Software für das Rechnungsmanagement digitalisiert und automatisiert die wichtigsten Prozesse im Rechnungswesen – das Erstellen, Empfangen und Archivieren aller Rechnungen und die damit verbundenen Arbeitsschritte, wie zum Beispiel das Prüfen, Bezahlen oder Korrigieren. Ziel ist die digitale Buchhaltung, denn die automatisiert und beschleunigt nicht nur die Rechnungsverarbeitung und ihre Workflows maßgeblich. Ganz nebenbei stellt sie auch die Einhaltung nationaler und internationaler Vorschriften ebenso sicher wie die Qualität aller Daten und Prozessschritte.

Oft wird Rechnungsmanagement auch auf die Methode reduziert, mit der Unternehmen Lieferantenrechnungen verfolgen, bezahlen und gesetzeskonform archivieren. Im einfachsten Fall besteht der Prozess darin, eine Rechnung von einem Dritten zu erhalten, sie als rechtmäßig anzuerkennen, den Lieferanten zu bezahlen und diese Zahlung in den Unternehmensunterlagen zu vermerken.

Komplizierter, als es scheint

Das klingt gar nicht so kompliziert. Aber in der Regel sind mehrere Personen und Abteilungen beteiligt – was Zeit kostet und viele Fehlerquellen schafft.

Zum einen werden Rechnungen in der Regel an den Ansprechpartner in einem Unternehmen geschickt – den Nutzer der Dienstleistung. Meist handelt es sich dabei nicht um einen Sachbearbeiter in der Buchhaltung, was bedeutet, dass diese Rechnung intern weitergeleitet werden muss. Gibt es irgendwelche Probleme mit der Rechnung (die der Sachbearbeiter in der Buchhaltung entdeckt), geht die Rechnung zurück an den Ansprechpartner und dann wieder an den Lieferanten. Dieser nimmt entsprechende Änderungen vor. Schon jetzt gibt es jede Menge Doppelarbeit.

Doch selbst wenn die Rechnung einwandfrei in der Buchhaltung ankommt, müssen die Daten immer noch in eine Tabellenkalkulation oder ein ERP-System eingegeben werden. Danach wird ein Manager oder Geschäftsführer bestätigen, dass die Rechnung rechtmäßig ist und die Zahlung (über eine Bank) erfolgen kann.

All diese Daten müssen erneut in das ERP-System eingegeben werden. Das ist eine Standardprozedur. In großen Unternehmen ist dieser Teil des Rechnungsmanagements in der Regel Aufgabe einer darauf spezialisierten Kreditorenbuchhaltung. Die kann über das Rechnungsmanagement hinaus auch die Beziehungen zu den Lieferanten verbessern und Rabatte ausfindig machen. Automation kann dafür sorgen, dass die Buchhalter auch tatsächlich in der Lage sind, diese strategischen Aufgaben wahrzunehmen. Denn in der Praxis vertun die meisten heute noch viel Zeit mit Dateneingaben und der Behebung von Fehlern, die von anderen Mitarbeitern gemacht wurden.

Rechnungsmanagement keine Belastung mehr

Aus diesem Grund droht das Rechnungsmanagement – wie viele andere Finanzprozesse auch – in Unternehmen zu einer echten Belastung zu werden. Der Grund: Die Finanzabteilungen sind mit der großen Zahl von Rechnungen, die sie täglich bearbeiten müssen, und mit der enormen Vielfalt der Formen und Formate, in denen diese Rechnungen heute noch eingehen, enorm gefordert.

Eintreffen können die Rechnungen nach wie vor auf Papier per Briefpost oder Fax, aber auch elektronisch in irgendeinem EDI-Format oder per E-Mail als PDF-Dokument. Vielleicht auch ganz modern als E-Rechnung. Deshalb sind vielerorts Notlösungen entstanden, die manche Spezialaufgaben zwar deutlich erleichtern, aber auf Dauer allen das Leben schwer machen. Vor allem, weil sie nie wirklich als langfristige Lösungen gedacht waren, hapert es an Integration, übergreifender Automatisierung und Optimierung der Prozesse und an einem aktuellen Reporting.

Digitalisiert, integriert, optimiert und automatisiert wurden in der Vergangenheit häufig nur – wenn überhaupt – wichtige Teilprozesse, wie etwa die Rechnungseingangsverarbeitung. Eingebunden sind hier Konverter für elektronische Rechnungsformate oder Scan-Prozesse zur Digitalisierung aller noch auf Papier eintreffenden Rechnungen.

Neben dem Rechnungsempfang laufen aber auch andere wichtige sekundäre Geschäftsprozesse wie der Rechnungsausgang und die ordnungsgemäße Archivierung aller Belege und Dokumente seit Jahren nahezu unverändert ab: Papierbasiert, arbeitsintensiv und fehleranfällig.

Teilautomatisierung des Rechnungsmanagements reicht nicht

Eine Teilautomatisierung an dieser Stelle war zwar schon ein erster und wichtiger Schritt in die richtige Richtung, reicht aber nicht aus. Erst das sogenannte Rechnungswesen 4.0, bei dem durchgängig in allen Prozessen des Rechnungswesens digitale Rechnungen verarbeitet werden, kann die Buchhaltung nachhaltig optimieren.

Kluge Unternehmer suchen deshalb nach Möglichkeiten, zwei Dinge zu vermeiden:

1. Manuelle Dateneingabe, die immer zeitaufwendig ist und zu vielen Fehlern führen kann
2. Doppelte Bearbeitung bzw. übermäßige Kommunikation

All diese Rechnungs-E-Mails sind lästiger, als den meisten von uns bewusst ist.

Die Automatisierung des Rechnungsmanagements ist hier der Schlüssel. Anstatt eine PDF-Datei zur Überprüfung durch das Unternehmen zu schicken, kann der Ansprechpartner die entsprechenden Daten einfach in ein Tool oder eine Plattform eingeben, sobald er sie erhält. Das würde folgendermaßen aussehen:

• Die Kontaktperson erhält eine Rechnung von einem Lieferanten per E-Mail (oder sogar per Post).
• Sie gibt die Daten in das ERP ein oder stößt einen Prozess an, der das Dokument über ein DMS oder ECM Modul einliest und die Daten extrahiert.. 
• Der Vorgesetzte wird automatisch benachrichtigt und kann die Zahlung im selben System genehmigen oder ablehnen.
• Der Finanzmanager (oder der Sachbearbeiter für die Rechnungsstellung) wird dann benachrichtigt und kann die Rechnung bezahlen.
• Diese Daten werden dann aus dem Electronic Banking automatisch wieder in das ERP-System des Unternehmens exportiert.
• Interne Abstimmung mittels E-Mail wird von automatisierten Workflows aus dem DMS bzw. ECM abgelöst.

Im Idealfall kann sogar der Lieferant selbst seine Rechnungsdaten direkt in die Software eingeben. Er muss sich also gar nicht die Mühe machen, eine PDF-Datei zu erstellen und an eine Mail anzuhängen – er kann einfach seine Rohdaten schicken.

Prozessübergreifende Automatisierung im Rechnungswesen

Gefragt ist dafür eine prozessübergreifende Automatisierung im Rechnungswesen. Am besten von Rechnungsein- und -ausgang über Rechnungsprüfung, Zahlung und Kontierung bis hin zur Archivierung oder Weiterleitung an den Steuerberater. Es heißt also entweder Abschied nehmen von vielleicht sogar lieb gewonnenen Insellösungen oder aber Integration all dieser Insellösungen in ein stimmiges Gesamtkonzept für das digitale Rechnungsmanagement.

Ergebnis ist ein besserer Cashflow durch rationalisierte Arbeitsabläufe, weil zum Beispiel der Versand von Mahnungen beschleunigt und der Zahlungszyklus verkürzt werden kann. Letzteres wiederum führt zu einer pünktlicheren Bezahlung von Lieferanten und einer höheren Wahrscheinlichkeit dafür, dass eingeräumte Skonti auch tatsächlich genutzt werden.

Auf diese Weise kann eine Automatisierung aller entsprechenden Routing-, Workflows-, Genehmigungs- und Zahlungsprozesse die Produktivität im Rechnungsmanagement nachhaltig steigern. Das wirkt sich nebenbei auch positiv auf zahlreiche abteilungsübergreifende Kernprozesse in Einkauf, Warenwirtschaft oder Kundenservice aus.

Ergebnis ist eine genaue, pünktliche Finanzberichterstattung mit automatischem Zugriff auf alle aktuellen Informationen, was wiederum andere Aufgaben wie das Controlling oder die Vertriebsplanung erleichtert. Das lohnt sich aus vielen Gründen:

• Menschliche Fehler werden dadurch fast vollständig eliminiert.
• Es ist ein geringeres Maß an Überwachung erforderlich.
• Doppelte Zahlungen sind praktisch ausgeschlossen.
• Ausnahmen, die genehmigt werden müssen, sind automatisch gekennzeichnet.
• Berichterstattung, Budgetierung und Rechnungsprüfung sind viel effizienter und genauer.
• Sobald eine Rechnung im System ist (mit OCR-Software ad-hoc), gibt es kaum noch Möglichkeiten für Fehler.

Auch die anschließende Digitalisierung der Zusammenarbeit mit der Steuerberatung kann zeitraubende Belegsuche und Terminstress vermeiden helfen; Schnittstellen zu Programmen wie DATEV oder ADDISON helfen hier deutlich. Und weil praktisch alle Bereiche des Unternehmens von diesen Prozessen tangiert werden, kann die Digitalisierung des Rechnungsmanagements ein sehr wichtiger (erster) Schritt in Richtung Digitalisierung des gesamten Unternehmens sein.

Deutliche Zeitersparnis, weniger Fehler durch digitales Rechnungsmanagement

Eine deutliche Zeitersparnis gibt es nicht nur in den Prozessen im Rechnungsmanagement selbst, sondern dank der Archivierung auch später. Zum Beispiel, wenn eine Rechnung gesucht wird. Der Verlust von Rechnungsdokumenten gehört ebenso der Vergangenheit an wie Mahngebühren, falls ein Zahlungsziel nicht eingehalten wird. Dazu kommt die Kostenersparnis, weil Drucker, Papier und Porto wegfallen, und die verbesserte Dokumentation der einzelnen Prozessschritte, die zudem auch nicht hochgradig individualisierbar sind und mit entsprechenden Nutzerrechten abgesichert werden können.

Akzeptanzfördernd ist bei der Digitalisierung des Rechnungsmanagements eine Klarstellung bereits im Vorfeld: Die Automatisierung ist alles andere als ein Jobkiller oder Überwachungs-Tool, sondern ganz im Sinne aller Mitarbeiter. Wird die häufig kolportierte Fehleinschätzung vom Jobkiller nicht durch gezielte Aufklärung und offene Kommunikation frühzeitig entkräftet, droht als logische Konsequenz:

• Die digitalen Werkzeuge bleiben ungenutzt.
• Die Motivation sinkt.
• Frustration macht sich breit.
• Die erhofften Effizienzgewinne bleiben aus.

Steuern Sie dieser Gefahr bewusst entgegen, indem Sie Ihre Teams bei Digitalisierungsprojekten von Anfang an einbinden und auf Einwände offen eingehen. Gerade beim Einsatz von leicht zu bedienenden Tools werden Sie schnell folgende Effekte beobachten können:

• Die digitalen Werkzeuge werden gerne genutzt.
• Die Motivation steigt, weil zum Beispiel zeitraubende Dateneingabe entfällt und mehr Raum für interessante Projektarbeit ist.
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zufrieden.
• Die Effizienz steigt.

Es ist alles andere als einfach, gut etablierte und eingespielte Prozesse im Unternehmen zu ändern, selbst wenn diese Prozesse schlecht sind. Oftmals kann es auf den ersten Blick günstiger erscheinen, einfach so weiterzumachen wie bisher – also nicht in eine neue Software zu investieren, keine Prozesse zu ändern und keine Mitarbeiter zu schulen. Aber so werden Sie mit Ihrem Unternehmen nicht wachsen und sich nicht für die Zukunft aufstellen können. Wie überall anders beginnt auch im Rechnungsmanagement diese Veränderung mit der Anschaffung einer neuen Software. Mit den Tools arbeitet man fast immer schneller, sauberer und effizienter als mit der Beibehaltung der bisherigen Struktur. Die einzige Frage, die sich eigentlich noch stellt, ist: Wann anfangen mit der digitalen Buchhaltung?

Der Ansatz von Robotic Process Automation (RPA) ist schnell erklärt: Die Technologie hilft, wiederkehrende Schritte eines Geschäftsprozesses automatisch auszuführen. Diese Aufgaben übernehmen sogenannte „Bots“, indem sie Arbeitsschritte imitieren, ausführen und mit anderen Softwaresystemen interagieren. So unterstützt  RPA dabei, sich auf die wertschöpfenden Tätigkeiten in einem Unternehmen konzentrieren zu können. Auch im Finanzsektor haben Verantwortliche das Potential von RPA erkannt. Doch welche Rolle spielt die Technologie im Finanzsektor und wie hoch ist ihr Potential wirklich? Ein Überblick.

Ausführlich erklärt

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Bei RPA handelt es sich nicht etwa um einen physischen Roboter, sondern vielmehr um ein Software-Programm (Bot), welches sich wiederholende Schritte eines Geschäftsprozesses automatisch ausführt. RPA imitiert den Anwender bei der Durchführung der Arbeitsschritte, indem es die Aktivitäten auf dem Desktop des Anwenders eigenständig durchführt. Die Bots haben dabei eine eigene „Identität“ (beispielsweise arbeiten sie als eigene SAP-Nutzer) und bewegen sich in einer virtuellen Arbeitsumgebung. Dadurch ist es ohne weitere Schnittstellen möglich, im Laufe eines Prozesses mit verschiedenen inkompatiblen Alt- und Neusystemen, Applikationen, Terminals und Desktops zu arbeiten. Inkompatibel können Systeme beispielsweise sein, wenn keine ausreichende Dokumentation vorhanden ist oder wenn sie in einer Programmiersprache entwickelt wurden, mit der nur wenige IT-Spezialisten vertraut sind.

Die drei größten Vorteile von RPA im Finanzsektor

1. Systeme ohne Schnittstellen verbinden

Robotic Process Automation bietet die Möglichkeit, Systeme miteinander zu verbinden, die über keine Schnittstellen zueinander verfügen. Somit lassen sich unter anderem Kundendaten von historisch gewachsenen IT-Landschaften oder Eigenentwicklungen abgreifen, die ein Mitarbeiter sonst mühsam manuell hätte übertragen müssen.

2. Bearbeitungsgeschwindigkeit erhöhen

Angestellte können beispielsweise Kreditanträge mit Hilfe von RPA deutlich schneller abwickeln. Zum einen, weil Bots nonstop verfügbar sind und zum anderen, weil sie die für den Kreditantrag relevanten Kundendaten in Sekundenschnelle aus den verschiedensten Subsystemen zusammentragen können. Ergänzend mit anderen Technologien, zum Beispiel der elektronischen Signatur, lässt sich der gesamte Kreditantrag durchweg digital abbilden.

3. Manuelle Bearbeitungsfehler reduzieren

Übertragungs- oder Bearbeitungsfehler sind bei Bots ausgeschlossen. Erfahrungsgemäß liegt die Fehlerquote durch eine unzulängliche Programmierung eines Bots deutlich unter der, die durch fehlerhafte Eingaben bei manuellen Tätigkeiten eintritt. Finanzdienstleister können Kunden somit eine deutlich höhere Qualität bei der Abwicklung ihrer Anfragen bieten.

Betrachtet man alle drei Vorteile zusammen sind Finanzdienstleister damit in der Lage, Anfragen schneller, effizienter und ressourcenschonender zu bearbeiten.

RPA lässt sich neben den typischen kundenbezogenen Prozessen wie Girokontoerstellung, Kreditvergabe oder Baufinanzierung auch in zahlreichen anderen Bereichen innerhalb des Finanzinstituts abbilden: zum Beispiel im Personalwesen, Risikomanagement oder im zentralen Einkauf.

Anwendungsfelder von RPA im Finanzsektor

Die Anwendungsfelder von RPA im Finanzsektor sind vielfältig. Manuelle, wiederkehrende Prozesse und Daten aus Drittsystemen, die Angestellte manuell übertragen müssen, finden sich in nahezu jedem Fachbereich, zum Beispiel in der Buchhaltung, der Kundenbetreuung oder bei übergreifenden Aufgaben wie der Einhaltung der Compliance. Typische Einsatzszenarien von RPA im Finanzsektor sind:

Abgleich von Daten im Meldewesen

Auf dieser Seite erhalten Sie einen umfassenden Überblick zum Thema Workflow Management. Sie erfahren, was sich hinter dem Begriff verbirgt und wie ein Workflow-Management-System zur Digitalisierung, Optimierung und Automatisierung Ihrer Prozesse beiträgt.

Definition: Was ist Workflow Management?

Der Begriff Workflow Management (kurz: WflM, deutsch: Arbeitsablaufverwaltung) beschreibt die Modellierung, Simulation, Steuerung, Überwachung, Analyse und Optimierung von Workflows in Unternehmen. Ein Workflow (zu Deutsch Arbeitsablauf) ist wiederum die zeitliche und räumliche Reihenfolge zusammengehöriger Arbeitsvorgänge.

Das Ziel des Workflow Managements ist es, optimale Arbeitsabläufe zu gestalten. Hierfür bezieht es sowohl die Prozessbeteiligten als auch elektronische Systeme mit ein. Oftmals wird eine größere Anzahl an Prozessbeteiligten, welche an unterschiedlichen Orten Teilschritte des Prozesses bearbeiten, durch das Workflow Management koordiniert. Ziel ist es hierbei, Fehler, Zeitverzögerungen, unnötige Aufwände und Redundanzen zu vermeiden. Eine weitere wichtige Aufgabe ist zudem die operative Kontrolle des Prozessverlaufs und des Status der einzelnen Bearbeitungsschritte.

Wie unterscheidet sich Workflow Management von Business Process Management (BPM)?

Häufig wird in Zusammenhang mit Workflow Management auch der Begriff Business Process Management (Geschäftsprozessmanagement oder kurz Prozessmanagement​​​​​​​) genannt. Es handelt sich jedoch nicht um Synonyme. Vielmehr sollten Sie die Begriffe klar voneinander abgrenzen. So besitzt das Business Process Management einen eher fachlich-konzeptionellen Charakter. Es findet zudem auf einer übergeordneten (strategischen) Ebene statt. Hierbei befasst sich BPM auch mit der Einbindung von Geschäftsprozessen in die Organisation, Kultur und Strategie eines Unternehmens.

Dem gegenüber ist der Fokus von Workflow Management kleiner. Arbeitsabläufe werden in ihrer Abfolge detailliert analysiert, modelliert (inklusive Verantwortlichkeiten), verbessert und abschließend wieder in das übergeordnete Gesamtkonstrukt eingeordnet. Somit kann das Workflow Management als Teilbereich von BPM und gleichzeitig als operative Ebene des Prozessmanagements bezeichnet werden.

Entsprechend besteht ein Unterschied zwischen BPM-Software und Workflow-Management-Software: BPM-Software hat eine Managementperspektive und erlaubt die End-to-End-Verwaltung von Prozessen aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Workflow-Management-Systeme dienen hingegen der aktiven und operativen Steuerung von Geschäftsprozessen (siehe nächster Abschnitt).

Was ist der Unterschied zwischen Workflow Management und Workflow-Management-Software?

Während Workflow Management eine betriebswirtschaftliche Methode ist, handelt es sich bei Workflow-Management-Software um Systeme, die diese Methode unterstützen. Sie bestehen zumeist aus mehreren Komponenten. Das Herzstück sind im Regelfall Funktionen zur (rechte- und rollenabhängigen) Prozessmodellierung und -organisation. Meist erfolgt die Modellierung grafisch in Form von Flussdiagrammen.

Eine weitere wichtige Komponente ist die sogenannte Workflow-Engine. Sie ist für die Steuerung und Überwachung einzelner Workflows sowie für das Anstoßen von Folgeprozessen zuständig. Ebenso ermöglicht sie eine Interaktion zwischen den angebundenen Applikationen und den Prozessbearbeitern. Auch eine Dokumentenmanagement-Anwendung gehört im Regelfall zu einem klassischen Workflow-System.

Weiterhin enthält Workflow-Management-Software Analyse- und Reporting-Features. Diese erlauben einerseits die operative Überwachung der Arbeitsabläufe (zum Beispiel für die Termin- und Aufgabenkontrolle), andererseits globale Analysen für die Prozessoptimierung.

Grundbausteine im Workflow Management

Jeder definierte Workflow folgt einem festen Schema und besteht aus einer Kombination verschiedener Bausteine, die sich wie folgt darstellen:

• Trigger (auch Auslöser)
• Rollen (auch Bearbeiter, Mitarbeiter oder Akteure)
• Arbeitsschritte (auch Aktionen, Steps, Tätigkeiten, Aktivitäten), die sequenziell oder parallel ablaufen
• Zuordnung von Arbeitsschritten zu Bearbeitern, Teams oder Systemen
• Ergebnisse (zum Beispiel Lieferungen, Lösungen, Dokumente)
• Zuordnung der Ergebnisse zu Bearbeitern
• Zustände (Status zum aktuellen Fortschritt oder Fertigstellungsgrad von Ergebnissen)
• Kardinalität (Festlegung, wie häufig ein Arbeitsschritt durchgeführt oder ein Ergebnis erzielt werden muss)
• Definiertes Ende (Workflow-Abschluss)

Welche Workflow-Arten gibt es im Hinblick auf die Workflow-Verarbeitung?

Zwar ist jeder Workflow eine Abfolge bestimmter Arbeitsschritte und Ergebnisse, hinsichtlich der Verarbeitung existieren jedoch Unterschiede. Es gibt fünf verschiedene Arten von Workflows:

Sequenzielle Workflow-Verarbeitung

Die sequenzielle Verarbeitung ist das gängigste Workflow-Muster. Hierbei nutzen Sie ein Flussdiagramm, das Aktivitäten (Arbeitsschritte) der Reihe nach geordnet – also sequenziell – darstellt. Jede Aktivität beginnt erst nach Abschluss des vorangegangenen Arbeitsschritts. Eine Rückwärtsfunktion ist im Regelfall nicht vorgesehen.

Regelbasierte Workflow-Verarbeitung

Bei dieser Variante entscheiden Sie nach Abschluss einer Aktivität, ob der nachfolgende Arbeitsschritt angestoßen wird. Die Entscheidung erfolgt anhand definierter Workflow-Regeln. In diesem Rahmen können anhand der vorliegenden Prozessdaten mehrere Bedingungen analysiert werden. Sodann lassen sich Folgeaktivitäten anstoßen, welche parallel oder als Teilschritte verarbeitet werden.

Parallele Workflow-Verarbeitung

Bei der Parallel-Verarbeitung fassen Sie mindestens zwei Schritte in einer Schrittgruppe zusammen. Somit können diese unabhängig voneinander und gleichzeitig ablaufen. Das Vorgehen wird auch „Split“ genannt. Nachfolgende Arbeitsschritte aktivieren Sie erst, sobald alle vorangegangenen Schritte innerhalb der parallelen Schrittgruppe abgeschlossen sind („Join“).

Split-Merge-Workflow-Verarbeitung

Bei dieser Variante teilen Sie Workflows an einem definierten Punkt auf, sodass mehrere Teilprozesse entstehen. Diese Teilprozesse können Sie parallel durchlaufen und so konfigurieren, dass sie voneinander unabhängig sind. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, die Teilprozesse in einer späteren Prozessphase wieder zu einem Prozess zu verschmelzen, sobald sie allesamt abgeschlossen sind.

Anwendergesteuerte und Ad-hoc-Workflow-Verarbeitung

Neben den bereits genannten Varianten können Sie Schritte auch so definieren, dass sie von Anwendern kurzfristig an andere Rollen weitergeleitet werden dürfen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, das direkte manuelle Aktivieren anderer Prozessschritte zu erlauben. Auf diese Weise können Ihre Nutzer also das Delegieren oder Überspringen von Arbeitsschritten veranlassen.

Welche Vorteile hat ein Workflow-Management-System?

Workflow-Systeme bringen eine ganze Reihe von Vorteilen für Ihr Unternehmen. Zunächst steigern sie die Qualität Ihrer Arbeitsabläufe, da die Prozesse definierten Schemata und Vorgaben folgen. Unter anderem regelt Workflow-Management-Software die Verwendung bestimmter Vorlagen, den Zugang zu Informationen, die Durchführung von Arbeitsschritten und die Ablagelogik für Dokumente. Inwiefern die definierten Abläufe eingehalten werden, können Sie mit Workflow-Management-Systemen ebenfalls überwachen. Bei Abweichungen sind somit Korrekturen möglich.

Weiterhin erlauben Workflow-Systeme eine Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe im Hinblick auf die Effizienz. So können Sie, durch Regeln, Vorgaben und festgelegte Schritte, Durchlaufzeiten verkürzen und Wartezeiten minimieren. Besonders groß ist das Optimierungspotenzial der Workflow-Automatisierung bei wiederkehrenden Prozessen, die sehr häufig durchlaufen werden.

Ein weiterer Pluspunkt, den softwaregestützte, digitale Workflows mitbringen, ist die Steigerung Ihrer Prozesstransparenz. Beispielsweise können Sie erkennen, welche Arbeitspakete in Bearbeitung sind und wie lange die Fertigstellung voraussichtlich noch dauern wird. Natürlich können Sie die Erkenntnisse auch sammeln und aggregieren, um Schwachstellen zu identifizieren und weitere Optimierungspotenziale aufzudecken.

Nicht zuletzt vereinfachen Sie über Workflows den Zugang zu benötigten Informationen. So können Ihre Bearbeiter zum Beispiel automatisch über neue Aufgaben informiert werden, sobald sie zur Bearbeitung bereitstehen. Dies optimiert die Kommunikation und vermeidet unnötige Rückfragen. Ebenso wird die Zusammenarbeit der Workflow-Beteiligten verbessert. Transparente Zusammenhänge steigern darüber hinaus das gegenseitige Verständnis.

Spezifische Vorteile einer unabhängigen Low-Code-Plattform

Zusätzliche Vorteile entstehen, wenn Sie eine unabhängige Low-Code-Plattform für das Workflow Management einsetzen. Denn in diesem Fall bilden Sie Ihre digitalen Workflows mit visueller Unterstützung ab. Spezifische Programmierkenntnisse benötigen Sie hingegen nicht.

Entscheiden Sie sich darüber hinaus für eine unabhängige Lösung, die daten- und dokumentenbezogene Prozesse gleichermaßen unterstützt, so ist der Mehrwert noch größer. Denn in diesem Fall sind Sie in der Lage, auch anwendungsübergreifende Workflows ohne großen Mehraufwand abzubilden.

Wie funktionieren Workflow-Systeme?

JobRouter® vereint alle Funktionen einer leistungsstarken Workflow-Management-Lösung mit agilem Dokumentenmanagement, integriertem Datenmanagement und den Vorteilen von Digital Process Automation (DPA). Dabei gründet die Digitalisierungsplattform auf einem Low-Code-Ansatz für digitale Prozesse mit minimalem Programmieraufwand. Sie erlaubt es Ihnen nicht nur, Ihre Workflows zu digitalisieren. Auch eine Workflow-Automatisierung ist möglich. Aus technischer Sicht funktioniert dies wie folgt: Nach der Installation verbinden Sie die Plattform mit allen relevanten Systemen im Unternehmen. Dazu zählen beispielsweise:

• Datenbanken
• Archive
• Betriebssysteme
• ERP-Systeme
• FiBu-Lösungen
• CRM-Systeme
• Office-Anwendungen
• unternehmensspezifische Applikationen

JobRouter® fungiert als Standardschnittstelle für all diese Komponenten. Die DPA-Plattform sammelt alle prozessrelevanten Dokumente und Daten aus den angebundenen Quellen, verarbeitet sie und stellt die benötigten Informationen im Geschäftsprozess exakt zum richtigen Zeitpunkt bereit. Dabei geht der Funktionsumfang im Hinblick auf das Workflow Management deutlich über den von klassischen BPM-, DMS- und ERP-Systemen hinaus.

Beispiel: Eingangsrechnungsverarbeitung

So profitieren Sie von der Workflow-Automatisierung in Ihrem Unternehmen Unternehmen, die langfristig wettbewerbs- und zukunftsfähig sein möchten, kommen heute um eines nicht herum: Agilität. Nur wer agil und flexibel handelt, kann auf lange Sicht am Markt bestehen. Leider gibt es nach wie vor einen Faktor, der viele Betriebe bei ihrem Ziel bremst – das Papier. Denn papierbasierte Prozesse verlangsamen die Produktivität eines Unternehmens. Doch mittels Workflow-Automatisierung lässt sich das ändern. Wie genau das funktioniert und in welchen Bereichen Workflow-Automatisierung Ihrem Unternehmen zu einer neuen Produktivität verhilft, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Das goldene Zeitalter der Digitalisierung (endlich) richtig nutzen

Jedes Unternehmen hat mindestens in einer Abteilung mit häufig wiederkehrenden Aufgaben und täglich zu treffenden Entscheidungen zu tun. Nach wie vor setzen etliche Betriebe dabei auf papierbasierte Prozesse. Doch die Bearbeitung von Rechnungen, Krankmeldungen, Bewerbungen oder anderen Papierdokumenten ist umständlich und kostet viel Zeit. Das lässt sich ändern: mit einer Workflow-Automatisierung. Denn Routineaufgaben und alltägliche Entscheidungen lassen sich mit einer solchen Büroautomationslösung wesentlich schneller und einfacher erledigen. Lenken nämlich Workflows den Dokumenten- und Informationsfluss, haben die Mitarbeiter eines Unternehmens mehr Zeit für andere, produktivere Arbeiten.

Generell hilft die Workflow-Automatisierung dabei, manuelle, papierbasierte Arbeiten zu ersetzen. Alltägliche und wiederholt anfallende Arbeitsprozesse benötigen so keine Bearbeitung durch eine menschliche Arbeitskraft, und die Knowledge Worker eines Unternehmens sind von zeitraubenden Prozessen entlastet. In welchen Bereichen Workflow Management zu einer besonderen Steigerung der Produktivität beitragen kann, zeigen die folgenden vier Beispiele:

1. Workflow-Automatisierung in der Buchhaltungsabteilung

Rechnungen lesen, den Zuständigkeiten entsprechend weiterleiten, bearbeiten oder ablegen – das alles kostet viel Zeit, die hochgerechnet auf einen ganzen Arbeitstag regelrecht vergeudet wird. Doch gerade im Bereich des Rechnungswesens lässt sich diese wertvolle Zeit mittels Workflow-Automatisierung einsparen. Beispielhaft zeigen lässt sich das an einem typischen Fakturierungsvorgang.

Nicht automatisiert würde der Vorgang einer Rechnungsbearbeitung wie folgt aussehen: Eine Rechnung gelangt auf elektronischem Wege oder in Papierform in ein Unternehmen. Dann wird sie meist erst von der Person geprüft und freigegeben, die die Waren oder die Dienstleistungen bestellt hat. Im nächsten Schritt wird die Rechnung an die Führungsetage und das Finanzteam weitergeleitet – ein manueller, linearer Prozess, der sich endlos hinziehen kann. Wer jedoch auf eine Prozessautomatisierung setzt, kann den Vorgang massiv beschleunigen. Denn mithilfe der Büroautomation werden eingehende Rechnungen sofort digital erfasst, auf intelligente Weise indexiert, automatisch zur Freigabe weitergeleitet und im ERP-System verbucht. Menschliche Eingriffe bleiben dabei minimal. So verkürzt ein automatisierter Workflow den Fakturierungsvorgang von Wochen auf wenige Tage.

2. Workflow-Automatisierung in der Personalabteilung

Auch die Arbeit in der Personalabteilung eines Unternehmens dreht sich überwiegend um alltägliche Routineaufgaben. Einarbeitungen und Kündigungen, die Verwaltung von Urlaubs- oder Krankheitstagen oder das Bewerbermanagement kosten die Mitarbeiter viel Zeit – und bieten gleichzeitig ein großes Potenzial zur Workflow-Automatisierung. Digitale Workflows beschleunigen sämtliche Abläufe und eliminieren unnötige Arbeitsschritte. So verhindern sie mittels Standardisierung beispielsweise lange E-Mail-Ketten oder Zeitverluste durch langwierige Terminabsprachen. Die Workflow-Automatisierung hilft dabei, Meetings besser zu planen und zu organisieren. Das verschafft den Mitarbeitern zusätzliche Zeit, die sie gewinnbringend in andere Projekte investieren können. Für das Unternehmen bedeutet diese Zeitersparnis zudem eine erhebliche Kostenreduktion.

3. Audits besser durchführen mittels Workflow-Automatisierung

Eine lückenlose Dokumentenkontrolle auf belastbaren Prüfpfaden ist sicherlich der Traum eines jeden Auditors. Und es muss kein Traum bleiben – sofern Unternehmen Abstand nehmen vom Papier. Denn in Betrieben, die auf manuelle Prozesse und papierbasierte Daten angewiesen sind, entwickelt sich ein Audit schnell zu einem ausgewachsenen Albtraum. Und das für Auditor und Finanzbuchhaltung gleichermaßen. Denn von der zeitraubenden Suche nach Dokumenten in den Tiefen des Archivs und endlos langen Prüfverfahren sind alle betroffen. Wer hier allerdings auf Workflow-Automatisierung setzt, ist auf dem besten Weg zu lückenlosen, genauen und sicheren Audits.

Mittels Workflow-Automatisierung und einer intelligenten, digitalen Dokumentenmanagement-Lösung lassen sich interne sowie externe Audits einfach und schnell vorbereiten. Automatisierte Workflows erfassen mithilfe einfacher Abfragen relevante Daten und wandeln diese ganz einfach in digitale Informationen um, die sich jederzeit für den Auditor abrufen lassen. Verzögerungen und drohende Bußgelder gehören damit der Vergangenheit an. Darüber hinaus müssen insbesondere börsennotierte Unternehmen, die zur Einhaltung des Sarbanes-Oxley verpflichtet sind, engmaschig alle Zugriffsberechtigungen auf hochsensible Finanzdaten überwachen. Auch das lässt sich durch Workflow-Automatisierung umsetzen. So haben alle Abteilungen von Finanzwesen und Controlling über Personalwesen bis hin zur Beschaffung künftige Audits vollständig im Griff. Deswegen empfiehlt es sich, in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen durch den Einsatz von Workflow-Automatisierung zu investieren.

4. Mit Workflow-Automatisierung in die Cloud wechseln

Die Zukunft wettbewerbsfähiger Unternehmen liegt in der Cloud. Alte Technologien, wie zum Beispiel On-Premises-Lösungen, sind auf lange Sicht zu unflexibel und können die Anforderungen der Digitalisierung nicht zu einhundert Prozent erfüllen. Es gilt also, eine leistungsstarke Technologie zu finden, die sowohl sicher und kostengünstig als auch datenorientiert ist. Cloud-Services sind hier ein fester Bestandteil des technologischen Strategieplans – ausnahmslos und vor allem im Bereich der Workflow-Automatisierung.

So ist der Wandel der On-Premises-IT zu maßgeschneiderten Cloud-Services bereits das Technologie-Highlight des letzten Jahrzehnts. Neben einer einfachen Bereitstellung und Wartung sind es vor allem die Mitarbeiterorientierung und die nutzungsbasierten Kosten, mit denen Cloud-Services überzeugen. Hinzu kommt ein umfassendes Sicherheitskonzept, bei dem die Anbieter Skaleneffekte nutzen und ein Sicherheitssystem bereitstellen können, das weit über die Möglichkeiten eines einzelnen Unternehmens hinausgeht. Statt Patches zu verwalten, kann sich das firmeninterne IT-Team anderen, wichtigen Projekten, wie z.B. der Systemintegration, widmen. Hinzu kommt, dass die Nutzung von Workflow-Automatisierung in Verbindung mit Cloud-Services einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen Inhalte ermöglicht. Das macht Unternehmen erst recht produktiv und agil.

Wer jedoch denkt, Workflow-Automatisierung meint die Ablösung des Menschen durch Maschinen, der liegt falsch. Im Gegenteil: Digitale, automatisierte Workflows sorgen dafür, dass sich die Mitarbeiter eines Unternehmens nicht mehr um zeit- und nervenraubende Prozesse kümmern müssen, sondern endlich wirklich produktiv arbeiten können – für eine stärkere Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit des ganzen Unternehmens.