngebühren. Für den Vorsteuerabzug müssen die Eingangsrechnungen im abgelaufenen Monat eingereicht werden. Das digitale Rechnungseingangsbuch unterstützt die Eingangsbelegkontrolle und beschleunigt durch Workflows und Automatisierungen die Verarbeitung der Rechnungen.

Beispielsweise muss jede eingehende Rechnung sachlich und formal geprüft und dann zur Zahlung freigegeben werden, bevor sie überwiesen wird. Bei der formalen Prüfung wird zudem festgestellt, ob das Dokument auch tatsächlich alle Angaben enthält, die auf einer Rechnung stehen müssen.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Im digitalen Rechnungseingangsbuch lassen sich mit entsprechender Software-Unterstützung erforderliche Prozesse wie Prüfung, Erfassung von Brutto/Vorsteuer, Vorkontierung, Freigabe, Zahlungsanweisung etc. automatisieren. Die digitale Führung eines Rechnungseingangsbuches sorgt durch diese Automatisierung ganz nebenbei für Compliance, durch die Automatisierung aller wichtigen Prozesse und durch die Archivierung aller nachweispflichtigen Dokumente. Außerdem schafft das digitale Rechnungseingangsbuch mehr Transparenz über den finanziellen Status und verbessert den Service der Buchhaltung für die Fachabteilungen, insbesondere für den Einkauf.

Mit dem digitalen Rechnungseingangsbuch fällt es leichter,

Fälligkeiten und Skonti zu ermitteln,
die Eingangsrechnungen zu priorisieren,
kurzfristige Ausfälle zu bearbeiten und
den Bearbeitungsstand der Rechnungen und die zuständigen Mitarbeiter herauszufinden.

Monatsabschlüsse werden schneller fertig, weil das digitale Rechnungseingangsbuch genau darstellt, welche Rechnung aus dem alten Monat noch nicht gebucht ist und was die Ursache dafür ist.

Mussten in der analogen Zeit vor den Monatsabschlüssen noch eigens Rückstellungen für größere Rechnungsbeträge gebildet werden, so ist dank des digitalen Rechnungseingangsbuchs sofort ersichtlich, ob die betreffende Rechnung bereits gebucht ist und folglich auf die Rückstellung verzichtet werden kann. Für das digitale Rechnungseingangsbuch spricht auch die einfachere und schnellere Ermittlung von Fälligkeiten, Ausfällen oder Skonti. Das wiederum erleichtert die bereits angesprochene Priorisierung der Aufgaben bei der Rechnungsverarbeitung und die Einhaltung von Terminen und Fristen.

Zeit sparen, Fehler vermeiden

Wird sie manuell und papiergebunden erledigt, ist die Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess. Dieser Prozess wird wesentlich schneller, sicherer und fehlerfreier, wenn er komplett digital per Software abgewickelt wird. Beschleunigt wird der Prozess insbesondere durch die digitale Übermittlung der Rechnungen und diverse Workflows, die wichtige Prozesse digital abbilden.

Was bedeutet das? Ganz einfach: Der zuständige Bearbeiter für die digitale Rechnungsprüfung bekommt die hochgeladene Rechnung sofort in seinen digitalen Eingangskorb. Das funktioniert so:

Die Software erkennt in der Rechnung z. B. den Namen des Lieferanten. In der Software wurde Frau Dr. Meier als zuständige Sachbearbeiterin angegeben. Also geht die Rechnung zur Prüfung per Workflow digital an Frau Dr. Meier. Sobald diese ihren Prüfvermerk gesetzt hat, landet die Rechnung ebenfalls automatisch beim Freigabe-Berechtigten, zum Beispiel beim Geschäftsführer. Ist der z.B. auf Kundenbesuch, kann er dennoch per App die Rechnung bequem und ohne Zeitverzug unterwegs genehmigen. Postwendend geht die genehmigte Rechnung zurück in die Buchhaltung, wo sie dann automatisiert gebucht werden kann. Alles, was der Buchhalter zu tun hat, ist die Buchungsvorschläge derjenigen Fälle zu prüfen, bei denen sich das System nicht ganz sicher ist. Die anschließende Überweisung erfolgt im Rahmen eines gleichfalls automatisierten Rechnungslaufs oder auch vorab, wenn es gilt, Skonto auszunutzen.

Überall wo Menschen arbeiten, können auch Fehler passieren. Zahlendreher, kleine Versäumnisse, Belege vertauschen, die Vertretung weiß nicht, wer zuständig ist, der Lehrling zeichnet versehentlich eine Rechnung frei. Solche Fehler werden wahrscheinlicher, wenn mehrere Abteilungen und Hierarchie-Ebenen und viele Menschen in den Eingangsrechnungsprozess eingebunden sind. Dann können Rechnungen sogar mehrere „Ehrenrunden drehen“, bis sie genehmigt werden. Oder sie bleiben im Eingangskörbchen einer Person liegen, die gerade krank ist oder Urlaub hat. Selbst wenn alles wie am Schnürchen läuft, kann die Bearbeitung so lange dauern, dass die Skontofrist bereits verstrichen ist.

Skontofristen kein Thema mehr

Die digitale Rechnungsbearbeitung erspart solche Probleme. Automatisierte Eingangsrechnungs-Workflows gewährleisten, dass alle Rechnungen ihren vorgeschriebenen Pfad einhalten und pünktlich bearbeitet werden. Die Volltexterkennung nach dem Digitalisieren aller Rechnungen, die noch nicht als elektronische Rechnungen eintreffen, erspart viel Erfassungsaufwand, auch beim Buchen, und verhindert Zahlendreher. Routinearbeiten werden minimiert, so dass mehr Zeit für konzeptionelle und strategische Aufgaben bleibt.

Über ein digitales Rechnungseingangsbuch lassen sich Prüf- und Genehmigungsprozesse und die anschließende Buchung voll digital abwickeln. Workflows geben nicht nur Sicherheit – sie ermöglichen weitreichende Automatisierungen. Die digitale Verarbeitung ist um ein Vielfaches schneller als herkömmliche Prozesse – und sorgt für Rechtssicherheit und Compliance. Alle eingehenden Rechnungen werden automatisch im zentralen Rechnungseingangsbuch erfasst. Ein gut gemachtes digitales Rechnungseingangsbuch bietet folgende Vorteile:

Transparenz: Mittels Suchfunktion können im digitalen Rechnungseingangsbuch bestimmte Rechnungen schnell und mühelos gefunden werden. Es schafft außerdem einen Überblick aller Rechnungen mit Angaben über die Rechnungshöhe.
Compliance: Ohne digitales Rechnungseingangsbuch bedeutet es viel Arbeit, den Anforderungen an die Dokumentation und der HGB-Konformität gerecht zu werden.
Automatisierung: Das digitale Rechnungseingangsbuch dokumentiert die aktuellen Schritte der Rechnungsverarbeitung, vom Eintreffen der Rechnungsbelegs bis zur endgültigen Buchung. Das Rechnungseingangsbuch wird automatisch gefüllt und enthält den gesamten Rechnungsbestand.
Reporting. Aus dem Reporting kann man ableiten, wo Fehlerquellen liegen. So lassen sich Optimierungspotenziale erkennen, um bei der Rechnungsverarbeitung Zeit zu sparen.
Archivierung: Die Eingangsrechnungen werden zentral und revisionssicher archiviert.
Besserer Service: Bei Nachfragen aus den Fachabteilungen oder vom Lieferanten können die betreffenden Dokumente leicht gefunden und eventuell noch ausstehende Prüfungen aufgezeigt werden.

Ein digitales Rechnungseingangsbuch bietet Vorteile für das gesamte Unternehmen

Die digitale Buchhaltung liefert so jederzeit einen aktuellen Überblick über die laufenden Prozesse im Unternehmen. Durch geeignete Selektionskriterien werden frühzeitig Vorgänge erkannt, die kritisch werden könnten. Eine solche Selektion könnte beispielsweise die Anzeige aller Rechnungen sein, deren Zahlungsziel in einer Woche erreicht ist. Und nicht zuletzt wird mit „Rechnungswesen 4.0“ – wenn also auch Haupt-, Kassen-, Bank- und Rechnungsausgangs-Buch sowie die Nebenbücher digital geführt werden – ganz nebenbei eine entscheidende Voraussetzung für die erfolgreiche Digitalisierung des Unternehmens geschaffen.

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Digitale Buchhaltung GoDB-konform gestalten: Ein Leitfaden

Marketing — Thu, 21 Oct 2021 08:01:11 +0000

„Welche Vorteile gewährt die doppelte Buchführung dem Kaufmanne! Sie ist eine der schönsten Erfindungen des menschlichen Geistes und ein jeder guter Haushalter sollte sie in seiner Wirtschaft einführen.“

Das schrieb Johann Wolfgang von Goethe in „Wilhelm Meisters Lehrjahre“ – seinerzeit natürlich noch mit Tinte auf Papier. Da sind wir heute dank der Digitalisierung ein gutes Stück weiter, auch wenn das gute alte Prinzip der doppelten Buchführung nach wie vor gilt. Allerdings wird sie am besten in Form der „digitalen Buchhaltung“ umgesetzt. Dabei werden sämtliche Buchhaltungstransaktionen in elektronischer Umgebung durchgeführt – statt wie früher auf Papier.

Diese digitale Buchhaltung bringt viele Vorteile, weil sie die Erzeugung, den Fluss und die Interpretation von Finanz- und Buchhaltungsdaten mit Computerhilfe ermöglicht. Sie spart daher Zeit, beschleunigt den Cashflow, ermöglicht Skonti, senkt durch Automatisierung sowohl die Kosten als auch die Fehlerrate und trägt so letztlich auch zu Sicherheit und Agilität des Unternehmens bei. Nicht zuletzt werden die Aufgaben in der Buchhaltung dank Software-Unterstützung auch akkurater durchgeführt.

Was ist digitale Buchhaltung? Die Bausteine im Überblick

Schließlich macht die digitale Buchhaltung intelligente Datenanalysen möglich, die für einen besseren Überblick über den Gang der Geschäfte sorgen, Trends früher deutlich machen und Prognosen vereinfachen. Vielleicht wäre die Hanse im 16. Jahrhundert nicht untergegangen, wenn es die digitale Buchhaltung schon gegeben hätte. Denn manche Wirtschaftshistoriker führen ihren Untergang auch darauf zurück, dass die Kaufleute des Nordens im Laufe der Zeit den Überblick über Soll und Haben verloren und sich böse verkalkulierten.

Die digitale Buchhaltung implementiert die doppelte Buchführung automatisch. Das heißt: Jeder Geschäftsvorgang wird zweifach erfasst, Soll an Haben gebucht, die Aufwendungen den Erträgen gegenübergestellt. In der zunehmend digitalisierten Wirtschaft kann der Buchhalter nicht einfach analog weiterarbeiten. Hier hapert es noch. Selbst wenn bereits ERP- oder FiBu-Systeme wie Addison oder Datev die eigentliche Buchhaltung unterstützen, werden dort viele Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit der Korrespondenz immer noch konventionell abgewickelt. Dokumente werden zwar elektronisch erstellt, dann aber gedruckt, unterschrieben, gescannt und abgelegt. Der Schritt Richtung Digitalisierung erscheint schwierig und kostspielig.

Das ist aber ein Irrtum, denn die meisten Digitalisierungs-Komponenten sind längst Commodity. Allein schon die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems kann den Grundstein für die Digitalisierung der Buchhaltung legen. Denn auf der stabilen Basis eines DMS kann jeder Buchhalter sukzessive und völlig flexibel seine Arbeitsabläufe digitalisieren. Weitere Bausteine sind ein Scanner und ein OCR-Programm zur Digitalisierung der noch auf Papier eintreffenden Rechnungen sowie ein PC mit Anschluss an das Firmennetz.

Vorteil digitaler Buchhaltung: der Turbo für die Rechnungsprüfung

Dann kann die digitale Buchhaltung zum Beispiel die Rechnungsprüfung beschleunigen, indem die Pflichtangaben und der Bestellbezug automatisiert begutachtet werden. Workflows werden bei Bedarf einfach auf eine mehrstufige fachliche Prüfung ausgeweitet. Und sogar die direkte Buchung ins ERP-System erfolgt automatisch. Beispielsweise erkennt solch eine moderne Buchhaltung schon an der Artikelnummer, an einem besonderen Kennzeichen in der Rechnung oder anhand der Daten der eigenen Bestellung, ob es sich um Rohstoffe, Materialien, Bauteile, Verpackungsmaterial, Anlagegüter, nachzubuchende Transportkosten oder abzugrenzende Versicherungsgebühren handelt.

Bei der Auswahl der Software für die digitalen Buchhaltung ist besonders darauf zu achten, dass neben den grundsätzlichen Aspekten der Datensicherheit auch die rechtlichen Vorgaben berücksichtigt sind. Denn wie in der Buchhaltung aufbewahrungspflichtige oder -würdige Informationen und Dokumente in Deutschland behandelt werden müssen, ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Hauptrolle spielen:

das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB, Aufbewahrung von Unterlagen bzw. Führung der Handelsbücher),
die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO)
und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoDB).

Roadmap zur digitalen Buchhaltung

Hinter digitaler Buchhaltung steckt viel: Automatisierung in der Rechnungsstellung und -prüfung. Digitale Belegerfassung und -verwaltung. E-Banking, automatisches Mahnwesen und die Abdeckung der oft kniffligen Steuerthemen. Im ersten Schritt dahin wird die nötige Infrastruktur für die digitale Buchhaltung geschaffen. Dabei kann durchaus die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens als Basis dienen, zumal wenn das ERP- oder FiBu-System weiter betrieben wird. Eine IT-Infrastruktur, die für die digitale Transformation geeignet ist, zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:

Flexibilität
Adaptionsfähigkeit
Skalierbarkeit
Sicherheit

Natürlich stehen bei der Neugestaltung der IT-Infrastruktur auch die Funktionalität und Bedienbarkeit von Buchhaltungssoftware und DMS im Fokus.

Ohne sie geht nichts: Mitarbeiter und Kunden einbeziehen

Im zweiten Schritt geht es darum, die Mitarbeiter ins Boot zu holen. Denn auch die beste Technologie kann ihr Potenzial nur dann ausspielen, wenn die Mitarbeiter entsprechendes Wissen mitbringen. Zu Beginn des Umstiegs auf digitale Buchhaltung bringen Kinderkrankheiten der neuen Infrastruktur sowie notwendige Lernprozesse deutliche Verzögerungen und Mehraufwand. Für den Projekterfolg ist es deshalb entscheidend, Mitarbeiter von der langfristigen Effektivität zu überzeugen.

Deshalb sollten alle involvierten Mitarbeiter von Anfang an aktiv in den Umstellungsprozess mit eingebunden werden. Das sorgt für die notwendige Motivation während des Umstellungsprozesses einerseits und für eine zügige Einarbeitung andererseits. Und es berücksichtigt, dass die moderne Buchhaltung den idealen Einstiegspunkt für die digitale Transformation des Unternehmens insgesamt bildet. Denn sie ist – um es mit Goethe zu sagen – „des Pudels Kern“.

Im nächsten Schritt gilt es die Kunden zu informieren, denn zahlreiche Neuerungen wirken auch nach außen. Die digitale Buchhaltung verändert den Service des Unternehmens – und Bestandskunden werden mit neuen Technologien konfrontiert, die auch sie annehmen müssen. Angebotserstellung, Rechnungsstellung, das Mahnwesen, aber auch für die Lieferabläufe werden überholt.

Sicherheit muss groß geschrieben werden

Weil es um das liebe Geld geht, ist auch bei der digitalen Buchhaltung größter Wert auf die Sicherheit der Geschäftsinformationen zu legen. In diesem Sinne sollte man die Speicherung von Daten in der Cloud in Betracht ziehen. Die ist sicherer als im eigenen Rechenzentrum, insbesondere wenn der Provider Standorte in Deutschland betreibt und über SSL-Technologie zur Verschlüsselung von Informationen verfügt, wie sie auch von Banken verwendet wird.

Qualitätsmerkmale für Instrumente digitaler Buchhaltung sind Zertifikate und Siegel. Sie zeichnen Produkte aus, die hohen Anforderungen an Funktionalität, Sicherheit und Hosting genügen. Der Anbieter sollte daher mit Rechenzentren zusammenarbeiten, die durch ISO zertifiziert sind. Darüber hinaus sollten sämtliche DIN-Normen zum Datenschutz und für die IT-Sicherheit erfüllt sein.

Ein modernes DMS wie DocuWare entspricht natürlich den GoDB. Außerdem erfüllt der Softwarehersteller alle IT-Sicherheitsmaßnahmen der internationalen Norm ISO/IEC 27001 und hat ebenso die ISO-9001-Zertifizierung für sein Qualitätsmanagement-System (QMS) inne. Es erfüllt also alle Anforderungen, um steuerrelevante Dokumente rein elektronisch aufzubewahren und für den Zweck der Betriebsprüfung zur Verfügung zu stellen.

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Digitale Rechnungsbearbeitung Automatisiert, sicher, effizient

admin — Sat, 13 Jun 2020 20:54:24 +0000

Immer mehr Unternehmen führen die digitale Rechnungsbearbeitung ein. Die Digitalisierung und Automatisierung hat dem Menschen schon in anderen Bereichen die Arbeit erleichtert oder komplett abgenommen: Spülmaschine, Waschmaschine, Trockner – sie alle erledigen ungeliebte Hausarbeiten, erleichtern den Alltag und funktionieren automatisch. Ein Faktor, der den Menschen viel Zeit schenkt, die sie wiederum für andere Dinge nutzen können. Es ist ein Modell, das sich perfekt auf den Arbeitsalltag übertragen lässt. Wieso nicht auch hier zeitaufwendige Arbeiten wie zum Beispiel die Rechnungsbearbeitung automatisieren und dadurch sowohl Zeit als auch Kosten sparen? Dank digitaler Prozesse ist es möglich. Wie Sie eine automatische Rechnungsbearbeitung einführen und wo das größte Einsparpotenzial steckt, lesen Sie in diesem Beitrag.

Einsparpotenzial durch digitale Rechnungsbearbeitung

Rechnungen erfassen, Daten auswerten und eingeben, dann die Freigabe-Prozesse, Bezahlung und Archivierung – bis eine Rechnung vollständig manuell bearbeitet und abgelegt ist, kann sehr viel Zeit vergehen. Wenn dann auch noch der für die Rechnungsverarbeitung zuständige Mitarbeiter ausfällt, verzögert sich die Rechnungsbearbeitung zusätzlich. Digitale Prozesse im Rechnungswesen können hier Abhilfe schaffen, sorgen sie doch dafür, die Verarbeitung von Rechnungen soweit wie möglich zu automatisieren und manuelle Arbeitsschritte dauerhaft zu entfernen. Eine digitale Rechnungsbearbeitung schafft gradlinige und reibungslose Workflows, beschleunigt den Rechnungsbearbeitungsprozess und trägt zu einem effektiven und effizienten Arbeiten bei.

Eine Rechnung kann in verschiedenen Formen in Ihr Unternehmen kommen: auf Papier, per E-Mail oder als Scan. Wer hier auf digitale Prozesse durch ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) zur Rechnungsbearbeitung setzt, kann sich die Arbeit bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales System zur Rechnungsbearbeitung erfasst jede Eingangsrechnung formatunabhängig automatisch und gleicht sie direkt ab. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor.

Automatische Rechnungsbearbeitung durch Rechnungsworkflows

Sind alle Daten einer Rechnung erfasst, sorgt ein digitales DMS für eine reibungslose Weiterleitung der Rechnung zum zuständigen Mitarbeiter. Der Informationsfluss zum Entscheider erfolgt dabei ebenfalls automatisch. Dieser bekommt alle relevanten Informationen übermittelt und kann sie mit wenigen Klicks kommentieren. Anmerkungen und Notizen lassen sich durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell weiterleiten. Sind die Daten vollständig, so gelangen sie automatisch zur Buchhaltungsabteilung. Damit trägt ein digitales DMS maßgeblich zur Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung und damit zu einer Digitalisierung der Buchhaltung bei.

Doch nicht jede Rechnung ist gleich und Ausnahmen oder Fehler können jederzeit auftreten. Gut, wenn ein DMS auch darauf ausgelegt ist und Unstimmigkeiten sofort erkennt. Digitale Prozesse sorgen hier für ein sofortiges Abgleichen aller Pflichtangaben einer eingehenden Rechnung und identifizieren Fehler oder Doubletten direkt. Auch fragliche Stellen lassen sich gleich prüfen und mögliche Überbezahlungen vermeiden. Konnte eine Rechnung nicht automatisch weitergeleitet oder genehmigt werden, erstellt das digitale DMS unmittelbar eine Benachrichtigung, damit sich die Rechnungsbearbeitung nicht unnötig verzögert. So verhilft ein digitales DMS Ihrem Unternehmen nicht nur zu einer konsequenten Cashflow-Kontrolle, sondern spart Zeit und schaltet mögliche Fehlerquellen aus. Die finanziellen Einsparungen hierbei sind enorm.

Rechnungsautomatisierung mit Software

Dass jemand eine Rechnung im Papierwust übersieht, kann passieren. Keine Frage, das ist ärgerlich, denn im Zweifel kostet es viel Geld. Ein Problem, das sich durch digitale Prozesse einfach und sicher umgehen lässt. Ein intelligentes DMS sorgt zunächst dafür, dass Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden müssen, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mit Hilfe weniger Klicks können sie durch die detaillierte Indexierung der Rechnungen alle relevanten Rechnungsdaten abrufen. Neben der Einsparung von Speicherplatz schont das auch die Nerven, vor allem wenn es um Betriebsprüfungen geht. Ein digitales DMS hilft Ihnen, alle geforderten Daten in Echtzeit schnell und vollständig elektronisch an den Auditor zu übermitteln und Fristen einzuhalten. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, so reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. So lassen sich mögliche Mahn- und Bußgelder vermeiden.

Darüberhinaus unterstützt ein intelligentes DMS Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrollieren sie alle Pflichtangaben, sorgen für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und melden Rechnungen, die sich nicht buchen lassen. Das erleichtert Ihnen nicht nur die Vorbereitung einer Betriebsprüfung, sondern bietet Ihnen gleichzeitig mehr Transparenz und eine bessere Kontrolle über Ihren Cashflow. Eine zusätzliche automatische Protokollierung aller Aktivitäten hilft Ihnen darüber hinaus bei der Einhaltung der Compliance.

Potentiale und Herausforderungen bei der Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung

Haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie viel Geld Sie tatsächlich durch eine elektronische Rechnungsbearbeitung und ein digitales DMS sparen können? Auf ganz Deutschland bezogen, sind es jährlich 500 Milliarden Euro, die Wirtschaft und Verwaltung einsparen könnten. Und das nur durch den Verzicht auf Papierrechnungen. Denken Sie alleine an die Anschaffung, Instandhaltung und Wartung der benötigten Hardware. Drucker, Scanner, Faxgeräte – sie alle kosten Geld. Hinzu kommen Materialien wie Druckerfarbe, Briefmarken und das Papier selbst.

Demgegenüber stehen natürlich die Anschaffungskosten einer neuen Software für ein digitales DMS sowie der damit einhergehende Betriebsaufwand. Dennoch, die Implementierung des neuen Systems, Schulungen der Mitarbeiter und anfallende Wartungskosten sollten nicht allein als Argument für oder gegen ein digitales DMS gelten. Wichtiger ist an dieser Stelle nämlich die Ermittlung des langfristigen Return on Investment, das ein Unternehmen durch die neue Software generieren kann. Und das entwickelt sich durch digitale Prozesse definitiv in eine positive Richtung. Verläuft die Rechnungsbearbeitung automatisch und digital, sparen Sie nicht nur Druck- und Portokosten, sondern profitieren maßgeblich von Skonti und Frühzahlerrabatten. Hinzu kommt die Arbeitszeit, die Ihre Mitarbeiter sparen, in dem das digitale DMS ihnen zeitintensive Standardaufgaben abnimmt. Diese gewonnene Zeit lässt sich wiederum in andere, strategisch gewinnbringende Projekte investieren – und das ROI steigt.

Studien belegen in diesem Zusammenhang eine Minimierung der Gesamtkosten für die Verarbeitung einer Rechnung von rund 81 %. Und das allein durch die elektronische Rechnungsbearbeitung. Das zeigt, wie groß der strategische Mehrwert ist, den digitale Prozesse innerhalb eines Unternehmens liefern. Vor allem, wenn es darum geht, den Gewinn Ihres Unternehmens zu steigern.

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Papierlose Buchhaltung dank elektronischem Dokumenten-Management

admin — Wed, 03 Jun 2020 20:54:24 +0000

Jedes Unternehmen, ob Industriebetrieb, Händler oder beispielsweise Dienstleister, erzeugt und erhält jede Menge Lieferscheine, Rechnungen und Bestellungen. All diese Dokumente müssen durch den Engpass Buchhaltungsabteilung geschleust werden. Ohne elektronisches Dokumenten-Management wird allein dabei jede Menge Zeit und Geld vergeudet.

Fragt man einen Buchhalter, wie lange er braucht, um ein Papierdokument aus dem Aktenschrank zu holen, wird er vielleicht zwei Minuten schätzen. Dabei vergisst er aber die Fälle, in denen das Dokument falsch abgelegt ist oder sich schon gar nicht mehr in der Buchhaltung vor Ort befindet, sondern beispielsweise in das Kellerarchiv ausgelagert wurde. Er könnte nach zehn Minuten mit dem Dokument aus dem Archiv zurück sein, falls er sich auf dem Weg nicht noch einen Kaffee aus der Kantine holt oder mit Kollegen plaudert, die er zufällig trifft. Dann kann der Suchvorgang schnell 20 Minuten dauern – oder länger. Vielleicht hat gerade jemand anderes dasselbe Dokument benötigt und es ruht auf irgendeinem Schreibtisch.

Papierlose Prozesse sparen Zeit und Geld

Glücklicherweise lässt sich das Papier in der Buchhaltung heute durch elektronisches Dokumenten-Management beziehungsweise Enterprise Content Management (ECM) ersetzen. Papierlos sind alle Prozesse in der Buchhaltung viel effizienter, was vor allem aus fünf Gründen viel Zeit und Geld spart.

1. Einfaches Dokumenten-Handling: Arbeitet die Buchhaltung noch mit Papier, ist beim Eintreffen der Post jedes Mal manuelle Arbeit des Sachbearbeiters erforderlich. Bei einer Bestellung wird unter Umständen eine neue Sammelmappe geholt und beschriftet, in der diese Bestellung abgelegt wird. Sobald dann die zugehörige Rechnung vorliegt, wird der Buchhalter diese Mappe wieder heraussuchen und die Rechnung dort ebenfalls archivieren. Ist die Rechnung genehmigt, wird er seine Ablage um eine Kopie der Zahlungsunterlagen ergänzen, den Bestellvorgang abschließen und die Sammelmappe ins Archiv schicken. Mit einem DMS dauern diese Aufgaben nur wenige Mausklicks.

2. Keine Raum- und Materialkosten: Aktenschränke, Ordner und Mappen sowie Papier und Tinte kosten ebenso Geld wie der Archivraum und eventuell die Heizung. Werden die Papierdokumente digitalisiert, fällt nur noch ein Bruchteil der Raum- und Materialkosten an.

3. Prompter Dokumentenzugriff: Elektronisch archivierte Unterlagen findet ein Buchhalter innerhalb von Sekunden. Er muss nicht mehr zu einem Aktenschrank oder ins Archiv gehen und dort das entsprechende Dokument suchen. Mit einer unternehmensweiten ECM-Lösung kann jeder Mitarbeiter am Arbeitsplatz auf benötigte Unterlagen zugreifen und so seine Aufgaben deutlich schneller erledigen.

4. Erhöhte Auskunftsbereitschaft: Greifen Buchhalter nicht mehr auf Papier zurück, können sie viele Fragen von Kunden oder Lieferanten zu Rechnungen oder Bestellungen direkt beantworten. Sie müssen bei einem Anruf nicht mehr ihre Arbeit unterbrechen, die Akten zu dem betreffenden Auftrag suchen und die Frage später per Rückruf beantworten, sondern können unmittelbar im DMS den Vorgang aufrufen und schon nach wenigen Mausklicks die gewünschte Auskunft erteilen.

5. Schnellere Rechnungsverarbeitung: Sowohl Zeitaufwand als auch Fehlerhäufigkeit in der Buchhaltung sinken drastisch, wenn die bisher auf Papier eingehenden Bestellungen und Rechnungen digitalisiert eintreffen. Dann werden beispielsweise der Scan-Prozess am Arbeitsplatz und die manuelle Datenerfassung in das Fibu- oder ERP-System überflüssig. Erfolgt die Rechnungsverarbeitung papierlos, kann dies positive Domino-Effekte im gesamten Unternehmen auslösen, die sowohl produktivitätssteigernd als auch kostensenkend wirken.

Doch trotz all dieser Vorteile bleibt das papierlose Büro oft noch Utopie, zeigt eine aktuelle Studie. Demnach drucken sogar 69 Prozent der Unternehmen elektronisch eingegangene Rechnungen zur Weiterbearbeitung auf Papier aus – auch weil sie unsicher sind in Bezug auf die Umsetzung der rechtlichen Anforderungen. Immerhin ergab die Studie, dass die Digitalisierung der internen Prozesse oftmals schon weit fortgeschritten ist: Über ein Drittel der Unternehmen bevorzugt bereits elektronische Rechnungen.

Ein Digitalisierungsprojekt in weniger als drei Monaten mit einem ECM-System erfolgreich durchführen? Wie`s geht, lesen Sie in unserem E-Book „Papierlos in 90 Tagen“.

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ECM – Turbo für den Rechnungseingang

admin — Wed, 13 May 2020 20:54:24 +0000

Enterprise Content Management gilt zu Recht als das mit Abstand beste Mittel, die Verarbeitung der Eingangsrechnungen effizienter und kostengünstiger zu gestalten. ECM, manchmal auch schlicht Dokumenten-Management genannt, gibt den Buchhaltern die nötigen Werkzeuge an die Hand, um den Rechnungseingang zu automatisieren und die Dokumente elektronisch zu bearbeiten, sicher zu archivieren und schnell wiederzufinden. Den größten Nutzen haben Unternehmen durch das automatisierte Weiterleiten der digitalen Rechnungen an die zuständigen Stellen und die daraus resultierende schnelle Rechnungsfreigabe. Skontofristen werden eingehalten, also zwei bis drei Prozent der Rechnungssumme eingespart.

Mit Dokumenten-Workflows wird viel Zeit eingespart, da Rechnungen automatisch beispielsweise dem Besteller oder der Geschäftsführung zur Prüfung vorgelegt werden. Dabei können auch Vertreter involviert werden, so dass Urlaub, Krankheit oder Dienstreisen keine Verzögerungen mehr bedeuten.

Macht die Rechnung diesen Weg auf Papier, kann das schnell eine Woche oder länger dauern. Mit den digitalen Workflows des ECM-Systems lassen sich darüber hinaus auch alle Hürden bei der Rechnungsprüfung entdecken und beseitigen, etwa durch automatisch generierte Erinnerungsmails an den zuständigen Mitarbeiter oder die Benachrichtigung seines Vorgesetzten nach Ablauf definierter Fristen.

Bei der Rechnungsfreigabe lassen sich Fehler vermeiden, die heute noch entstehen, wenn überlastete Mitarbeiter Rechnungen einfach durchwinken. Liegen Bestellungen und Preislisten nur auf Papier vor, ist es manchmal zu zeitraubend, sie mit der gebotenen Sorgfalt zu prüfen. Dann verlässt man sich darauf, dass die Lieferanten ehrlich und akkurat arbeiten – mit dem Risiko zu viel zu bezahlen.

In einem ECM-System dagegen sind alle für die Rechnungsbearbeitung relevanten Dokumente zentral abgespeichert und auf Knopfdruck genau dann verfügbar, wenn sie gebraucht werden. Der Prüfer gewinnt mehr Sicherheit bei der Genehmigung der Rechnung, weil sich jede offene Frage sehr einfach und schnell durch einen Blick auf Bestellung, Auftragsbestätigung oder Lieferschein beantworten lässt. So verbessert das ECM-System die Rechnungsprüfung, in dem es mehr Akkuratesse in den Prozess bringt und die Entscheidungsfindung erleichtert.

Sie möchten, dass Ihre Buchhaltungsabteilung so kosteneffizient wie möglich arbeitet? Unser Ratgeber „9 Tipps, um in der Buchhaltung Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken“ zeigt die einfache Lösung mit elektronischem Dokumenten-Management.

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Digitalisierung im Rechnungswesen: Verpassen Sie nicht den Anschluss

admin — Fri, 03 Apr 2020 20:54:24 +0000

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist ein entscheidender Faktor bei der digitalen Transformation von Unternehmen. Finanzfunktionen werden zunehmend digital. Unabhängig von der Unternehmensgröße und Branche ist die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen und damit die Automatisierung der Prozesse in diesen Bereichen ein wichtiges Thema, das für ein Unternehmen zwar einige Veränderungen mit sich bringt, allerdings durchaus positive.

Die Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen“ der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG gibt einen wichtigen Überblick zum Ablauf der Digitalisierung, den zu erwartenden Hürden und darüber, wo die deutschen Unternehmen im Prozess der Digitalisierung und im Bereich Automatisierung Rechnungswesen stehen.

Das internationale Wirtschaftsprüfungsunternehmen PricewaterhouseCoopers (PwC) zeigt mit der Untersuchung „Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2019“ die aktuellen Trends zur Digitalisierung im Rechnungswesen auf.

Wir gehen in diesem Blogbeitrag tiefer auf die Erkenntnisse beider Studien ein und erklären Ihnen alles Wesentliche, was Sie zum Thema Digitalisierung im Rechnungswesen unbedingt wissen müssen.

Digitalisierung im Rechnungswesen: Status Quo und Ausblick

Der Digitalisierungsvorgang im Finanzwesen bedeutet vor allem, dass Prozesse im Rechnungswesen homogenisiert, digitalisiert und möglichst automatisiert werden. Dafür kommen Technologien wie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder Enterprise Content Management-Systeme zum Einsatz, aber auch andere Lösungen, die dabei helfen, die Abläufe zu digitalisieren.

Wer sein Unternehmen der digitalen Transformation unterziehen und auf die unausweichlichen digitalen Anforderungen der Zukunft einstellen will, steht früher oder später auf jeden Fall vor dieser Aufgabe: der Digitalisierung des Rechnungswesens. Dabei ergeben sich Fragen wie:

Welche Prozesse lassen sich im Rechnungswesen besonders gut digitalisieren und automatisieren?
Und welche Voraussetzungen und Anforderungen gibt es bei der Digitalisierung im Rechnungswesen?

Die Beantwortung dieser Fragen ist entscheidend für den Gesamterfolg einer digitalen Transformation.

Der Implementierungsprozess einer (Cloud-basierten) Lösung für die Rechnungsverarbeitung ist trotz all sich ergebender Fragen einfacher, als viele Unternehmer denken. Mit einem Dokumentenmanagement-System wird die Rechnungsverarbeitung gar zum Kinderspiel. Durch den Einsatz entsprechender Workflows im DMS kann sie zudem vollständig automatisiert werden.

Studie zeigt eindeutigen Trend zu mehr Digitalisierung im Rechnungs- und Finanzwesen

In der eingangs bereits erwähnten Studie „Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2019“ von PwC wurden die Verantwortlichen von 100 deutschen, mittelständischen Unternehmen und Großunternehmen befragt. Dabei gaben lediglich 29 Prozent der Teilnehmer an, der Technologieeinsatz in ihrem Unternehmen sei im Bereich Finanz- und Rechnungswesen fortschrittlich. Das zeigt, dass gerade in diesem Segment noch einiges an Potenzial verborgen ist, um durch Digitalisierung die Effektivität zu steigern.

Viele Entscheider in den Unternehmen sehen innerhalb ihrer Organisation also nicht umsonst eine noch immer zu langsame Entwicklung in Richtung Digitalisierung. In der Befragung geben 26 Prozent an, dass der Einsatz von Technologie im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens eher konservativ im eigenen Unternehmen gehandhabt wird. 2017 waren übrigens nur 21 Prozent dieser Meinung. Dies belegt, dass sogar immer mehr Entscheider nicht zufrieden mit der technologischen Ausstattung des Finanz- und Rechnungswesens sind und sich eine modernere Infrastruktur wünschen.

Gleichzeitig geben 56 Prozent der Befragten in der Studie an, dass in ihrem Unternehmen noch keine künstliche Intelligenz (KI, AI) eingesetzt wird, während immerhin 75 Prozent der KI-affinen Unternehmen bereits künstliche Intelligenz zum automatisierten Auslesen von Rechnungen nutzen. 2017 haben nur 39 Prozent KI-Technologien dafür eingesetzt.

Firmen und Organisationen, die den Schritt zu modernen KI-Technologien schon gewagt haben, nutzen diesen Vorteil und erweitern den Einsatz kontinuierlich auf verschiedene Bereiche – auch auf das Finanz- und Rechnungswesen. Im Rahmen der Digitalisierung in diesem Segment sollten also auch KI-gestützte Anwendungen in Betracht gezogen werden. Unternehmen, die KI bereits implementiert haben, bauen ihren Vorsprung auf diesem Gebiet immer weiter aus. Für alle anderen Firmen wird es nun höchste Zeit, sich mit dem Thema Digitalisierung im Rechnungswesen auseinanderzusetzen, um ihre Buchhaltung zu optimieren.

Im Rahmen der PwC-Studie gaben 83 Prozent der Unternehmen außerdem an, die Belegerkennung nutzen zu wollen (2017: 22 Prozent). Der direkte Datenaustausch und die direkte Datenverarbeitung sind mittlerweile für 74 Prozent wichtig (2017: 20 Prozent). Den Zahlungsverkehr wollen 70 Prozent digitalisieren und automatisieren (2017: 19 Prozent). Der Trend hin zur digitalen Rechnungsprüfung und verbesserten Prozessen im Rechnungswesen ist also ganz eindeutig.

In der Studie gibt es noch mehr Szenarien, in denen Unternehmen aller Größenordnung planen, in Zukunft auf mehr Technologie im Finanz- und Rechnungswesen zu setzen. Die Texterkennung von Verträgen möchten zum Beispiel 39 Prozent umsetzen – und damit 26 Prozent mehr Unternehmen als noch 2017. Einen Ersatz von Excel-Spreadsheets planen 40 Prozent der Unternehmen, gegenüber 14 Prozent zwei Jahre zuvor. Diese Beispiele machen nebenbei deutlich, dass nahezu jeder Prozess im Finanz- und Rechnungswesen digitalisiert werden kann.

Digitalisierung im Rechnungswesen: Ja! Aber wie?

Für die Digitalisierung im Rechnungswesen braucht es ein klares Konzept und natürlich auch ein entsprechendes Budget. Mit einem Digitalisierungsplan können Sie die Modernisierung im Finanz- und Rechnungswesen strukturiert vorantreiben. Im Verlauf der Digitalisierung sollten Sie gleichzeitig auch Prozesse in der Buchhaltung optimieren. Die digitale Rechnungsprüfung kann Eingangsrechnungen weitgehend automatisiert bearbeiten und hilft bei der Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung. Dadurch können zum Beispiel Rabatte, Skonto und andere Vorteile genutzt werden.

Um die Digitalisierung im Rechnungswesen einzuführen, sollten Sie in den ersten Schritten analysieren, bei welchen Prozessen die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen am meisten Sinn ergibt und wo der größte Nutzen zu erwarten ist. Hier ist anfangs häufig der Bereich der Eingangsrechnung interessant, da bei eingehenden Rechnungen durch die Digitalisierung und die damit verbundene Automatisierung von Prozessen schnell ein unmittelbarer Nutzen für alle Beteiligten zu erwarten ist.

Cloud-Lösungen sind ein idealer Weg, um kurzfristig und unkompliziert neue Software und IT-Infrastruktur im Unternehmen zu implementieren. Der Betreiber kümmert sich um die notwendige Technik im Hintergrund und die Implementation in Ihre Umgebung. Die Anwender können sofort mit dem System arbeiten, das Unternehmen profitiert schnell von dessen Nutzen.

Ein wichtiger Punkt bei der Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen sind die Prozesse, die digitalisiert werden sollen. Ideal sind homogene Prozesse und das Ablösen veralteter IT-Systeme im Finanz- und Rechnungswesen. Alte Systeme bedeuten häufig auch heterogene Prozesse, was die Umstellung zu einer einheitlichen Plattform zur Digitalisierung erschwert. Hinzu kommen Datenmodelle, die möglichst einheitlich sein sollten. Um eine erfolgreiche Digitalisierung durchführen zu können, sollte zunächst eine gesunde Basis geschaffen werden. In diesem Zusammenhang standardisieren Sie am besten die Prozesse, IT-Systeme und auch die Datenlandschaft. Anschließend bauen neue Systeme auf diese homogene Landschaft auf und binden diese ein.

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

Die Einführung der digitalen Rechnungsprüfung ist für alle Abteilungen im Unternehmen ein Mehrwert: Durch die Automatisierung im Rechnungswesen werden beispielsweise die Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung entlastet. Fehler werden vermieden, wenn Rechnungen automatisiert und digital erfasst werden. Es kann schnell passieren, dass ein Mitarbeiter die Rechnungssumme oder einzelne Buchungen falsch eintippt. Das ist bei einer elektronischen Rechnungsverarbeitung ausgeschlossen.

Der Prozess der Rechnungsprüfung wird beschleunigt, da er eben zum großen Teil automatisiert ist. Alle Vorgänge lassen sich transparent überwachen und sind nachvollziehbar. Digitale Workflows bringen dem Management auch eine bessere Kontrolle über die gesamte Rechnungsbearbeitung. Dadurch kann bei Verzögerungen sofort und direkt eingegriffen werden.

Aufgaben lassen sich auch mobil durchführen, sodass Mitarbeiter nicht auf ihren Desktop-PC angewiesen sind. Durch die hohe Geschwindigkeit des Prozessdurchlaufs können Skonti und Gutschriften genutzt werden. Mahngebühren werden vermieden, da die Vorgehensweise der digitalen Rechnungsprüfung sicherstellt, dass alle Abläufe rechtzeitig erledigt werden.

Eine Studie von Billentis kommt zu dem Ergebnis, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung mit fast 20 Euro zu Buche schlägt. Die digitale Rechnungsprüfung kostet dagegen nur einen Bruchteil davon.

Kommt es zu Reklamationen, ist es in Betrieben mit papierbasierten Systemen sehr schwer, alle notwendigen Fakten zusammen zu tragen. Es ist kaum nachvollziehbar, in welchem Ordner oder auf welchem Schreibtisch sich die Dokumente des aktuellen Vorgangs befinden. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems und der digitalen Rechnungsprüfung ergeben sich aber auch noch weitere Vorteile für die verschiedenen Abteilungen:

Vorgesetzte oder Urlaubsvertretungen können eingreifen, wenn ein Prozess abgebremst wird, zum Beispiel weil einem Mitarbeiter eine Genehmigung fehlt.
Da die Rechnung in digitaler Form vorliegt, gibt es weniger verlorene Dokumente, eine teure Wiederbeschaffung lässt sich von vornherein vermeiden.
Gibt es Rückfragen zur Rechnung, lässt sich diese in wenigen Sekunden digital aufrufen.
Buchprüfungen und Audits sind schneller und einfacher durchführbar.
Die Daten aus der digitalen Rechnung lassen sich jederzeit weiterverarbeiten
Anforderungen an eine Digitalisierung im Rechnungswesen

Ist die Entscheidung für die Digitalisierung im Rechnungswesen gefallen, geht es noch darum, welche Voraussetzungen und Anforderungen ein Unternehmen zur Umsetzung erfüllen muss:

Wichtig ist hier in erster Linie, dass alle Mitarbeiter am digitalen Wandel beteiligt sind.
Die Mitarbeiter müssen die Vorteile der Digitalisierung verstehen und alle an einem Strang ziehen. Nur so wird der Digitalisierungsprozess ein Erfolg.
Entsprechende Schulungen helfen außerdem, sich mit der neuen Software vertraut zu machen und diese sicher benutzen zu können.

Außerdem bietet es sich immer an, einen erfahrenen Partner für die digitale Transformation zu engagieren. Das schützt vor bösen Überraschungen und hilft einem Unternehmen dabei, wirklich die richtige Strategie sowie die passende Software für seine digitale Zukunft zu finden.

Der Weg zum papierlosen Rechnungswesen

Zugegeben, diese Vision gibt es schon länger: Ein Büro, in dem sämtliche Prozesse automatisch ablaufen und in dem es keine Aktenschränke gibt oder Papierstapel viel Platz einnehmen. Geht es jedoch um die Umsetzung der Vision in die Wirklichkeit, hapert es noch immer bei vielen Unternehmen.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist längst nicht in allen Branchen angekommen. Etliche Betriebe setzen nach wie vor auf eine manuelle Bearbeitung buchhalterischer Aufgaben. Und das kann sich schnell zu einem Problem entwickeln, fordert die Digitalisierung doch eine zunehmend schnellere Bearbeitung von Dokumenten. Wer jetzt nicht auf den Zug in Richtung digitale Zukunft aufspringt, kann auf lange Sicht nicht am Markt bestehen.

Rechnungen müssen schnellstmöglich geprüft und genehmigt werden. Nur dann lassen sich Skonti und andere Frühzahler-Rabatte überhaupt nutzen. Damit das funktioniert, ist ein schneller, automatisierter Genehmigungsprozess notwendig. Sobald dieser eingeführt wurde, auch durch Unterstützung der digitalen Dokumentenverwaltung, lassen sich in der Regel zwei bis drei Prozent der Rechnungssumme einsparen. Das gelingt aber kaum, wenn Rechnungen noch auf Papier mit der internen Hauspost durch das Unternehmen befördert werden. Geht die Rechnung bei diesem Ablauf sogar ganz verloren, steigen unter Umständen die Kosten durch Mahngebühren und Verzugszinsen weiter an, anstatt durch eine zügige Bezahlung gesenkt zu werden.

Einer Untersuchung des Forschungs- und Beratungsunternehmens Gartner zufolge, geben Unternehmen tatsächlich 1 bis 3 Prozent ihres Umsatzes zum Drucken von Dokumenten aus. Dazu kommen noch weitere Punkte, die Geld kosten, wie zum Beispiel Ablage, Versand und Archivierung. Rechnungen stellen häufig einen großen Posten beim Ausdrucken von Dokumenten dar, sodass sich an dieser Stelle viel Geld einsparen lässt. Das gilt natürlich auch beim Empfang von Rechnungen. Denn hierbei werden Rechnungen häufig physisch kopiert.

Rechnungswesen 4.0: Die Chancen der Digitalisierung im Rechnungswesen erkennen

Fest steht, die Digitalisierung der Buchhaltung geht mit der Automatisierung ihrer Abläufe einher. Wer auf die Digitalisierung im Rechnungswesen baut, dem tun sich große Chancen auf – die wiederum entscheidend für ein Unternehmen sind, das sich langfristig erfolgreich am Markt behaupten möchte.

Die Vorteile beginnen bei der Erhöhung der Arbeitsproduktivität, gehen über die Autonomie der Beschäftigten bis hin zur Steigerung der Arbeitsqualität. Denn eine der stärksten Anforderungen der Digitalisierung ist Schnelligkeit. Schnelligkeit in der Bearbeitung von Dokumenten, in der Entscheidung von Sachverhalten, in der Durchsuchung von Archiven, beispielsweise bei Audits.

Setzt ein Unternehmen jedoch überwiegend auf manuelle Prozesse, so kann es häufig zu Fehlern kommen. Unkonzentriertheit, Unwissenheit oder schlicht der Mangel an Zeit führen schnell dazu, dass Mitarbeiter nicht mehr korrekt arbeiten. Je öfter das passiert, desto negativer wirkt sich das am Ende auf das gesamte Unternehmen aus. Ein Zustand, den niemand gerne haben möchte.

Durch die Rechnungsdigitalisierung wird sichergestellt, dass Rechnungen automatisch an die richtigen Stellen übermittelt werden. Das vermeidet auch, dass die Bezahlung von Rechnungen dadurch verzögert wird, dass diese nicht zum richtigen Mitarbeiter weitergeleitet wurden.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann hier Abhilfe schaffen. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Fehler zu minimieren sowie regelmäßig wiederkehrende Abläufe zu standardisieren und zu automatisieren. Das macht ganze Abteilungen effizienter und verschafft Unternehmen echte Wettbewerbsvorteile.

Rechnungswesen digitalisieren – so profitieren Sie am meisten

Hat sich ein Unternehmen dazu entschieden, die Buchhaltung zu digitalisieren, geht es zunächst um die Frage, welche Prozesse sich besonders gut digitalisieren und automatisieren lassen. Dabei gibt es in erster Linie vier Bereiche, die von einer digitalen Transformation und in Zusammenhang damit von einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) profitieren:

1. Der Rechnungseingang

Rechnungen können in verschiedenen Formen in ein Unternehmen gelangen: in Papierform, per E-Mail oder als Scan. Wer hier auf die Digitalisierung im Rechnungswesen mit einem digitalen DMS setzt, kann sich die Rechnungsverarbeitung bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales DMS erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Eingangsrechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung für später vor.

2. Die Weiterleitung von Rechnungen inklusive Freigabeprozess

Hat das DMS alle Daten einer Rechnung erfasst, sorgt es für ihre reibungslose Weiterleitung zum zuständigen Mitarbeiter. Dieser bekommt alle relevanten Informationen übermittelt und kann sie mit wenigen Klicks kommentieren. Anmerkungen und Notizen lassen sich dabei durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell weiterleiten. Sind die Daten vollständig, gelangen sie automatisch zur Buchhaltungsabteilung. Für die Digitalisierung im Rechnungswesen ist das ein entscheidender Pluspunkt.

3. Die Rechnungsstellung

Die Digitalisierung im Rechnungswesen betrifft nicht allein die Bearbeitung von Zahlungsforderungen, die von außen eintreffen. Auch das Stellen und Versenden von Rechnungen erfährt durch digitale Prozesse eine massive Erleichterung. Mittels automatisierter Abläufe lassen sich Rechnungen schneller aufsetzen und direkt an den Empfänger versenden. Je schneller eine Zahlungsforderung gestellt ist, umso eher wird die Rechnung gezahlt. Das verbessert am Ende die Liquidität des Unternehmens. Hinzu kommt, dass die Digitalisierung im Rechnungswesen für transparente Zahlungsprozesse sorgt. So hat das Management eine bessere Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung, kann bei Verzögerungen direkt eingreifen und finanzielle Verluste so schon im Vorfeld vermeiden.

4. Die Archivierung

Keine Frage, wer im Archiv stundenlang nach einem bestimmten Dokument suchen muss, macht alles andere als seine Arbeitszeit sinnvoll einzusetzen. Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann das ändern. Denn bereits bei Rechnungseingang bereitet ein digitales DMS die Bearbeitung, Indexierung und korrekte Archivierung der Dokumente vor. Darüber hinaus unterstützt ein intelligentes DMS dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrolliert es alle Pflichtangaben, sorgt für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und meldet Rechnungen, die sich nicht buchen lassen. Eine zusätzliche automatische Protokollierung aller Aktivitäten hilft zudem bei der Einhaltung der Compliance. Und: Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen.

Fazit

Immer mehr Unternehmen setzen verständlicherweise darauf, die Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen zu digitalisieren und zu automatisieren. Neben einer steigenden Anzahl von Betrieben, die ihre Prozesse in diesem Bereich mit moderner IT-Technologie verbessern, setzen Firmen auch zunehmend auf künstliche Intelligenz und Cloud-Lösungen. Wer bereits KI einsetzt, nutzt diesen Vorsprung in immer mehr Abteilungen – nicht zuletzt auch im Finanz- und Rechnungswesen. Im Rahmen eines individuellen Digitalisierungsplans können die Verantwortlichen festlegen, mit welchen Schritten und Budgets eine Digitalisierungsstrategie optimal umgesetzt werden kann. Dabei spielt die Homogenisierung der IT-Infrastruktur und der Prozesse eine wichtige Rolle. Zuverlässige Anbieter der erforderlichen technischen Lösungen helfen als Partner dabei, die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen voranzutreiben sowie die richtigen Systeme rasch und gewinnbringend in Unternehmen zu implementieren.

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10 Merksätze für elektronische Rechnungen

admin — Thu, 02 Apr 2020 20:54:24 +0000

In Deutschland werden pro Jahr 29 Milliarden Rechnungen per Post verschickt – 30 Milliarden Euro kosten allein Druck, Papier und Versand. Wirtschaft und Verwaltung können durch effektivere Handhabung bis zu 500 Milliarden Euro sparen, denn elektronische Rechnungen lassen sich einfach erstellen, unkompliziert verschicken und schnell verbuchen. Doch viele Unternehmen wissen nicht genau, worauf sie bei elektronischen Rechnungen achten müssen und nutzen sie nur deshalb noch nicht.

Vorschriften wie die Pflichtangaben, die Aufbewahrungsfrist oder die Echtheit der Herkunft müssen auch bei der digitalen Version eingehalten werden. Wie man dabei rechtlich auf der sicheren Seite ist, erklärt der neue kostenlose Bitkom-Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ kurz und kompakt. Das Dokument beschreibt anhand von zehn einfachen Sätzen wichtige Regelungen und gibt Ratschläge für den unternehmerischen Einsatz elektronischer Rechnungen.

Die zehn Merksätze für elektronische Rechnungen im Überblick:

Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln.
Elektronische Rechnungen sind technologieneutral.
Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten.
Signatur und EDI sind weiterhin möglich.
Jede Rechnung muss lesbar sein.
Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten.
Jede Rechnung muss aufbewahrt werden.
Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden.
Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation).
Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff.

Wie der ZUGFeRD-Standard den Rechnungsaustausch vereinfacht, erläutert Dr. Friedrich Wilhelm Haug, Ministerialrat im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, auf der Kundenveranstaltung eines ERP-Anbieters, der sein System an einen ZUGFeRD-konformen Rechnungsaustausch angepasst hat.

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Weshalb elektronische Rechnungen die Zukunft sind

admin — Sat, 14 Mar 2020 21:54:24 +0000

Täglich werden in Deutschland Tausende Rechnungen verschickt – rund 32 Millionen sind es Schätzungen zufolge pro Jahr. Und so fortschrittlich viele deutsche Unternehmen auch sein mögen: Etliche dieser Rechnungen werden noch immer in Papierform bearbeitet und auf dem Postweg verschickt. Weshalb eine Umstellung auf elektronische Rechnungen die Effizienz Ihres Unternehmens deutlich verbessert und welches Einsparungspotenzial elektronische Rechnungen bieten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Schnell und unkompliziert: Wie elektronische Rechnungen Ihren Arbeitsalltag erleichtern

Das Erstellen und Bearbeiten papierbasierter Rechnungen kann jede Menge Zeit und Nerven kosten. Jede Position muss manuell geprüft werden, und schleicht sich trotz gründlicher Prüfung ein Fehler ein, steigt der ursprünglich eingeplante Zeitaufwand schnell um ein Vielfaches – vor allem dann, wenn der Fehler erst erkannt wird, wenn die Rechnung bereits auf dem Postweg zugestellt wurde. Und selbst wenn alles glattgeht, ist der Zeitaufwand enorm: 27 Minuten dauert das Bearbeiten einer papierbasierten Rechnung im Schnitt – viel Zeit für eine Aufgabe, die mithilfe digitaler Technik in nur fünf Minuten erledigt sein könnte.

Immer mehr Unternehmen erkennen die Zeitersparnis, die mit elektronischen Rechnungen einhergeht, und stellen ihr Billing sukzessive um. Die Vorteile liegen auf der Hand: Leistungsfähige Dokumentenmanagement- und ECM-Systeme nehmen eingehende Rechnungen automatisch entgegen und und archivieren sie gesetzeskonform – ohne Medienbruch lassen sie sich mit anderen Unternehmensdaten abgleichen. Die manuelle Bearbeitung und das umständliche Hin- und Herschicken zwischen den einzelnen Fachabteilungen entfallen. Stattdessen profitieren alle Beteiligten von schnellen Arbeitsschritten, die den Umgang mit Rechnungen deutlich vereinfachen.

Hinsichtlich Format und Übertragungsweg haben Unternehmen übrigens die freie Wahl. Ob im Textfeld einer E-Mail oder als angehängte Datei – solange die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten sind, können Sie Ihre elektronischen Rechnungen verschicken, wie Sie möchten.

Haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie viel Geld es Ihr Unternehmen kostet, papierbasierte Rechnungen zu erstellen? Seien es Papier, Toner, Porto, Umschläge oder Lagerplatz – in der Summe ergeben diese Positionen Beträge, die so hoch sind, dass sie in anderen Unternehmensbereichen über Erfolg und Misserfolg entscheiden können. Ebenfalls unterschätzt wird häufig die Arbeitszeit der Mitarbeiter, die oft unzählige Stunden in die Bearbeitung von Papierrechnungen investieren, obwohl ihre Expertise an anderer Stelle vermutlich weit mehr gefragt wäre. In einer Zeit, in der die Konkurrenz immer härter wird, können sich zukunftsorientierte Unternehmen ein solches Verhalten nicht mehr leisten.

Nutzen Sie deshalb elektronische Rechnungen, um eine Menge Ressourcen einzusparen. Konkret gehen Experten davon aus, dass die deutsche Wirtschaft durch eine effektivere Handhabung von Rechnungen 500 Milliarden Euro freisetzen könnte. Sie möchten wissen, was das für Ihr Unternehmen bedeutet? Laut der Billentis-Studie „E-Invoicing / E-Billing. Digitisation & Automation“ von 2016 können Betriebe, die Rechnungen auf elektronischem Weg empfangen, 11,20 Euro pro Rechnung einsparen. Wird eine elektronische Rechnung versendet, ergibt sich laut der Studie eine Kostenersparnis von durchschnittlich 6,60 Euro.

Wie viele papierbasierte Rechnungen bearbeiten Sie pro Jahr? Wenn Sie die Antwort darauf kennen, können Sie sich leicht ausrechnen, ob sich die Umstellung auf elektronische Rechnungen in Ihrem Fall lohnt.

Und noch eine Überlegung sollten Sie in Ihre Kalkulation einbeziehen: Rechnungen, die auf digitalem Weg eingehen, werden in der Regel auch schneller bezahlt. Diese Tatsache ist leicht nachzuvollziehen, denn anstatt sich auf den zeitintensiven Postweg verlassen zu müssen, können Unternehmen elektronische Rechnungen mit einem einzigen Knopfdruck übermitteln. Besonders kurz wird die Umlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung, wenn alle Beteiligten in der Lage sind, elektronische Rechnungen automatisiert zu verarbeiten. Auf Empfängerseite wird jede elektronische Eingangsrechnung in diesem Fall von dem gewählten ERP-System überprüft, ehe sie dann – falls gewünscht – automatisiert freigegeben werden können. Grundsätzlich gilt: Je mehr Prozesse rund um die Rechnungsbearbeitung in einem Unternehmen digitalisiert sind, desto optimaler können die Vorteile elektronischer Rechnungen genutzt werden. Kein Wunder also, dass immer mehr Unternehmen darauf bestehen, dass potenzielle Geschäftspartner für die elektronische Rechnungsbearbeitung gerüstet sind.

Professionell und zuverlässig: Wie elektronische Rechnungen Arbeitsabläufe optimieren

Elektronische Rechnungen stehen für höchste Effizienz. Und das nicht nur wegen der bereits angesprochenen Schnelligkeit der Rechnungsbearbeitung durch automatisierte Workflows, sondern auch wegen der hohen Qualität, die mit elektronischen Rechnungen einhergeht. Die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler wird deutlich reduziert, und die Bearbeitung elektronischer Rechnungen kann im Vergleich zu papierbasierten Prozessen deutlich besser gesteuert und kontrolliert werden. Ein weiteres Plus: Das genannte Höchstmaß an Transparenz und Effizienz gilt nicht nur für die tatsächliche Rechnungsbearbeitung, sondern auch für die Archivierung. Statt bezahlte Rechnungen manuell in Ordnern abheften zu müssen, die dann über Jahre hinweg in Kisten verstauben und eine Menge Lagerplatz benötigen, genügt bei elektronischen Rechnungen ein einziger Mausklick (oder nach Wahl auch ein automatisierter Prozess), um sie sicher zu archivieren – und das mit dem guten Gefühl, jederzeit unkompliziert auf die archivierten Rechnungen zugreifen zu können. Die Zeiten, in denen falsch abgelegte oder verlorengegangene Dokumente für Hektik sorgten, sind damit vorbei.

Sie möchten in Ihrem Unternehmen von den genannten Vorteilen elektronischer Rechnungen profitieren? Dann beginnen Sie so bald wie möglich mit der Umstellung, um bereits in naher Zukunft noch effizienter und wirtschaftlicher arbeiten zu können.

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Wie digitale Rechnungen Ihren Arbeitsalltag erleichtern

admin — Thu, 05 Mar 2020 21:54:24 +0000

Jahr für Jahr werden in Deutschland rund 30 Milliarden Rechnungen auf dem Postweg verschickt. Die Folge: ein enormer Verbrauch von Ressourcen, die an anderer Stelle deutlich sinnvoller zum Einsatz kommen würden. Welches Einsparungspotenzial digitale Rechnungen bieten und wie sie Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was sind digitale Rechnungen?

Digitale Rechnungen sind Rechnungen, die auf elektronischem Weg erstellt, übermittelt und empfangen werden. Sowohl hinsichtlich des Formats als auch bezüglich des Weges, auf dem sie übermittelt werden, haben Unternehmen die freie Wahl. Wichtig ist nur, dass der Empfänger der digitalen Rechnung zustimmt und dass die gesetzlichen Bestimmungen – die wir in diesem Beitrag noch genauer beleuchten – eingehalten werden.

Schnell und unkompliziert: Digitale Rechnungen und ihre Vorteile

Auf das Einsparungspotenzial digitaler Rechnungen angesprochen, denken viele Unternehmer zunächst an Ressourcen wie Papier und Porto. Damit haben sie Recht – doch der Nutzen, den Unternehmen aus digitalen Rechnungen ziehen können, geht noch viel weiter. Hier einige der wesentlichen Vorteile einer digitalen Rechnung im Überblick:

Schnellere Verarbeitung

Digitale Rechnungen garantieren effiziente Bearbeitungsprozesse. Im Schnitt dauert die Bearbeitung einer Papierrechnung 27 Minuten – setzen Unternehmen hingegen auf die digitale Variante mit (teil-)automatisierten Prozessabschnitten, sind es durchschnittlich nur noch fünf Minuten.

Geringere Kosten

Seien es Druck-, Versand-, Arbeits-, Material- oder Archivierungskosten: Experten gehen davon aus, dass die deutsche Wirtschaft durch eine effektivere Handhabung von Rechnungen 500 Milliarden Euro sparen könnte.

Bereits eine einzige digitale Rechnung macht einen enormen Unterschied: Laut einer Studie der Deutschen Bank zum Thema E-Rechnung können Unternehmen beim elektronischen Rechnungsempfang durchschnittlich 10,90 Euro pro Rechnung einsparen. Und eine Rechnung auf diesem Weg zu versenden, ist im Schnitt 6,40 Euro günstiger als der Versand auf Papier.

Weniger Fehler

Setzen Unternehmen auf digitale Rechnungen, können die einzelnen Arbeitsprozesse deutlich besser gesteuert und kontrolliert werden. Außerdem werden menschliche Fehler mit Hilfe automatisierter Arbeitsschritte wesentlich reduziert.

Schnellere Bezahlung

Eine Eingangsrechnung, die auf digitalem Weg eingeht, wird in der Regel auch schneller bezahlt. Das gilt insbesondere dann, wenn der Rechnungsempfänger in der Lage ist, die Rechnungen elektronisch zu bearbeiten und zu archivieren. Das funktioniert ganz einfach: Die Rechnungsdaten werden in dem entsprechenden ERP-System des Empfängers überprüft und im Anschluss automatisch freigegeben. Je mehr Prozesse rund um die Rechnungsbearbeitung automatisiert sind, desto besser können die Vorteile von elektronischen Rechnungen ausgeschöpft werden.

Rechtliche Grundlagen

Seit dem Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 dürfen Unternehmen ihre Rechnungen ohne digitale Signatur per E-Mail versenden. Damit entfällt eine hohe bürokratische Hürde, doch noch immer gibt es zahlreiche gesetzliche Vorgaben, die in jedem Fall beachtet werden müssen. Aus diesem Grund hat der Bitkom e.V. zehn Merksätze zu den wichtigsten Regelungen und Fragestellungen veröffentlicht. Im Folgenden eine kurze Zusammenfassung, die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, sondern lediglich auf einige Bestandteile der Bitkom-Merksätze hinweist.

Empfänger digitaler Rechnungen müssen dem Verfahren zustimmen.
Diese Zustimmung kann allerdings völlig unbürokratisch erfolgen. Es reicht, die digitale Rechnung zu akzeptieren und das Verfahren damit stillschweigend zu billigen.
Hinsichtlich Format und Übermittlungsweg gelten bei digitalen Rechnungen die Grundsätze Technologieneutralität und Wahlfreiheit.
Für jede Rechnung sind die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten.
Wenn auch nicht mehr notwendig, sind die bisherigen technischen Verfahren auf Basis der qualifizierten elektronischen Signatur und des EDI-Verfahrens weiterhin als Alternative zulässig.
Jede Rechnung muss lesbar sein. Und zwar über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg. Diese Voraussetzung gilt als gegeben, wenn die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben für das menschliche Auge deutlich erkennbar dargestellt sind.
Digitale Rechnungen müssen – wie alle anderen Rechnungen auch – die in § 14 Abs. 4, 14a UStG genannten Pflichtangaben enthalten.
Für alle Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren. (Worauf dabei zu achten ist, erfahren Sie in unserem kostenlosen PDF, das Sie sich hier herunterladen können.)
Papierrechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert aufbewahrt werden. Das Verfahren muss allerdings den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bzw. den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen.
Für alle Geschäftsprozesse wird eine Verfahrensdokumentation gefordert. In diesem Zusammenhang ist ratsam, nicht nur die Kontrollverfahren nachweisen zu können, sondern auch die Tatsache, dass die einzelnen Rechnungen dieses Verfahren tatsächlich durchlaufen haben.
Unternehmen können im Rahmen einer unangekündigten Umsatzsteuer-Nachschau dazu aufgefordert werden, den Zugriff auf elektronisch gespeicherte Dokumente und Daten zu gewähren. In diesem Fall müssen Sie in der Lage sein, dieser Aufforderung unverzüglich nachzukommen.

Digitale Rechnungen: Die Archivierung wird zum Kinderspiel

Bevor Sie sich an den Versand digitaler Rechnungen machen, sollten Sie sich genau überlegen, wie Sie diese Rechnungen archivieren möchten. Im Idealfall greifen Sie auf einen ähnlichen Workflow zurück wie bereits bei Ihren Papierrechnungen – nur, dass Sie eben anstelle dicker Aktenordner ein elektronisches Archiv nutzen. Und das ist laut Gesetz Pflicht. Denn die ausschließliche Archivierung in Papierform reicht nicht mehr aus; die Ablage in einem Dokumentenmanagement-System dagegen schon. Der dadurch entstehende Effizienzgewinn ist enorm: Die archivierten Rechnungen stehen jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung und können zur Weiterbearbeitung in digitale Workflows eingebunden werden. Dadurch wird viel Zeit eingespart und Fehler werden vermieden.

Sie möchten mehr darüber erfahren, worauf bei der Archivierung einer digitalen Rechnung zu achten ist? Dann holen Sie sich unser kostenfreies PDF „Tipps für die Archivierung digitaler Rechnungen“, in dem wir die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst haben.

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Digitalisierung im Rechnungswesen So gelingt die Automatisierung

admin — Sun, 23 Feb 2020 21:54:24 +0000

Wer sein Unternehmen digitalisieren und auf die digitalen Anforderungen der Zukunft einstellen will, steht früher oder später auf jeden Fall an diesem Punkt: der Digitalisierung im Rechnungswesen. Dazu gesellen sich Fragen wie: Welche Prozesse lassen sich im Rechnungswesen besonders gut digitalisieren und automatisieren? Und welche Anforderungen und Voraussetzungen gibt es bei der Digitalisierung im Rechnungswesen? Die Beantwortung dieser Fragen ist entscheidend für eine erfolgreiche digitale Transformation. Warum das so ist und welche Antworten Sie kennen sollten, damit Sie die Digitalisierung und Automatisierung vorantreiben können, erfahren Sie in diesem Beitrag. Der Implementierungsprozess einer (Cloud-basierten) Lösung für die Rechnungsverarbeitung ist einfacher, als viele Unternehmen denken. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) wird die Rechnungsverarbeitung zum Kinderspiel. Mit entsprechenden Workflows im DMS kann sie vollständig automatisiert werden.

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